淺析信息系統(tǒng)在人力資源管理中的應(yīng)用

潘瑞潔

【摘 要】人力資源管理從最早的人事管理到現(xiàn)今，許多企業(yè)以其作為強(qiáng)化和支持企業(yè)運(yùn)營，來對(duì)企業(yè)的盈利性、質(zhì)量改善以及其他經(jīng)營目標(biāo)做出貢獻(xiàn)的一種有效手段。IT技術(shù)和信息系統(tǒng)帶給我們的國家一個(gè)迅速實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的機(jī)會(huì)，帶給我們的民族工業(yè)一個(gè)迅速縮短與世界頂級(jí)企業(yè)差距的機(jī)會(huì)。本文淺析了信息系統(tǒng)在現(xiàn)代人力資源管理中的作用。

【關(guān)鍵詞】信息系統(tǒng)；人力資源；電子化

一、人力資源管理信息系統(tǒng)的產(chǎn)生和發(fā)展

在美國，提高人事數(shù)據(jù)地位的動(dòng)力源于20世紀(jì)60年代到70年代之間頒布的政府法令，如EEO（平等雇傭機(jī)會(huì)）、OSHA（職業(yè)安全與健康管理）及AAP（積極行動(dòng)計(jì)劃）。企業(yè)要向政府提交統(tǒng)計(jì)報(bào)表，以表明企業(yè)的人事管理與法律相吻合的程度。于是，企業(yè)很快就意識(shí)到如果沒有計(jì)算機(jī)幫助，就無法跟得上不斷提高的報(bào)表要求。在技術(shù)上，人力資源管理信息系統(tǒng)的雛形可追溯到20世紀(jì)60年代末的計(jì)算薪酬的財(cái)務(wù)軟件，當(dāng)時(shí)只不過是一種自動(dòng)計(jì)算薪酬的工具一一屬于財(cái)務(wù)系統(tǒng)的一部分。20世紀(jì)80年代，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)工具以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)的發(fā)展，為HRMIS的階段性發(fā)展提供了可能。但當(dāng)時(shí)只將HRMIS中勞資、人事的部分功能附在財(cái)務(wù)軟件、ERP等系統(tǒng)中，人事和勞資的小部分得到關(guān)聯(lián)。HRMIS的革命性變革出現(xiàn)在20世紀(jì)90年代，變革的原因主要有以下兩個(gè)方面：一方面，90年代初歐美國家相繼興起了人力資源管理熱潮，人力資源管理理論獲得迅速發(fā)展，為HRMIS的真正形成奠定了理論基礎(chǔ)。在實(shí)踐中，出于市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的需要，吸引和保留人才，激發(fā)員工創(chuàng)造性、責(zé)任感和工作熱情己成為關(guān)系企業(yè)興衰的重要因素，由此又導(dǎo)致了人力資源管理方法與手段日臻完善。另一方面，電腦的普及，以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)、客戶服務(wù)器技術(shù)及動(dòng)態(tài)服務(wù)器頁面、企業(yè)資源計(jì)劃技術(shù)的推廣，為HRMIS提供了良好技術(shù)條件。與此同時(shí)，加上高新企業(yè)提倡的無紙化辦公理念等信息技術(shù)理念的催化作用，使原來只不過是ERP系統(tǒng)的一部分的HRMIS的作用日益突出，獨(dú)立的HRMIS應(yīng)運(yùn)而生。

二、信息系統(tǒng)對(duì)人力資源管理的影響

信息技術(shù)的高速發(fā)展對(duì)傳統(tǒng)的人力資源管理提出了新的挑戰(zhàn)與功能要求，引發(fā)了人力資源管理的深刻變革，呼喚著與信息技術(shù)發(fā)展相適應(yīng)的新的管理理念和管理方式的誕生。在此背景下，將當(dāng)代信息技術(shù)融入企業(yè)人力資源管理過程中，建立靈活高效的管理信息系統(tǒng)己成為企業(yè)提高人力資源管理水平的必由之路。

（一）人力資源管理信息系統(tǒng)（HRMIS）

目前HRMIS主要運(yùn)用于人力資源管理的三個(gè)較大的職能領(lǐng)域之中：事務(wù)處理系統(tǒng)（transactionprocessing）、決策支持系統(tǒng)（decisionsupportsystems）和專家系統(tǒng)（expertsystems）。

1.事務(wù)處理系統(tǒng)

HRMIS以前，企業(yè)主要通過手工記錄和處理事務(wù)信息，信息分散性加大了工作的難度，在信息采集、整理和記錄中常常會(huì)由于人為因素使信息喪失了原有功能，產(chǎn)生偏差。記錄了員工信息的檔案不僅占據(jù)著組織的空間，耗費(fèi)巨大的成本，而且在信息重整和更新的過程中會(huì)造成重復(fù)勞動(dòng)，造成人工的浪費(fèi)，它的保存和查找也是比較困難的，從職業(yè)環(huán)境而言也不利于員工的發(fā)展。HRMIS能夠創(chuàng)建并整合這些信息源，保證信息之間的相容，形成集中的信息中心，操作者能夠任意的取用、合并或分離出需要的信息，信息系統(tǒng)也可以根據(jù)操作者的具體要求對(duì)各種信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析并自動(dòng)生成相關(guān)報(bào)表。HRMIS在數(shù)據(jù)的定量分析統(tǒng)計(jì)方面也具有極大的潛力，通常可用于管理企業(yè)薪資和福利計(jì)算的全過程，它可以根據(jù)企業(yè)的薪資和福利政策的設(shè)定，自動(dòng)計(jì)算個(gè)人所得稅，社會(huì)保險(xiǎn)等代扣代繳項(xiàng)目，利潤分享額，最終計(jì)算出員工具體的薪資福利水平并生成薪資等級(jí)。另外HRMIS還可以根據(jù)企業(yè)的政策設(shè)置專門的考勤系統(tǒng)，并將考勤系統(tǒng)的結(jié)果納入員工的薪資福利系統(tǒng)中，計(jì)算由于年假、事假、病假等帶薪假期以及遲到、早退、曠工等形成的對(duì)薪資和福利的扣減，能夠存儲(chǔ)完整的歷史信息應(yīng)對(duì)員工的質(zhì)疑并生成報(bào)表。當(dāng)社會(huì)分工日益完善時(shí)，企業(yè)從自身利益出發(fā)有可能會(huì)將信息處理和薪資發(fā)放等職能活動(dòng)虛擬外包給其他的專業(yè)組織，但是HRMIS仍然能夠通過提供終端使企業(yè)能夠容易的獲得結(jié)果。

2.決策支持系統(tǒng)

當(dāng)組織需要做出人事決策時(shí)，可以通過HRMIS提供的信息和分析結(jié)果完成相應(yīng)管理活動(dòng)，而且該系統(tǒng)還能給組織和員工之間建立互動(dòng)平臺(tái)，為組織對(duì)員工的調(diào)查（比如人力資源管理制度和實(shí)踐的實(shí)際感受）提供簡捷的界面，有利于評(píng)價(jià)人力資源管理活動(dòng)的成效。在ERP（企業(yè)資源計(jì)劃）引入組織時(shí)，HRMIS也參與其中，與生產(chǎn)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)等一起組成高效而且具有高度集成性的企業(yè)資源系統(tǒng)。HRMIS對(duì)于決策所需要的數(shù)據(jù)改變敏感度比人為的市場(chǎng)調(diào)查強(qiáng)得多，它能讓系統(tǒng)使用者清楚看到，當(dāng)人事活動(dòng)的假設(shè)或者數(shù)據(jù)發(fā)生改變后，結(jié)果會(huì)出現(xiàn)怎樣的變化。HRMIS決策支持系統(tǒng)可以提高企業(yè)發(fā)現(xiàn)和解決問題的能力，縮短決策時(shí)間，并提高可靠性，甚至協(xié)助管理人員制定企業(yè)的遠(yuǎn)景規(guī)劃，當(dāng)然最終的決定權(quán)還在企業(yè)高層。

3.專家系統(tǒng)

專家系統(tǒng)實(shí)際上是組織創(chuàng)造的知識(shí)系統(tǒng)，是把在某領(lǐng)域中具有專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的人所遵循的工作規(guī)則進(jìn)行整理形成的信息系統(tǒng)。該系統(tǒng)可以根據(jù)使用者提供的信息向他們提出具體行動(dòng)建議，而建議使用者采取的行動(dòng)往往都是現(xiàn)實(shí)中專家在類似的情況下會(huì)采取的行為。專家系統(tǒng)使得員工和管理者能夠根據(jù)個(gè)人需要隨時(shí)獲得相應(yīng)知識(shí)，而且也會(huì)讓招募、培訓(xùn)等管理活動(dòng)變得更加容易。從人力資源管理的角度來看，人力資源管理者要考慮的是當(dāng)勞動(dòng)合同簽訂以后，員工確實(shí)將自己才能的使用權(quán)轉(zhuǎn)讓給了組織并與組織共同分享收益。但如果員工流失或不按組織期望工作，組織過去沉淀在員工本人身上的投資就不能在未來收回應(yīng)有的回報(bào)。所以組織要將已實(shí)現(xiàn)的投資成果轉(zhuǎn)化為組織的資產(chǎn)，而不因員工的意愿的變化而發(fā)生改變，并使得組織的其他成員能夠共享，專家系統(tǒng)就應(yīng)運(yùn)而生。專家系統(tǒng)在學(xué)習(xí)型組織變革以及新的人力資源職能領(lǐng)域內(nèi)得到不斷嘗試：有些組織運(yùn)用專家系統(tǒng)來為管理人員確定各種項(xiàng)目的進(jìn)度安排，協(xié)助管理者進(jìn)行甄選面試，為員工提供必要的培訓(xùn)支持等等。專家系統(tǒng)可以通過較高的質(zhì)量和較低的成本來提供建議，有助于避免因?yàn)槠诨驔Q策偏見而導(dǎo)致的誤差。在使用專家系統(tǒng)以后，企業(yè)能夠比原來用更少的員工或者花費(fèi)更少的時(shí)間完成同樣的操作，這樣專家系統(tǒng)的效率就得以實(shí)現(xiàn)。HRMIS雖然在人力資源管理實(shí)踐中有著廣闊的發(fā)展前景，但它不能代替管理人員的主體地位。企業(yè)組織在開發(fā)和使用HRMIS時(shí)也得根據(jù)自身具體情況和現(xiàn)實(shí)需要，充分發(fā)揮信息系統(tǒng)對(duì)人力資源管理的輔助作用。

（二）電子化人力資源管理（e-HR）

隨著Internet的發(fā)展，電子商務(wù)的應(yīng)用，一種基于成熟的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和企業(yè)信息化平臺(tái)上的人力資源管理模式e-HR（電子化人力資源管理）應(yīng)運(yùn)而生。e-HR是包括內(nèi)聯(lián)網(wǎng)（Intranet）和互聯(lián)網(wǎng)（Internet），建立標(biāo)準(zhǔn)的人力資源管理流程，以實(shí)現(xiàn)人力資源管理信息共享及企業(yè)資源有效整合的信息化管理模式。e-HR是企業(yè)人力資源管理信息化過程中，經(jīng)歷了計(jì)算機(jī)管理、ERP集成以及HRMIS之后，向縱深、高端發(fā)展的人力資源管理信息化解決方案。這項(xiàng)技術(shù)通過系統(tǒng)自動(dòng)化、員工自助化和工作流程化讓人力資源管理能力變得更強(qiáng)大，讓人力資源管理者把注意力更多地集中于商務(wù)或戰(zhàn)略行動(dòng)。

三、小結(jié)

傳統(tǒng)人力資源管理已不能適應(yīng)新環(huán)境下的挑戰(zhàn)，其職能重心必須向組織變革管理和戰(zhàn)略性人力資源管理方向轉(zhuǎn)移，而電子化人力資源管理則是實(shí)現(xiàn)人力資源管理職能轉(zhuǎn)型的催化劑。合理的運(yùn)用信息系統(tǒng)工具，就可以使HR人員把更多的精力集中到戰(zhàn)略性人力資源管理和轉(zhuǎn)型與變革管理上。

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