淺談檔案工作中歸檔文件的價值鑒定

鞠紅艷

檔案記錄了前人的科研成果，無論是社會科學(xué)的各個領(lǐng)域，還是自然科學(xué)的各門學(xué)科，所有的研究工作都必須充分的占有材料，檔案可以為科學(xué)研究提供充分可靠的材料，是科學(xué)研究的必要條件。因此，在實際工作中，注重歸檔文件的價值鑒定十分重要。

一、歸檔文件鑒定的原則和

標(biāo)準(zhǔn)

歸檔文件的價值鑒定是整個檔案鑒定工作的首要環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)包括兩個階段。第一階段，在機關(guān)文件歸檔時，對文件能否轉(zhuǎn)化為檔案進行“資格審定”，確定其是否屬于歸檔的范圍，同時剔除沒有保存價值的文件材料。因此，歸檔范圍的確定實際上是對文件價值的初步判定。第二階段，對進入歸檔范圍的文件材料，根據(jù)其在日后保存過程中可能產(chǎn)生的不同作用來確定檔案的“生存期”，提出應(yīng)保存的年限。劃分檔案的保管期限是對文件價值的進一步判定，是決定檔案的命運的關(guān)鍵。

二、歸檔和不歸檔的范圍

確定歸檔的范圍，是整理工作首先要解決的問題。一個機關(guān)單位在工作活動中形成和使用的文件材料數(shù)量很多，而且隨著工作的深入開展，有不斷增加的趨勢。在這些文件中，有本機關(guān)制發(fā)的，也有上級、同級和下級機關(guān)送來的，有主送的，也有抄送的;有重要法規(guī)性的，也有一般事務(wù)性的;有單份的，也有重份的;有長期效用的，也有短期效用的等等。在整理時，不是所有的文件材料都需要歸檔，而是要正確分析，區(qū)別對待。在確定機關(guān)文件材料歸檔范圍時，既要保證該歸檔的文件材料收集齊全，完整歸檔，防止“有檔不歸”，又要注意不該歸檔的文件材料不能歸檔，防止“有文必檔”。國家檔案局1983年出臺了《文書材料歸檔與不歸檔范圍》，實際工作中應(yīng)以此為依據(jù)制定本單位文書材料的歸檔范圍。在制定單位的歸檔范圍時，要盡量結(jié)合處室和部門的職能來制定，使歸檔范圍的條目與實際工作相匹配和對照，一目了然，便于操作。

凡機關(guān)工作活動中形成的，具有保存價值的文件材料，辦理完畢后均應(yīng)進行整理并定期向檔案部門歸檔。這些文件材料包括機關(guān)黨、政、工、團及人事、保衛(wèi)、業(yè)務(wù)等工作中形成的文件、圖表、照片、錄音、錄像，以及以電子形式存在的電子文件。另外，財務(wù)、基建、專業(yè)工作中形成的文件材料以及以音像、電子形式存在的各種門類、各種載體和各種形式的文件材料，也是機關(guān)歸檔工作的重點。

總之，凡反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌，針對本機關(guān)主管業(yè)務(wù)并（下轉(zhuǎn)第9頁） （上接第48頁）需要貫徹執(zhí)行、可供本單位查考的文件都應(yīng)歸檔，反之則不應(yīng)歸檔。具體到每一個機關(guān)，還應(yīng)根據(jù)此《范圍》的精神，結(jié)合實際情況，制定本機關(guān)文件材料歸檔與不歸檔的具體范圍。尤其對涉及專門領(lǐng)域，諸如會計、審計、人事、紀(jì)檢、職稱評定等方面的文件材料，更需要做進一步的具體規(guī)定。

三、歸檔范圍上應(yīng)注意的問題

當(dāng)前，在收集范圍上存在的主要問題是：重要文件不完整，而不重要的事務(wù)性的文件卻歸了很多。文件（特別是重要文件）歸檔不全主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

一是只注重“紅頭文件”，而沒有歸“白頭文件”，有的甚至“紅頭文件”也不齊全;

二是有的只歸了有登記的收發(fā)文，而沒有歸內(nèi)部使用的文件。如領(lǐng)導(dǎo)活動形成的文件（黨委、黨組會議記錄、領(lǐng)導(dǎo)同志講話材料等），以及領(lǐng)導(dǎo)和各業(yè)務(wù)部門外出開會帶回的材料，不上報的統(tǒng)計表、登記表、計劃、總結(jié)等;

三是有的只歸了一些一般的通知和來往文書，而把常用的規(guī)章制度留在業(yè)務(wù)人員手中;

四是有的只歸文字材料，而沒有歸表格、簿冊、名冊、照片等;

五是有的只歸“正式文件”而沒有歸其它材料，如各種刊物等;

六是有的只歸業(yè)務(wù)性文件，人事工作的文件沒有歸。

檔案工作是一項基礎(chǔ)性工作，正確鑒定歸檔文件價值又是做好檔案工作的前提，一定要注意在實際工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗，做好歸檔文件價值鑒定，充分發(fā)揮檔案作用。

（作者單位：河北省高速公路管理局服務(wù)管理中心）