淺析檔案管理過程中檔案保管的期限表

劉小梅?強(qiáng)曉華

摘 要：檔案是對人們的日常生活或各組織的活動情況進(jìn)行了記錄，檔案管理工作不僅對選拔人才有重要的影響，還和我們的日常生活息息相關(guān)。檔案管理工作中建立檔案保管期限表的主要作用是鑒定檔案價值和確定檔案保管期限，因此其在檔案管理過程中是最基本的一環(huán)。本文結(jié)合我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的現(xiàn)實，通過對檔案保管期限表的類型、作用及編制方法進(jìn)行研究分析，為檔案管理的今后工作提供相應(yīng)的依據(jù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；期限；保管期限；期限表

檔案管理是一項管理性的工作，它是社會管理各項工作中重要的組成部分。以提供檔案信息為社會實踐服務(wù)是檔案管理的最終任務(wù)目標(biāo)，而檔案保管期限表作為檔案管理工作中最基本的一環(huán)，其在檔案鑒定工作中具有極其重要的作用。在當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的環(huán)境下，檔案管理工作更要改革創(chuàng)新，為我國現(xiàn)代化建設(shè)做好服務(wù)，選拔出好的人才。

1 檔案保管期限表的意義

檔案保管期限表，是把檔案的來源、內(nèi)容和形式等通過表冊的形式列舉出來，并明確標(biāo)明檔案保管的期間和年限。

建立檔案保管期限表，首先，使鑒定工作有了標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，避免了因個人認(rèn)識的偏差，而造成鑒定不一的情況，使鑒定工作質(zhì)量提高，保證了工作的公平公正性；其次由于保管期限表的保管期限明確標(biāo)明，可以避免檔案的保存不完整、不安全，被丟失銷毀的情況發(fā)生，從而達(dá)到保護(hù)檔案的目的；最后，還便于檔案部門管理檔案，按照不同檔案不同的保管期限，區(qū)分其不同的價值，進(jìn)行準(zhǔn)確的組卷，從而有利于檔案鑒定工作的開展。

2 檔案保管期限表的類型

按照編制的主管機(jī)機(jī)關(guān)不同，期限表的類型一般分為5種：由國家檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)編制的為標(biāo)準(zhǔn)檔案保管期限表，又稱通用檔案保管期限表，它是全國各機(jī)關(guān)、單位使用的標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)其它幾種期限表制定；由國家檔案行政管理部門和相關(guān)主管部門編制的為專門檔案保管期限表；而為本系統(tǒng)的機(jī)關(guān)、單位提供使用的由同一系統(tǒng)的主管機(jī)關(guān)編制是同系統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案保管期限表，需要向同級檔案行政管理部門備案；同類型機(jī)關(guān)檔案保管期限表，它是供同一類型的各單位使用，由檔案行政管理部門編制；機(jī)關(guān)檔案保管期限表，則是單位自己編制的，只為本單位使用服務(wù)的。

保管期限表的保管期限不能縮短，但可延長，這5個種類之間互相制約，互相聯(lián)系的關(guān)系，是社會主義的檔案領(lǐng)導(dǎo)上統(tǒng)一集中，管理上劃分類別原則的體現(xiàn)，對于穩(wěn)妥完善地制訂檔案保管期限表和確定檔案材料的實際保管期限是非常有利的。

3 檔案保管期限表的結(jié)構(gòu)

檔案保管期限表的結(jié)構(gòu)由順序號、條款、保管期限、附注、說明等組成，其中條款和保管期限是主要項目。條款是檔案保管期限表的主要內(nèi)容，檔案保管的年限確定的依據(jù)是被鑒定檔案的價值。

3.1順序號，即流水號，是對期限保管表的各條款進(jìn)行分類排序的，不能重復(fù)。

3.2條款

條款是保管期限表的主要構(gòu)成項目，是各種檔案的保管期限在條款中被具體地指明，檔案的保管期限也是根據(jù)條款來劃分的。條款一般是由一組簡單文字概括的反映出其來源、內(nèi)容和形式，也就是同一類型的檔案名稱。文字簡單明了，能概括反映出檔案的來源、內(nèi)容和形式是制定條款的要求。每一組價值相同且有一定的內(nèi)在聯(lián)系的文件制定一條款。條款一般不能制定的過于復(fù)雜詳細(xì)，但也不能過于簡單概括。條款制定出來后，要條款之間的聯(lián)系為根據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)的排列順序。條款一般不僅還可以列明文件具體的作者，還可以指出文件的具體用途，如備用、參考等。

3.3期限，也是期限表的主要構(gòu)成部分，它是指由檔案的鑒定價值來決定的，是指規(guī)定了每分檔案文件保存的具體時間。一般分為永久和定期兩種，定期又分為長期和短期兩種。

部分國家的檔案保管的定期期限劃分為1年、5年、25年、40年、 75年等等。而我國則是三種保管期限，即永久、長期和短期（15年以下），其中定期中可以根據(jù)情況再分若干具體年限。其中像法規(guī)政策性的文件材料、本機(jī)關(guān)的土地、房產(chǎn)登記憑證等重要的文件材料以及涉及本單位的演變、人事方面的文件材料等，一般是永久保管的文書檔案；而本機(jī)關(guān)一般性業(yè)務(wù)的材料、一般性的文件管理材料等是定期保管。也就是說在我國對社會主義事業(yè)的建設(shè)和發(fā)展有查考價值的，則為永久保存的檔案；長期保存的檔案則一般是系對本機(jī)關(guān)的工作在較長時間內(nèi)有查考價值的檔案；比上述兩個層次保管期限低，短時間內(nèi)有需要的，則列為短期保存的文件。

定期保存的計算方法，一些特殊文件和專門文件的保管期限是從失效、結(jié)案算起，其他一般的都是從文件產(chǎn)生第二年開始計算。對于期滿后的定期保存的檔案還要進(jìn)行復(fù)查，如有繼續(xù)保存價值的，可以通過延長保存期限或轉(zhuǎn)成永久保存，從而能夠繼續(xù)保存。

3.4附注，即注解和說明，對條款和保管期限在條款之下所做的必要的注解和說明。如：合同的保管期限是從該合同完成后開始計算，應(yīng)在文件后面附注上“失效后”。

3.5說明，對檔案保管期限表需要說明的相關(guān)項目。如，開始使用期限表的時間、批準(zhǔn)制定期限表的時間等相關(guān)事項的內(nèi)容。

4 案檔保管期限表編制的方法步驟

檔案保管期限表的編制方法一般分以下4個步驟

4.1學(xué)習(xí)檔案保管相關(guān)的規(guī)定和原則，做好編制前的調(diào)查，做好編制前的準(zhǔn)備工作

以我國關(guān)于檔案管理工作的原則和相關(guān)規(guī)定為依據(jù)，對本機(jī)關(guān)的工作職責(zé)、工作范圍、任務(wù)、組織機(jī)構(gòu)等進(jìn)行好調(diào)查研究，對本單位的文件的詳細(xì)情況做好整理，如文件的種類、數(shù)量等情況，從而方便編制正確的檔案保管期限表。

4.2 擬定檔案保管期限條款和保管期限

在做好編制準(zhǔn)備工作步驟的基礎(chǔ)上，進(jìn)行檔案類別的劃分，初步制定保管期限表的條款，并確定大致的保管期限。如果條款比較多的話，可以進(jìn)行類別劃分，從而避免不必要的重復(fù)。

4.3編制初步完成后，征求各方意見和建議，進(jìn)行修改。期限表的草案初步編制完成后，應(yīng)征求各單位、各部門的意見和建議，對不足的地方和需要修正的地方進(jìn)行修改補(bǔ)充，使其更加結(jié)合本單位的實際情況，更利于以后的檔案保管工作。

4.4報送部門領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)，形成正式文件，予以執(zhí)行

保管期限表經(jīng)過反復(fù)的討論補(bǔ)充修改后，形成正式文件，報送本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)、頒發(fā)，并報送檔案行政管理部門和上級主管機(jī)關(guān)備案。

5 總結(jié)

現(xiàn)階段，科技的發(fā)展進(jìn)步和我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，對檔案管理的各項工作的是否規(guī)范、是否標(biāo)準(zhǔn)提出了更高的要求。檔案管理工作，檔案不僅記錄了各機(jī)關(guān)、各單位的活動還記錄了個人的活動軌跡，因此檔案管理工作不僅要為我國的社會主義建設(shè)做好人才的儲備工作，做好各機(jī)關(guān)各單位各企業(yè)的工作的積累，而且還影響到了我們每個人的日常生活。做好檔案保管期限表，提高檔案保管質(zhì)量，為今后我們選拔人才，任用干部起著非常重要的作用。這就要求我們各機(jī)關(guān)部門充分重視檔案保管工作，在檔案期限表這些基本工作環(huán)節(jié)方面，更要做到嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范，從而為管理國家，服務(wù)社會發(fā)揮其積極意義。

參考文獻(xiàn)

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