從制定檔案保管期限表入手規(guī)范基層醫(yī)院的檔案管理

楊蓓

摘 要：通過對(duì)基層醫(yī)院檔案現(xiàn)狀的分析，闡述了從編制檔案保管期限表入手規(guī)范基層醫(yī)院檔案管理的必要性，同時(shí)從內(nèi)容、方法等方面介紹了如何進(jìn)行編制，并以此建立起科學(xué)、具體、可行的檔案系統(tǒng)管理制度。

檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄[1]。醫(yī)院檔案是醫(yī)院在從事醫(yī)療及其他活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種圖表、文字、聲像等不同形式的歷史記錄。是醫(yī)院管理的重要組成部分，在醫(yī)院發(fā)展進(jìn)程中具有不可替代的作用。自國(guó)家啟動(dòng)醫(yī)改以來，醫(yī)院呈現(xiàn)出較強(qiáng)的市場(chǎng)化傾向，對(duì)于不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的檔案管理隨之被邊緣化，管理上存在著殊多問題，與醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展其不相適應(yīng)，規(guī)范檔案管理已迫在眉睫。

1 基層醫(yī)院檔案管理存在的問題

1.1 領(lǐng)導(dǎo)不重視，檔案管理手段落后

我國(guó)的醫(yī)改走過了從公益—市場(chǎng)—逐步公益的過程，在國(guó)家定位不清、投入不足的情況下，為保證醫(yī)院的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，解決生存問題成為各基層醫(yī)院的頭等大事，醫(yī)院重點(diǎn)發(fā)展的對(duì)象是與效益相掛釣的醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量、醫(yī)療技術(shù)人員的培養(yǎng)，檔案管理自然進(jìn)不了醫(yī)院的議事日程，管理手段仍停留在手工操作上。

1.2 檔案人員專業(yè)職業(yè)素養(yǎng)不高，制約了檔案工作的發(fā)展

基層醫(yī)院檔案室一般由醫(yī)院辦公室管理，檔案工作人員一般由辦公室人員兼任，人員更換頻繁，有的甚至出現(xiàn)半年一換的現(xiàn)象；工作人員在接手檔案工作之前，從未經(jīng)過檔案專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，不明白檔案工作該干些什么；由于檔案管理不進(jìn)入績(jī)效考核中，檔案管理人員工作積級(jí)性不高，專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)愿望不足，嚴(yán)重制約到檔案工作的發(fā)展。

1.3 制度不健全，檔案管理粗放

基層醫(yī)院檔案室普遍存在制度不健全的情況，沒有制定對(duì)檔案鑒定和保管起到指導(dǎo)作用的《檔案保管期限表》，檔案工作人員不知道如何開展工作，主客性太強(qiáng)，造成因有意或無意的錯(cuò)誤而損毀文件，檔案管理粗放、隨意。

2 從制定檔案保管期限表的入手規(guī)范基層醫(yī)院的檔案管理

為提高醫(yī)院管理水平和服務(wù)效率，充分發(fā)揮醫(yī)療體系整體功能，國(guó)家衛(wèi)生部于2012年啟動(dòng)了等級(jí)醫(yī)院評(píng)審工作，醫(yī)院按照《等級(jí)醫(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)》全面開展了創(chuàng)建活動(dòng)，因標(biāo)準(zhǔn)中未涉及檔案管理，檔案又一次被忽視。檔案工作人員如不主動(dòng)參與到醫(yī)院的主體活動(dòng)中，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理，檔案的邊緣化將更為嚴(yán)重，只有主動(dòng)開展規(guī)范化管理，才能跟上醫(yī)院的整體步伐。

2.1 編制檔案保管期限表的必要性

檔案管理主要包括檔案的收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)等工作，檔案的收集、整理、保管與鑒定是密不可分的，將一般的文件資料轉(zhuǎn)為檔案，進(jìn)行整理、保管都需依據(jù)價(jià)值鑒定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，檔案價(jià)值鑒定是決定檔案存毀（生死存亡）的工作，檔案鑒定工作的目的，在于正確地確定需要保存的檔案，提高可存檔案的質(zhì)量，從而更充分地發(fā)揮檔案的作用[2]。檔案價(jià)值鑒定工作的基本內(nèi)容就是制定本單位的《檔案保管期限表》，通過編制《檔案保管期限表》明確歸檔范圍、保管期限，為檔案管理確立了標(biāo)準(zhǔn)，避免了隨意性。

檔案保管期限表，是用表冊(cè)的形式列舉檔案的來源、內(nèi)容和形式并指明其保管期限的一種指導(dǎo)性文件。它是檔案室鑒定檔案價(jià)值和確定保管期限的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)[2]。檔案保管期限表作用：一是保證鑒定工作的質(zhì)量和提高鑒定工作的效率，提高鑒定工作的質(zhì)量。二是有效的防止任意銷毀文件[2]。

檔案保管期表應(yīng)結(jié)合本單位的實(shí)際工作進(jìn)行編制，形成本單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)性文件。

2.2 編制檔案保管期限表的組織

檔案保管期限表編制僅由檔案工作人員是無法完成的，它涉及到整個(gè)醫(yī)院的業(yè)務(wù)，應(yīng)由醫(yī)院辦公室與檔案管理人員共同組成編制組織，編制過程中要充分利用醫(yī)院制定的各部門職責(zé)、制度，在深入調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，全面把握醫(yī)院組織架構(gòu)、部門職能、地位、業(yè)務(wù)分工、文書處理方式等，同時(shí)發(fā)揮醫(yī)院辦公室的協(xié)調(diào)作用，在征求各部門意見的基礎(chǔ)上，參考《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，編制《檔案保管期限表》。

2.3 檔案保管期限表的編制內(nèi)容

1.順序號(hào)

主要是起到固定條款的作用，要求統(tǒng)一流水號(hào)，不能重號(hào)。

2.條款

順序號(hào)條款即文件標(biāo)題，主要反映文件的來源、內(nèi)容、名稱和形式。

3.保管期限

保管期限的劃分是鑒定檔案價(jià)值的主要任務(wù)，是編制《檔案保管期限表》的核心問題。保管期限分為永久和定期兩種[2]。

3.1 永久

永久是指反映醫(yī)院主要的醫(yī)療、教學(xué)、科研活動(dòng)的，對(duì)醫(yī)院具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件材料，以及在維護(hù)醫(yī)院權(quán)益等方面具有永久性憑證價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文字材料，定為永久保管[2]?？蓞⒄諊?guó)家檔案局頒布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》編寫。

3.2 定期

定期是指在一定時(shí)期內(nèi)，醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、科研活動(dòng)中，有查考利用價(jià)值的材料，定為定期保管[2]?？蓞⒄諊?guó)家檔案局頒布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》編寫。

4.附注

即注釋，是對(duì)條款及其保管期限所做的必要注釋和說明。

5.說明

說明是指保管期限表制定的依據(jù)、使用范圍、批準(zhǔn)機(jī)關(guān)等需要說明的事項(xiàng)[2]。

2.4 編制保管期限表應(yīng)注意的事項(xiàng)

1.編制保管期限表重點(diǎn)是永久保存的檔案，永久保存的檔案是醫(yī)院檔案最重要的部分，它是醫(yī)院履行醫(yī)療服務(wù)活動(dòng)的原始記錄。

2.保管期限表的編制力求具體，可根據(jù)各部門的工作職責(zé)制定具體條款、保管期限，方便各部門、檔案管理人員于對(duì)號(hào)入座，處理得當(dāng)。

3.保管期限表要有可操作性，保管期限表是鑒定檔案的標(biāo)準(zhǔn)，只有具有可操作性，才能起到指導(dǎo)作用。

4.編制好的保管期限表，應(yīng)由醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并報(bào)上級(jí)主管部門備案后執(zhí)行。

3 通過規(guī)范管理，提高醫(yī)院的檔案管理水平

3.1 建立健全檔案管理制度

建立健全檔案管理制度，明確行為標(biāo)準(zhǔn)、工作規(guī)范，是建設(shè)醫(yī)院現(xiàn)代化檔案管理的前提條件，檔案管理部門應(yīng)從醫(yī)院的實(shí)際出發(fā)，根據(jù)《檔案法》的相關(guān)要求，制定出科學(xué)、具體、可行、系統(tǒng)的管理制度，如《檔案管理期限表》、《歸檔與不歸檔范圍》等，并在實(shí)際工作中嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)、制度執(zhí)行，做到齊全完整收集、系統(tǒng)規(guī)范整理，才能為高效利用檔案提供最基本的實(shí)物條件。

3.2 加大培訓(xùn)力度，提高檔案管理人員的職業(yè)技能

醫(yī)院應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，將檔案管理納入醫(yī)院現(xiàn)代建設(shè)之列，對(duì)檔案人員的培訓(xùn)放綠燈，在人員結(jié)構(gòu)上，安排年富力強(qiáng)的人員到檔案管理工作崗位，并通過一定的傾斜政策讓來的人“來得了，在得住”。通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)提高檔案工作人員的知識(shí)水平和職業(yè)技能，掌握檔案管理的基本業(yè)務(wù)、工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

3.3 加強(qiáng)檔案的開發(fā)與利用

檔案實(shí)體是手段，檔案內(nèi)容信息的開發(fā)利用是目的?；鶎俞t(yī)院領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作的主要原因之一，是檔案部門只注重收集、整理和保管，檔案開發(fā)與利用程度太低，領(lǐng)導(dǎo)及其他部門感受不到檔案有何用處，只有將沉睡的檔案開發(fā)與利用起來，才能真正做到“以史為鑒”，才能體現(xiàn)出檔案的價(jià)值。檔案工作人員應(yīng)積極開展編研工作，收集利用反饋信息，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，才能真正提高檔案的地位，加大檔案建設(shè)的投入才不成其為空話，檔案管理才能跟上醫(yī)院現(xiàn)代化的發(fā)展步伐。

總之，醫(yī)院檔案管理存在諸多問題，有外部原因，也有檔案管理部門的內(nèi)部原因，只有建立科學(xué)的管理制度，逐步實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，在檔案管理中做到有規(guī)可守、有章可循、有據(jù)可查、有準(zhǔn)可依，才能使檔案的走上健康發(fā)展之路。

參考文獻(xiàn)

[1]馮惠玲 張輯哲 檔案學(xué)概論 第二版 中國(guó)人民大學(xué)出版社

[2]陳智為 鄧紹興 劉越男 檔案管理學(xué) 第三版 中國(guó)人民大學(xué)出版社