淺析我國(guó)人事檔案數(shù)字化的可行性

張明姝

摘 要：本文通過(guò)對(duì)人事檔案特點(diǎn)的分析，總結(jié)出人事檔案在信息化、數(shù)字化過(guò)程中可能存在的問(wèn)題并進(jìn)行分析。從而指出，目前我國(guó)大面積鋪開人事檔案數(shù)字化建設(shè)的技術(shù)條件尚不成熟。

關(guān)鍵詞：人事檔案；數(shù)字化；信息化

人事檔案是在組織人事工作管理活動(dòng)中形成，并經(jīng)組織審查或認(rèn)可的，記錄、反映人員經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等原貌，以個(gè)人為單位立卷歸檔保存的文字、聲音、圖像、照片等形式的原始記錄①。

1 人事檔案管理的特點(diǎn)

1.1 真實(shí)性

人事檔案的真實(shí)性，與一般意義上所說(shuō)的檔案的真實(shí)性有一定區(qū)別。從個(gè)體來(lái)說(shuō)，每一份檔案從來(lái)源、內(nèi)容、形式等方面都必須完全可靠和真實(shí)。凡是來(lái)源不明、內(nèi)容不實(shí)、是非不清的文件材料均不能納入人事檔案，即便已歸檔也要提出。從整體上說(shuō)，每一份檔案應(yīng)該既反映過(guò)去，又反映現(xiàn)在。真實(shí)性是人事檔案的生命，是人事檔案能否正確發(fā)揮作用的基礎(chǔ)和賴以生存的前提②。

1.2 動(dòng)態(tài)性

人事檔案從建立之日起就是動(dòng)態(tài)的而不是靜止的。一方面，由于人事檔案涉及的當(dāng)事人，每時(shí)每刻都在發(fā)生變化，決定著人事檔案必須根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況而不斷增補(bǔ)，以適應(yīng)人事檔案管理的需要。比如，學(xué)歷的變化，職務(wù)和職稱的變化，工作崗位的變化以及獎(jiǎng)勵(lì)、處分都應(yīng)及時(shí)記載并收集相關(guān)材料歸檔。直至逝世，訃告等材料也要?dú)w入本人檔案，這才意味著收集補(bǔ)充材料工作的終止。另一方面，人事檔案隨著人員的流動(dòng)而不斷轉(zhuǎn)遞，“檔隨人走”、“人檔統(tǒng)一”，是管理人事檔案的一條原則。人事檔案從建立起就始終處于“動(dòng)態(tài)”之中。

1.3 現(xiàn)實(shí)性

人事檔案是由組織、人事等部門建立的，由專門反映員工個(gè)人情況的文件材料所組成，對(duì)一個(gè)人是否使用，如何使用起著決定性的作用——查閱人事檔案，了解其經(jīng)歷、德才和工作業(yè)績(jī)，以便安置在最合適的崗位上。用人就要先看檔案，已成為必要的工作程序。但是，人又是每天都在發(fā)生變化，檔案人員需要跟蹤追跡，及時(shí)補(bǔ)充新材料，使檔案既反映成長(zhǎng)經(jīng)歷，又反映現(xiàn)實(shí)狀況，達(dá)到“閱卷見人”、“檔若其人”的要求。反映現(xiàn)實(shí)是人事檔案的重要特點(diǎn)之一。

1.4 機(jī)密性

人事檔案在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)是保密的，不宜對(duì)外開放。人事檔案是組織上在考察和使用員工活動(dòng)中形成的，記載了員工的自然狀況（姓名、出生年月、籍貫、民族、簡(jiǎn)歷、學(xué)歷、家庭情況、社會(huì)關(guān)系、政治表現(xiàn)、個(gè)性特點(diǎn)、專長(zhǎng)愛好等），學(xué)習(xí)、工作、科研成就，考核與獎(jiǎng)懲等。由于人事檔案既涉及有關(guān)工作的重大事項(xiàng)，又有公民的隱私，所以在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)必須保密，建立嚴(yán)格的管理、利用制度，確保國(guó)家機(jī)密的安全，切實(shí)維護(hù)個(gè)人隱私權(quán)不受侵犯。

2 人事檔案信息化管理起源

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和事業(yè)單位人事制度改革的深化，人才流動(dòng)日益頻繁，原有的人事檔案管理體制、制度、方法以及人事檔案自身載體單一、內(nèi)容陳舊、信息量不足等問(wèn)題，無(wú)法滿足社會(huì)需求等方面的問(wèn)題，嚴(yán)重影響了人事檔案的真實(shí)性、權(quán)威性，降低了人事檔案的可信度和參考價(jià)值。如果缺乏相對(duì)完善的檔案管理數(shù)字化方案及基礎(chǔ)設(shè)施，不僅會(huì)造成檔案工作與社會(huì)發(fā)展相脫節(jié)，而且各領(lǐng)域的信息化進(jìn)程必然會(huì)受到影響和制約。為了充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值，解決好檔案的保存和利用的問(wèn)題。這就要求檔案管理工作，包括人事檔案必須要采用新的技術(shù)和手段提高管理水平以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案管理的需要。

3 人事檔案信息化管理中存在的問(wèn)題

3.1 人事檔案信息化建設(shè)資金投入大、建設(shè)周期長(zhǎng)

我國(guó)傳統(tǒng)檔案館向數(shù)字檔案館變革的技術(shù)還不成熟且不經(jīng)濟(jì)?，F(xiàn)階段信息資源數(shù)字化的主要方式是鍵盤錄入和光學(xué)字符識(shí)別掃描輸入兩種。前者的主要缺陷是速度慢、效率低和成本高，后者則存在圖像質(zhì)量不高、源文獻(xiàn)的“背景干擾”、掃描速度慢和單位成本高等缺陷。另外，由于電子產(chǎn)品的更新?lián)Q代速度快，無(wú)法一步到位，其后續(xù)的維修、更換和升級(jí)也需要大量的資金支持。

3.2 管理?xiàng)l例陳舊、不能適應(yīng)新形勢(shì)

目前我國(guó)的人事檔案管理依據(jù)依然是中組部、國(guó)家檔案局在1991年4月頒布的《干部檔案工作條例》。在這二十多年中，工作手段和管理方法發(fā)生了翻天覆地的變化，現(xiàn)行條例已經(jīng)不能適應(yīng)實(shí)際了。

3.3 人員信息化程度不高，資源共享程度不夠

當(dāng)前檔案管理人員的信息化程度不高，多數(shù)采用手工檢索查閱的工作辦法。對(duì)于信息化的復(fù)雜技術(shù)顯得力不從心，先進(jìn)的管理設(shè)備沒(méi)有發(fā)揮其科學(xué)管理功能。另外，人事部門相關(guān)的管理職能科室均是以業(yè)務(wù)劃分為依據(jù)，各自為政的現(xiàn)象比較普遍。并且，由于沒(méi)有全國(guó)性的統(tǒng)籌規(guī)劃，故無(wú)法對(duì)各館檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行搜索，從而造成數(shù)據(jù)庫(kù)資源無(wú)法共享，這些問(wèn)題制約了人事檔案信息管理的發(fā)展。

3.4 人事檔案保密和安全受到挑戰(zhàn)

人事檔案材料信息化管理是現(xiàn)代社會(huì)檔案高度發(fā)展的標(biāo)志，是整個(gè)社會(huì)檔案信息化管理的關(guān)鍵。近年來(lái)，人事檔案材料信息化管理建設(shè)取得了長(zhǎng)足進(jìn)步，人事檔案材料的錄入、整理、分類、保管等都可以通過(guò)計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)完成，但是，人事檔案材料在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行中保密問(wèn)題日益突出。原來(lái)由單個(gè)計(jì)算機(jī)安全事故引起的損害可能傳播到其他系統(tǒng)和主機(jī)引起大范圍的癱瘓和損失，直接影響人事檔案材料在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行中的安全。

另外，火災(zāi)、水災(zāi)、地震等環(huán)境事故，造成整個(gè)系統(tǒng)毀滅：電源故障，造成設(shè)備斷電以至操作系統(tǒng)引導(dǎo)失敗或數(shù)據(jù)庫(kù)信息丟失：設(shè)備被盜、被毀等，造成系統(tǒng)毀滅或人事檔案材料泄漏；不正常的機(jī)房溫濕度環(huán)境，造成服務(wù)器、路由器、交換機(jī)等局域網(wǎng)核心設(shè)備出現(xiàn)故障，甚至燒毀等，都使人事檔案材料存在安全問(wèn)題。

終上所述，從我國(guó)目前的現(xiàn)狀來(lái)看，大面積鋪開人事檔案數(shù)字化建設(shè)的技術(shù)條件尚不成熟。人事檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)單位或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)；我國(guó)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)由于缺少統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，故無(wú)法對(duì)各館檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行搜索，從而造成數(shù)據(jù)庫(kù)資源無(wú)法共享；另外，人事檔案材料在網(wǎng)絡(luò)中運(yùn)行時(shí)的安全性和保密性的問(wèn)題制約了人事檔案信息管理的發(fā)展。因此，我國(guó)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)工作總體上仍處于理論的探討階段，尚未形成實(shí)踐性推廣。

參考文獻(xiàn)

①朱玉媛.現(xiàn)代人事檔案管理[M].中國(guó)檔案出版社.2002：14.

②鄧紹興、陳智為.檔案管理學(xué)[M].北京：首都師范大學(xué)出版社，2004： 329-332.