信息化視域中檔案管理的策略研究

孟會(huì)貞

摘 要：在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的今天，運(yùn)用現(xiàn)代先進(jìn)信息技術(shù)，爭(zhēng)取早日實(shí)現(xiàn)較完整意義上的全面的人事檔案工作信息化、現(xiàn)代化和資源共享，使人事檔案工作更好地運(yùn)行，從而推進(jìn)人事檔案工作沿著健康的軌道向前發(fā)展。本文首先反思了信息化時(shí)代人事檔案管理存在的問題 ，提出了信息化視域中人事檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；信息時(shí)代

現(xiàn)代社會(huì)已經(jīng)跨入“信息時(shí)代”，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛利用會(huì)產(chǎn)生越來越多的電子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項(xiàng)極其重要而復(fù)雜的工作。為了適應(yīng)電子檔案工作需要和檔案事業(yè)發(fā)展，電子檔案的管理與利用著眼點(diǎn)要高，立足點(diǎn)要實(shí)，要符合本單位的客觀實(shí)際，順應(yīng)規(guī)律，加強(qiáng)科學(xué)管理，確保電子檔案安全可靠地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，使檔案管理工作更好地適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的要求，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

1 信息化時(shí)代人事檔案管理存在的問題

1.1 人事檔案管理的理念問題

在過去，用傳統(tǒng)的方法做人事檔案管理工作時(shí)，人事檔案管理的工作重心為歸檔，人事檔案管理人員只要做好檔案記錄、保存好人事檔案資料即完成自己的工作。在信息化的時(shí)候，人們要求能掌握大量的信息，人們對(duì)人事檔案管理工作提出更高的要求，人們要求能夠迅速的調(diào)閱人事檔案管理資料，要求人事檔案資料中記載的內(nèi)容能準(zhǔn)確、詳盡、直觀。這就要求人事檔案管理人員用新的理念完成自己的工作。

1.2 人事檔案管理的體制問題

在過去，由于人們對(duì)人事檔案的質(zhì)量要求不高，因此人事檔案管理的制度比較松散，在那種環(huán)境下，人事檔案管理人員不太注重人事檔案的資料應(yīng)該到哪里采集、整理人事檔案資料需要嚴(yán)格遵循什么規(guī)范、借閱人事檔案資料需要通過怎樣的手續(xù)等。在信息化的時(shí)候，信息成為一種重要的資料，人事檔案管理資料也成為一種重要的信息，部分單位在信息化時(shí)代依然延用傳統(tǒng)信息管理體制下擬訂的制度，在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)就會(huì)出現(xiàn)很多問題。

1.3 人事檔案人員的素質(zhì)問題

信息化時(shí)代的人事檔案管理技術(shù)，對(duì)人事檔案管理人員的素質(zhì)提出很高的要求。它要求人事檔案管理人員能先科學(xué)的管理技術(shù)看待人事檔案管理，能找到一套完善的人事檔案管理辦法；人事檔案管理人員能運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)做好日常檔案管理工作；能針對(duì)人事檔案資料做科學(xué)的研究分析，找到人們需要的信息。然而部分單位的人事檔案管理人員的檔案意識(shí)落后、管理手段落后，且他們沒有掌握必備的信息技術(shù)，人員素質(zhì)問題成為信息化時(shí)代制約人事檔案管理發(fā)展的關(guān)系。

1.4 檔案信息的保密性和安全性差

檔案信息化的目的在于實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。檔案的密級(jí)不同決定了信息共享有一定的限制性，甚或在一定程度上需要保密。由于應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)進(jìn)行檔案信息化管理，網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客等可以入侵計(jì)算機(jī)管理器，加上工作人員可能出現(xiàn)無意泄露，尚有電磁泄露、剩磁泄露等，這些因素?zé)o形中增加了檔案信息泄密的渠道和風(fēng)險(xiǎn)。檔案信息化管理離不開相應(yīng)載體，泄密具有很強(qiáng)的隱蔽性，檔案信息是否被非法復(fù)制難以判斷，并且泄露后的檔案信息可借助網(wǎng)絡(luò)快速傳播，難以采取補(bǔ)救措施，致使保密性與安全性成為檔案信息化管理的一對(duì)矛盾體。

2 信息化視域中人事檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

2.1 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的思想

加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)主要目的是對(duì)自動(dòng)化信息管理系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用，并以動(dòng)態(tài)、即時(shí)、便捷性，不斷提高檔案管理水平，所以我們必須加強(qiáng)人事檔案管理的指導(dǎo)思想，對(duì)信息化建設(shè)的作用和意義給予充分的明確，這就是對(duì)人事檔案管理人員提出了更高的要求。所以我們要求檔案管理人員具備良好的學(xué)習(xí)態(tài)度，要勇于創(chuàng)新、創(chuàng)造條件對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行充分利用。提高檔案管理人員的檔案意識(shí)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作系統(tǒng)的統(tǒng)一、全面，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性和主動(dòng)性。因?yàn)槿耸聶n案管理工作并不是一蹴而就的，必須堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)，循序漸進(jìn)，不斷在實(shí)際工作中對(duì)信息化系統(tǒng)應(yīng)用水平的提高。

2.2 實(shí)事求是地改進(jìn)管理體制

應(yīng)下決心解決分散現(xiàn)象，從管理制度上保證業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，硬軟件的選用，上下各個(gè)層次和各專業(yè)辦公自動(dòng)化等都應(yīng)納入統(tǒng)一的檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理之中，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，不能各行其是自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費(fèi)。也要下決心解決方便使用的問題，如長(zhǎng)期將檔案部門的“硬任務(wù)”集中于一個(gè)部門，在檔案部門這一信息系統(tǒng)之內(nèi)再組建一個(gè)“檔案信息系統(tǒng)”，就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)，是較理想的模式，但這種高技術(shù)結(jié)構(gòu)，必須有較強(qiáng)的管理能力和技術(shù)能力，不具備這些條件，從集中向分散過渡，反倒有可能退回到分散式。

2.3 提升人事檔案與管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理信息化是不斷完善、不斷優(yōu)化的循序漸進(jìn)的過程，這必須依賴于高素質(zhì)的檔案管理人員。為了提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，必須加強(qiáng)繼續(xù)教育和職業(yè)能力提高，通過各種途徑提高專業(yè)學(xué)歷水平，使之掌握前瞻性知識(shí)和技能，以滿足檔案管理信息化的需要。計(jì)算機(jī)技術(shù)是檔案信息化管理的主要內(nèi)容和核心。為了做到長(zhǎng)期保存和利用檔案即人類活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄，檔案管理人員必須及早適應(yīng)電子信息技術(shù)革命給檔案工作帶來的影響和變革，必須能熟練運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)以及各類現(xiàn)代化辦公設(shè)備，學(xué)會(huì)利用計(jì)算機(jī)制作、使用和維護(hù)電子文件，掌握電子文件的歸檔與管理的知識(shí)與技能，否則難以勝任現(xiàn)代檔案管理工作。因此，采取各種手段和方法，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德水平，具備較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識(shí)；要不斷引進(jìn)檔案信息管理急需人才和高端人才，補(bǔ)充新鮮血液，完善檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和能力水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的科學(xué)化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化和人性化，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐。

2.4 做好人事檔案信息的安全防范工作

人事檔案信息化管理具有優(yōu)質(zhì)、高效、快捷的特點(diǎn)，但存在的安全問題也不容忽視，必須加強(qiáng)防范。安全問題可來自于錄入、傳輸、調(diào)用、存儲(chǔ)等各個(gè)環(huán)節(jié)，因此除建立完善的安全管理制度外，還應(yīng)從技術(shù)上加強(qiáng)防范。要通過加密技術(shù)防止第三者從截獲的文件中解出源文件；通過權(quán)限控制對(duì)訪問檔案數(shù)據(jù)庫的用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證，防止無關(guān)人員隨意進(jìn)入；要根據(jù)訪問人身份，確定對(duì)檔案資料的訪問權(quán)限；要通過監(jiān)控技術(shù)（防火墻），阻止對(duì)檔案信息資源的非法訪問，也可以阻止非法訪問者的侵入，防止檔案的權(quán)限內(nèi)容從數(shù)據(jù)庫非法輸出，使數(shù)據(jù)庫的信息和結(jié)構(gòu)不受侵犯；還可以通過防寫技術(shù)來保護(hù)檔案的安全性，這樣就可以有效防止黑客的侵入，使黑客不能更改電子文檔的內(nèi)容，保持人事檔案的原始性和真實(shí)性。此外，為了保證人事檔案的安全性，還應(yīng)繼續(xù)加強(qiáng)對(duì)各類安全技術(shù)的研究與利用，同時(shí)要注重做好對(duì)干部人事檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)的備份工作，提高人事檔案的對(duì)計(jì)算機(jī)病毒的防范能力。

3 結(jié)語

總而言之，加快檔案管理信息化建設(shè)，這不僅能推進(jìn)現(xiàn)代檔案管理的信息化進(jìn)程，還可以促進(jìn)檔案管理的發(fā)展更加規(guī)范和有序。在這種情況下，就需要充分合理使用較為先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，把科學(xué)技術(shù)作為支柱，不斷改變管理理念，把人作為中心，增加資金方面的投入，建立一批綜合型人才，逐漸改善人事檔案管理質(zhì)量，只有這樣才能使管理主體更好地為社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

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