淺析新時期下企業(yè)檔案人員的能力培養(yǎng)

羅育紅

摘 要：隨著社會逐漸步入信息化時代，很多企業(yè)在迅速發(fā)展的同時很多問題也逐一顯現(xiàn)：內(nèi)部管理混亂，人員素質(zhì)有待提高，專業(yè)知識不強(qiáng)，缺乏經(jīng)驗等等。這在一定程度上阻礙了企業(yè)和部門的發(fā)展，無法有新鮮血液的注入，企業(yè)和單位也無法得到更長遠(yuǎn)更好的發(fā)展，對個人也不好。傳統(tǒng)的檔案管理作為一個典型代表，它的方式已經(jīng)逐漸跟不上社會發(fā)展的需要，檔案管理人員整體素質(zhì)也存在很多問題，單位不重視；地方換人頻繁；很多人沒有專業(yè)方面的相關(guān)知識，沒有機(jī)會參觀學(xué)習(xí)，沒有參加過培訓(xùn)班，沒有經(jīng)驗交流，所以得過且過沒有鉆研意識。這對管理模式和管理人員提出了更高的要求。原有的檔案管理受到了現(xiàn)代化信息管理 模式的沖擊和挑戰(zhàn)。

關(guān)鍵詞：檔案管理，人員素質(zhì)

1 引言

隨著社會科學(xué)，科技的進(jìn)步和發(fā)展。21世紀(jì)社會逐步進(jìn)入信息化時代，我國各行各業(yè)在發(fā)展的同時不忘找企業(yè)找單位找部門中的問題，希望在新時期下能煥然一新，發(fā)展的越來越好。檔案管理在新時期下，也顯露出各種問題：工作人員的素質(zhì)不高；專業(yè)知識不過關(guān)；檢索效率低；管理不規(guī)范等等。檔案的工作環(huán)境，管理方式都在發(fā)生著變化。因此，極高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)培訓(xùn)是推動檔案管理的關(guān)鍵。

2 新時期下檔案管理人員存在的問題

2.1 部分檔案管理人員的素質(zhì)不高

對工作缺乏事業(yè)心和責(zé)任心。隨著改革開放的一步步深入推進(jìn)和社會主義市場經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷加快，人們的思想觀念轉(zhuǎn)變巨大，價值取向也發(fā)生了很大的變化。一些檔案工作者認(rèn)為經(jīng)濟(jì)收入、物質(zhì)條件和社會地位與一些其他行業(yè)差距很大，所以在思想上造成了很大的反差，道德觀念也發(fā)生了變化，導(dǎo)致事業(yè)心不強(qiáng)，職業(yè)情感淡，對工作缺乏事業(yè)心和責(zé)任心，奉獻(xiàn)意識與敬業(yè)精神欠缺，不注重提高自身的職業(yè)道德修養(yǎng)和政治修養(yǎng)，業(yè)務(wù)只求完成任務(wù)，不深入了解學(xué)習(xí)，缺乏學(xué)習(xí)新東西的主動性與自覺性，嚴(yán)重影響了檔案管理水平的提升和發(fā)展。特別是進(jìn)入21世紀(jì)，熟悉檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。

2.2 管理人員缺乏專業(yè)知識

近幾年，雖然檔案管理隊伍中本科以上學(xué)歷人員在不斷增多，但真正具有檔案專業(yè)學(xué)歷的人員微乎其微，大多都是“半路出家”，必須要通過自學(xué)和一定的工作實踐才能對檔案專業(yè)知識有所了解，不少單位的檔案管理人員中，具有中高級專業(yè)技術(shù)職稱的人數(shù)所占比例很低。上級單位也不重視，而且有些單位的人員流動頻繁，有些人是因為找不到合適的崗位最后被安排到檔案管理，檔案工作人員的專業(yè)技能不過關(guān)，缺乏相關(guān)的管理專業(yè)知識，這一點嚴(yán)重影響了檔案工作管理的效率，也不利于檔案管理人員工作積極性的調(diào)動，在一定程度上嚴(yán)重阻礙了檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

2.3 管理方法老套缺乏創(chuàng)新

現(xiàn)如今，由于很多單位對檔案管理隊伍建設(shè)不重視，很少提供外出交流學(xué)習(xí)的機(jī)會，工作人員的檔案管理方法無法得到及時更新，還只能用老一套的管理辦法，單一沒有創(chuàng)新，這使得其服務(wù)效率持續(xù)低下。有些單位甚至長期忽視檔案管理這一項工作，使得檔案管理人員老化，思想懈怠、因循守舊、不思進(jìn)取，缺乏新鮮血液的流入，整個部門的氣氛老化低沉，有些年齡大的管理人員甚至不能熟練操作計算機(jī)，仍然采用手工檢索、人工操作等原始手段，使檔案管理的工作越來越復(fù)雜，效率越來越低，質(zhì)量越來越差。沒有人提倡創(chuàng)新，也沒有提出這一想法。時間一長，工作人員只會越來越懈怠。

2.4 管理不規(guī)范整理效率低

目前，在一些大的企事業(yè)單位或者是專業(yè)的檔案管理部門普遍存在管理不規(guī)范的問題。比如檔號不規(guī)范；案卷標(biāo)題不規(guī)范；大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄；組卷混亂等等這些現(xiàn)象層出不窮。檔案檢索方式有手工檢索和計算機(jī)檢索。在目前，還有很多檔案管理部門仍然采用的是傳統(tǒng)的手工檢索。各檔案部門在手工檢索的途徑上雖然做了大量的工作，編制了很多的檢索工具。但在這些檢索過程中仍然會出現(xiàn)很多問題，一些管理人員誤認(rèn)為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高，其實這樣只會讓程序更加繁瑣麻煩，降低整體效率。

3 新時期下對檔案管理人員的要求

3.1 要有較高的政治素養(yǎng)

檔案管理工作從一定程度上來講是國家和政府制定宏觀發(fā)展規(guī)劃和調(diào)控政策的重要依據(jù)，它有很大的潛在的價值和用途，應(yīng)該說檔案管理工作的一項政治性很強(qiáng)的工作。檔案管理人員保管者國家的重要機(jī)密和文件，如若沒有很強(qiáng)的工作責(zé)任心和很高的政治素養(yǎng)，是很難勝任這一工作的。因此，一名合格優(yōu)秀的檔案管理工作人員必須要有堅定正確的政治方向。要有正確的世界觀，人生觀，價值觀。忠于國家，忠于黨和人民的利益，有高度的工作責(zé)任感和責(zé)任心。

3.2 要遵紀(jì)守法保守秘密

<<中華人民共和國檔案法>>的頒布為檔案工作的開展提供了法律依據(jù)，并為其奠定了堅實的基礎(chǔ)。檔案管理工作人員必須認(rèn)真嚴(yán)格遵守<<檔案法>>，嚴(yán)格執(zhí)法。在貫徹落實相關(guān)法律的同時，還要嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作的規(guī)章制度，不斷提高執(zhí)法的自覺性和執(zhí)法能力。一名檔案工作者要維護(hù)檔案的完整和安全，檔案管理人員不許嚴(yán)格執(zhí)行保密紀(jì)律和借閱規(guī)定，保證檔案的安全。

3.3 要掌握一定的專業(yè)知識

檔案工作是一項比較復(fù)雜繁瑣的管理工作。在企業(yè)發(fā)展、人才培養(yǎng)、科技研發(fā)日新月異的今天仍然存在著諸多影響檔案工作者綜合素質(zhì)提高的因素， 其中專業(yè)知識的匱乏是重要的一項， 因此，加強(qiáng)檔案人員專業(yè)知識的學(xué)習(xí)， 提高檔案人員專業(yè)技能，是一個亟待解決的問題。專業(yè)工作人員必須具備一定的綜合文化知識和熟練的業(yè)務(wù)技能。如要掌握文書學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、中外檔案史等方面的基本知識，熟悉黨和國家有關(guān)檔案工作的各項法規(guī)、方針政策等，同時要熟悉上級行政管理部門的各種業(yè)務(wù)規(guī)定；要具備經(jīng)濟(jì)、法律、外語等學(xué)科的文化知識，還要熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)；能把檔案政策法規(guī)和專業(yè)知識靈活運用于實際，熟練完成業(yè)務(wù)工作。

4 新時期下如何解決管理人員各方面存在的問題

4.1 提高檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)

要解決檔案管理工作人員的現(xiàn)狀，首先要提高檔案管理熱暖的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)，相關(guān)單位要強(qiáng)化工作人員的思想素質(zhì)，政治素質(zhì)以及她們的服務(wù)意識。一方面，要積極開展職業(yè)道德教育，完善服務(wù)方法，提高服務(wù)質(zhì)量；要不斷增強(qiáng)工作人員的服務(wù)意識，在工作中牢固樹立主動服務(wù)意識，積極發(fā)揮檔案人員的主觀能動性；另一方面，要加強(qiáng)對管理人員的培訓(xùn)，除加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)理論與技能等專業(yè)知識學(xué)習(xí)外，特別要加大信息技術(shù)培訓(xùn)力度，重視網(wǎng)絡(luò)知識教育，以適應(yīng)新時期檔案工作需要。通過教育培訓(xùn)，完善檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)、培養(yǎng)較強(qiáng)的檔案技術(shù)能力和專業(yè)技能。

4.2 加強(qiáng)交流培訓(xùn)

單位要常常創(chuàng)造讓工作人員交流和培訓(xùn)交流的機(jī)會，只有通過學(xué)習(xí)了解以及和他人的交流才能汲取到新鮮的東西，從而推進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展，調(diào)動工作人員的積極性。使工作單位有活力，工作人員也會對工作更加上心，管理工作肯定會有改觀。

4.3 增強(qiáng)激勵機(jī)制

檔案工作應(yīng)當(dāng)引進(jìn)競爭激勵機(jī)制，改變在檔案部門實際存在的“鐵飯碗”的現(xiàn)象，積極推行全員聘用合同制，對現(xiàn)有人員實行公平競爭、擇優(yōu)上崗的方法，優(yōu)勝劣汰。能者勞庸者下。從而使檔案工作人員清楚明白地認(rèn)識到自己的工作成績與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，而不至于應(yīng)付工作，從而激發(fā)每個人的工作活力和工作熱情，有利于最大限度地發(fā)揮個人潛力，使檔案工作出現(xiàn)充滿競爭活力、開拓創(chuàng)新的新局面。

5 總結(jié)

隨著社會進(jìn)步，檔案工作也有了其新的變化和發(fā)展，對相關(guān)工作人員也有了新的要求。希望通過這一系列措施和方法可以對新時期下的檔案管理工作有所幫助，也希望這項工作能越做越好！

參考文獻(xiàn)

[1]辦公室檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)，劉淑英，民營科技

[2]淺談新時期圖書館辦公室檔案管理，丁振偉，遼寧教育研究

[3]高校院系辦公室檔案管理的規(guī)范化，王汝秀，蘭臺世界