企業(yè)檔案的信息化管理思考

薛蓉

摘 要：企業(yè)檔案的信息化管理是企業(yè)信息化建設(shè)與發(fā)展的重要組成部分，是現(xiàn)代企業(yè)檔案資源開發(fā)利用的前提。筆者研究了我國企業(yè)檔案信息化管理的必要性，分析了發(fā)展存在的問題，并提出企業(yè)檔案的信息化管理手段，對企業(yè)檔案的信息化管理進(jìn)行了有益思考。

企業(yè)檔案的信息化管理，即以數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，使用數(shù)字化方法和信息存貯手段，將以往的紙質(zhì)文本檔案尤其是人事檔案等演變?yōu)閿?shù)字檔案，建立數(shù)字化、信息化的檔案數(shù)據(jù)庫，利用計(jì)算機(jī)來計(jì)算和存儲，并做到企業(yè)信息資源共享。未來企業(yè)將全面開展檔案信息化建設(shè)，企業(yè)檔案作為企業(yè)管理工作的重要內(nèi)容，對于檔案的管理將邁向一個(gè)新階段。數(shù)字化的檔案管理模式還有待考驗(yàn)，存在諸多問題，還需要我們來認(rèn)真研究與分析。

1 企業(yè)檔案信息化管理的弊端

1.1 檔案信息化建設(shè)未得到足夠重視

檔案信息化管理是一項(xiàng)復(fù)雜龐大的工程，投資大、見效慢。所以，企業(yè)檔案的信息化管理必須首先得到管理層重視，提供人力、物力、財(cái)力的支持，專業(yè)的管理人才和技術(shù)，先進(jìn)的管理設(shè)備，健全的管理機(jī)制以及充足的資金支持。但是目前許多企業(yè)的管理層對這方面重視不夠，導(dǎo)致企業(yè)檔案的信息化管理工作滯后。

1.2 傳統(tǒng)的檔案管理手段很難運(yùn)用到信息化管理中

我國檔案的信息化管理起步是在80年代。迄今為止，紙質(zhì)檔案與電子檔案同時(shí)存在，傳統(tǒng)的檔案管理手段很難用于現(xiàn)代電子檔案管理當(dāng)中，甚至一些大中企業(yè)的檔案信息化管理還僅僅停留在探索時(shí)期，造成部分檔案丟失以及泄露的現(xiàn)象[1]。

1.3 技術(shù)手段的限制，電子檔案安全性遭質(zhì)疑

網(wǎng)絡(luò)的虛幻以及隱患的存在，網(wǎng)絡(luò)世界很容易受到黑客襲擊，造成重要資料的外泄和丟失，這是擺在檔案信息化建設(shè)者們面前的一道難題，要想做好檔案的信息化管理，必須要攻克這一難題，維護(hù)檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全，確保檔案資料保密性。

2 企業(yè)檔案信息化管理的主要內(nèi)容

企業(yè)檔案信息化管理的原動力是計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用。即充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)的高科技手段實(shí)現(xiàn)對檔案的記錄、存儲、更新、共享等功能。概括而言，企業(yè)檔案的信息化管理主要包括以下幾個(gè)方面：

2.1 檔案信息電子化

檔案信息電子化是檔案信息化管理的首要步驟，它是檔案信息化管理的前提和基礎(chǔ)，這要求檔案管理從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐步過渡到數(shù)字化、信息化管理，以電子手段來記錄和搜集整理檔案，作為實(shí)施主體的企業(yè)，其主要工作就是加快檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案的進(jìn)度，逐步以電子檔案替代紙質(zhì)檔案，完善和加強(qiáng)電子檔案的管理，推動檔案信息化的進(jìn)一步發(fā)展，首先要將以往的紙質(zhì)檔案通過掃描等的形式進(jìn)行電子轉(zhuǎn)化，方便計(jì)算機(jī)直接進(jìn)行操作，另外就是推行無紙化電子化辦公，企業(yè)以后的辦公手段主要以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)，從管理過程的各個(gè)環(huán)節(jié)來采取[2]。

2.2 檔案信息網(wǎng)絡(luò)化

建立檔案信息網(wǎng)的目的是利用，要引導(dǎo)企業(yè)從傳統(tǒng)的面對面服務(wù)逐步過渡到網(wǎng)絡(luò)服務(wù)形式，員工通過企業(yè)搭建的檔案網(wǎng)絡(luò)向檔案管理部門提出申請，管理員通過網(wǎng)絡(luò)接收信息并審核，最終為員工提供所需資料，整個(gè)辦公過程完全通過網(wǎng)絡(luò)完成，減少了許多不必要的環(huán)節(jié)，極大的方便了各個(gè)部門，提高了辦事效率，也大大提高了檔案的利用率。

2.3 檢索自助自動化

以往的檔案管理也在有意識的使用計(jì)算機(jī)來操作，比如利用計(jì)算機(jī)來檢索，但是遇到檔案量較大的時(shí)候，系統(tǒng)的落后導(dǎo)致使用時(shí)效很低，并且計(jì)算機(jī)僅僅起到輔助的作用，無法實(shí)現(xiàn)其優(yōu)勢，使用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行檢索計(jì)算，高效快速，其優(yōu)越性是以往檢索工具所無法超越的，此外，計(jì)算機(jī)檢索還擁有龐大的網(wǎng)絡(luò)資源支持，實(shí)現(xiàn)事半功倍的效果。

2.4 數(shù)字檔案一體化

上述三個(gè)方面進(jìn)行總結(jié)便是這部分要說明的問題，將檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)緊密聯(lián)系起來，成為一個(gè)閉環(huán)整體，進(jìn)行一體化的管理，這就依賴于同一個(gè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺，該平臺要有先進(jìn)的硬件支持和完善的軟件支撐才可以實(shí)現(xiàn)[3]。

3 企業(yè)檔案信息化管理的手段

3.1 建立和完善檔案管理信息化系統(tǒng)

在檔案信息化管理成功的企業(yè)中，建立檔案管理信息化系統(tǒng)并進(jìn)一步完善，使其與企業(yè)管理系統(tǒng)放置在同一平臺實(shí)現(xiàn)資源共享，這是進(jìn)行企業(yè)檔案信息化管理的基礎(chǔ)。此外，電子檔案的儲存應(yīng)該是囊括所有文件的格式，支持多種操作，并且能夠?qū)⒁酝鶛n案處理的所有操作內(nèi)容安排進(jìn)來，能夠流暢的在計(jì)算機(jī)中應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化管理的一體化。做好這一工作，然后開始搜集和整理企業(yè)檔案并進(jìn)行電子化管理，后期方便大家進(jìn)行檢索和使用。

3.2 企業(yè)文件和檔案電子化管理

企業(yè)檔案信息化的首要工作便是要求企業(yè)各部門將現(xiàn)有文件進(jìn)行數(shù)字化的處理，并有步驟的對公司所有文件轉(zhuǎn)換為電子文件，這樣在后期進(jìn)行電子文件檢索和調(diào)取才會有據(jù)可循。有國外著名學(xué)者特里·庫克曾撰文，在電子網(wǎng)絡(luò)里，假如管理人員未主動和全面的將文件進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)換，那么在計(jì)算機(jī)檢索和處理過程中將不會出現(xiàn)這些文件，進(jìn)而無法對其進(jìn)行檢索、處理和使用。管控負(fù)責(zé)人對轉(zhuǎn)換的的進(jìn)度要進(jìn)行合理控制，確保電子文件轉(zhuǎn)換工作按時(shí)完成、文檔真實(shí)度高且文檔完整。在這個(gè)過程中，文件轉(zhuǎn)換后的真實(shí)性與準(zhǔn)確性要嚴(yán)格把控，保障真實(shí)性和準(zhǔn)確性，這就要求電子文件錄入時(shí)要準(zhǔn)確、正確和完[4]。

3.3 培養(yǎng)檔案信息化管理人才

檔案信息化管理人才的素質(zhì)高低對于檔案信息化管理起著至關(guān)重要的作用，因此要及時(shí)對相關(guān)管理人員進(jìn)行基礎(chǔ)知識和操作技能的培訓(xùn)，培養(yǎng)信息化管理的專業(yè)性人才。第一，重視信息化理論知識和實(shí)際操作相結(jié)合，避免脫節(jié)，管理人員除具備夯實(shí)的基礎(chǔ)知識，還要具備處理基本操作及應(yīng)急操作的實(shí)際工作技能，針對不同企業(yè)，學(xué)習(xí)的側(cè)重內(nèi)容頁不盡相同。比如科技類的公司其檔案具有科技性，整理的圖件及數(shù)字資料數(shù)量占據(jù)很大部分，還包括文檔、聲像實(shí)物，承包、費(fèi)用、成本、科研、標(biāo)準(zhǔn)化等檔案，這對管理人員提出了更高要求。重視理論知識學(xué)習(xí)，更要重視實(shí)際操作，這兩方面應(yīng)該成為評價(jià)管理人員業(yè)務(wù)能力的標(biāo)準(zhǔn)[5]。

3.4 檔案信息化安全性需要關(guān)注

為了確保安全，一些企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化管理的時(shí)候采用網(wǎng)絡(luò)分離的辦法，即公司網(wǎng)絡(luò)分為內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)，內(nèi)網(wǎng)僅供內(nèi)部工作使用的封閉網(wǎng)絡(luò)，它與外網(wǎng)采取物理隔離的手段，為系統(tǒng)安全提供基本保障。更為重要的是，要有一套完善的檔案信息安全管控制度，從制度上保護(hù)系統(tǒng)安全。另外，對于內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)也要安裝防火墻、殺毒軟件，確保萬無一失。分級別分層次控制，設(shè)定用戶訪問權(quán)限，限定不同權(quán)限的用戶所可以訪問的層級，按不同權(quán)限有層次的進(jìn)行檔案信息查閱，既確保信息暢通性，也提高了信息的安全。重視培訓(xùn)，培養(yǎng)員工的安全保護(hù)意識，嚴(yán)格遵守安全管控制度。

3.5 檔案信息共享化

企業(yè)的日常運(yùn)營和長遠(yuǎn)發(fā)展需要企業(yè)管理層能夠及時(shí)掌握和了解全面、準(zhǔn)確、及時(shí)的各類信息。檔案文件僅僅是企業(yè)管理的一個(gè)部分，這一部分僅僅是起到留存作用，對于企業(yè)內(nèi)部的信息反饋比較滯后，且具有一定的局限性。良好的企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)狀況要求企業(yè)需實(shí)現(xiàn)資源共享，確保企業(yè)內(nèi)部相關(guān)崗位的人員能夠了解到企業(yè)經(jīng)營相應(yīng)的訊息[6]，因此企業(yè)檔案信息化不僅僅是檢索和安全的要求，還應(yīng)提出更高的要求，建立與企業(yè)內(nèi)部各鏈條的配合與合作，整合檔案資源與其他資源，優(yōu)化企業(yè)檔案信息資源的分類與整理，實(shí)現(xiàn)資源共享，這既是企業(yè)提高管理的要求，也是企業(yè)適應(yīng)現(xiàn)代化管理模式的必經(jīng)之路。在推進(jìn)檔案信息化管理的過程中，管理人員要有全局思想，對企業(yè)各部門的訊息資源實(shí)現(xiàn)優(yōu)化配置，搭建企業(yè)內(nèi)部綜合信息平臺，特別是檔案、文件、情報(bào)等資源的共享研究，是企業(yè)檔案信息化管理的重要目標(biāo)。

4 結(jié)語

總之，企業(yè)檔案信息化管理是融合多種學(xué)科知識，需要各個(gè)部門協(xié)作，各個(gè)多環(huán)節(jié)綜合配套的系統(tǒng)工作。為推動企業(yè)檔案信息化管理的發(fā)展，企業(yè)需要充分認(rèn)識檔案信息化管理的作用和意義，完善檔案信息化管理體制機(jī)制。在實(shí)施企業(yè)檔案信息化管理過程中要統(tǒng)籌兼顧，逐步推進(jìn)，并在運(yùn)營過程中及時(shí)解決遇到的問題并協(xié)助解決，確保資金投入時(shí)效性，企業(yè)檔案信息資源要充分利用，發(fā)揮其應(yīng)有的作用，切實(shí)把企業(yè)檔案信息化管理實(shí)施下去。

參考文獻(xiàn)

[1]趙霞. 企業(yè)檔案管理系統(tǒng)研究與實(shí)現(xiàn)[D].天津大學(xué)，2012.

[2]項(xiàng)玉玲. 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的思考[J]. 沿海企業(yè)與科技，2007，04：71-72+70.

[3]周建芝. 淺議企業(yè)檔案管理信息化[J]. 山西科技，2006，05：56-57.

[4]李佳妍. 企業(yè)檔案信息化探究[D].云南大學(xué)，2010.

[5]房麗娜. 新形勢下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)探究[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2013，03：32.

[6]孫燕敏. 新時(shí)期企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)[J]. 中國集體經(jīng)濟(jì)，2014，04：29-30.