科研項(xiàng)目檔案特點(diǎn)及管理要求

王繼榮

摘 要：本文由實(shí)際工作出發(fā)，簡(jiǎn)要說(shuō)明了科研項(xiàng)目檔案專業(yè)性、多樣性、成套性、復(fù)雜性、高價(jià)值的特點(diǎn)，以及做好科研項(xiàng)目檔案管理的幾點(diǎn)要求：一是領(lǐng)導(dǎo)重視，二是責(zé)任清晰，三是全員參與，四是全程管理，五是整理規(guī)范，六是移交及時(shí)。

關(guān)鍵詞：科研項(xiàng)目；檔案特點(diǎn)；管理要求

1 科研項(xiàng)目檔案特點(diǎn)

科研項(xiàng)目檔案是企（事）業(yè)單位在科學(xué)技術(shù)研究過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式和載體的文件材料。科研項(xiàng)目檔案是科技成果的重要組成部分，它真實(shí)記錄了科學(xué)技術(shù)研究的整個(gè)過(guò)程，是科研項(xiàng)目推廣應(yīng)用的依據(jù)和憑證，是科研院所重要的知識(shí)資產(chǎn)，是國(guó)家的寶貴財(cái)富。

科研項(xiàng)目檔案內(nèi)容具有專業(yè)性，載體呈多樣性，來(lái)源廣泛又自成體系，對(duì)現(xiàn)實(shí)工作具有極大的參考作用。

2 管理要求

2.1 領(lǐng)導(dǎo)重視

科研項(xiàng)目實(shí)行項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制。

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人是項(xiàng)目實(shí)施的直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)制定實(shí)施方案和工作計(jì)劃，對(duì)項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)使用、進(jìn)度、學(xué)術(shù)水平、項(xiàng)目完成情況、安全、質(zhì)量、保密、檔案等承擔(dān)直接責(zé)任，所以這里的領(lǐng)導(dǎo)特別強(qiáng)調(diào)是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人必須充分認(rèn)識(shí)到，科研項(xiàng)目檔案管理是科研管理的重要組成部分，建立科學(xué)規(guī)范、完整齊全的項(xiàng)目檔案是科研成果展示的需要，更是科研工作繼承性、連續(xù)性、反復(fù)性特點(diǎn)的長(zhǎng)遠(yuǎn)需要。重視和加強(qiáng)科研項(xiàng)目檔案工作，可以積累和總結(jié)科學(xué)技術(shù)研究工作的成果和經(jīng)驗(yàn)，避免不必要的重復(fù)勞動(dòng)，可以提升科研管理水平，提高科研工作的質(zhì)量和效率，促進(jìn)科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新和發(fā)展。因此，項(xiàng)目組成立之時(shí)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人就要將檔案工作列入計(jì)劃，指定專人負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件的形成、標(biāo)識(shí)、收集和積累。一旦項(xiàng)目完成，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人立即組織歸檔，對(duì)項(xiàng)目研究過(guò)程中產(chǎn)生的所有文件進(jìn)行價(jià)值鑒定，確定項(xiàng)目檔案密級(jí)、保管期限及提供利用范圍，嚴(yán)把審查關(guān)。

2.2 責(zé)任清晰

由于一個(gè)科研項(xiàng)目會(huì)涉及上級(jí)主管部門和多家參與單位，所以科研項(xiàng)目文件的形成主體也是多方面的，為確?？蒲许?xiàng)目檔案的完整性，做好文件收集，就必須首先明確歸檔工作相關(guān)方，責(zé)任清晰。

這其中，項(xiàng)目組是第一位的，因?yàn)榭蒲泄芾硪皂?xiàng)目為中心，以項(xiàng)目組為基本活動(dòng)單元?？蒲许?xiàng)目文件絕大部分產(chǎn)生于項(xiàng)目組，項(xiàng)目組是歸檔工作的責(zé)任主體；第二是科研管理部門，上級(jí)主管機(jī)關(guān)的各類發(fā)文，包括：立項(xiàng)批復(fù) 、評(píng)審意見、過(guò)程檢查、項(xiàng)目調(diào)整及驗(yàn)收結(jié)論、鑒定證書等，上傳下達(dá)過(guò)程中應(yīng)注意收集原件；項(xiàng)目組上報(bào)的科研方案、年度工作計(jì)劃、年終工作總結(jié)及其它材料，如：中期評(píng)估報(bào)告、驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告和經(jīng)費(fèi)文件等，作為憑證，科研管理部門應(yīng)審批確認(rèn)，并簽字蓋章，待項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收后歸檔；第三是協(xié)作單位，項(xiàng)目組簽訂合同協(xié)議時(shí)，要明確科研文件材料的歸屬，明確對(duì)方提供文件資料的范圍、深度、質(zhì)量、數(shù)量和移交時(shí)間等，保證項(xiàng)目主持單位保存該項(xiàng)目的整套檔案；第四是設(shè)備供應(yīng)商，科研項(xiàng)目批復(fù)時(shí)，常常包括設(shè)備經(jīng)費(fèi)。所以，簽訂設(shè)備采購(gòu)合同時(shí)，也應(yīng)設(shè)立專門條款，明確供應(yīng)商提供完工文件的內(nèi)容、份數(shù)及相關(guān)要求。

2.3 全員參與

項(xiàng)目承擔(dān)單位必須樹立全員參與，人人都是兼職檔案員的歸檔意識(shí)。

科研人員是報(bào)告的撰寫者，是實(shí)驗(yàn)的記錄員，是合同的簽訂者或執(zhí)行人，關(guān)乎每一份文件的完整性和準(zhǔn)確性。檔案因?yàn)槠涔逃械脑加涗浶院鸵罁?jù)憑證功能，要求每份文件如果涉及簽字蓋章，必須手續(xù)齊全完備。如果涉及更改，必須有更改依據(jù)和更改人簽字確認(rèn)，并履行相應(yīng)的審批手續(xù)。

管理人員是項(xiàng)目的服務(wù)者，簡(jiǎn)化工作流程，提高工作效率，做好項(xiàng)目文件控制，確保關(guān)鍵性、核心材料的形成和歸檔，是職責(zé)所在。檔案工作的目標(biāo)就是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文件的集中、有序管理，讓分散的、隱性的知識(shí)和技術(shù)真正固化下來(lái)，而不是保存在科研人員的頭腦中、電腦中，更不是散落在實(shí)驗(yàn)室里、辦公桌上。

檔案人員管好這些凝聚著科研人員智慧和汗水的檔案，對(duì)于展示今天的科研成果是必要的，對(duì)于明天的科學(xué)研究工作也是非常重要的。搞科研、做設(shè)計(jì)，通常上一階段的成果，是輸出文件，對(duì)于下一環(huán)節(jié)，更是輸入文件。探索和發(fā)現(xiàn)，不就是要站在巨人的肩膀上嗎。所以，無(wú)論科研人員，還是管理人員，對(duì)歸檔工作要認(rèn)識(shí)一致，步調(diào)一致，形成齊抓共管的良好局面。

2.4 全程管理

項(xiàng)目取得立項(xiàng)批復(fù)后，檔案部門要積極實(shí)踐項(xiàng)目檔案管理的“三納入”、“四同步”，實(shí)行全程管理，具體措施簡(jiǎn)單表述為“抓兩頭，促中間”。

開頭，即：接到項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)或簽訂合同時(shí)，歸檔工作就納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入規(guī)章制度和程序文件，納入崗位職責(zé)。專兼職檔案人員即根據(jù)科研任務(wù)和項(xiàng)目特點(diǎn)，按照國(guó)家法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和相關(guān)管理辦法，制定準(zhǔn)確適用的項(xiàng)目文件歸檔范圍，并提出科研文件材料的歸檔要求，同時(shí)著手收集開題論證報(bào)告、項(xiàng)目建議書、任務(wù)書及相關(guān)批復(fù)性文件等。

過(guò)程中間，由于科研項(xiàng)目的研究周期少則數(shù)月，長(zhǎng)則數(shù)年，為確保項(xiàng)目文件能充分記錄整個(gè)研究過(guò)程，檔案人員既要隨時(shí)追蹤了解項(xiàng)目進(jìn)展計(jì)劃，又要定期深入科研一線，仔細(xì)檢查科研項(xiàng)目文件材料的形成、積累情況。督促項(xiàng)目組在研究實(shí)驗(yàn)階段及時(shí)記錄、及時(shí)整理、及時(shí)小結(jié)，做到記錄準(zhǔn)確、圖紙準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，并按文件重要性、類別或形成時(shí)間，建立臺(tái)賬，做好預(yù)立卷。

最后，是預(yù)驗(yàn)收，顧名思義，預(yù)驗(yàn)收常常是項(xiàng)目承擔(dān)單位自行組織的，此時(shí)項(xiàng)目進(jìn)入科研成果總結(jié)鑒定階段，研究工作任務(wù)基本全部完成，技術(shù)報(bào)告均已定稿，有的項(xiàng)目甚至已經(jīng)申請(qǐng)成果專利，進(jìn)入推廣應(yīng)用階段。所有科研項(xiàng)目文件均已呈現(xiàn)在眼前，此時(shí)予以全面審查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，立即整改，可以起到事半功倍的效果。

總之，項(xiàng)目檔案工作實(shí)施全程管理的目的，就是通過(guò)各種控制手段和收集方式，確保科研文件材料的完整、齊全和準(zhǔn)確、有效。

2.5 整理規(guī)范

所謂整理，即按照一定原則對(duì)分散的文件實(shí)體進(jìn)行分類、組合、排列和編目，使之有序化的過(guò)程。

2.5.1 文件分類

文件分類是文件管理過(guò)程的要求，也是歸檔工作的需要。其依據(jù)是項(xiàng)目文件的來(lái)源、形成時(shí)間、內(nèi)容和形式特征等。

通常做法是將科研項(xiàng)目文件按照階段并結(jié)合文件內(nèi)容，分為立項(xiàng)文件、計(jì)劃方案類文件、招投標(biāo)文件、合同文件、設(shè)備文件、技術(shù)（研發(fā)）類文件、實(shí)（試）驗(yàn)記錄、測(cè)試文件、總結(jié)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)、推廣應(yīng)用等，又按載體不同分為紙質(zhì)文件、電子文件和聲像文件（包括錄音、錄像和照片）等。

2.5.2 文件組合

文件組合也即組織案卷保管單位，簡(jiǎn)稱組卷。其原則是遵循科研項(xiàng)目文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)項(xiàng)目文件材料的有機(jī)聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng)，便于檔案的保管和利用。

科研項(xiàng)目通常實(shí)行“項(xiàng)目—課題”兩級(jí)管理，特別是重大專項(xiàng)，同一項(xiàng)目分解出來(lái)的若干課題是項(xiàng)目的支撐。

每個(gè)課題是相對(duì)獨(dú)立的，每個(gè)課題檔案也應(yīng)是相對(duì)集中和完整的，如：一個(gè)試驗(yàn)的方案、大綱、規(guī)程、記錄、報(bào)告應(yīng)組合在一起；一項(xiàng)軟件開發(fā)，其需求分析、設(shè)計(jì)說(shuō)明書、測(cè)試報(bào)告、評(píng)審驗(yàn)收應(yīng)按階段組合在一起。不同課題的文件，避免交叉。

針對(duì)項(xiàng)目整體的綜合性和管理性文件可以按實(shí)施階段進(jìn)行組卷。這樣，在一個(gè)項(xiàng)目文件中，每個(gè)最小單元都是獨(dú)立的，又是相對(duì)完整的，如此層次遞進(jìn)，構(gòu)成項(xiàng)目檔案整體。

2.5.3 文件排列

一個(gè)項(xiàng)目的文件，管理類文件按照問(wèn)題結(jié)合時(shí)間（階段）或重要程度排列。一般應(yīng)正文在前，附件在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后。技術(shù)類文件，按研究階段或?qū)I(yè)排列，一般先總體，后部分；文字材料在前，圖紙?jiān)诤螅恢鞴に囅到y(tǒng)在前，輔助系統(tǒng)在后。設(shè)備文件，按照計(jì)劃選購(gòu)（研制）、到貨驗(yàn)收、安裝調(diào)試、使用維護(hù)等階段排列，設(shè)備儀器的圖樣和說(shuō)明書可單獨(dú)排列。合同文件按類別或年度。

2.5.4 編目

完成文件分類、組合、排列后，要固定文件排列次序，做好案卷目錄或卷內(nèi)文件級(jí)目錄，方面日后檢索利用，著錄項(xiàng)目通常包括檔號(hào)、題名、立卷單位、起止日期和密級(jí)等。

2.6 移交及時(shí)

研究周期長(zhǎng)的科研項(xiàng)目應(yīng)按階段歸檔，研究周期短的在任務(wù)結(jié)束時(shí)一次性歸檔。歸檔時(shí)間最遲應(yīng)為完成階段任務(wù)或課題結(jié)題后的三個(gè)月之內(nèi)。避免項(xiàng)目組人員變動(dòng)或解散造成科研項(xiàng)目文件的遺失。

科研項(xiàng)目檔案實(shí)行集中統(tǒng)一保管。

參考文獻(xiàn)

[1]王傳宇，張斌.科技檔案管理[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社， 2009.

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