大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案管理的思考與建議

賈文倩

近年來，許多單位部門的檔案管理都采用了計算機信息化管理，并且逐漸趨于無紙化、辦公自動化的管理模式，計算機信息化在檔案管理中的應(yīng)用在很大程度上提高了檔案管理工作的效率，減少了管理中的失誤概率等，具有重大意義[1]。在醫(yī)療檔案管理中，計算機信息化的應(yīng)用也起到了很大的作用，信息資源的數(shù)字化以及計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，加快了醫(yī)療檔案信息化建設(shè)的步伐，愈來愈多的醫(yī)院認(rèn)識到將信息化技術(shù)融入醫(yī)院各項發(fā)展中的重要性。醫(yī)院檔案的信息化管理，早已經(jīng)成為一個被醫(yī)院管理層共同認(rèn)可并重視的課題。從某種意義上來說，一家醫(yī)院檔案管理信息化程度的高低，已經(jīng)成為評價其綜合能力的一種標(biāo)識。而隨著新信息化技術(shù)的全面推進和深入，我們正快速的進入一個全新的大數(shù)據(jù)時代。

那么究竟什么是“大數(shù)據(jù)”？所謂大數(shù)據(jù)，首先它具備4V特點：Volume（大量）、Velocity（高速）、Variety（多樣）、Value（價值），是基于云計算的數(shù)據(jù)處理與應(yīng)用模式，對數(shù)量巨大、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、類型眾多的數(shù)據(jù)，通過數(shù)據(jù)整合共享、交叉復(fù)用的方式，形成的智力資源和知識服務(wù)能力，對涉及的海量、巨量資料在合理時間內(nèi)擷取、管理、處理、并整理成為嚴(yán)謹(jǐn)有效的信息，為用戶提供經(jīng)營決策依據(jù)或更為積極效能的數(shù)據(jù)應(yīng)用方式[2]。面對這個全新的數(shù)據(jù)信息時代，如何順應(yīng)時代步伐，更合理、有效的提高檔案信息管理的規(guī)范率；增加檔案信息的利用率；擴展對檔案信息的深度挖掘率；從而通過對大量檔案的信息化管理，為患者提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，為醫(yī)生提供更準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，為醫(yī)院決策層提供更全面的決策依據(jù)。這是如今醫(yī)院檔案信息化管理面臨的新課題和挑戰(zhàn)。

我國的檔案信息化建設(shè)已經(jīng)持續(xù)進行了二十年，無論是傳統(tǒng)載體的檔案數(shù)字化，還是電子政務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)，都產(chǎn)生了大量的數(shù)字信息，而面對不斷進步的社會和不斷積累的數(shù)據(jù)信息，傳統(tǒng)的檔案IT服務(wù)模式已經(jīng)完全無法滿足我們的需要。面對這種現(xiàn)實情況，對于檔案管理工作進行一場技術(shù)革新也是在所難免的。而大數(shù)據(jù)時代的來臨相比其他信息技術(shù)則更加契合檔案管理工作的需要。尤其是在知識經(jīng)濟時代，將檔案資源轉(zhuǎn)化為知識資源，將成為今后檔案管理工作一個必然的發(fā)展方向，大數(shù)據(jù)將起到舉足輕重的作用。

1 為什么要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維，從大數(shù)據(jù)角度去提升醫(yī)院檔案信息化工作的內(nèi)涵

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案信息化管理，從概念上說，是處于封閉模式的工作狀態(tài)。通過掃描儀、計算機和網(wǎng)絡(luò)把數(shù)據(jù)資料信息化，并以統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)據(jù)格式對檔案實現(xiàn)分類、編目、排序和存檔。這種模式下的檔案管理其實質(zhì)是被動的，不僅缺乏應(yīng)變力和競爭力，更不能對檔案數(shù)據(jù)信息進行深層次的挖掘、歸納和分析。我國社會生產(chǎn)已從粗放型向集約型轉(zhuǎn)變，其管理方式也從經(jīng)驗型向科學(xué)管理方式轉(zhuǎn)變，對于醫(yī)院檔案管理也不例外。在科學(xué)管理方式下，需要建立一套完整的數(shù)據(jù)庫管理程序及工作流程。這樣一來，傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式并不能夠適應(yīng)這一轉(zhuǎn)變，尤其是面對紙張堆疊、信息流通不暢及查詢瑣碎等，使得科研檔案信息處理的時間更長，耗費精力更大，浪費資源更多[3]。因此，對醫(yī)院檔案實現(xiàn)信息化迫在眉睫。

技術(shù)的進步可以推動時代，時代的進步又進一步為技術(shù)的進步打下了基礎(chǔ)。正是這樣的一步一步摸索創(chuàng)新，才有了如今社會的發(fā)展和變化。因此，就要求我們必須主動去接受和掌握新技術(shù)，去適應(yīng)時代和技術(shù)的發(fā)展，否則必然被時代所淘汰。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的全面深入，在如今這個公開、透明、全方位的網(wǎng)絡(luò)信息時代，如何通過遠程手段把這一份份數(shù)量龐大的檔案信息，歸納整理成一個巨大的資源寶庫，使這些海量數(shù)據(jù)更好的發(fā)揮出其功能，為醫(yī)生提供更準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)；為醫(yī)院決策層提供更好的決策依據(jù)；為病人提供更全面更貼心的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，這才是大數(shù)據(jù)時代，醫(yī)院檔案信息化管理的全新內(nèi)涵，從單純的被動思維，轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃铀季S，使檔案信息化管理部門從一個單純的數(shù)據(jù)保管者，轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€集數(shù)據(jù)整合化、格式規(guī)范化、分析高效化、查詢便捷化為一體的數(shù)據(jù)信息提供者，并成為一個能對手中數(shù)據(jù)進行深度管理、深度挖掘，深度分析，以數(shù)據(jù)為依據(jù)，為決策層提供決策參考的綜合型管理部門。而大數(shù)據(jù)的意義就在于通過對巨量數(shù)據(jù)的整合、規(guī)劃，以達到在合理時間內(nèi)，擷取、管理、分析、處理、并整理成為能幫助經(jīng)營決策或達到更積極目的資料依據(jù)。

所以，無論是為了適應(yīng)時代，還是為了提升醫(yī)院的綜合競爭力，更是為了在以人為本的社會思想下更好的為患者提供醫(yī)療服務(wù)，醫(yī)院的檔案信息化管理部門都必須轉(zhuǎn)變思維，進一步提升部門的職能重要性，統(tǒng)籌整合醫(yī)療信息資源，更加合理的歸納分析醫(yī)療信息數(shù)據(jù)，從而將有限的醫(yī)療資源更高效的分配，提升醫(yī)療水平與質(zhì)量，從大數(shù)據(jù)的角度去提升醫(yī)院檔案信息化管理工作的內(nèi)涵。而從中得益的，同樣是醫(yī)療機構(gòu)內(nèi)部的各個部門。

2 如何去實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化管理的大數(shù)據(jù)化

對于一個大的綜合性醫(yī)院來說，其每天所收集到的數(shù)據(jù)資料量是相當(dāng)多的，這種積累每天都在增加，所以對于醫(yī)院的檔案管理部門來說，實現(xiàn)檔案管理的大數(shù)據(jù)化是完全有其現(xiàn)實基礎(chǔ)的。從另一個層面來說，海量數(shù)據(jù)的積累，也是醫(yī)院檔案信息化管理部門向醫(yī)院決策者提出大數(shù)據(jù)化的先天優(yōu)勢和支撐點。

1、明確醫(yī)院檔案信息管理大數(shù)據(jù)化建設(shè)的重要性。

大數(shù)據(jù)建設(shè)是一個系統(tǒng)化的工程，其前期投入和后續(xù)維護均需要建設(shè)資源予以支撐，所以就需要醫(yī)院決策層的支持與管理。只有這樣，才能整合醫(yī)院各部門資源及數(shù)據(jù)，把醫(yī)院檔案信息管理的大數(shù)據(jù)化建設(shè)落在實處，使之建立一套完善的數(shù)據(jù)采集、分析、應(yīng)用的大數(shù)據(jù)化模式。

2、需要醫(yī)院各部門群策群力，共同參與，共同承擔(dān)。

目前在國內(nèi)的醫(yī)院中，計算機應(yīng)用已經(jīng)成為不可缺少的一部分，從最簡單的管理信息系統(tǒng)（MIS）和財務(wù)系統(tǒng)到完善的醫(yī)院信息系統(tǒng)（HIS）、影像存檔和通訊系統(tǒng)（PACS）、放射科信息系統(tǒng)（RIS）、實驗室信息系統(tǒng)（LIS）以及局域網(wǎng)管理、辦公自動化等，都已開始在醫(yī)院實施和運行。但一些領(lǐng)導(dǎo)還是不能充分認(rèn)識檔案信息化建設(shè)的作用和迫切性，致使在醫(yī)院的信息化建設(shè)中未將檔案信息化建設(shè)納入同步考慮和同步實施[4]。大數(shù)據(jù)化的成功實現(xiàn)，不是一個部門或者一個科室可以單獨承擔(dān)的工作，其核心的數(shù)據(jù)采集與輸入是離不開醫(yī)院各個部門配合的。只有把這些原本分散的資料數(shù)據(jù)完全整合，才能說是真正意義上的實現(xiàn)大數(shù)據(jù)化。這需要醫(yī)院各個部門中每個人的參與及配合，這是大數(shù)據(jù)化成功的基礎(chǔ)。只有在完成這種系統(tǒng)化的基礎(chǔ)采集之后，大家才能通過整合的大數(shù)據(jù)化系統(tǒng)，享受到大數(shù)據(jù)化后的便利與先進。

3、建立規(guī)范化的培訓(xùn)和維護機制。

大數(shù)據(jù)化后的平臺，需要有規(guī)范化的培訓(xùn)和維護，只能這樣才能真正發(fā)揮大數(shù)據(jù)平臺的功能，才能保證大數(shù)據(jù)平臺的正常運行。因此需要醫(yī)院建立規(guī)范化的培訓(xùn)和維護機制，讓大家懂的如何輸入數(shù)據(jù)，如何使用數(shù)據(jù)，如何維護數(shù)據(jù)。這樣才能真正發(fā)揮大數(shù)據(jù)化后的平臺功能，將大數(shù)據(jù)化的便捷與實用帶給每個使用者。同時，這也是使大數(shù)據(jù)化后平臺應(yīng)用穩(wěn)定、安全的基礎(chǔ)。

3 加強醫(yī)院檔案管理的對策和措施

1、科學(xué)合理分類。

根據(jù)醫(yī)院檔案的性質(zhì)、內(nèi)容、特點和相互之間的聯(lián)系，進行分類，可根據(jù)實際情況，在大類的基礎(chǔ)上進行小分類。利用大數(shù)據(jù)平臺、大數(shù)據(jù)化系統(tǒng)對檔案的查找、存取和利用，以及每一保管單元編制總目錄，登記號、檔案號、移交單位及時間、案卷標(biāo)題、負(fù)責(zé)人、備注等逐一錄入和整理[5]。

2、增強檔案意識。

醫(yī)院要加大《檔案法》和《檔案法實施辦法》等法律法規(guī)的宣傳力度，將檔案工作納入管理體制，與行政管理、業(yè)務(wù)管理、科研管理、財務(wù)管理掛鉤，強化檔案意識，把收集、整理、保護、保管檔案列人管理崗位的職責(zé)范圍。

3、提高人員素質(zhì)。

醫(yī)院科研檔案資源是信息管理的一部分，作為醫(yī)院的檔案人員不僅要具備科研檔案管理專業(yè)知識，而且還應(yīng)具有一定的醫(yī)療和科研專業(yè)知識，檔案人員在新時期、新形勢下，要與時俱進，不斷更新知識、努力鉆研業(yè)務(wù)，同時還要掌握醫(yī)院人文知識、信息網(wǎng)絡(luò)、外語等多方面的知識。只有全面掌握科學(xué)管理檔案的綜合技能，才能適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的需要，從而推動檔案管理水平的提高[5]。

4 結(jié)語

對于醫(yī)療機構(gòu)來講，資源永遠都是有限的，如何用有限的資源實現(xiàn)最大的醫(yī)療效率，是每個醫(yī)院管理者及醫(yī)生永遠的課題。大數(shù)據(jù)平臺的應(yīng)用，就是解決這個課題的一種實踐。通過高速發(fā)展的信息化技術(shù)，做好醫(yī)院檔案信息化管理，利用利用計算機的優(yōu)越性能和數(shù)據(jù)整合后的高效運算來處理各類繁多的醫(yī)療檔案及大量累積的病人數(shù)據(jù)，再通過大數(shù)據(jù)整合計算的方式，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的智能化、精確化，用最少的資源解決最大的問題，不僅能大大提升醫(yī)生的工作效率，同事也為醫(yī)院節(jié)約了大量成本，使得醫(yī)院能夠跟上時代的步伐，健康長遠的發(fā)展，更好的為患者服務(wù)，為社會服務(wù)。

另一方面，醫(yī)療檔案管理的最終目的是開發(fā)利用，再有價值的檔案，如果不用也就變得沒有任何價值。只有不斷對這些寶貴的醫(yī)療檔案信息進行研究與開發(fā)，才能讓檔案管理成為醫(yī)療部門的強力信息后盾，為醫(yī)院醫(yī)療水平的向前發(fā)展提供動力。

科研檔案管理是一項技術(shù)性極強的管理工作，尤其在信息網(wǎng)絡(luò)背景下，檔案管理人員不僅具備檔案管理的基本素養(yǎng)， 同時還應(yīng)掌握最新的科研動態(tài)，靈活運用最新的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，提高檔案管理效率，最大限度發(fā)揮檔案的價值，這才是新時代下檔案管理人員所應(yīng)具備的素質(zhì)。

而大數(shù)據(jù)平臺的建設(shè)無疑給了檔案管理人員一個盡情發(fā)揮特長的優(yōu)秀平臺，歸納，整理手段的便利，會讓檔案管理人員更高效理清檔案的脈絡(luò)和之間的關(guān)系，為分析、挖掘提供更好的信息基礎(chǔ)。從而真正體現(xiàn)出檔案管理的意義所在。

參考文獻

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