文書(shū)檔案按“卷”與按“件”管理之比較

蒙天池

摘 要：本文分別闡述按“卷”管理和按“件”管理的定義，并對(duì)新舊兩種立卷方式進(jìn)行優(yōu)缺點(diǎn)比較，提出一些看法

關(guān)鍵詞：立卷歸檔；優(yōu)缺點(diǎn)

立卷歸檔是文書(shū)檔案管理過(guò)程的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，傳統(tǒng)的文書(shū)檔案采取案卷管理方式，但是隨著辦公自動(dòng)化的普及和計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的廣泛運(yùn)用，形成了大量的電子文件，傳統(tǒng)的文書(shū)檔案立卷管理的方式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理。2000 年 12 月 6 日，國(guó)家檔案局頒布了《歸檔文件整理規(guī)則》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)則》），《規(guī)則》中提出了將文書(shū)立卷以“卷”改為以“件”為保管單位，它是我國(guó)國(guó)家機(jī)關(guān)行政事業(yè)單位檔案管理 進(jìn)入了一個(gè)全新的階段，是在新形勢(shì)下實(shí)現(xiàn)歸檔文件整理規(guī)范化、檔案管理科學(xué)化的一項(xiàng)重要措施。現(xiàn)將傳統(tǒng)的按“卷”管理和改革后的按“件”管理做一比較。

1 傳統(tǒng)的按“卷”管理

傳統(tǒng)的文書(shū)檔案的歸檔是檔案人員首先接收、收集、整理文件，將有保存價(jià)值的文件歸檔，根據(jù)立卷的原則和方法，按照它們之間的聯(lián)系、價(jià)值、保管期限組合成案卷，并編寫(xiě)案卷題名。一個(gè)案卷題名是對(duì)卷內(nèi)文件的概括，可以揭示出卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份，為文件的查找利用提供線索；然后按照文件的重要程度和時(shí)間順序排列卷內(nèi)文件和編號(hào)，填寫(xiě)和編制卷內(nèi)目錄；對(duì)每份文件的排列順序，一般按照“印制件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；批復(fù)件在前，請(qǐng)示件在后”的原則整理；最后按保管期限、年度、組織機(jī)構(gòu)或保管期限、年度、問(wèn)題的方法進(jìn)行案卷排列及編制案卷目錄。

2 改革后的按“件”管理

國(guó)家檔案局發(fā)布的《規(guī)則》是以“簡(jiǎn)化整理、深化檢索”為宗旨，對(duì)“立卷”進(jìn)行改革，采用按“件”管理，極大地簡(jiǎn)化了歸檔文件的整理工作過(guò)程。按“件”管理，顧名思義按每份文件進(jìn)行管理，正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)為一件，來(lái)文和復(fù)文可為一件。按保管期限、年度、機(jī)構(gòu)結(jié)合問(wèn)題、時(shí)間進(jìn)行分類、排列，每一份文件用不銹鋼釘裝訂，并加蓋檔號(hào)章、裝盒、編制檔案目錄。

3 兩種管理方法的比較

無(wú)論是傳統(tǒng)的案卷級(jí)管理還是改革后的文件級(jí)管理，在歸檔過(guò)程中都必須“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用”的整理原則，只是整理程序和操作方法有所不同。下面通過(guò)闡述兩種管理方法的優(yōu)缺點(diǎn)來(lái)進(jìn)行比較

3.1 按“卷”管理的優(yōu)缺點(diǎn)

1、優(yōu)點(diǎn)。按“卷”管理的優(yōu)點(diǎn)是具有系統(tǒng)性、成套性。不依賴于計(jì)算機(jī)檢索，可以按照案卷目錄查找到所需要的文件；按“卷”管理的文件安全性較好，由于文件都是裝訂起來(lái)的，所以不易被拆卷或抽取而造成檔案遺失。

2、缺點(diǎn)。按“卷”歸檔是一項(xiàng)工作量大、專業(yè)性強(qiáng)、程序復(fù)雜的工作，檔案人員的素質(zhì)直接影響案卷質(zhì)量，不同的檔案人員，看問(wèn)題的角度不同，理解能力不同，對(duì)一卷相同的檔案會(huì)組出不同的樣式案卷，形成的案卷題名也五花八門(mén)，這給檔案的查詢利用帶來(lái)困難與不便。由于是按“卷”管理，一卷檔案由若干份文件組成，利用者只需查詢其中一份，但在查詢時(shí)會(huì)看到其它無(wú)關(guān)的文件，不利于檔案的保密。

3.2 按“件”管理的優(yōu)缺點(diǎn)

1、優(yōu)點(diǎn)。改革后的文件級(jí)管理，大大簡(jiǎn)化了歸檔工作程序，減少了不必要的手工勞動(dòng)和財(cái)務(wù)的投入，縮短了文件歸檔的時(shí)間，提高了工作效率，把檔案人員從繁重的整理工作中解脫出來(lái)，把更多地時(shí)間和精力放在檔案編研和信息開(kāi)發(fā)利用上，更好的發(fā)揮檔案的價(jià)值；按“件”歸檔相比起按“卷”歸檔對(duì)于檔案人員來(lái)說(shuō)更容易更簡(jiǎn)單，只需區(qū)別不同的保管期限，把同一保管期的內(nèi)容放在一起，按時(shí)間先后排列，不用耗費(fèi)大量的精力進(jìn)行分類，同時(shí)也減少了檔案人員對(duì)文件歸檔的主觀隨意性，更加遵循文書(shū)自然形成規(guī)律；檔案以“件”為單位歸檔后，可以隨時(shí)增加和補(bǔ)充遺漏文件或材料，無(wú)需拆卷和裝訂，只需將漏歸的文件插到相關(guān)類別的卷盒中，在備注中說(shuō)明即可；改革后的管理更有利于檔案的利用，過(guò)去查閱檔案是整卷提供利用，現(xiàn)在是每份檔案都以“件”為單位存在，可以有針對(duì)性地提供利用者所需要的檔案，不用接觸到其他無(wú)關(guān)的文件，大大提高了保密性；便于現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)管理，便于掃描和復(fù)制，檔案軟件里不用再分為案卷和卷內(nèi)兩級(jí)目錄，直接一個(gè)件盒目錄，檢索起來(lái)更方便、快捷，也有利于檔案的日常統(tǒng)計(jì)工作。

2、缺點(diǎn)。采用按“件”管理的歸檔方式是有條件的，只有信息化管理比較成熟，可以對(duì)庫(kù)存檔案實(shí)現(xiàn)文件級(jí)計(jì)算機(jī)檢索的單位，才適用此方法。因?yàn)闆](méi)有分卷管理，以件為單位的文件之間沒(méi)有有機(jī)的聯(lián)系，是以個(gè)體存在的，如果不借助于計(jì)算機(jī)檢索，很難找到所需檔案。計(jì)算機(jī)管理水平，在一定程度上決定了檔案的管理水平，這就對(duì)檔案人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平和能力要求相對(duì)比較高。所以按“件”管理具有依賴性、局限性。

按“件”管理是信息時(shí)代的產(chǎn)物，是檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，給檔案工作者帶來(lái)了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。雖然按“件”管理有不足，但總體來(lái)說(shuō)還是利大于弊，如何取“卷”之長(zhǎng)補(bǔ)“件”之短，是每個(gè)檔案工作人員在日后工作中需要總結(jié)和改進(jìn)的。只有不斷研究、改進(jìn)檔案管理辦法，才能促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

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