新時期黨校檔案信息化管理策略探討

摘 要：檔案管理是黨校建設(shè)與發(fā)展的重要內(nèi)容之一，決定著黨校的管理水平。黨校的檔案記載著黨校的發(fā)展史、教學(xué)成果和教育工作者對黨校的付出，是黨校具備的寶貴財富，具有神圣不可逾越的地位。在新時代背景下，黨校檔案的管理應(yīng)積極響應(yīng)時代的要求，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念和管理模式，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，提升檔案管理質(zhì)量。本文就新時期黨校檔案信息化管理策略進行了分析與探究。

關(guān)鍵詞：黨校；檔案管理；信息化管理

信息技術(shù)已經(jīng)成為現(xiàn)代社會的代名詞，是現(xiàn)代化社會發(fā)展的重要支撐，經(jīng)濟、文化、政治、娛樂等都要以信息技術(shù)為載體，進行信息的交流與傳播，將龐大的世界聯(lián)系在一起。新時期，應(yīng)利用好信息技術(shù)這把利劍，將其應(yīng)用到黨校的檔案管理中，實現(xiàn)檔案管理的信息化，可大大提高檔案管理的質(zhì)量和效率。通過對檔案管理工作現(xiàn)狀的分析，加強黨校的信息化管理迫在眉睫。

1 黨校檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

1.1 檔案管理人員專業(yè)水平偏低

對于檔案管理工作而言，管理人員在其中扮演著至關(guān)重要的角色，是檔案管理工作開展的重要基礎(chǔ)[1]。但是，就當(dāng)前黨校檔案管理的現(xiàn)狀而言，檔案管理人員普遍存在著素質(zhì)偏低的現(xiàn)象，在專業(yè)性方面有所欠缺。黨校的檔案管理人員一般以教職工人員為主，屬于非專業(yè)類的檔案管理人員，影響著檔案管理的質(zhì)量和效率。由于檔案管理涉及到歸檔、整理、登記、檔案清點、查詢等工作，若不了解檔案管理的有效方法，會導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量下降，提高檔案管理人員的專業(yè)性具有必要性。

1.2 檔案管理模式相對傳統(tǒng)

黨校檔案管理工作依舊保持著傳統(tǒng)的人工管理模式，所有的檔案編號、規(guī)整、清點工作等都需要人工來完成，需要耗費大量的時間和人力，且工作的效率不高，檔案管理質(zhì)量不夠理想。由于人工的能力有限，檔案的管理工作相對復(fù)雜、繁瑣，面對繁多的檔案資料，檔案管理工作中的失誤率較高。新時代背景下，傳統(tǒng)人工檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展要求，管理模式相對落后，實現(xiàn)檔案管理的信息化迫在眉睫。

1.3 檔案查詢效率相對較低

檔案查詢是檔案管理中的重要任務(wù)之一，利用人為手工式的檔案查詢相對繁瑣，對檔案內(nèi)容的檢索效率不高，從諸多的黨校檔案中查找出目標(biāo)性檔案具有一定的難度，在信息檢索方面存在滯后性。同時，在檔案查找的過程中，極易出現(xiàn)檔案查找資料不全、信息精確度不高的現(xiàn)象。由于紙質(zhì)檔案經(jīng)過時間的推移，會出現(xiàn)不同程度遺失的現(xiàn)象，致使檔案資料不全，影響黨校教學(xué)工作的開展[2]。

2 新時期黨校檔案信息化管理策略

2.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理方法，了解信息化管理的重要性

檔案管理是黨校管理工作中的關(guān)鍵內(nèi)容，影響著黨校的管理水平。加強對黨校檔案的管理是尊重黨校發(fā)展歷史的重要舉措，注重對黨校發(fā)展歷史資料的保護，是尊重黨校的關(guān)鍵行為[3]。為了提高黨校檔案管理水平，應(yīng)順應(yīng)時代的發(fā)展要求，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和信息化，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，明確了解檔案信息化管理的重要性和必要性，以提高檔案管理水平。黨校應(yīng)意識到傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展要求，全面推行檔案的信息化管理，意識到信息技術(shù)的優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案的信息化管理更方便、更快捷，檔案管理工作更為高效。黨校的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)識到檔案信息化管理的重要性，積極開展黨校管理工作，為構(gòu)建新型的檔案管理模式而不斷努力。

2.2 豐富信息設(shè)備資源，為信息化管理提供基礎(chǔ)

實現(xiàn)黨校檔案管理的信息化，是以信息技術(shù)為基礎(chǔ)而開展的，注重對檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的完善具有必要性。黨校的檔案是以紙質(zhì)的形式存在的，應(yīng)將現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案中的信息錄入到計算機或電子設(shè)備中，對現(xiàn)存的信息進行數(shù)字化的處理，通過錄入、掃描和攝影等方式對檔案信息進行采集，并將其全部錄入到計算機系統(tǒng)中，并利用計算機系統(tǒng)進行檔案信息的分類處理，構(gòu)建完善的檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案信息的全面管理。由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案只是通過人工管理的形式進行管理，不需要其他設(shè)備予以輔助，存在著計算機設(shè)備短缺的現(xiàn)象，應(yīng)購入檔案管理設(shè)備，照相機、掃描儀、計算機等都是檔案信息化管理中必不可少的基礎(chǔ)設(shè)施，豐富信息設(shè)備資源，可為信息化管理提供基礎(chǔ)。

2.3 完善檔案信息化管理體系，提高檔案管理質(zhì)量

在黨校檔案信息化管理過程中，應(yīng)構(gòu)建完善的檔案信息化管理體系，嚴(yán)格控制檔案管理的規(guī)范性，嚴(yán)格約束管理人員的行為，為提高檔案管理質(zhì)量提供保障。黨校檔案是黨校歷年來發(fā)展的重要見證，承載著大量的歷史信息和科研成果，可為黨校的建設(shè)與發(fā)展提供依據(jù)和借鑒，對黨校來說是一筆寶貴的財富[4]。檔案領(lǐng)導(dǎo)隊伍應(yīng)由各部門領(lǐng)導(dǎo)層組成，不同部門應(yīng)設(shè)定不同的檔案管理人員，檔案館的管理人員應(yīng)嚴(yán)格控制每份檔案的入館時間、領(lǐng)導(dǎo)借閱詳情、檔案的屬性等，對該檔案的具體情況進行嚴(yán)格控制。在黨校檔案管理工作中，應(yīng)建立完善的檔案管理機制，嚴(yán)格規(guī)范檔案管理人員的行為和工作態(tài)度，對檔案管理工作中出現(xiàn)重大失誤者，應(yīng)加大懲處力度，以給予管理人員以警示。檔案管理機制應(yīng)強化責(zé)任意識，實現(xiàn)權(quán)責(zé)的明細化，一旦出現(xiàn)檔案遺失、檔案登記錯誤、整理有誤現(xiàn)象的出現(xiàn)，應(yīng)追究檔案管理人員的責(zé)任，將責(zé)任落實到個人，以提高檔案管理質(zhì)量。建立健全檔案信息化管理制度，會使整個檔案管理工作有章可循，加強檔案管理的規(guī)范性，進而提高檔案管理質(zhì)量。

2.4 以網(wǎng)絡(luò)平臺為載體，實現(xiàn)檔案信息的共享

實現(xiàn)檔案管理的信息化，可以利用信息網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)檔案信息的共享，建立黨校檔案管理的專屬網(wǎng)站，使得黨校的各個部門可以將各自的科研成果、新鮮的教學(xué)觀點上傳至網(wǎng)絡(luò)平臺。黨校全體教師都可以實現(xiàn)對所有信息的共享，建立檔案管理的局域網(wǎng)，能夠及時分享網(wǎng)站信息，以豐富檔案網(wǎng)站資源[5]。構(gòu)建黨校檔案管理網(wǎng)站，只有黨校領(lǐng)導(dǎo)、教職工、檔案管理人員可以進行網(wǎng)站，檔案管理人員應(yīng)做好網(wǎng)站的日常維護和管理，對新的檔案資料進行及時的分類和整理，并制定不同的關(guān)鍵詞，做好目錄、入檔時間等信息的登記工作。另外，應(yīng)對網(wǎng)站設(shè)置數(shù)字加密技術(shù)，對該網(wǎng)站信息進行實施的保護，采用身份驗證技術(shù)來進行網(wǎng)站的登錄，只要鍵入想要查找的關(guān)鍵詞，可立即查找到相關(guān)的檔案信息，檔案管理效率得到提高。為了更好的開展黨校檔案的信息化管理，應(yīng)加強管理隊伍建設(shè)，提高管理人員素質(zhì)，注重對管人員計算機操作能力、網(wǎng)絡(luò)管理與維護能力、檔案管理能力等的培養(yǎng)。與此同時，應(yīng)構(gòu)建完善的激勵機制，對表現(xiàn)好的管理人員進行激勵，應(yīng)管理人員的要求選擇相應(yīng)的激勵模式，以激發(fā)管理人員的工作積極性，提高對檔案管理人員專業(yè)性的要求，為檔案的信息化管理提供基礎(chǔ)。

2.5 加強學(xué)習(xí)（西方先進技術(shù)）可以省略，借鑒發(fā)達國家成功經(jīng)驗

信息技術(shù)起源于發(fā)達國家，在信息化管理方面具有豐富的經(jīng)驗，并普遍應(yīng)用到各行各業(yè)之中，實現(xiàn)了管理的數(shù)字化水平。為了更大程度上的提高我國檔案管理的質(zhì)量和效率，應(yīng)借鑒西方發(fā)達國家的成功經(jīng)驗，并到國外（可以不要）進行信息化管理技術(shù)的進修，并引進國外先進的信息化管理設(shè)備，（）將其應(yīng)用到黨校檔案的信息化管理之中，定會取得理想的效果。注重檔案管理的聯(lián)機服務(wù)終端，能讓檔案管理人員更高效的開展檔案管理工作，在檔案查詢上更具效率性。引進先進的信息化管理設(shè)備，應(yīng)提升管理人員的操作水平，將先進的管理模式應(yīng)用到檔案管理中，將網(wǎng)絡(luò)信號覆蓋在黨校內(nèi)部，（已經(jīng)全覆蓋了）并在網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)方面設(shè)置更加完善，有利于提高黨校檔案的信息化管理水平。

3 結(jié)束語

檔案管理是黨校管理工作中的重要一環(huán)，是對黨校重要信息的管理，具有高度的管理價值。新時期背景下，對傳統(tǒng)的檔案管理工作進行創(chuàng)新，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化與信息化，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，了解檔案管理信息化管理的重要性；完善黨校信息化資源，購入足夠的信息設(shè)備；完善檔案信息化管理體系，提高檔案管理質(zhì)量；利用網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)檔案信息的共享；加強檔案管理隊伍建設(shè)，提高管理人員的計算機操作能力，實現(xiàn)黨校檔案管理的高效性和高質(zhì)性。

參考文獻

[1]陳文玲.改進黨校檔案管理工作的若干思考[J].浙江檔案，2014，07：63.

[2]姚莉.淺談新時期黨校檔案管理工作的創(chuàng)新[J].商品與質(zhì)量，2012，S7：278.

[3]李鳴宇.檔案信息化管理及推動檔案信息化建設(shè)的策略研究[J].才智，2015，05：365.

[4]陳文玲.改進黨校檔案管理工作的若干思考[J].浙江檔案，2014，07：63.

[5]姚莉.淺談新時期黨校檔案管理工作的創(chuàng)新[J].商品與質(zhì)量，2012，S7：278.

作者簡介

于寧寧（1976-），女，江蘇鹽城人，中共鹽城市委黨校，檔案管理方向，本科。