試述信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理

楊崢嶸

摘 要：檔案管理人員要從自身做起，并要不斷地對檔案管理工作進(jìn)行完善，只有這樣才能使檔案工作服務(wù)于社會?；诖?，本文結(jié)合自身經(jīng)驗，對信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理工作展開了論述。

關(guān)鍵詞：信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；檔案管理

在信息網(wǎng)絡(luò)新環(huán)境下，決策人需要進(jìn)行相應(yīng)的投資，推進(jìn)檔案的信息化管理，只有這樣才能提高檔案管理水平，使之為組織的發(fā)展服務(wù)。

1 信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的存在問題

1.1 信息網(wǎng)絡(luò)組織不完善

信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，數(shù)字化的檔案在網(wǎng)絡(luò)上可以相互聯(lián)系，交流，應(yīng)用。這些電子檔案主要包括：文字、表格、圖片、數(shù)據(jù)庫等多種類型。將傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案是一件十分重要的步驟。這不僅僅是將原有的檔案信息錄入計算機(jī)中，同時還要依據(jù)檔案內(nèi)容，組合關(guān)鍵字，方便使用者對檔案信息進(jìn)行檢索、調(diào)出、更改、分析等?，F(xiàn)如今，我國的先關(guān)技術(shù)依舊不夠成熟，存在很多現(xiàn)實漏洞，相關(guān)操作人員也應(yīng)對檔案信息進(jìn)行認(rèn)真準(zhǔn)確的管理，不斷更新完善現(xiàn)有檔案錄入技術(shù)，完善檔案錄入系統(tǒng)。

1.2 信息的安全與保密技術(shù)不夠完善

電子檔案上網(wǎng)后需要采取一定的安全措施保護(hù)檔案信息，從進(jìn)口、傳輸途徑、使用方法三個方面對信息進(jìn)行進(jìn)一步的安全處理。為了防止外來系統(tǒng)對檔案系統(tǒng)攻擊，可以采用，防火墻，安全代理等技術(shù)實現(xiàn)。在防止內(nèi)部人員對檔案信息泄露方面，需要加強(qiáng)在管理以及技術(shù)上做到技術(shù)上安全存放。

1.3 新的信息檢索工具研發(fā)

伴隨著檔案館藏文獻(xiàn)的數(shù)字化過程嗎，產(chǎn)生一個檔案館藏虛擬卡片目錄。使用者可以使用目錄上的超文本鏈接，在網(wǎng)絡(luò)平臺上進(jìn)行瀏覽。同時，檔案的日期、檔案姓名等其他關(guān)鍵詞同樣可以查到相關(guān)檔案。在這其中，依舊存在許多問題尚未完善，需要不斷創(chuàng)新。比如：制定適合的聯(lián)機(jī)檢索的研究工具和檢索工具。

1.4 檔案管理意識淡薄

我國的各種組織以及相關(guān)的檔案管理人員習(xí)慣了傳統(tǒng)的檔案管理模式，認(rèn)為檔案管理就是保存一些組織發(fā)展的相關(guān)數(shù)據(jù)，因此，他們的檔案管理意識比較淡薄。首先，個別單位的領(lǐng)導(dǎo)部門檔案管理意識比較淡薄。領(lǐng)導(dǎo)部門涉及到檔案管理人員的選調(diào)、檔案管理設(shè)施、設(shè)備的投資等方面。他們的檔案管理意識淡薄往往導(dǎo)致檔案管理人員人事安排的不合理，如他們認(rèn)為檔案管理工作不是很復(fù)雜、技術(shù)含量不是很高，不需要專業(yè)人才管理，所以較少進(jìn)行檔案管理人才的招聘。如果檔案管理部門缺人，他們一般在本單位其他崗位進(jìn)行調(diào)整。另外，單位領(lǐng)導(dǎo)涉及到檔案管理設(shè)備的投資決策。由于他們的管理意識淡薄，會影響到檔案管理設(shè)備的購置，使得檔案管理與整體的組織發(fā)展相脫節(jié)。然后是檔案管理人員意識淡薄。他們認(rèn)為檔案管理就是保存數(shù)據(jù)文件，沒有挑戰(zhàn)性，個人職業(yè)發(fā)展空間小，所以在工作時也不能盡心盡力，這直接導(dǎo)致組織檔案管理水平低下。

1.5 缺乏專業(yè)、穩(wěn)定的檔案管理人才隊伍

新時期，新的網(wǎng)絡(luò)信息檔案管理環(huán)境對檔案管理人員提出了新的素質(zhì)要求。然而，由于電子檔案的發(fā)展歷史比較短，當(dāng)前，很多單位還沒有建立專業(yè)、穩(wěn)定的檔案管理人才隊伍。首先，缺乏專業(yè)型檔案管理人才。當(dāng)前我國的檔案管理人才在年齡上出現(xiàn)脫節(jié)。對于年齡比較大的管理人員，他們習(xí)慣了傳統(tǒng)的檔案管理，雖然有很多的經(jīng)驗，但是不滿足當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下檔案管理的需求。對于較為年輕的檔案管理人員而言，他們雖然了解先進(jìn)的信息管理技術(shù)，但是缺乏檔案管理的經(jīng)驗。然后，新的檔案管理環(huán)境對于檔案管理人員的素質(zhì)要求更為嚴(yán)格。檔案管理人員需要有一定的信息技術(shù)知識，如網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。需要熟悉基礎(chǔ)的編程，如能夠使用基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)庫管理軟件SQLserver等等。而目前，我國的檔案管理人才培養(yǎng)體制還存在一些缺陷，導(dǎo)致社會及其缺乏合格的檔案管理人員。

1.6 信息安全保障措施不到位

檔案信息化之后，相應(yīng)的數(shù)據(jù)需要輸入到信息共享平臺，實現(xiàn)信息共享。雖然當(dāng)前信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域已經(jīng)得到廣泛應(yīng)用、建立了相應(yīng)的信息管理系統(tǒng)，然而，安全保障信息措施，相應(yīng)的保護(hù)軟件等開發(fā)不到位。電腦黑客、計算機(jī)病毒對檔案信息的安全造成極大的威脅。安全保障不完善直接阻礙了檔案信息化管理水平的提高，使得相關(guān)的硬件設(shè)施的優(yōu)勢不能得到充分發(fā)揮，造成嚴(yán)重的資源浪費(fèi)。

2 信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的方法措施

2.1 檔案信息資源分布采集規(guī)范化管理

由于檔案信息的復(fù)雜性和多變性，檔案在組織建設(shè)中存在資源管理的浪費(fèi)現(xiàn)象。從國家的角度講，我國應(yīng)首先加強(qiáng)宏觀調(diào)控，對我國民政婚姻相關(guān)部門的檔案管理進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，便于國家及時收集數(shù)據(jù)，協(xié)調(diào)規(guī)劃國家發(fā)展。同時，國家應(yīng)制定相關(guān)法律政策，設(shè)立管理和規(guī)劃信息資源開發(fā)利用，并制定關(guān)于傳播、儲存的一致性協(xié)議和統(tǒng)一代碼標(biāo)準(zhǔn)、術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、安全標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)各個地區(qū)之間檔案資源的共享。

2.2 利用網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)確保檔案信息安全

我國信息網(wǎng)絡(luò)檔案信息依舊存在很多不安全因素。但是這些局部的不安全因素是可以通過一些技術(shù)方法進(jìn)行處理。有關(guān)部門可以利用網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)，進(jìn)一步確保檔案信息的安全。例如：病毒防范技術(shù)，數(shù)據(jù)加密技術(shù)、信息確認(rèn)技術(shù)等方法提高信息技術(shù)的安全保障。同時，相關(guān)部門還應(yīng)運(yùn)用安全監(jiān)測技術(shù)和監(jiān)控監(jiān)測技術(shù)對檔案系統(tǒng)進(jìn)行入侵檢測，進(jìn)一步確保檔案信息安全。同時，相關(guān)部門可以運(yùn)用防火墻技術(shù)、交換機(jī)、網(wǎng)絡(luò)加密技術(shù)以及 P3P、Cookies 等潮流軟件，加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)安全的保護(hù)力度，保護(hù)檔案的隱私權(quán)。由于大部分檔案信息中所包含個人信息是隱私的泄露可能對個人甚至社會造成不利影響。因此采取相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全信息保障措施，是信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息安全保障的必要措施。

2.3 檔案信息系統(tǒng)化分層管理

現(xiàn)如今，婚姻登記處保存有數(shù)量相當(dāng)龐大的檔案信息資源，這些檔案信息關(guān)系到相關(guān)檔案人員的隱私和切身利益，有關(guān)部門會對檔案進(jìn)行批量調(diào)取和查看。檔案庫中的檔案信息依舊存在管理不善造成的檔案信息錯誤變更的因素。有關(guān)檔案負(fù)責(zé)人可以根據(jù)檔案的日期進(jìn)行分批處理，將檔案管理變得有條理，方便檔案信息的調(diào)取、更改等。

2.4 提高檔案管理意識

為了提高檔案管理水平，最重要的是需要提高檔案管理意識。首先，單位的決策部門需要提高檔案管理意識，認(rèn)識到檔案管理的戰(zhàn)略意義。合理地進(jìn)行檔案管理的技術(shù)的投資，推動檔案信息化管理。另外，在日常的檔案管理中，特別是涉密信息的檔案管理中，單位的最高決策者需要直接參與。然后，檔案管理人員需要提高檔案管理意識，以主人翁的態(tài)度進(jìn)行檔案管理，積極主動地完成任務(wù)，逐漸加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自身的專業(yè)素質(zhì)。

2.5 提高檔案管理人員素質(zhì)

在新的信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，提高檔案管理人員的素質(zhì)成為重中之重。各單位都應(yīng)該重視檔案管理人員素質(zhì)的提高。首先，相關(guān)單位應(yīng)該定期組織專兼職檔案管理員業(yè)務(wù)培訓(xùn)及外出學(xué)習(xí)，使檔案管理人員能夠不斷的學(xué)習(xí)新的知識和技術(shù)手段，提高自身的專業(yè)素養(yǎng)。另外，在檔案管理人員的選聘方面，單位要嚴(yán)格把關(guān)，選擇具有較高專業(yè)素質(zhì)的人才參與檔案管理，這樣能夠有效地提高檔案管理水平。

2.6 加強(qiáng)檔案管理技術(shù)建設(shè)，加強(qiáng)安全保障

數(shù)字化設(shè)備是實現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)。然而，我國極其缺乏相應(yīng)的數(shù)字化設(shè)備，針對這個問題，單位特別是類似中職衛(wèi)校財政全額撥款單位，應(yīng)爭取政府的政策及財力等支持，推進(jìn)檔案管理技術(shù)的開發(fā)。另外，單位要重視網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的開發(fā)，使檔案信息共享的安全得到保證。

3 總結(jié)

信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理工作，不僅對檔案管理工作者來講是一個重要的變化，信息網(wǎng)絡(luò)化管理方便檔案管理者對檔案進(jìn)行管理，同時方便了檔案使用者的隨時調(diào)用，提高了工作效率，為我國民事部門的協(xié)調(diào)統(tǒng)一發(fā)展帶來了深刻的影響。因此信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的婚姻登記檔案管理值得有關(guān)部門重視，并協(xié)調(diào)統(tǒng)一發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]劉麗.基于信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理的分析[J].動動畫世界·教育技術(shù)研究，2012，17（8）：52-53.

[2]李曉莉.信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)在高校檔案管理中的應(yīng)用研究[J].青春歲月，2012，24（17）：92-93.

[3]曹曉艷.信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在干部檔案管理中的應(yīng)用[J].大觀周刊，2011，47（12）：121-122.