信息化時代視域下的醫(yī)院外事檔案管理工作

摘 要：隨著我國對外開放進(jìn)程的加快，各國家間的交流與往來日益頻繁。外事工作已經(jīng)成為日常工作中的重要組成部分。如何做好外事檔案工作已成為重要的研究課題。通過厘析醫(yī)院外事檔案管理工作的現(xiàn)狀，提出信息化時代視域下加強醫(yī)院外事檔案管理的有效措施。

關(guān)鍵詞：外事檔案；現(xiàn)狀；有效舉措

醫(yī)院外事工作是醫(yī)院開展對外合作的紐帶與橋梁，也是加強學(xué)科建設(shè)、人才建設(shè)與科學(xué)研究的重要組成部分，在提高辦院質(zhì)量和擴大知名度等方面起著十分重要的作用。醫(yī)院外事檔案是醫(yī)院對外交流和合作活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體等材料。醫(yī)院外事檔案反映醫(yī)院國際交流與合作活動的真實寫照，為醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展提供了憑證依據(jù)。隨著全球經(jīng)濟一體化和大數(shù)據(jù)時代的到來，醫(yī)學(xué)發(fā)展呈現(xiàn)出國際化的發(fā)展趨勢。醫(yī)院外事檔案管理的重要性日漸凸顯出來。這也對醫(yī)院外事檔案管理提出了更新、更高的要求。

1 目前醫(yī)院外事檔案管理工作存在的問題

1.1 對外事檔案管理的重視度不夠

醫(yī)院外事工作是醫(yī)院對外交流的窗口，從小到對醫(yī)院自身的發(fā)展，大到顯示國家醫(yī)療水平發(fā)展的層次與程度，都有著十分重要的作用。醫(yī)院外事檔案管理工作的成效與否直接影響到醫(yī)院外事工作的開展，甚至影響著國家醫(yī)學(xué)的發(fā)展。可是在實際工作中，由于外事活動的日益頻繁，外事接待任務(wù)的不斷增加，而相應(yīng)的外事工作人員卻沒有相應(yīng)的增加，疲于應(yīng)付日常的工作，忽視了外事檔案的及時收集。加之，個別單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重要性重視不夠，沒有形成有效的領(lǐng)導(dǎo)力和監(jiān)督力。這樣就造成了有些醫(yī)院外事檔案不完整，不具有可利用性。

1.2 缺乏專業(yè)的從業(yè)人員

由于對檔案管理工作的重視不夠，出現(xiàn)了當(dāng)下很多醫(yī)院沒有配備專職的外事檔案管理人員。外事檔案本來是應(yīng)該歸口醫(yī)院外事部門管理，由外事部門的工作人員負(fù)責(zé)檔案的各項管理工作。可是很多醫(yī)院外事部門的工作人員不熟悉檔案知識也沒有經(jīng)過檔案專業(yè)培訓(xùn)，只是一種粗放式的管理與接收。例如，工作人員只是簡單把有關(guān)材料收集起來放進(jìn)文件盒。有些紙張規(guī)格不是A4紙，沒有文件目錄、歸檔號、保管期限，沒有案卷目錄，這樣給以后的檔案檢索和利用帶來極大的不便。由此可見，外事檔案的管理與利用還處于低水平狀態(tài)。

1.3 外事檔案管理制度不健全

無規(guī)矩不成方圓。外事檔案管理工作的落實需要一系列制度的支撐和保障。大多數(shù)醫(yī)院缺乏統(tǒng)一、規(guī)范的外事檔案管理制度，沒有統(tǒng)一的管理部門負(fù)責(zé)檔案。在實際工作中往往是誰經(jīng)手誰保管、無專人負(fù)責(zé)、無制度約束，損毀、丟失現(xiàn)象嚴(yán)重，從而導(dǎo)致外事檔案材料不齊全.很多材料分散在個人手中，外事檔案材料收集欠缺應(yīng)有的完整性.對外事檔案的規(guī)范管理與科學(xué)利用也就無從談起了。

1.4 外事檔案管理水平較落后

當(dāng)下，處于信息化時代，計算機的應(yīng)用已經(jīng)非常普及。可是現(xiàn)階段醫(yī)院外事檔案的信息化建設(shè)整體水平較低。多數(shù)醫(yī)院基本還停留在手工收集、檢索，查閱的水平。檔案管理者更像是倉庫保管員，實行的功能只是簡單的歸檔材料收集、整理與保管，工作效率低，信息化程度不高。這就導(dǎo)致很多信息的滯后，與其他信息工程的脫節(jié)，不能充分醫(yī)院外事檔案應(yīng)有的作用，無法滿足醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防服務(wù)的要求。

2 信息化時代視域下加強醫(yī)院外事檔案管理的有效措施

隨著我國對外開放和醫(yī)療體制改革的深化，醫(yī)院外事工作出現(xiàn)了一些新情況，外事檔案呈現(xiàn)出數(shù)量增多、來源復(fù)雜、內(nèi)容多樣性、載體多元化、工作專業(yè)化等新特點。這就需要我們認(rèn)真思考信息化時代下如何更好做好醫(yī)院外事檔案管理工作。

2.1 提高外事檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

人是第一要素，也是重要的生產(chǎn)力。高素質(zhì)的復(fù)合型的外事管理人員是醫(yī)院做好對外交流工作的重要保證和基礎(chǔ)。外事檔案管理人員除掌握計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以外，還應(yīng)掌握醫(yī)療、護(hù)理、教學(xué)、科研和醫(yī)院管理工作等各方面的知識，善于分析、總結(jié)與提煉，具備一專多能。同時，外事管理人員還應(yīng)具有保密意識，嚴(yán)格執(zhí)行紀(jì)律，做好外事管理工作。醫(yī)院應(yīng)積極為員工創(chuàng)造條件，選派外事工作人員參加檔案專業(yè)培訓(xùn)，系統(tǒng)學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理知識，提高其專業(yè)能力和業(yè)務(wù)水平。

2.2 加強對外事檔案信息資源的開發(fā)與利用

外事檔案信息是本源性信息，記載在案卷中的外事檔案信息具有單一性的，不能充分發(fā)揮其特有的功能。因此有必要對分散在各個案卷中的檔案信息進(jìn)行開發(fā)加工，使之更符合人們使用的需求，有更強的借鑒意義。

外事管理部門可以圍繞某個專題或主題，把分散的多個檔案信息糅合起來，變單一信息為組合信息；也可按照一定的類別，對同一性質(zhì)的檔案進(jìn)行編研與匯編。如可圍繞戰(zhàn)略性合作設(shè)置一個專題，把本院與國外各個醫(yī)療單位開展的各類活動的文檔組織在一起，既為了解我院與其他單位戰(zhàn)略性合作工作的狀況，也反映了我院外事工作發(fā)展的情況。這樣，既提高了外事檔案信息的價值性，也充分發(fā)揮了外事檔案應(yīng)有的作用。更多的外事檔案信息資源還包括醫(yī)院召開的國際性會議材料、醫(yī)院選派的醫(yī)護(hù)人員進(jìn)修、邀請的專家信息、合作辦學(xué)的學(xué)生院際交流材料等，如何能把這些寶貴的信息、材料加以整合和利用，都將為醫(yī)院以后的外事工作的開展，起到了不可忽視的作用。

2.3 搭建醫(yī)院外事檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺

外事檔案管理方式引入計算機等現(xiàn)代化手段，實現(xiàn)外事檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機結(jié)合，是外事檔案管理工作走上良性發(fā)展軌道的題中之義。搭建醫(yī)院外事檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺是醫(yī)院外事檔案工作發(fā)展的必然趨勢，也是實現(xiàn)外事檔案信息化建設(shè)和發(fā)展的第一步。醫(yī)院外事檔案管理部門應(yīng)利用技術(shù)手段開發(fā)利用豐富的醫(yī)院外事檔案信息資源，并以快速、安全的途徑提供服務(wù)，適時地與國內(nèi)外相關(guān)單位進(jìn)行交流與合作，了解最新的醫(yī)療、教育、研究、預(yù)防等方面的發(fā)展動態(tài)，幫助醫(yī)護(hù)人員以最便捷的方式獲取所需要的信息。

醫(yī)院外事檔案網(wǎng)絡(luò)平臺的搭建需做好兩個方面的基礎(chǔ)工作。一是完整準(zhǔn)確錄入外事檔案相關(guān)信息。一份完整的醫(yī)護(hù)人員個人外事檔案，包括人員的具體個人信息、對方發(fā)的邀請函、上級外事主管部門的批件、具體行程安排、護(hù)照準(zhǔn)備及外事心得等部分。我們需要把這些基本數(shù)據(jù)完整、無漏的錄入到醫(yī)院的外事檔案管理系統(tǒng)，建立外事工作數(shù)據(jù)庫。這個外事檔案管理系統(tǒng)需要設(shè)置外事人員姓名、性別、國籍、護(hù)照號碼、活動時間、出訪國別、活動行程、簽證事項等詳細(xì)信息輸入欄。另外還應(yīng)有文件目錄、歸檔號、保管期限、案卷目錄等的編輯欄。這些信息都應(yīng)保證準(zhǔn)確無誤，任何一個數(shù)字的失誤都將對以后的查詢與利用帶來不便。這種數(shù)據(jù)庫其實就是電子檔案的一個形式，可以節(jié)省檔案占用的物理空間，提供高速便捷的查找途徑，實現(xiàn)資源共享。電子檔案的存儲應(yīng)一式多份刻錄，以便于保存。二是建立簡單、便捷的搜索平臺。隨著社會對外交往的進(jìn)一步加深，國際間的醫(yī)護(hù)人員學(xué)術(shù)交流與學(xué)習(xí)越來越頻繁，也很有必要。對外事檔案的利用需求也越來越強烈。為了更好地、第一時間滿足醫(yī)護(hù)人員的需求，醫(yī)院外事檔案網(wǎng)絡(luò)平臺應(yīng)不斷升級檢索功能，以便提高最優(yōu)、最便捷的服務(wù)。鑒于醫(yī)院外事檔案的特殊性，可設(shè)置外事人員的工號、執(zhí)業(yè)號碼、科室搜索欄。這就從根本上改變傳統(tǒng)的檔案檢索模式，真正實現(xiàn)高效率、高水準(zhǔn)的外事檔案信息化建設(shè)。

醫(yī)院外事檔案不只是一種檔案資料，更是一種強時效性的信息資源。因此，有效、科學(xué)加強這種資源的利用是醫(yī)院外事檔案管理的重點。這就需要外事檔案管理人員打破以往的“重藏輕用”理念，由被動管理發(fā)展為主動管理。只有這樣，才能讓醫(yī)院外事檔案充分發(fā)揮其在醫(yī)院對外交流與合作中應(yīng)有的價值和作用。

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作者簡介

杜振強，（1983年—），男，福建，管理學(xué)碩士，館員職稱。