淺談如何加強計生檔案的科學管理

余明強

摘 要：我國是多民族的國家，五十六個民族共同構成了一個統(tǒng)一的整體，我國人口基數(shù)大，目前已經(jīng)超過十三億人口，占世界總人口的五分之一。隨著改革開放的不斷深入，我國提倡計劃生育政策，因此計生檔案的管理變得尤為重要，政府和相關部門對計生檔案的管理也越來越重視。但是目前我國的計生檔案管理存在不同程度的問題，筆者主要對目前存在的問題進行闡釋，并且提出一些切實可行的解決措施。

關鍵詞：管理；政策；措施

我國地域遼闊，人口眾多，是一個典型的發(fā)展中國家。隨著經(jīng)濟水平的提高，國民綜合素質(zhì)的提高，針對我國人口膨脹的問題提出了“計劃生育”政策，計劃生育是符合我國國情的基本國策，主要內(nèi)容是提倡晚婚、晚育、少生、優(yōu)生。我國的人口從建國初期就開始不斷的膨脹，目前已經(jīng)占據(jù)世界總人口的五分之一，巨大的人口數(shù)量將會導致地球承受力的減弱，因此相關的專家和領導人提出計劃生育政策控制我國人口的激增。計劃生育有助于提高我國的綜合實力，加強我國的經(jīng)濟實力，在此過程中計生檔案的管理變的尤為重要。

1.我國傳統(tǒng)計生檔案中存在的問題

1.1 工作人員綜合素質(zhì)不高

根據(jù)我國目前調(diào)查的情況不難發(fā)現(xiàn)，很多的計生檔案管理人員整體素質(zhì)偏低，大多文化水平較低，沒有受過專業(yè)的知識培訓，甚至在上崗前都沒有進行相關工作的經(jīng)驗。另外很多領導不夠重視計生檔案的管理，工作上出現(xiàn)敷衍塞責的現(xiàn)狀，并且還有的計生檔案的管理者是已經(jīng)退休的老人，只是為了打發(fā)時間或者填補空缺暫時頂替。很多的檔案管理人員都是臨時兼職，對待工作態(tài)度較為松散，沒有一顆責任心，不懂得基本的檔案管理工作知識，對待突發(fā)狀況缺乏處理的能力，這都是我國現(xiàn)存的實際并且有待解決的問題。

正因為工作人員的非專業(yè)化，經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)不同程度的重要數(shù)據(jù)丟失的情況，這不僅僅會影響我國的計劃生育工作，也會耽誤政府等相關部門的政策制定。

1.2 檔案管理方法欠妥當

計生檔案的管理著大多沒有受過正規(guī)的上崗前培訓，加上自身綜合素質(zhì)較低，并且人員變動較大，因此在檔案管理的方法上有不妥之處。目前，我國的經(jīng)濟發(fā)展水平不平衡，很多落后的農(nóng)村和經(jīng)濟欠發(fā)達地區(qū)計生檔案的管理還是以手工的方式來記錄數(shù)據(jù)，這種人工的記錄方式很容易出錯，而且一旦數(shù)據(jù)丟失很難找回，并且速度慢，效率低。查找資料的時候也很耗費時間，隨著時間的推移，很多的案卷資料都有不同程度的破損或者丟失，很多的記錄也比較的混亂，很難從存在的數(shù)據(jù)中得出存在的問題，這給以后的計劃生育工作進行非常不利。

根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在我經(jīng)濟落后的農(nóng)村沒有專門的檔案室，再加上缺乏專業(yè)的管理人員，很多檔案文件都是隨機擺放，分門別類就更談不上了，管理混亂，記錄馬虎，有的檔案資料已經(jīng)殘損不堪，難以從中獲得有效的信息。

2.加強計生檔案管理的措施

2.1 強化計生檔案的管理隊伍

傳統(tǒng)的計生檔案的管理者普遍素質(zhì)較低，因此我們應該最大限度的建設一支專業(yè)化隊伍。首先，領導要加強對計生工作的支持和重視，只有在意識上重視起來，才有利于后期工作的展開。

每一個檔案管理人員都有著維護檔案安全的責任，一定要保證檔案的完整性和保密性，要不斷的提醒自己應該端正工作態(tài)度，要想著自己身上所肩負的責任和使命，不斷地提高思想意識、政治素養(yǎng)和綜合素質(zhì)，千萬不可以馬馬虎虎，敷衍塞責，要想著全心全意為人民服務，把自己的榮辱和國家的榮辱聯(lián)系在一起，在遇到利益沖突的時候，一定要舍棄個人利益，保護國家利益，要想著國家利益高于一切。要加強紀律性，不斷的提高自己的法律意識和紀律意識，要認真聽取國家政策和方針的制定，不斷的改進工作方法，本著實事求是的原則進行工作，并且嚴格遵守工作中的規(guī)章制度。

基層的計生檔案管理者應該有著較高的文化水平，其次有著較高的綜合素質(zhì)水平。對待工作要積極認真，能夠踏實、穩(wěn)重、及時的匯報工作、并且要根據(jù)實際工作的內(nèi)容不斷的改進方法，虛心的聽取上級的意見和建議，要求工作基層計生檔案管理工作者思想進步，行動進步，嚴厲杜絕敷衍了事的工作態(tài)度。各個計生部門都應該加強對基層管理者的監(jiān)督和檢查，定期的進行專業(yè)培訓，實行考核機制，提高工作積極性，對于工作態(tài)度認真的工作人員實行獎勵制度，進行表彰學習；相反對待那些只搞形式主義的工作者嚴厲批評，只有這樣才能從本質(zhì)上加強計生檔案的管理。

2.2 實現(xiàn)數(shù)據(jù)網(wǎng)絡化

隨著經(jīng)濟全球化的發(fā)展，各國之間的聯(lián)系越來越密切，經(jīng)濟全球化的發(fā)展在一定程度上也導致了信息全球化。今天是一個信息時代，互聯(lián)網(wǎng)的運用豐富了人們的生活，也給人們的工作帶來了便捷。

因此在計生檔案的管理工作中我們應當充分利用信息和網(wǎng)絡，實現(xiàn)系統(tǒng)網(wǎng)絡化。首先，基層工作的管理者應該對計算機技術有一定的了解，能熟悉電腦的操作，將數(shù)據(jù)輸入電腦，并且妥善保存，實現(xiàn)責任到位制度。各個部門都需要積極加入，形成有條不紊的工作流程，相互監(jiān)督，相互督促。要根據(jù)實際情況引進先進的管理手段，充分利用計算機和互聯(lián)網(wǎng)不可比擬的優(yōu)勢，進行工作中合理的變革，不斷學習新的知識，形成有效的工作流程。

實現(xiàn)數(shù)據(jù)網(wǎng)絡化，可以將所有的數(shù)據(jù)都輸入電腦，在一定程度上節(jié)約了人力和物力，并且有助于防止數(shù)據(jù)的丟失，也增強了數(shù)據(jù)的保密性和系統(tǒng)性。相比較傳統(tǒng)的記錄方式而言，計算機和多媒體技術豐富了數(shù)據(jù)記錄的多樣性。

2.3 實現(xiàn)科學化管理

科學的管理方法有助于政策的制定，也有助于工作效率的提高。計生檔案管理者應該科學的進行檔案材料的管理，定期定點的進行檔案整理和歸納。

上級領導要及時的對工作者進行培訓，講授檔案管理工作的注意事項、基礎操作、專業(yè)知識等，不斷的提高檔案人員的綜合素質(zhì)，加強思想覺悟。領導要制定科學的工作方法，在從業(yè)人員中挑選出適合并且有能力勝任該項工作的人，關注該工作人員的思想意識和學習能力，并且進行定期的考核。實行一定的獎勵機制，對與工作態(tài)度認真，有進步的工作者進行一定程度上的獎勵。最后，領導要及時的與計生檔案的管理人員盡心溝通，在相互了解中不不斷地改進工作方法，管理的專業(yè)化和標準化都有利于檔案的收集和存儲。

3 結束語

計劃生育政策是一項符合我國國情的基本國策，因此應該大力推行，所以計生檔案的管理工作不是一蹴而就的，它需要領導和相關工作人員的積極配合。當然計生檔案管理依舊是我國應該規(guī)范的一個部門，需要不斷的提高管理者的思想意識和工作意識，培養(yǎng)工作者良好的職業(yè)道德和職業(yè)品德，不斷的提高思想覺悟。我們的領導和政府部門一定要提高對計生檔案管理部門的重視程度，檔案管理在計劃生育中有著十分重要的作用，我們相信隨著管理隊伍的專業(yè)化，加上性質(zhì)有效的科學管理手段一定可以提高計生檔案的管理水平。

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