淺談醫(yī)院人事檔案的數(shù)字化管理

劉喜珍

摘 要：隨著數(shù)字化醫(yī)院建設(shè)和辦公自動(dòng)化在現(xiàn)代醫(yī)院管理中的實(shí)現(xiàn)，醫(yī)院人事檔案的數(shù)字化管理已成為大勢所趨，革新檔案管理管理模式，實(shí)施網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化管理，可提高人事檔案的全面、準(zhǔn)確性，檢索利用的便捷性，更有利于對人員信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有力依據(jù)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；人事檔案；數(shù)字化；管理

1 引言

人事檔案管理是醫(yī)院人力資源工作一項(xiàng)重要內(nèi)容，隨著醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革和事業(yè)單位人事制度改革的深入，醫(yī)院管理向精細(xì)化、科學(xué)化管理變革，由此也帶動(dòng)了傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理手段向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變。

2 當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作中的普遍不足

2.1 人事檔案管理意識薄弱，領(lǐng)導(dǎo)不夠重視

長期以來，相對“醫(yī)療”、“教學(xué)”、“科研”等醫(yī)院核心工作，檔案管理處于一個(gè)從屬的地位，人事檔案管理工作的重要性常為醫(yī)院管理者所忽視，認(rèn)為這是一項(xiàng)可有可無的工作，因此對檔案管理部門關(guān)于安排工作場所、配備專職檔案管理人員以及投入設(shè)備等方面述求往往不夠重視。

2.2 傳統(tǒng)的人事檔案管理模式耗時(shí)費(fèi)力，且檔案的完整性、及時(shí)性難以保障

傳統(tǒng)的檔案管理模式側(cè)重對靜態(tài)性資料的描述，所收集的的資料注重歷史性和過去時(shí)的記錄。與此同時(shí)，隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，人事檔案歸檔的難度與之俱增且工作量的大幅提升，如果發(fā)生歸檔錯(cuò)誤，則需要對各類檔案進(jìn)行核對、查找，工作量耗大。此外，個(gè)人信息查找困難，且多次翻閱原件，極易造成檔案毀損。

2.3 檔案資料的使用范圍受限，利用率不高

在實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理之前，大量的人事檔案只能靠手工建檔登記造冊，如需要進(jìn)行檔案的查找、編輯、數(shù)據(jù)分析等相關(guān)工作，只能依靠人工檢索，工作效率低下，制約了檔案信息數(shù)據(jù)的利用。

2.4 檔案管理人員素質(zhì)亟待加強(qiáng)

在人員配備方面檔案管理人員素質(zhì)往往良莠不齊，在現(xiàn)有的檔案管理人員中“半路出家”或兼職不再少數(shù)，檔案專業(yè)出身的更是鳳毛麟角，檔案管理人員整體知識結(jié)構(gòu)不合理，專業(yè)性差，也影響了檔案數(shù)字化進(jìn)程。

3 醫(yī)院人事檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的特征

3.1 醫(yī)院人事檔案檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn)

3.1.1提高檔案管理工作效率。由于電腦運(yùn)行速度快，信息存儲量大、計(jì)算精度高，能有效提高工作效率，為管理人員工作“減負(fù)”，使之能有更多時(shí)間鉆研如何進(jìn)一步改進(jìn)和完善檔案管理工作。

3.1.2 提高檔案信息的利用率。人事檔案是醫(yī)院管理者選材任用人的重要依據(jù)。運(yùn)用數(shù)字化手段管理人事檔案，能突破地域和時(shí)間限制，在短時(shí)間內(nèi)為領(lǐng)導(dǎo)決策提供最翔實(shí)的資料，提高人事檔案信息的利用率。

3.1.3延長檔案原始材料的壽命。電子檢索杜絕了因重復(fù)調(diào)檔、查閱、摘抄而導(dǎo)致的原件磨損，對原始檔案的保存有積極的意義。

3.2 檔案數(shù)字化管理中可能存在的隱患

在肯定檔案數(shù)字化管理各項(xiàng)優(yōu)點(diǎn)的同時(shí)，我們還應(yīng)認(rèn)識、防范和有效避免檔案管理數(shù)字化可能存在的弊端。

3.2.1 檔案信息的原始性與真實(shí)性。電子檔案信息由手工錄入形成，在此過程中可能由于錄入失誤而出錯(cuò)，也可能改動(dòng)而未留下留痕跡，因此保障其原始性和真實(shí)性是要數(shù)字檔案管理過程中要解決的首要問題。

3.2.2檔案信息的安全與保密性問題。人事檔案信息由高度的機(jī)密性，因此應(yīng)建立行之有效的安全保密規(guī)定，設(shè)置科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟殚啓?quán)限。加強(qiáng)系統(tǒng)安保，嚴(yán)防失密、泄密。

3.2.3憑證價(jià)值問題。由于電子文件本身不可避免的原始信息的可變性、不穩(wěn)定性以及人們對其可靠程度的懷疑心理，使之難以成為合法的證據(jù)。

4 醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)

建立、健全人事檔案數(shù)字化管理體制.主要包括如下幾方面：

4.1 提升人事檔案從業(yè)人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)

定期開展人事檔案管理人員政治素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，提高人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，更加?jì)故斓卣莆宅F(xiàn)代信息管理技術(shù)，并運(yùn)用于工作中。

4.2遴選研發(fā)完善、安全系數(shù)高的檔案管理軟件

科學(xué)的人事檔案信息系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化管理的前提，只有選用一套成熟、完善的人事檔案信息系統(tǒng)，才能實(shí)現(xiàn)工作效率整體提高和檔案信息的便捷使用。因此在建設(shè)數(shù)據(jù)庫的過程中，首先，數(shù)據(jù)庫的容量要大，能夠涵蓋人員信息的各個(gè)方面；其次建立各類數(shù)據(jù)的檢索與查詢功能；其三數(shù)據(jù)錄入應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化，系統(tǒng)能夠?qū)Ａ康男畔?shù)據(jù)進(jìn)行分類、歸檔、統(tǒng)計(jì)，從而更好地應(yīng)用。

4.3建立和完善人事檔案數(shù)字化管理的各項(xiàng)規(guī)定

這包括對數(shù)字化檔案的收集、整理、使用、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)做出科學(xué)、具體的規(guī)定，使每一項(xiàng)工作都有章可循，并在實(shí)際運(yùn)用中不斷提高。

綜上所述，醫(yī)院人事檔案管理工作應(yīng)結(jié)合時(shí)代發(fā)展，加強(qiáng)檔案信息化體系建設(shè)和提高從業(yè)人員素質(zhì)，用現(xiàn)代化的管理手段管好檔案，更用活檔案，推動(dòng)醫(yī)院人事管理工作發(fā)展。

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