淺談人力資源管理中的人事檔案管理

張瑋

人事檔案是我國人才主要信息的來源，是社會公共信息的重要組成部分。它通過社會載體，對國家人才進(jìn)行分門別類，是國家或企業(yè)知人善用、選拔人才的重要手段。人事檔案的管理和現(xiàn)階段人力資源管理的發(fā)展存在十分密切的關(guān)系，人事檔案為人力資源管理提供可靠的人才資源和信息，成為選拔人才和重用人才的依據(jù)，為人力資源管理的發(fā)展帶來動力；同時人力資源的不斷發(fā)展也在一定程度上促進(jìn)了人事檔案管理的發(fā)展，因此，二者相輔相成，密不可分。目前的發(fā)展?fàn)顩r之下，管好用好人事檔案，對人才資源開發(fā)起著重要作用。因此，在研究過程中我們要不斷提出了一些完善目前人事檔案管理的發(fā)展應(yīng)對對策，以期能更好地發(fā)揮其應(yīng)有的職能，進(jìn)而提高人事檔案管理在人力資源管理中的有效性。

1 人力資源管理中的人事檔案管理出現(xiàn)的問題

（一）在人事檔案中保證真實(shí)性是非常重要的，一旦人事檔案失去了真實(shí)性，也就失去了可利用的價值，在一定程度上減少了人事檔案的嚴(yán)肅性，這也就嚴(yán)重妨礙了人力資源的合理配置，偏離了人力資源管理發(fā)展的軌道。真實(shí)性是檔案的基本特性，沒有真實(shí)性，人事檔案也就失去了利用價值，失真現(xiàn)象削弱了人事檔案的嚴(yán)肅性。我們在工作中發(fā)現(xiàn)有的檔案材料中年齡越填越小，學(xué)歷越填越高，工齡越填越長，有的檔案材料甚至出現(xiàn)涂改痕跡。這些情況的出現(xiàn)，使檔案喪失了真實(shí)性、權(quán)威性、嚴(yán)肅性，使得人力資源計劃中的配置計劃、退休解聘計劃、補(bǔ)充計劃不能正確制定，必將對當(dāng)前配置及未來人力資源的供求造成負(fù)面影響，從而有可能使組織錯過發(fā)展機(jī)遇。

（二）檔案材料內(nèi)容簡單雷同，降低了人事檔案對人力資源開發(fā)的參考價值。人事檔案是一個人一生，從學(xué)習(xí)到工作實(shí)踐全面客觀地真實(shí)記錄，認(rèn)真的做好人事檔案管理工作，才能將其運(yùn)用到人力資源管理的工作中。但是，現(xiàn)階段很多單位對于人事檔案的材料記錄和核實(shí)，過于簡單和敷衍，很多檔案出現(xiàn)雷同的套話、空話記錄，導(dǎo)致不能真實(shí)的了解檔案中的人員信息，失去了價值，進(jìn)而影響到員工的正常晉升和選拔，也影響到員工在今后工作中的積極性，降低了人事檔案對人力資源開發(fā)的參考價值?，F(xiàn)今的人事檔案材料單一，內(nèi)容抽象，鑒定、考察材料中套話、空話多，體現(xiàn)不出個性特色，失去真正意義上的參考價值，進(jìn)而影響到員工的正常晉升和選拔，挫傷了員工的積極性，導(dǎo)致企業(yè)蒙受不必要的損失。

（三）個人檔案材料分散、缺失，破壞了人事檔案的整體性，降低了人力資源的效力。人事檔案的整理和存檔是一個整體的，銜接密切的過程，一旦由于管理或個人原因?qū)е聶n案不能及時歸檔和更新，就會給人力資源的管理工作增添麻煩。長期以來，由于宣傳力度不夠，個人不夠重視，致使檔案材料分散、缺失。如由于工作調(diào)動，致使一部分材料滯留在原單位；學(xué)生參加工作，檔案留在學(xué)校；取得學(xué)歷文憑，學(xué)歷材料存放在自己手里，等等?，F(xiàn)階段人才流動性大，各單位為引進(jìn)高素質(zhì)人才，采取一系列措施吸引人才，包括為引進(jìn)人才重新建檔。棄檔、重新建檔現(xiàn)象，破壞了人事檔案內(nèi)容的完整統(tǒng)一，造成管理缺口，降低了人力資源的使用效力。

（四）人事檔案管理手段落后，制約了人力資源的開發(fā)。人事檔案管理的手段好壞也關(guān)系到人力資源的開發(fā)。近幾年來，隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，對于人事檔案管理的要求越來越科學(xué)化、規(guī)范化。很多單位現(xiàn)階段的人事檔案管理仍處在傳統(tǒng)的管理模式中，以手工操作、檢索為主，管理人員滿足于看攤守點(diǎn)，缺乏創(chuàng)新精神和競爭意識，無法為人力資源開發(fā)提供有效的服務(wù)，無法適應(yīng)人力資源管理的發(fā)展趨勢，缺乏很好的創(chuàng)新和競爭意識，無法為人力資源的開發(fā)提供有效的服務(wù)。

2 人事檔案在人力資源管理中的作用

（一）人事檔案可以為人力資源管理提供真實(shí)可靠的人才信息，有利于人才的選拔和任用。對于國家和企業(yè)而言，只有知人善用才能使得其在工作崗位上發(fā)揮最大的作用，而知人善用最有效的方法就是必須要掌握人才的真實(shí)全面的信息。人事檔案的建立從根本上記錄了人才學(xué)習(xí)實(shí)踐經(jīng)歷的整體信息，客觀的反應(yīng)人才的基本特征和優(yōu)勢，通過有效的記錄能準(zhǔn)確的了解人才的狀況，為企業(yè)的選人、用人提供有價值的參考信息，得到知人善用的目的。有助于最大限度地發(fā)揮組織內(nèi)人力資源的效力，人事檔案全面記錄了員工的個人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展過程，通過檔案可以了解員工的過去，掌握現(xiàn)在，從而預(yù)測其發(fā)展?jié)摿?，及時發(fā)現(xiàn)人才，避免壓制人才，埋沒人才；依據(jù)人事檔案提供的信息，可以使各類人才揚(yáng)長避短，各司其職，最大限度地發(fā)揮人才效力。

（二）人事檔案關(guān)于人才的記錄和歸檔為國家和企業(yè)的一些重大決策提供了必要真實(shí)的依據(jù)。人力資源管理中對于人員的人事考核、晉級、獎懲等等，都離不開人事檔案提供的信息資料。通過真實(shí)客觀的資料分析，在人力資源管理中才能對員工的業(yè)績、素質(zhì)、能力等進(jìn)行綜合分析，做出相應(yīng)的決策，從而保證國家或企業(yè)決策的科學(xué)化、合理化。影響人力資源需求的因素主要來自組織內(nèi)部，有效的人事檔案對分析組織內(nèi)部人力資源狀況是否適應(yīng)組織的變革與發(fā)展要求，制定科學(xué)的人力資源計劃起著重要作用，脫離人事檔案管理而做的人力資源需求預(yù)測必然是盲目的。

（三）人事檔案的存在可以在一定基礎(chǔ)上優(yōu)化人力資源的合理配置，實(shí)現(xiàn)人與物的完美結(jié)合，提高人力資源的使用效率和實(shí)用價值。人事檔案可以實(shí)現(xiàn)人力資源信息的共享，科學(xué)預(yù)測人力資源的需求，促進(jìn)人才在各地區(qū)、行業(yè)、組織之間的合理流動，使人力資源從容的面對和處理人員流動、崗位變化、優(yōu)勝劣汰等情況，得到最佳的配置。有利于人力資源需求預(yù)測的科學(xué)化與規(guī)范化。促進(jìn)人力資源的合理配置，利用人事檔案能夠進(jìn)一步了解員工的相關(guān)信息，從而對其進(jìn)行科學(xué)管理，根據(jù)不同人才的能力和各類人才的不同特點(diǎn)，在組織內(nèi)進(jìn)行合理配置，因事而擇人，因人以治事，把人才配置到最能發(fā)揮作用的地方和崗位，充分發(fā)揮人才的特長，促進(jìn)部門之間、系統(tǒng)之間、組織與組織之間人才合理有序地流動，避免人才擠壓和用非所學(xué)的現(xiàn)象產(chǎn)生，為企事業(yè)的發(fā)展迅速、合理地配置人力資源。

3 提升人事檔案管理在人力資源管理中作用的策略

（一）為了適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，適應(yīng)人力資源管理的發(fā)展趨勢，要切實(shí)提高人事檔案管理人員的素質(zhì)。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理的需求，我們在引進(jìn)高素質(zhì)人才的同時，也要注重對人員的后期培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，以不斷適應(yīng)變化的人力資源發(fā)展趨勢，全面提高人事檔案人員的責(zé)任心和使命感，積極主動地與各部門溝通協(xié)作，及時有效地提供各種信息，更好地為人力資源管理服務(wù)。檔案管理人員要肩負(fù)起宣傳檔案法、普及檔案知識的重任，提高全民檔案意識，形成人人關(guān)心檔案的局面。

（二）建立健全合理的人事檔案管理制度。在人事檔案管理活動中，對于不適應(yīng)新形勢、新情況的規(guī)章制度，必須進(jìn)行改革，及時建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在材料的收集上要做到及時、完整；在材料的鑒別上必須做到去偽存真，確保材料的真實(shí)性；在材料歸檔中要做到分類準(zhǔn)確，裝訂整齊；在遞轉(zhuǎn)檔案中要做到按章辦事，確保檔案材料安全可靠；在別人查閱、傳閱檔案時，要熱情服務(wù)而又不失原則，注意檔案的保密和安全。檔案管理人員還要積極主動地跟有關(guān)部門聯(lián)系，及時更新、補(bǔ)充檔案新材料。這一切，都離不開嚴(yán)格合理的規(guī)章制度。

（三）要加快人事檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程。隨著時代的發(fā)展，檔案材料不斷增多，傳統(tǒng)的管理模式對于檔案的查找?guī)硪欢ň窒扌裕瑤碇T多不便，容易延誤時間，而且出錯率較高。建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，通過微機(jī)終端和系統(tǒng)互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)個人信息微機(jī)檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢，及時更新檔案信息，最大效益地、更好地為國家單位各項事業(yè)的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

隨著市場競爭的日益激烈，人事檔案管理工作必須轉(zhuǎn)變觀念才能在人力資源管理中起到很好的作用，從而把檔案工作延伸到經(jīng)濟(jì)建設(shè)的最前沿。因此，人事檔案管理必須適應(yīng)現(xiàn)代管理化管理的要求，積極拓展服務(wù)職能，才能為人力資源開發(fā)提供強(qiáng)有力的保障。