黨政干部人事檔案完整性探討

林偉紅

摘 要：在黨政生活中，一個干部的人事檔案是他開展工作的基礎(chǔ)，幾乎凡是與干部工作有關(guān)的生活經(jīng)歷、工作經(jīng)驗都要被納入干部的人事檔案中。黨政干部的人事檔案不僅與干部自身的工作有關(guān)，而且直接反映出當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)部門的工作程序、工作情況等。因此，人事檔案作為一項基礎(chǔ)性工作，其質(zhì)量的高低以及檔案的完整程度直接關(guān)乎一個地方干部工作的水平和質(zhì)量。本文從分析黨政干部人事檔案的完整性的作用出發(fā)，指出目前檔案工作存在的問題，并提出相應(yīng)的整改對策。

關(guān)鍵詞：黨政干部；人事檔案；完整性

作為一種歷史記錄，干部人事檔案需要很好的反映一個干部的經(jīng)歷、成績、德才能力、工作表現(xiàn)等情況，是國家機(jī)構(gòu)、社會組織在人事管理活動中的記述。我國的黨政干部人事檔案是以個人為單位進(jìn)行保存的，所以在干部人員流動性增強(qiáng)的今天，人事檔案的管理中也出現(xiàn)了一些新問題。其中，黨政干部人事檔案的不完整成為了目前較為突出的問題。當(dāng)人事檔案出現(xiàn)不完整性，其直接影響了干部的任命和各項工作的正常開展。因此，保障人事檔案的完整性成為檔案工作中十分重要的工作。

1 黨政干部人事檔案完整性的定義

怎樣的黨政干部人事檔案可以被稱之為是完整的呢？它必須包含兩個方面：一個是內(nèi)容上的完整性，另一個是時間上的連續(xù)性。在1999年4月2日，中共中央組織部、國家檔案局發(fā)布了《干部檔案工作條例》，其中明確規(guī)定了一個完整的干部檔案需要有對各類參考材料及相關(guān)經(jīng)歷證明等十大類人事檔案材料。這十大類包括：第一類的履歷材料；第二類的自傳材料、報告?zhèn)€人有關(guān)事項的材料；第三類的考察、考核、鑒定材料、審計材料；第四類的學(xué)歷學(xué)位材料、職業(yè)（任職）資格材料、評（聘）專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料等；第五類的政審材料、更改或認(rèn)定姓名、民族、籍貫、國籍、出生日期、入黨入團(tuán)時間、參加工作時間等材料；第六類的黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料；第七類的表彰獎勵材料；第八類的涉法違紀(jì)材料；第九類的招錄、聘用材料、工資待遇材料、出國（境）材料；黨代會、人代會、政協(xié)會議，人民團(tuán)體和群眾團(tuán)體代表會議，民主黨派代表會議形成的材料；第十類的健康檢查和處理工傷事故處理材料、治喪材料、干部人事檔案報送、審核工作材料以及其他材料。

《干部檔案工作條例》構(gòu)成了我國目前人事檔案體系的基本框架，也是我國在各級黨政機(jī)關(guān)實行嚴(yán)格的人事檔案管理制度的基礎(chǔ)。在一個黨政干部的檔案信息中，其所記錄的內(nèi)容在前后應(yīng)當(dāng)是一致的，不能出現(xiàn)相互矛盾的內(nèi)容或者是與事實不相符的情況。另外，其檔案信息中記錄的各項學(xué)習(xí)、工作的時間應(yīng)當(dāng)是在序列上連續(xù)的，不能出現(xiàn)空白期或者是重復(fù)出現(xiàn)的日期。雖然隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，黨政干部的人員流動性也增強(qiáng)，這給檔案工作帶來了一定的挑戰(zhàn)。但我們不能因此降低對檔案信息完整性的要求，保證黨政干部的各類檔案信息的完整。

2 完整黨政干部人事檔案的重要性

干部的人事檔案是一個干部德、能、勤、績的綜合考查和記錄，在黨政機(jī)關(guān)中，其更被視為選拔、考察干部的主要依據(jù)。在上個世紀(jì)80年代以前的中國，人事檔案總是被視為一種政治符號，總是被人們利用作為干部政治審查的重要依據(jù)。但80年代以后，隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和我國各項政治制度的不斷完善和改革，黨政干部人事檔案的作用也日益凸顯出來。因此，要對黨政干部人事檔案的完整性做進(jìn)一步的確定，保證人事檔案有效的發(fā)揮其作用。

首先，人事檔案的作用在于為黨政機(jī)關(guān)提供干部信息，方便其在選拔或選調(diào)干部時以檔案為參考，選出最適合、最有用的干部人才。根據(jù)一份完整的檔案，黨政機(jī)關(guān)可以對一個干部的家庭狀況、知識結(jié)構(gòu)、工作經(jīng)歷等有一個比較細(xì)致的認(rèn)知。從基本信息中對黨政干部有了比較基本的了解和綜合的考察，做到更好的知人善任、人盡其才。

其次，完整的干部人事檔案可以確保黨政工作的順利進(jìn)行。不同于其他的企業(yè)或部門，黨政機(jī)關(guān)是國家中非常特殊也是至關(guān)重要的組織。黨政干部的選拔也應(yīng)更為謹(jǐn)慎和仔細(xì)。如果一個黨政干部的檔案信息是不完整的，那么最嚴(yán)重的情況可能是其檔案存在欺騙性，如果任用這樣的人作為一個機(jī)關(guān)的干部，其危害性是很嚴(yán)重的。另外，如果一個黨政干部的部分工作信息沒有記錄到其檔案中，那么可能在選拔干部時會忽略掉一些原本更加適合此工作的干部，對黨政工作的順利開展來言，也是一種損失。

另外，完整的干部人事檔案可以更好的管理干部、管理人才。目前的檔案工作不同于傳統(tǒng)的工作，檔案工作趨于信息化，越來越多的利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)。這樣，一個干部的檔案可以在一定程度上實現(xiàn)多個區(qū)域內(nèi)的人才共享。完整的檔案信息方便各項管理工作的進(jìn)行，利用網(wǎng)絡(luò)的平臺，更可以快速找到相關(guān)工作的負(fù)責(zé)人，保障各項工作的順利進(jìn)行。完整的檔案信息有利于形成一個有規(guī)模、有體系的人才儲備系統(tǒng)，對我國的黨政干部的工作也會有更好的管理和發(fā)展。

最后，黨政干部人事檔案可以在干部的職稱評定時提供依據(jù)。在黨政工作總結(jié)中，各類的職稱以及表彰等評價只有依照其人事檔案才能比較公平的評定。這就需要評比所依據(jù)的檔案是完整的、準(zhǔn)確的。因為一個干部的德能勤績都會在他的人事檔案中得以體現(xiàn)，如果一個干部的檔案資料是完整的，那么依照檔案進(jìn)行評比可以做到更加的公平、公正。在各類福利待遇以及工資改革中，依照完整的檔案資料進(jìn)行分配會減少很多爭議，避免不必要的麻煩。因此，完整的黨政干部人事檔案直接關(guān)系到干部自身的切身利益，是十分重要的。

3 黨政干部人事檔案完整性存在的問題

3.1 黨政干部人事檔案內(nèi)容的前后矛盾

人事檔案內(nèi)容的矛盾會有比較明顯的錯誤。例如一些干部的檔案信息中填寫的出生年月與實際的年齡不相符合；檔案中提供的學(xué)習(xí)與他自己提供的學(xué)習(xí)經(jīng)歷材料互相矛盾，不能互相證明；還有的是不同份的材料中的一些基本信息，如姓名、出生年月、入黨時間、參加工作時間等信息互相之間不一致。

這些人事檔案材料內(nèi)容的矛盾性在一定程度上是因為管理體制不能夠適應(yīng)形勢發(fā)展的要求造成的。比如我國現(xiàn)在實行的人事檔案是根據(jù)管理的對象身份不同進(jìn)行區(qū)分的，多分為干部檔案、工人檔案、學(xué)生檔案、軍人檔案這四大類，實行的也是集中管理，分集負(fù)責(zé)的傳統(tǒng)的管理體制。由于我們在80年代以前，對“干部”缺少明確的定義，所以記錄起來也會比較模糊。這就使得“干部”的覆蓋面不僅僅是現(xiàn)在的黨政機(jī)關(guān)，甚至還包括一些工廠、農(nóng)村，總體來說記錄的范圍就是當(dāng)時的大專以上畢業(yè)生。不論其到底從事的是老師還是醫(yī)生、農(nóng)民，都會被統(tǒng)稱為“國家干部”將檔案歸置到“干部”類別中。雖然現(xiàn)在隨著我國的公務(wù)員制度的不斷實行，如今我們對“干部”有了一定的有區(qū)別的界限，但是傳統(tǒng)的管理框架已經(jīng)形成并且影響了很多年（從前的管理框架包括機(jī)關(guān)系列、事業(yè)系列、企業(yè)系列），所以很難在短時間內(nèi)進(jìn)行調(diào)整。另外一個因素就是現(xiàn)在大部分的檔案管理只重視材料和內(nèi)容的錄入，而忽視了審查的環(huán)節(jié)。檔案工作如果只依靠工作人員的責(zé)任心的話，是很不可靠的。應(yīng)當(dāng)加入新技術(shù)的輔助作用，在審核技術(shù)方面多加注意和創(chuàng)新。所以有些年齡較大的干部的檔案內(nèi)容可能出現(xiàn)雷同或者是前后矛盾的情況。

3.2 黨政干部人事檔案內(nèi)容時間的不完整性

人事檔案的一些材料時間的不連續(xù)主要表現(xiàn)在黨政干部檔案中的部分空白經(jīng)歷。比如一些黨政干部會經(jīng)過很多次的工作調(diào)動，或者在不同的崗位中進(jìn)行了多次的重新建檔，在這種流動性較大的狀態(tài)下，干部的人事檔案很容易出現(xiàn)干部一調(diào)換單位，其的檔案就會缺失一段的工作情況。這里不排除有一些干部是人為的將自己的部分檔案經(jīng)歷進(jìn)行銷毀以至丟失。這些情況都會造成黨政干部的個人的歷史經(jīng)歷出現(xiàn)一些空白，人事檔案的憑證依據(jù)功能也會因此削弱。

檔案材料中時間的不連續(xù)性問題主要是干部的流動性造成的。我國的人事檔案管理中長時間的特點是“一人一檔，檔隨人走”。在計劃經(jīng)濟(jì)的年代里，干部的工作一般比較穩(wěn)定而且流動性也比較小，這樣的情形下，“一人一檔”，管人就等于管檔，干部的人事檔案的完整性比較高。但是我們現(xiàn)在是市場經(jīng)濟(jì)，人才市場的發(fā)展速度也是驚人的。辭職、自謀職業(yè)、盒子、外企不僅市場上出現(xiàn)了新的就業(yè)方式，而且傳統(tǒng)的黨政機(jī)關(guān)的人員流動也不斷加強(qiáng)。這時傳統(tǒng)的“一人一檔”就會出現(xiàn)其弊端，人員流動和人事檔案不能夠?qū)崿F(xiàn)同步。人員的流動、人事檔案管理對象的多樣性著呢過去、人員進(jìn)出的高頻率，這些都是人事檔案管理模式滯后造成的。這種情況使一些檔案中的內(nèi)容沒有辦法核實其真實性，也不利于保證檔案的完整性。

3.3 缺乏表現(xiàn)黨政干部人員實際工作的現(xiàn)實材料

很多黨政干部的檔案讀起來內(nèi)容都很相似，這是因為我國的部分黨政干部的檔案都是紅且專的，多反映以前的歷史情況，而不注重反應(yīng)干部最近的現(xiàn)實表現(xiàn)，一些相關(guān)的現(xiàn)實材料比較小。同時，檔案中的內(nèi)容多和家庭狀況、工資狀況、干部任免的歷程、政治表現(xiàn)等一些材料比較多，而反映這個干部的業(yè)務(wù)能力、實際技術(shù)、工作表現(xiàn)等方面的材料卻是比較少的。比如，現(xiàn)在的很多干部的任免工作，其對干部的考核、使用和任免工作的程序已經(jīng)發(fā)生了一些變化，在公開競聘和考試之類新加入的內(nèi)容都沒有在檔案中呈現(xiàn)和反應(yīng)。一般大部分的干部在任命前都會有一段時間的考核和公式之類的才材料，而試用期滿也會有相應(yīng)的考核和組織評價等，但大家普遍對這些材料缺乏重視，也普遍沒有歸檔，因此在檔案材料中大都沒有呈現(xiàn)。再比如一些干部離開工作的時候都會有離任審計之類的材料，這些材料也是因為沒有明確的規(guī)定就沒有納入個人的檔案中。這些材料雖然看起來不起眼，但這些材料都對評價干部的能力、業(yè)績等起到一定的作用。這些干部任免原因材料的缺失，是黨政干部的檔案內(nèi)容是不完整的，會影響以后的工作。

這種問題的出現(xiàn)主要是對人事檔案的完整性缺乏配套的規(guī)定。面對改革開放以后的新形勢，干部人事檔案的工作需要出臺一些新的改革規(guī)定和制度。如果一直沿用以前的人事檔案管理模式，那么就會落后于當(dāng)前形勢的發(fā)展，在當(dāng)前社會的新形勢下出現(xiàn)劣勢。上文提到的缺乏干部的任前公示材料、任期滿的評價材料、考核材料、審計材料等表現(xiàn)干部實際工作的材料的缺失，都是因為我國的一些人事檔案的配套規(guī)定較為落后。對這些新的材料以及曾經(jīng)忽視的材料，都缺乏明確的規(guī)定。

3.4 缺少黨政干部的部分內(nèi)容

黨政干部的人事檔案缺少部分內(nèi)容的弊病大多體現(xiàn)在其學(xué)習(xí)經(jīng)歷的檔案材料不夠完整。在對干部進(jìn)行學(xué)習(xí)檔案的管理中，若想使其學(xué)歷學(xué)位的材料符合歸檔的要求，應(yīng)當(dāng)具備其學(xué)習(xí)階段的一些原始材料，比如其報考表、學(xué)籍表、成績單、畢業(yè)生登記表、評價書、授予學(xué)位審批表等一些檔案材料。就此而言，我國大部分的黨政干部在本科時期的學(xué)習(xí)經(jīng)歷材料都是較為完整的，其主要問題出現(xiàn)在其研究生階段。在研究生時期，一些形成的材料不夠規(guī)范，而且有一些關(guān)鍵材料會因故缺失。出現(xiàn)了有的干部僅有研究生時期的學(xué)籍材料卻沒有當(dāng)時報考的材料，不能很好的反應(yīng)他當(dāng)時入學(xué)的實際情況。有的干部是缺少學(xué)位申報材料或者是對自己獲得的學(xué)位解釋的不夠清楚。這些情況都不能很好的反映干部的準(zhǔn)確學(xué)習(xí)經(jīng)歷。這些都使得黨政干部的人事檔案不夠完整，不能給全面地表現(xiàn)干部的受教育情況。

4 保證黨政干部人事檔案完整性的對策

4.1 進(jìn)行檔案的分類管理

對檔案的分類不應(yīng)僅沿襲傳統(tǒng)的分類方式，而是針對不同的類別和不同層次的人，形成更為合理的檔案的分類。由于人員流動性的增強(qiáng)和干部的終身制改革的運行，我們的黨政干部的身份也不再是傳統(tǒng)的一成不變，而是會隨著干部工作崗位的變化、工作性質(zhì)的變動而產(chǎn)生變化?，F(xiàn)在，隨著改革開放的不斷加深，已經(jīng)有越來越多的黨政干部選擇進(jìn)入一些私營或外應(yīng)企業(yè)，有的開始自謀職業(yè)，有的繼續(xù)上學(xué)深造，有的選擇出國。而參加國考的公務(wù)員群體隨著公務(wù)員制度的實施會相對穩(wěn)定。面對這樣的情況，我們要對不同類型的干部進(jìn)行人事檔案的分類管理。而且黨政機(jī)關(guān)可以進(jìn)行一些適度的分級，所以應(yīng)當(dāng)?shù)墑e管理，反映出不同系列的人員以及不同層次的人員的檔案管理。

4.2 加強(qiáng)檔案工作的法制化

我國社會是一個法制社會，各項工作都有法律的保障和制約，人事檔案工作也不應(yīng)例外。為了更好的適應(yīng)我國現(xiàn)在的社會發(fā)展情況，我們應(yīng)該在人事檔案工作方面進(jìn)行必要的法制建設(shè)，用法律的手段來明確規(guī)定檔案信息的完整及準(zhǔn)確性，進(jìn)行法制化管理，利用法律對檔案工作進(jìn)行審查和梳理，依法治檔。在我國的黨政機(jī)關(guān)中，更應(yīng)該響應(yīng)國家的號召，按照法律的規(guī)定的程序形式管理沒給黨政干部的檔案。而黨政干部也應(yīng)配合法律的要求，在規(guī)定的時間內(nèi)向黨政機(jī)關(guān)的相關(guān)部門提供檔案工作所需的準(zhǔn)確材料。另外，每個部門要用法律的手段來嚴(yán)懲在檔案工作中弄虛作假的相關(guān)負(fù)責(zé)人，避免在任何一環(huán)出現(xiàn)有關(guān)干部或者有關(guān)部門任意丟失或扣留人事檔案的事件。

4.3 加強(qiáng)檔案工作的數(shù)字化

現(xiàn)在的科學(xué)技術(shù)日新月異，科技的進(jìn)步給當(dāng)代人們的生活、工作都帶來了極大的便利。在我國的檔案工作中，也應(yīng)該合理利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，加快檔案建設(shè)的數(shù)字化管理。利用科學(xué)的數(shù)字化檔案，來對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行管理和審核。在建設(shè)數(shù)據(jù)庫的過程中，我們要首先確定技術(shù)方法的嚴(yán)謹(jǐn)和科學(xué)性，通過設(shè)計一套完整的數(shù)據(jù)庫管理方法，幫助保障檔案信息的完整性。如果可以合理的利用數(shù)據(jù)庫，就可以從技術(shù)的手段上避免了檔案信息中出現(xiàn)的內(nèi)容前后矛盾、時間不連續(xù)、缺少必要信息等基本問題，同時也可以加強(qiáng)檔案工作的審核能力，在節(jié)省人力、物力和時間的基礎(chǔ)上，高效率高標(biāo)準(zhǔn)的完成檔案信息的錄入和審核，更好的保障黨政干部人事檔案資料的完整性。

4.4 檔案信息反應(yīng)時代要求

上文提到的目前黨政干部人事檔案中存在的問題中包括很多資料并不能反映其現(xiàn)實的工作情況，過多的政治信息不利于更好、更全面的了解一個干部的工作風(fēng)格和能力。因此，我們要改革檔案信息中的具體內(nèi)容，使檔案信息能夠反映時代的要求。我們可以通過人事分類環(huán)節(jié)建立的實際情況，對人事檔案的歸檔范圍進(jìn)行新的調(diào)整。根據(jù)不同類別的人事檔案，設(shè)計新的符合時代要求的人事檔案的新項目、新內(nèi)容。例如，一個黨政干部主要從事的是宣傳方面的工作，那么在其檔案信息中就可以考慮增加其幾篇代表性作品，將其近些年來做過的宣傳工作進(jìn)行總結(jié)，重點統(tǒng)計其比較有創(chuàng)意的宣傳工作。通過添加這樣有新意的信息，我們可以更好的了解其在從事宣傳工作時的主要手段和方法，更有利于宣傳工作的進(jìn)行。增加了新的內(nèi)容的檔案信息會更加真實的記錄和反映每個干部的個體差異，重點強(qiáng)調(diào)其現(xiàn)行的動態(tài)，使人事檔案能夠更好的服務(wù)于當(dāng)今社會的需要。

5 結(jié)束語

改革開放的新形勢對我國的檔案工作提出了更高的要求，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能夠保障人事檔案的完整性。對于黨政干部，其人事檔案的完整性不僅關(guān)乎其切身的利益，而且對整個機(jī)關(guān)工作的正常運行都有著密切的關(guān)系。因此，我們要認(rèn)清我國目前檔案工作在完整性上出現(xiàn)的各類問題，并且對癥下藥，采取有效的措施來改革檔案工作，保障黨政干部人事檔案的完整性。

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