淺談企業(yè)檔案鑒定工作

賀璐

1 檔案鑒定工作概述

檔案鑒定就是鑒別和判定檔案的價(jià)值，挑選出有價(jià)值的檔案交檔案機(jī)構(gòu)保存，剔除無(wú)保存價(jià)值的檔案予以銷(xiāo)毀。檔案鑒定作為一種價(jià)值評(píng)價(jià)活動(dòng)，主要表現(xiàn)為主體以一定的評(píng)價(jià)尺度或標(biāo)準(zhǔn)來(lái)衡量被鑒定的檔案價(jià)值這一客體的活動(dòng)過(guò)程。

（一）檔案鑒定工作內(nèi)容。一是制定標(biāo)準(zhǔn)。制定檔案價(jià)值鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和檔案保管期限表；二是確定期限。具體判定檔案材料的價(jià)值，確定其保管期限；三是找出無(wú)保存價(jià)值檔案。銷(xiāo)毀挑出不需保存和保管期滿(mǎn)又無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的檔案予以銷(xiāo)毀。

（二）檔案鑒定工作作用。一是通過(guò)鑒定檔案的保存價(jià)值，劃分保管期限，確定庫(kù)藏成分，優(yōu)化庫(kù)藏檔案的質(zhì)量。二是通過(guò)確定檔案的保存價(jià)值，為檔案館收集與保管工作奠定基礎(chǔ)。

（三）檔案鑒定工作重要意義。一是檔案鑒定是“去粗取精”。檔案鑒定是“去粗取精”，提高管理效益的科學(xué)措施。隨著時(shí)間的推移，社會(huì)實(shí)踐和各項(xiàng)工作的發(fā)展，檔案的數(shù)量不斷增長(zhǎng)，有些檔案失去了保存價(jià)值，致使庫(kù)存檔案顯得龐雜起來(lái)，如果“玉石不分”地全部保存，勢(shì)必影響對(duì)有價(jià)值的檔案的管理和利用。二是檔案鑒定是關(guān)系“檔案存亡”。檔案鑒定工作是關(guān)系“檔案存亡”非常嚴(yán)肅的工作。檔案價(jià)值鑒定最終決 定檔案的存毀，決定檔案的數(shù)量和質(zhì)量，對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展意義重大。能否有效地開(kāi)展檔案價(jià)值鑒定工作，必然會(huì)給檔案事業(yè)的發(fā)展帶來(lái)深遠(yuǎn)影響。

2 企業(yè)檔案鑒定工作面臨的挑戰(zhàn)

企業(yè)檔案鑒定工作不能正常開(kāi)展，會(huì)造成有價(jià)值的檔案淹沒(méi)于大量無(wú)價(jià)值的檔案海洋之中，不能充分發(fā)揮檔案的作用，導(dǎo)致大量人力物力的浪費(fèi)，影響?zhàn)^藏優(yōu)化，制約檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.1 檔案鑒定工作制度不完善

一是檔案鑒定缺乏表述明確的指導(dǎo)性文件。國(guó)家檔案行政管理部門(mén)和一些專(zhuān)業(yè)主管機(jī)關(guān)制定的各類(lèi)檔案保管期限表中經(jīng)常出現(xiàn)諸如“重要”、“一般”的判斷標(biāo)準(zhǔn)，條款規(guī)定較籠統(tǒng)，在實(shí)際鑒定工作中很難掌握，鑒定工作的隨意性較大。

二是檔案保管期限劃定過(guò)寬，片面追求室藏量。長(zhǎng)企業(yè)檔案人員在檔案保管期限表制訂過(guò)程中，對(duì)本部門(mén)形成的各類(lèi)檔案的價(jià)值缺乏深入的研究，僅僅是簡(jiǎn)單地照搬照抄國(guó)家檔案局1987年發(fā)布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》及《文書(shū)檔案保管期限表》的有關(guān)規(guī)定，至使不少單位存在保管期限劃分不科學(xué)的現(xiàn)象，應(yīng)是短期的劃為長(zhǎng)期，應(yīng)是長(zhǎng)期的劃為永久，導(dǎo)致室藏永久、長(zhǎng)期檔案比例過(guò)大。

2.2 檔案鑒定難度大，人員素質(zhì)低

一是檔案鑒定工作難度較大。鑒定工作是對(duì)檔案未來(lái)價(jià)值的預(yù)測(cè)和把握，現(xiàn)有檔案鑒定理論多停留在原則、規(guī)律的闡述上，檔案鑒定的實(shí)際工作缺乏可操作性強(qiáng)的理論指導(dǎo)。二是檔案人員缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，理論知識(shí)欠缺。因檔案數(shù)量少，檔案人員沒(méi)有實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，又缺乏理論知識(shí)，在收集檔案時(shí)總是抱著“歸總比不歸好”的思想，只考慮單位全宗的完整性，片面追求檔案數(shù)量，給檔案管理造成負(fù)面影響。三是檔案鑒定的工作人員缺乏，技術(shù)力量薄弱。檔案鑒定工作的艱巨性和復(fù)雜性，決定了開(kāi)展這項(xiàng)工作要有較高的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平和文化修養(yǎng)，具備一定的鑒別能力。

2.3 對(duì)檔案鑒定工作缺乏重視

一是部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案鑒定工作缺乏認(rèn)識(shí)。近年來(lái)，由于檔案數(shù)量的劇增，許多單位在辦公用房緊缺的狀況下，仍采用擴(kuò)大檔案室的庫(kù)房面積，而不是通過(guò)鑒定銷(xiāo)毀部分過(guò)期或無(wú)保存價(jià)值的檔案來(lái)增加庫(kù)房空間。領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為收集仍是目前檔案室的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，檔案鑒定銷(xiāo)毀不必急于進(jìn)行，對(duì)于銷(xiāo)毀檔案的工作顧慮重重。這其中既有對(duì)過(guò)期檔案鑒定銷(xiāo)毀工作缺乏認(rèn)識(shí)，也有對(duì)檔案人員能否勝任鑒定工作的擔(dān)心，更有的是不愿在任期內(nèi)出現(xiàn)錯(cuò)銷(xiāo)檔案而造成自己工作上的被動(dòng)。

二是檔案人員對(duì)檔案鑒定工作缺乏認(rèn)識(shí)。檔案人員也不愿承擔(dān)鑒定工作的重大責(zé)任，“怕”字當(dāng)頭，怕歸檔不全，怕出錯(cuò)，怕麻煩，能拖則拖，況且不進(jìn)行鑒定銷(xiāo)毀工作既無(wú)法規(guī)約束，也不受考核限制，誰(shuí)也不想在自己從事檔案管理工作期間出差錯(cuò)。因此，在實(shí)際工作中，鑒定工作往往流于形式，有鑒定小組，無(wú)鑒定工作和鑒定結(jié)果。

2.4 對(duì)檔案鑒定工作認(rèn)識(shí)不清

許多單位在檔案的銷(xiāo)毀上非常謹(jǐn)慎，加上國(guó)家對(duì)一些檔案保管期限的規(guī)定不太符合工作實(shí)際，使檔案鑒而不毀的現(xiàn)象很普遍，如會(huì)計(jì)檔案中“憑證”是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)取得或填制的最原始資料，是編制會(huì)計(jì)賬簿和報(bào)表的原始依據(jù)，保管期限定為15年，不符合社會(huì)利用需求的實(shí)際情況。

在工作實(shí)踐中，歸檔單位和個(gè)人如文書(shū)、業(yè)務(wù)等管理部門(mén)，多是將工作、業(yè)務(wù)、基礎(chǔ)建設(shè)等過(guò)程材料籠統(tǒng)地交檔案室歸檔，將整理、立卷工作留給了檔案管理人員，檔案人員要對(duì)所歸的材料自行進(jìn)行甄別鑒定。然而，在一些單位，由于崗位的設(shè)定，人員編制有限。檔案人員的業(yè)務(wù)水平有待提高，但是，有些單位檔案人員自身的業(yè)務(wù)都得不到正常培訓(xùn)，更何談對(duì)項(xiàng)目檔案的管理培訓(xùn)對(duì)于檔案人員來(lái)講，鑒定檔案價(jià)值就成了一個(gè)很棘手的問(wèn)題。

3 檔案鑒定工作的完善

3.1 加強(qiáng)對(duì)檔案鑒定工作的重視

一是加強(qiáng)和完善檔案鑒定組織。一方面建立檔案鑒定工作小組，通常以檔案管理人員為主要成員，同時(shí)吸收文書(shū)工作部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)中工作經(jīng)驗(yàn)豐富、思想認(rèn)識(shí)水平高、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的人員參加，其負(fù)責(zé)人一般由單位分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)兼任。另一方面，在檔案館設(shè)立鑒定機(jī)構(gòu)，由專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)鑒定工作。加強(qiáng)機(jī)關(guān)部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，多聯(lián)系，多溝通。

二是加大對(duì)《檔案法》和項(xiàng)目檔案重要性的宣傳力度，提高認(rèn)識(shí)，爭(zhēng)取地方各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)項(xiàng)目檔案工作的重視和支持。

3.2 提高檔案人員素質(zhì)

培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案人員是保障檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要條件。首先，由于檔案工作有一定的延續(xù)性，檔案人員要保持相對(duì)穩(wěn)定，這樣有利于檔案工作的開(kāi)展。其次，上級(jí)檔案行政管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)這方面的培訓(xùn)和教育，開(kāi)展工作經(jīng)驗(yàn)交流和專(zhuān)題研究，提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力，為企業(yè)檔案鑒定工作的有序和規(guī)范打下基礎(chǔ)。檔案是反映社會(huì)活動(dòng)的歷史記錄，屬于社會(huì)歷史文化遺產(chǎn)的范疇。檔案工作者要進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)習(xí)，更新知識(shí)，主動(dòng)掌握現(xiàn)代科技技術(shù)以加快鑒定速度和把握鑒定質(zhì)量，提高鑒別能力。因此，要不斷提高檔案人員的素質(zhì)，還要建立科學(xué)的鑒定機(jī)制和鑒定標(biāo)準(zhǔn)，從歸檔階段就做好鑒定，控制檔案的數(shù)量，優(yōu)化檔案的質(zhì)量，緩解檔案數(shù)量日益增長(zhǎng)與檔案庫(kù)房不足的矛盾，為檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

3.3 建立科學(xué)的制度

加大檔案法制建設(shè)的力度，制定和完善指導(dǎo)檔案價(jià)值鑒定工作的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，鑒定標(biāo)準(zhǔn)是鑒定工作得以順利進(jìn)行的關(guān)鍵，是鑒定質(zhì)量的重要保證。

首先，企業(yè)單位應(yīng)該按照國(guó)家統(tǒng)一的歸檔文件范圍和保管期限要求，結(jié)合單位的職能活動(dòng)、自身工作實(shí)際，尊重“以我為主”的原則，并結(jié)合10年后移交進(jìn)館的要求，下功夫制定出最具有操作性的保管期限表，并報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)備案。

其次，嚴(yán)把檔案鑒定的第一道“歸檔鑒定”關(guān)。檔案室檔案鑒定一般要經(jīng)過(guò)歸檔鑒定、進(jìn)館鑒定和到期鑒定三個(gè)鑒定過(guò)程。歸檔鑒定由機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，兼職檔案員具體操作，即按照文件價(jià)值和歸檔范圍在保證材料齊全的情況下，把文件分為歸檔的和不歸檔的兩部分。

美國(guó)檔案學(xué)者莫斯曾指出：“鑒定是檔案工作整個(gè)系列中第一個(gè)關(guān)鍵性決定，是隨后所有決定得以產(chǎn)生的基礎(chǔ)，因而是檔案工作的首要職能。鑒定的重要性居第一。”企業(yè)檔案鑒定工作應(yīng)用“全面、歷史、發(fā)展”的眼光，肩負(fù)有保存歷史材料使命的檔案人，應(yīng)懷著“為歷史、為后人負(fù)責(zé)”的態(tài)度，利用好手中的權(quán)利和義務(wù)，將企業(yè)檔案材料用歷史的眼光進(jìn)行甄別鑒定。