醫(yī)院流動人員人事檔案管理之實踐探索

李曉英

摘 要：人事檔案在醫(yī)院是不可或缺的，在醫(yī)院人才管理、組織機(jī)構(gòu)、德能勤績的綜合素質(zhì)等方面具有重要的歷史和現(xiàn)實意義，流動人員是我國改革開放和干部制度改革中出現(xiàn)的新情況，其人事檔案管理亦面臨新的局面，人事檔案管理的傳統(tǒng)指導(dǎo)理念和傳統(tǒng)整理方法面臨新的考驗和挑戰(zhàn)，加強醫(yī)院流動人員檔案是當(dāng)務(wù)之急。醫(yī)院是專業(yè)技術(shù)性機(jī)構(gòu)，更應(yīng)管理好人事檔案，本人根據(jù)自身在醫(yī)院人事檔案管理實踐，淺析醫(yī)院流動人員檔案管理出現(xiàn)的問題和幾點思考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；流動人事檔案；問題；思考

近年來，隨著醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的快速發(fā)展，我市市級公立醫(yī)院通過正式或非正式渠道招聘了6000余名非編的醫(yī)師、行政、護(hù)理人員，來緩解社會醫(yī)療日益增長的需求和國家嚴(yán)格控制事業(yè)單位編制的矛盾。流動人員人事檔案為醫(yī)院考核、選拔提供更加真實可靠的一手資料，是建立內(nèi)部人才梯隊以達(dá)到持續(xù)、高速發(fā)展的重要保障。非編人員流動性強，雖然在一定程度上促進(jìn)了人才交流，但伴隨著也產(chǎn)生了其人事檔案管理和服務(wù)問題。

在我市，醫(yī)院流動人員人事檔案主要有：①自動離職或被開除的人員的人事檔案②解除勞動合同或聘用合同的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案。④新招錄非在編人員人事檔案。⑤和醫(yī)院脫管的流動人員的人事檔案。

1 醫(yī)院管理流動人員人事檔案出現(xiàn)的新問題

1.人檔分離，分工不明，原始資料收集困難。昆明市級各公立醫(yī)院主要將流動人員人事檔案托管在昆明市人才服務(wù)中心衛(wèi)生分中心，在職人員人檔分離，醫(yī)院與托管機(jī)構(gòu)分工不明確，未能及時、持續(xù)的將他們在工作中形成的專業(yè)技術(shù)、考核、工資審核、人事關(guān)系等重要資料移交托管機(jī)構(gòu)，造成人事檔案資料不齊全、手續(xù)不完備的情況出現(xiàn)。

2.“棄檔”現(xiàn)象存在。因為流動性強，缺失檔案記載，有些醫(yī)院在招錄人員時，只是經(jīng)過簡單的面試即可；離職人員在原單位隨意離職，手續(xù)不齊全，而新的用人醫(yī)院卻未重新建檔；流動人員往往人事檔案管理意識薄弱，以為檔案作用不大，可有可無。

3.管理不規(guī)范，方式落后。目前，針對我市6000余份流動人員檔案，托管機(jī)構(gòu)僅有3名正式檔案管理人員，材料收集、分類、整理任務(wù)繁重，加之流動頻繁，對流動人員人事檔案管理制度、規(guī)定和目標(biāo)了解不透徹、操作傳統(tǒng)、管理不規(guī)范的情況，使之難以適應(yīng)高質(zhì)高效服務(wù)的新要求。各醫(yī)院檔案管理人員多數(shù)為院辦行政人員兼職，理論、實踐水平參差不齊，不能專注整理人事檔案，造成歸檔質(zhì)量下降；同時，各醫(yī)院及政府在流動人員人事檔案管理上投入較少、目前暫未實現(xiàn)電子化管理，人事檔案難以提供應(yīng)有的服務(wù)質(zhì)量。

4.檔案信息化水平低下。我市無論是托管機(jī)構(gòu)還是醫(yī)院檔案部門，均沒有專業(yè)的檔案管理軟件，也沒有后期的掃描、數(shù)字化操作。大多還停留在原始本子登記、編號、提檔的層次，整理過程中僅用EXCEL工具編錄和打印目錄，信息化管理水平低下，各環(huán)節(jié)未能持續(xù)有效銜接，給檔案工資晉升、出具政審材料、考核、評價和辦理相關(guān)手續(xù)帶來了一定問題

5.法規(guī)和政策規(guī)定不能與時俱進(jìn)。我國人力資源和社會保障局在1996年12月下發(fā)了《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》，對流動人員人事檔案的整理、管理、利用、監(jiān)管等方面做了規(guī)定，但是隨著醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院流動人員人事檔案面臨新問題，國家在政策、文件、法規(guī)缺乏相應(yīng)的規(guī)定。

6.系統(tǒng)內(nèi)人事檔案管理隊伍建設(shè)重視度不夠。市衛(wèi)生系統(tǒng)以醫(yī)技人員專業(yè)技術(shù)為主，檔案職稱人員稀少，大多為兼職，而兼職人員缺乏必要的培訓(xùn)，業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高，流動人員人事檔案存在嚴(yán)重的問題。

2 加強醫(yī)院流動人員人事檔案的幾點思考

為保證人事檔案的完整性、真實性、嚴(yán)肅性，確保人事檔案管理的規(guī)范性，時效性，充分發(fā)揮醫(yī)務(wù)流動人員人事檔案的作用，合理促進(jìn)衛(wèi)生人才的流動，結(jié)合自身工作經(jīng)驗，提出以下幾點思考：

1.衛(wèi)生主管部門建立人事檔案管理規(guī)章制度和問責(zé)制。明確醫(yī)院與托管機(jī)構(gòu)的分工，注重收集第一手人事檔案資料。結(jié)合工作實際，各用人醫(yī)院收集齊全人員在工作中形成的各類人事檔案原始材料移交托管機(jī)構(gòu)，托管機(jī)構(gòu)應(yīng)及時將醫(yī)院移交的材料充實到流動人員人事檔案，同時，相互協(xié)作，做好人員配備、資金保障、安全保密、保管利用等方面的工作，以托管機(jī)構(gòu)的規(guī)范化管理，促進(jìn)流動人員人事檔案科學(xué)、合理發(fā)展。

2.確保流動人員人事檔案及其內(nèi)容的真實性和完整性。建章立制，將流動人員人事檔案整理工作納入到醫(yī)院年終工作考核當(dāng)中，管理檔案人員在調(diào)崗、離崗前應(yīng)清點好賬目，移交清楚，未整理的零散文件要分類存放、清理排序、做到系統(tǒng)有序。同時，豐富檔案內(nèi)容，放寬眼界，不僅局限于專業(yè)、學(xué)歷、職稱，同時擴(kuò)大收集內(nèi)容，將醫(yī)德醫(yī)風(fēng)、創(chuàng)先爭優(yōu)、提高醫(yī)技服務(wù)水平等原始資料充實到人事檔案，提高檔案含金量，給醫(yī)院選人用人提供一個強有力的依據(jù)。

3.提高人事檔案管理水平，實現(xiàn)信息化管理。信息化日益深化的今天，流動人員人事檔案信息化管理迫在眉睫。要轉(zhuǎn)變觀念，提高效率，在系統(tǒng)內(nèi)部統(tǒng)一一款適合的檔案管理軟件，以實現(xiàn)托管機(jī)構(gòu)和醫(yī)院之間的數(shù)據(jù)互通。具體來說，應(yīng)做到：第一，原始資料的電子化，通過拍照、掃描、輸錄、整理，把紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)庫，從而在檔案的整理、查詢、統(tǒng)計、利用等方面實現(xiàn)信息化。第二，檔案庫現(xiàn)代化，充分運用管理軟件，建立專用數(shù)據(jù)庫，實行統(tǒng)一集中管理。第三，檔案代理服務(wù)的信息化，運用專門網(wǎng)絡(luò)和專門網(wǎng)站實現(xiàn)人事檔案的交流、流通，實現(xiàn)資源共享。

4. 完善法規(guī)，創(chuàng)新人才服務(wù)形式。建立健全統(tǒng)一的法律法規(guī)，修改完善不適應(yīng)發(fā)展的條文規(guī)定，規(guī)范人事代理，促進(jìn)人才代理機(jī)構(gòu)健康發(fā)展。代理機(jī)構(gòu)應(yīng)做好流動人員的職稱評定、出國留學(xué)、工資晉升、保險等社會化服務(wù)，積極加強與用人單位的合作，更好更有效的為流動人員服務(wù)。

5.不論是主管部門、醫(yī)院、托管機(jī)構(gòu)，還是專兼職管理人員，都要增強檔案管理意識，專對兼職人員要加大業(yè)務(wù)培訓(xùn)，應(yīng)積極參加市檔案局一年一次檔案基礎(chǔ)培訓(xùn)課程，熟悉人事檔案工作的基本流程和各個環(huán)節(jié)，不斷提升，創(chuàng)新模式，管理好流動人員的人事檔案這一重要信息資源。

總而言之，只有醫(yī)院、人才代理機(jī)構(gòu)、流動人員相互協(xié)作，形成合力，變“被動式”服務(wù)為“開發(fā)式”服務(wù)，才能實現(xiàn)流動人員人事檔案管理目標(biāo)，促進(jìn)醫(yī)院流動人員工作合理化。