淺談職業(yè)院校畢業(yè)生檔案的規(guī)范化管理

呂亞梅

摘 要：畢業(yè)生檔案管理是職業(yè)院校檔案掛努力工作的重要內容之一，畢業(yè)生檔案的規(guī)范化管理，對于確保畢業(yè)生檔案資料的安全性、完整性有著重要的意義，但目前，職業(yè)院校畢業(yè)生檔案管理的規(guī)范性有待加強。鑒于此，本文將對職業(yè)院校畢業(yè)生檔案管理現(xiàn)狀進行分析，并就如何實現(xiàn)畢業(yè)生檔案的規(guī)范化管理提出一些對策，期望為職業(yè)院校檔案工作人員提供可行的參考。

關鍵詞：職業(yè)院校；畢業(yè)生；檔案管理；規(guī)范化

畢業(yè)生檔案管理工作的效率與質量，對職業(yè)院校畢業(yè)生的就業(yè)、發(fā)展影響深遠，但是隨著職業(yè)院校招生數(shù)量的不斷提高，和辦學規(guī)模的不斷擴大，畢業(yè)生數(shù)量增多，畢業(yè)生檔案內容的復雜性增強，使得職業(yè)院校畢業(yè)生檔案管理工作難度不斷加大，畢業(yè)生檔案管理工作也就成為了職業(yè)院校檔案工作的薄弱環(huán)節(jié)之一。在此背景下，強化對畢業(yè)生檔案管理工作現(xiàn)狀的反思，以及強化畢業(yè)生檔案管理工作的規(guī)范化建設，有著重要的現(xiàn)實意義。

1 職業(yè)院校畢業(yè)生檔案管理現(xiàn)狀

1.1 制度缺失

完善的規(guī)章制度，是保障職業(yè)院校畢業(yè)生檔案管理規(guī)范性的重要基礎，而目前，我國許多職業(yè)院校在畢業(yè)生檔案管理制度建設方面相對滯后，制度內容系統(tǒng)性不強，不能對畢業(yè)生檔案的各個環(huán)節(jié)進行全面規(guī)范，導致畢業(yè)生檔案管理工作秩序較為混亂，檔案人員在開展畢業(yè)生檔案管理工作時無章可循。

1.2 責權不明

由于對畢業(yè)生檔案管理工作的認識不清、重視不足，我國許多職業(yè)院校畢業(yè)生檔案管理工作缺乏合理的組織機構和明確的責權界定。許多院校將畢業(yè)生檔案的收集和管理放在畢業(yè)生就業(yè)的末尾環(huán)節(jié)來進行，就業(yè)部門、獨立院系、檔案部門在該環(huán)節(jié)中的責任、權利、義務存在交叉，導致畢業(yè)生檔案管理工作流程混亂、一旦出現(xiàn)問題各部門間相互推諉，嚴重制約了畢業(yè)生檔案管理的成效。

1.3 規(guī)范化缺失

首先，畢業(yè)生檔案管理的主觀隨意性較強，許多職業(yè)院校未設置專門的畢業(yè)生檔案管理崗位，乃至由任課老師或院系負責人暫時負責畢業(yè)生檔案管理工作，導致畢業(yè)生檔案管理規(guī)范化不足，歸檔不完整，為后續(xù)檔案保存、調用等工作造成不利的影響。

其次，畢業(yè)生檔案保存工作不規(guī)范。我國教育部規(guī)定，畢業(yè)生的檔案留在學校后學?？纱鸀楸９軆赡?。但是，在實際的檔案保管工作中這項規(guī)定并沒有得到很好的落實。個別畢業(yè)生因檔案丟失而在就業(yè)過程中受阻的情況時有發(fā)生，部分畢業(yè)生由于沒能按照約定的時間完成轉檔事宜加之職業(yè)院校的檔案保存不妥善，導致很多畢業(yè)生的檔案成了死檔案甚至丟失。

2 職業(yè)院校畢業(yè)生檔案規(guī)范化管理措施

2.1 強化宣傳，提高重視

要推進職業(yè)院校畢業(yè)生檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，就要首先提升職業(yè)院校檔案工作人員的規(guī)范化管理意識，并使其充分認識畢業(yè)生檔案管理的重要性。對此，職業(yè)院校領導和檔案部門負責人應做好以下宣傳工作：1）畢業(yè)生檔案管理知識宣傳教育。將畢業(yè)生檔案的內容、性質、特點、用途等納入培訓教育范疇，使檔案人員認識到畢業(yè)生檔案是畢業(yè)生學業(yè)、就業(yè)信息的重要載體，事關其今后就業(yè)與發(fā)展；2）規(guī)范化意識教育。使檔案人員認識到規(guī)范化的檔案管理，對于提升畢業(yè)生檔案工作效率與質量，減輕自身工作負擔，優(yōu)化工作成效的重要性，使其認識到畢業(yè)生檔案資料遺失、損壞、錯漏等問題將對畢業(yè)生就業(yè)造成的不利影響，使其樹立規(guī)范化意識，提高其對畢業(yè)生檔案管理工作的責任心。

2.2 更新觀念，主動服務

樹立服務意識，主動做好畢業(yè)生檔案管理工作，是消除外界干擾因素，促進畢業(yè)生檔案規(guī)范化管理的重要途徑。對此，職業(yè)院校檔案部門一方面應主動與畢業(yè)生檔案來源地相應部門進行溝通聯(lián)系，確保檔案流動渠道通暢，保障畢業(yè)生檔案資料完整性、安全性；另一方面要向畢業(yè)生提供主動的咨詢、指導服務，對前來辦理手續(xù)的畢業(yè)生一次性告知相應規(guī)定和制度，使其白辦事流程，不至于多跑腿，乃至造成檔案移交中的差錯。

2.3 健全制度，明確責權

健全畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度，是推進畢業(yè)生檔案規(guī)范化管理的關鍵性舉措。因此，職業(yè)院校應結合國家檔案工作方針政策和法律法規(guī)就畢業(yè)生檔案管理工作簡歷完善的、系統(tǒng)的制度體系，對畢業(yè)生檔案的收集、保存、調用、轉移等各項工作流程進行明確，對其中的各個操作環(huán)節(jié)做出詳細的要求，以保證畢業(yè)生檔案管理工作的全面性、規(guī)范性、有效性，使檔案接收、保存、移交等工作有條不紊的開展。

此外，應對畢業(yè)生檔案管理工作的組織構架、責權范圍進行明確的界定，一方面確保檔案部門在畢業(yè)生檔案管理工作的獨立性，明確各個檔案管理崗位在畢業(yè)生檔案管理工作中的責任，各項檔案收錄、整理、保存等專業(yè)性的工作必須由專業(yè)檔案人員來完成，另一方面，要對院系領導、任課教師在畢業(yè)生檔案收集、管理中的責任和義務進行明確，使其積極支持和配合畢業(yè)生檔案管理的各項工作。

2.4 創(chuàng)新模式，規(guī)范操作

隨著信息化時代的到來，職業(yè)院校畢業(yè)生檔案管理工作的數(shù)字化、信息化趨勢越來越明顯。但總的來說，目前職業(yè)院校畢業(yè)生檔案管理的信息化水平還普遍偏低，在此情況下，檔案部門應積極轉變畢業(yè)生檔案管理模式，規(guī)范檔案管理信息化操作，以保障檔案資料的完整性、準確性，提升檔案管理工作的規(guī)范性。

對此，職業(yè)院校檔案部門一方面要強化學生電子檔案建設，在每個學期開學時就為新生建立電子檔案，并按照嚴格的格式、內容要求將其錄入電子檔案庫，為后續(xù)畢業(yè)生檔案的收集和整理工作提供便利；另一方面要不斷完善職業(yè)院校檔案傳輸網絡，強化數(shù)字化檔案信息庫建設，全面實現(xiàn)檔案資料的網上接收、傳輸，另外，要不斷優(yōu)化電子檔案信息庫檢索功能、安全維護功能，以提升畢業(yè)生檔案管理效率，并更好地維護畢業(yè)生檔案資料完整性。

3 總結

綜上所述，職業(yè)院校畢業(yè)生檔案管理工作的影響因素較為復雜，要實現(xiàn)畢業(yè)生檔案的規(guī)范化管理，需要職業(yè)院校檔案人員的長期努力。對此，檔案人員只有在充分認識畢業(yè)生檔案管理現(xiàn)現(xiàn)有問題的基礎上，更新觀念、健全制度、創(chuàng)新模式，才能不斷提升畢業(yè)生檔案管理的規(guī)范化程度，為畢業(yè)生的就業(yè)及未來發(fā)展提供有力的支持。

參考文獻

[1]秦捷英.高職院校學生檔案管理中的問題及對策[J].檔案與建設.2011（5）：72-73.

[2]金麗芬.高職院校系部學生檔案管理初探[J].科教文匯.2014（9）：197.

[3]孫遠芳、劉慶紅.高職畢業(yè)生畢業(yè)檔案作用分析與管理建議[J].職業(yè)教育研究.2012（10）：71-72.

[4]劉瑩.高職高專畢業(yè)生人事檔案管理問題[J].技術與市場.2013（9）：210.

[5]楊麗珍、郭靜、徐洋，等.完善高職院校學生檔案為就業(yè)推薦提供服務[J].揚州教育學院學報.2013（2）：73-75.