編研工作與設(shè)備檔案開發(fā)利用

摘 要：檔案信息資源的開發(fā)與利用是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。檔案信息資源的深層次加工，不僅加快了檔案信息的傳遞，提高了檔案的利用率，而且較好地實(shí)現(xiàn)了死檔案變活檔案的靈活應(yīng)用，更好地體現(xiàn)了檔案的價(jià)值，極大地發(fā)揮了開發(fā)利用檔案信息資源的優(yōu)勢(shì)作用。

關(guān)鍵詞：設(shè)備檔案；編研；開發(fā)；利用

檔案管理是手段，利用檔案，大力開拓檔案利用途徑，發(fā)揮檔案資源優(yōu)勢(shì)，是實(shí)現(xiàn)檔案資源價(jià)值、發(fā)揮檔案資源效益的根本需要，是檔案管理工作為生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)的主要目的。山東石橫特鋼集團(tuán)有限公司檔案室積極挖掘檔案信息資源，努力提高服務(wù)質(zhì)量，在檔案編研與開發(fā)利用工作上收到很好的效果。

1 設(shè)備檔案在企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)中的重要性

1.1 設(shè)備檔案是保證企業(yè)生產(chǎn)正常運(yùn)行的前提

山東石橫特鋼集團(tuán)有限公司是集鐵、鋼、材、焦為一體的大型民營鋼鐵聯(lián)合企業(yè)。公司擁有設(shè)備總數(shù)3000多臺(tái)（套），產(chǎn)品從單一的生產(chǎn)產(chǎn)品已拓展為熱軋、冷軋等高附加值的產(chǎn)品。企業(yè)的一個(gè)顯著的特點(diǎn)就是生產(chǎn)工藝十分復(fù)雜，生產(chǎn)設(shè)備十分巨大，企業(yè)產(chǎn)品對(duì)設(shè)備的依賴性特別高，設(shè)備運(yùn)行狀況的好壞直接影響著企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量、產(chǎn)量，也關(guān)系到企業(yè)在生產(chǎn)過程中的經(jīng)濟(jì)效益。設(shè)備的管理維護(hù)如同人們進(jìn)行定期體格檢查，生病時(shí)醫(yī)生診治建立“病歷”一樣，這些檢查情況和“病歷”就形成了設(shè)備檔案內(nèi)容的一部分；反過來，它又為設(shè)備的檢查和“診治”服務(wù)。設(shè)備不像人能主動(dòng)的反映病情，它需要人的管理。管理得好，就可以提高設(shè)備的完好率和利用率；反之，就會(huì)使設(shè)備“帶病”工作，埋下事故的種子，造成設(shè)備過早的損壞或報(bào)廢，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失。多年來的實(shí)踐證明，有完整、齊全的設(shè)備檔案為依據(jù)，企業(yè)的設(shè)備就有可能發(fā)揮其應(yīng)有的作用；離開了設(shè)備檔案，設(shè)備從設(shè)計(jì)到檢修都要受到影響，造成損失。因此，充分利用設(shè)備檔案加強(qiáng)設(shè)備管理，是保證企業(yè)生產(chǎn)正常運(yùn)行的一個(gè)重要前提。

1.2 設(shè)備檔案為設(shè)備管理提供了信息保障，成為技術(shù)人員的“食梁”和“能源”

企業(yè)在生產(chǎn)過程中， 設(shè)備每年都有大中修、技術(shù)改造、小改小革，設(shè)備的技術(shù)狀況不斷發(fā)生變化，技術(shù)人員安排生產(chǎn)活動(dòng)時(shí)，要綜合考慮設(shè)備的狀態(tài)；制訂計(jì)劃時(shí)，要根據(jù)設(shè)備的能力，這些都要借助于設(shè)備檔案來實(shí)現(xiàn)。所以說一項(xiàng)任務(wù)布置下來，技術(shù)人員首先要跑的單位就是檔案室，因?yàn)槟抢镉写罅康摹⒂袃r(jià)值的設(shè)備科研材料、實(shí)驗(yàn)記錄、觀察材料以及理論概括材料供他們借鑒，這些材料不僅能為技術(shù)人員提供前人或他人的設(shè)計(jì)思想，使技術(shù)人員得到啟發(fā)，減少不必要的重復(fù)勞動(dòng)，而且提供的技術(shù)數(shù)據(jù)和圖形結(jié)構(gòu)，成為技術(shù)人員制訂計(jì)劃、編寫實(shí)施方案的關(guān)鍵材料，為技術(shù)人員設(shè)備管理提供信息創(chuàng)造了必要的條件。

2 開發(fā)利用設(shè)備檔案的必要性

山東石橫特鋼集團(tuán)有限公司經(jīng)過40多年的新建、擴(kuò)建和改建，企業(yè)發(fā)生了天翻地覆的變化，促使檔案的歸檔種類和數(shù)量成倍上升。公司檔案室作為企業(yè)的綜合檔案管理部門，室藏有10萬多卷基建檔案（包含部分與土建工程難于截然分開的設(shè)備檔案）、5萬多卷設(shè)備檔案、5千多卷產(chǎn)品檔案、2千多卷科研檔案和6萬多張底圖以及其它檔案等十大門類，內(nèi)容龐雜、數(shù)量臃腫，其中設(shè)備檔案占室藏總量的47%，占有相當(dāng)大的比例。面對(duì)公司眾多的設(shè)備，對(duì)于技術(shù)人員盡快掌握并熟悉設(shè)備的性能、工藝和技術(shù)指標(biāo)，提高企業(yè)生產(chǎn)和提高經(jīng)濟(jì)效益提出了更高的要求。技術(shù)人員利用檔案需要翻閱大量的資料，給設(shè)備及時(shí)、準(zhǔn)確、合理的維護(hù)帶來一定的困難，這些問題的存在，嚴(yán)重地制約著檔案工作效益的產(chǎn)出，給檔案提供利用工作帶來很大的工作量和某種程度上的被動(dòng)，足以影響到檔案信息資源的合理利用。能夠?qū)⑷珡S重點(diǎn)設(shè)備裝置的型號(hào)、性能、參數(shù)等進(jìn)行資源整合，已成為技術(shù)人員夢(mèng)寐以求的現(xiàn)實(shí)需要，同時(shí)也是檔案管理人員創(chuàng)新服務(wù)模式亟待解決的課題。

3 開發(fā)利用設(shè)備檔案的對(duì)策

利用多種手段提供利用，滿足利用者需求，為企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)是檔案工作的最終目的。檔案室的同志們牢記服務(wù)宗旨，在深入了解技術(shù)人員的困惑后，急生產(chǎn)一線之所急，經(jīng)過認(rèn)真的分析研究，認(rèn)為室藏檔案信息本身具有的潛在價(jià)值不能自發(fā)的實(shí)現(xiàn)，只有對(duì)這些技術(shù)信息進(jìn)行開發(fā)利用，才能給利用者提供更加系統(tǒng)、完善、精煉的檔案資料。認(rèn)真開展檔案編研工作，才是開發(fā)利用信息資源的重要途徑。

為充分發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，凸顯檔案的價(jià)值，檔案人員積極探索，勇于創(chuàng)新，敢于實(shí)踐，決定創(chuàng)新服務(wù)的模式，拓寬服務(wù)的內(nèi)容，利用室藏大量豐富、翔實(shí)的第一手檔案材料，將全廠重點(diǎn)設(shè)備裝置的型號(hào)、性能、參數(shù)等匯編成冊(cè)，將編輯《設(shè)備手冊(cè)》為生產(chǎn)一線提供更加優(yōu)質(zhì)服務(wù)的重要意義形成完整的基本思路和工作計(jì)劃安排方案，呈報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。經(jīng)公司研究決定，成立了以檔案室主任為組長，全體成員為專職編輯，各車間專兼職檔案員為成員的信息編研網(wǎng)絡(luò)體系，實(shí)行主編負(fù)責(zé)制與編輯成員內(nèi)部分工制度，充分調(diào)動(dòng)各車間、科（處）室密切聯(lián)系的單位，全面搜集公司設(shè)備在運(yùn)行、維修、技術(shù)改造等方面需要的技術(shù)數(shù)據(jù)，確定設(shè)備編錄范圍及編入設(shè)備的名稱、型號(hào)及相關(guān)技術(shù)數(shù)據(jù)。

檔案室根據(jù)搜集到的設(shè)備技術(shù)狀況信息以及用戶多年來查、借閱設(shè)備檔案資料的情況，著重對(duì)41263卷設(shè)備檔案、 4225卷產(chǎn)品檔案、1564卷科研檔案進(jìn)行徹底地查閱，在浩繁的資料堆中甄選取舍出了1300余臺(tái)重點(diǎn)設(shè)備，按照編錄范圍對(duì)各類重點(diǎn)設(shè)備使用說明書、設(shè)備圖冊(cè)、圖紙等進(jìn)行反復(fù)查閱、搜集、篩選，從原始檔案中提取數(shù)據(jù)上萬條，其中文字材料取材于3043卷設(shè)備檔案，圖樣材料取材于1170冊(cè)使用說明書和1482冊(cè)設(shè)備圖冊(cè)，直接利用隨機(jī)圖紙887張，按照煉鐵、煉鋼、軋鋼、焦化、機(jī)械加工等進(jìn)行分門別類地加工整理，合成《設(shè)備手冊(cè)》初稿基本思路和框架，由辦公室牽頭，聯(lián)合各車間、處室有關(guān)技術(shù)人員對(duì)《設(shè)備手冊(cè)》初稿進(jìn)行審閱指導(dǎo)，提出修改意見。為使編研出版的《設(shè)備手冊(cè)》檔案數(shù)據(jù)豐富，檔案信息具備較強(qiáng)的實(shí)用性，檔案室充分聽取專業(yè)技術(shù)人員的意見，對(duì)編研成果進(jìn)行反復(fù)調(diào)整、修改、補(bǔ)充完善，然后經(jīng)各車間、處室有關(guān)技術(shù)人員對(duì)編寫內(nèi)容共同討論、磋商、審定后，成熟文稿提交總工審閱。最后由總工對(duì)文稿進(jìn)行審核后批準(zhǔn)簽發(fā)，合訂本發(fā)放至車間副科級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)干部（包含助理級(jí)以上專業(yè)技術(shù)人員），單行本發(fā)放至車間班組長、設(shè)備人員、工藝操作人員（包含部分調(diào)度、安全員等）。整個(gè)編輯工作全部完成。

4 開發(fā)利用設(shè)備檔案的效果

編輯出版的《設(shè)備手冊(cè)》下發(fā)到有關(guān)部門和技術(shù)人員手中，得到了廣泛的贊譽(yù)和好評(píng)，大家普遍反映《設(shè)備手冊(cè)》編排科學(xué)規(guī)范，使用省時(shí)、省力、方便、快捷，就其容量來說，基本囊括了每個(gè)車間重點(diǎn)設(shè)備裝置的全部內(nèi)容，是對(duì)設(shè)備檔案資料的輯錄和濃縮；就其形式而言，小巧便攜，可放置案頭，既節(jié)省了查閱原始檔案的大量時(shí)間和精力，又避免了原始檔案在借閱過程中的損壞和丟失。解決了技術(shù)人員面對(duì)公司眾多的設(shè)備，基本上做到了利用者足不出戶就能用最短的時(shí)間查閱到多種設(shè)備的檔案信息，為技術(shù)人員提高了工作質(zhì)量和速度，為設(shè)備管理、日常維護(hù)、設(shè)備改造中資料的利用提供了方便，為工藝操作人員和設(shè)備人員盡快掌握設(shè)備的性能提供了一份實(shí)用的綜合性材料，不僅可以作為企業(yè)員工了解設(shè)備生產(chǎn)裝置的基礎(chǔ)材料，同時(shí)，又可作為新進(jìn)員工的培訓(xùn)教材，是一本利用率較高，具有明顯指導(dǎo)作用的技術(shù)參考書。因編輯出版的《設(shè)備手冊(cè)》形成其特有的固定性、常規(guī)性，能夠長期發(fā)揮服務(wù)的效果，多次獲公司管理創(chuàng)新進(jìn)步獎(jiǎng)和山東省開發(fā)利用檔案信息資源成果獎(jiǎng)。

作者簡(jiǎn)介

尹娟（1972-），女，山東肥城人，本科，現(xiàn)任職山東石橫特鋼集團(tuán)有限公司館員，研究方向：檔案管理。