新時(shí)期醫(yī)院文書(shū)檔案保管期限的確定及管理對(duì)策解析

曾霞

摘 要：文書(shū)檔案是指機(jī)關(guān)、事業(yè)單位在行政管理中所產(chǎn)生的，由文書(shū)轉(zhuǎn)化來(lái)的一部分檔案的統(tǒng)稱。醫(yī)院作為我國(guó)醫(yī)療機(jī)構(gòu)，社會(huì)的發(fā)展對(duì)檔案文書(shū)管理期限也提出了新的要求。以此，分析了檔案文書(shū)管理期限的確定及管理對(duì)策，以供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院文書(shū)；保管期限；規(guī)章制度；管理對(duì)策

中圖分類號(hào)：R197 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.07.049

文書(shū)檔案是在一些行政事業(yè)單位管理活動(dòng)中產(chǎn)生的，內(nèi)容較為廣泛，例如命令、指示、通知、布告和會(huì)議記錄等。這些內(nèi)容在性質(zhì)上具有共性，所以統(tǒng)稱為文書(shū)檔案，對(duì)于管理工作具有重要意義。醫(yī)院文書(shū)檔案是反映醫(yī)院發(fā)展變化的重要載體，應(yīng)當(dāng)予以重視，做好管理工作，并確定其管理期限。只有這樣，才能保證檔案管理的規(guī)范性、合法性。

1 醫(yī)院文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀

1.1 檔案數(shù)量逐年增加

目前，醫(yī)院文書(shū)檔案數(shù)量呈現(xiàn)上升趨勢(shì)，主要由以下幾個(gè)方面所致：①醫(yī)院根據(jù)自身發(fā)展的需要，對(duì)外交流合作增加。②公共醫(yī)療事件增多，近10年來(lái)，災(zāi)害頻發(fā)，例如2008年汶川地震、2012年蘆山地震；疾病流行，例如2003年非典等事件的發(fā)生。③改革開(kāi)放以來(lái)，國(guó)家陸續(xù)出臺(tái)各類醫(yī)療行業(yè)規(guī)章制度，致使醫(yī)院相關(guān)文書(shū)檔案逐年增加。

1.2 檔案管理亟待完善和規(guī)范

目前，除大型綜合醫(yī)院有專職檔案人員外，中小型醫(yī)院大都由兼職人員管理，檔案收集整理規(guī)章制度落實(shí)不到位，加之部門(mén)相對(duì)分散，導(dǎo)致歸檔時(shí)期長(zhǎng)，往往不能按期歸檔。

由于兼職檔案人員的知識(shí)面有限，專業(yè)培訓(xùn)學(xué)習(xí)相對(duì)少，對(duì)國(guó)家檔案局2009年頒布實(shí)行的8號(hào)令在理解和執(zhí)行上還有所欠缺，導(dǎo)致在實(shí)際工作中對(duì)檔案保管期限的確定不規(guī)范。

2 文書(shū)檔案保管期限的確定及管理對(duì)策

2.1 重視指導(dǎo)性醫(yī)療檔案的細(xì)分

在醫(yī)院的文書(shū)檔案中，指導(dǎo)性文件占大多數(shù)，應(yīng)加以細(xì)分，這樣才能在停電的情況下，保證所需文件能被及時(shí)找到。目前，所有指導(dǎo)性文件主要依靠電腦檢索，但當(dāng)出現(xiàn)斷電等情況時(shí)，無(wú)法使用這種檢索方式。因此，應(yīng)重視對(duì)重要文件的分類，保證萬(wàn)無(wú)一失。例如有些大醫(yī)院將一些重要文件進(jìn)行細(xì)分，有效提高了檢索效率；一些醫(yī)療類文件被細(xì)分為三大類，分別為醫(yī)政類、藥政類和防疫保健類。如此細(xì)分，有效提高了文件檢索效率。

2.2 指導(dǎo)性文件存檔時(shí)期不能太長(zhǎng)

據(jù)國(guó)家《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》，凡屬于上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的一些重要文件，需要被定為永久性保存，需要長(zhǎng)期保管。醫(yī)院作為國(guó)家的醫(yī)療機(jī)構(gòu)，也屬于重要機(jī)關(guān)，制訂的一些指導(dǎo)性文件也應(yīng)當(dāng)作重要文件進(jìn)行永久性保存。但就目前的醫(yī)療發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)看，這種用永久性保管應(yīng)改革，這樣才滿足現(xiàn)階段文書(shū)檔案保管要求。因?yàn)楝F(xiàn)階段新型醫(yī)療器械不斷涌現(xiàn)，醫(yī)療技術(shù)更是不斷進(jìn)步，更新速度加快，如果將大量的指導(dǎo)性文件當(dāng)作重要文件來(lái)保管，必然會(huì)耗費(fèi)管理人員很多精力和時(shí)間，對(duì)醫(yī)療工作不利。因此，對(duì)于一些普通的醫(yī)療糾紛案件，保管時(shí)間應(yīng)為10年。另外，一些醫(yī)療鑒定結(jié)果、醫(yī)療過(guò)程記錄等文件，保管時(shí)間也應(yīng)確定為10年，這樣才能使保管具有實(shí)際意義。

2.3 合理確定醫(yī)療糾紛文件的保管期限

有關(guān)醫(yī)療糾紛產(chǎn)生的文件主要指的是醫(yī)患雙方達(dá)成的協(xié)議、簽訂結(jié)果及一些民事判決書(shū)等材料。這類文件由于涉及到醫(yī)患雙方，所以，生效期限為20年，保管日期為30年，這樣才能保證訴訟效果。此外，對(duì)于在醫(yī)療中出現(xiàn)的一些民事判決書(shū)，內(nèi)容通常較為復(fù)雜，并具備一定的權(quán)威性，所以應(yīng)永久保管。另外，對(duì)于一些未達(dá)成協(xié)議的醫(yī)療糾紛案件，保管期限應(yīng)確定為10年，例如通過(guò)專線投訴、通過(guò)主管部門(mén)投訴以及通過(guò)醫(yī)院相關(guān)機(jī)關(guān)投訴的。一些醫(yī)療鑒定結(jié)果或者一些醫(yī)療記錄等文件，保管期限與其他糾紛案件相同。

2.4 合理確定醫(yī)院文書(shū)類文件的保管期限

中小型醫(yī)院通常圍繞醫(yī)療業(yè)務(wù)為主展開(kāi)工作，因此，相應(yīng)的文件應(yīng)注重以我為主。涉及到醫(yī)院的全局工作，例如總結(jié)計(jì)劃、日常工作等，生成的文件應(yīng)根據(jù)重要性確定保管期限，例如具有重要?dú)v史意義的，應(yīng)定為永久性保管；日常重要文件，保管期限為30年；一般的文件，保管期限為10年。另外，對(duì)于一些上級(jí)下發(fā)的指導(dǎo)性文件，應(yīng)根據(jù)時(shí)效性確定保管期限。例如一些需要長(zhǎng)期貫徹的，保管時(shí)間為10年；一些臨時(shí)或者短期的，則不必要?dú)w入檔案庫(kù)。

3 結(jié)束語(yǔ)

文書(shū)檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要部分，管理期限恰當(dāng)與否，直接關(guān)系到檔案工作管理質(zhì)量的高低。目前，隨著醫(yī)院運(yùn)營(yíng)規(guī)模不斷擴(kuò)大，出現(xiàn)的醫(yī)患文件數(shù)量也隨之增加。為了妥善保管這些文件，需要確定合理的保管期限，提高保管質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1]張冀紅.醫(yī)院文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].檔案天地，2012，10（8）：53.

〔編輯：王霞〕

Abstract： Archives refer to the organs， institutions in the administration arising from the instrument to the part of the file referred to the conversion. Chinas medical institutions as hospitals and social development of archives management period instruments also made new demands. In order to analyze and determine management strategies archives document management period for reference.

Key words： hospital instruments； retention period； rules and regulations； management strategies