高職電子檔案管理工作現(xiàn)狀及改善分析

【摘要】 電子檔案在各大高職院校的應(yīng)用和普及，極大地提高了檔案管理工作的效率和水平，但是仍然存在著一些問題阻礙了其進(jìn)一步發(fā)展。本文簡單的分析了高職院校電子檔案管理工作的現(xiàn)狀并針對這種現(xiàn)狀提出了幾點(diǎn)改善措施。

【關(guān)鍵詞】 高職院校 電子檔案 現(xiàn)狀 措施

一、高職院校電子檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識不夠，規(guī)章制度有待完善

由于許多高校的領(lǐng)導(dǎo)并沒有認(rèn)識到電子檔案管理工作的重要性，使得他們忽視了對電子檔案的管理，相關(guān)的規(guī)章制度也殘缺不全。正所謂上行下效，再加上各部門兼職檔案，導(dǎo)致他們對電子檔案有較差的歸檔意識，相應(yīng)的的工作積極性也不高，總是以敷衍了事的態(tài)度對待電子檔案工作，使得其不規(guī)范、不完整，管理水平低下。殘缺不全的規(guī)章制度無法約束和規(guī)范管理工作人員的工作程序和工作行為，也不能很好的為管理人員開展工作提供良好的制度依據(jù)，從而導(dǎo)致從院校各部門移交來的電子檔案大多不規(guī)范、不完整，加大了電子檔案管理工作的難度，也對后續(xù)相關(guān)工作的順利進(jìn)行造成了一定程度的影響，形成一個惡性循環(huán)，極大地影響著電子檔案管理工作的效率。

1.2安全性和實(shí)用性存在很大的威脅

作為電子文件的一種，電子檔案主要是在計算機(jī)的基礎(chǔ)上被形成和利用的，因此它都是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下傳輸?shù)?，非常的方便和快捷。但是它存在著比較大的安全隱患，因?yàn)樗鼘τ嬎銠C(jī)技術(shù)有很高的要求，否則極易遭受黑客攻擊和感染病毒，從而使文件信息無法被正常讀取。而且，電子文件中的數(shù)據(jù)信息也極易受到被非法刪除和更改而不留痕跡的威脅。同時，電子檔案的儲存載體都是一些化學(xué)磁性材料，如磁盤、磁帶和光盤，一旦管理上有疏忽，這些載體很容易發(fā)霉、變形等，而且很難恢復(fù)。如果電子檔案的儲存載體出現(xiàn)了問題，那么其中的文件信息也就很難再現(xiàn)和再次被利用。

電子檔案在為人們提供便利以及提高工作效率的同時，其實(shí)用性削弱的問題也越來越突出。如今，信息技術(shù)發(fā)展迅速，各種軟件、硬件和編碼形式可以稱得上是日新月異，正是這種情況使得計算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行之間的矛盾逐漸加深，從而導(dǎo)致很多電子文件信息不可讀。其次，有的院校領(lǐng)導(dǎo)重視電子檔案的管理，自然就會往其中投入經(jīng)費(fèi)和技術(shù)支持，那么它們就可以直接與合作的企業(yè)進(jìn)行技術(shù)簽約并共同開發(fā)；而有的院校領(lǐng)導(dǎo)忽視電子檔案的管理，那么就會直接導(dǎo)致相關(guān)技術(shù)低下。這種技術(shù)水平之間的差異加大了各個院校電子檔案整合管理的難度，無法實(shí)現(xiàn)校際間檔案信息資源的共享。再加上各個院校之間大多缺乏溝通、交流以及共享的管理觀念，導(dǎo)致電子檔案的優(yōu)勢受到限制。這種封閉式的管理方式不但造成嚴(yán)重的信息資源流失現(xiàn)象，而且還會出現(xiàn)信息資源重復(fù)存檔的現(xiàn)象。同時這種獨(dú)立、分散以及割據(jù)式的檔案管理已不能滿足使用者的社會需求，因?yàn)楦呗氃盒５耐瑢W(xué)們在參加各種社會活動時，如就業(yè)、考研、出國留學(xué)等，都需要其母校提供檔案資料，其使用率極高。

二、改善高職院校電子檔案工作的措施

2.1加強(qiáng)認(rèn)識，完善規(guī)章制度

加大對電子檔案管理工作重要性的宣傳教育，使院校上至領(lǐng)導(dǎo)、下至員工都對電子檔案管理有一個正確的認(rèn)識，從而根據(jù)自身的實(shí)際情況以及發(fā)展需求完善相關(guān)的規(guī)章制度，并把電子檔案管理納入到學(xué)校日常管理工作中，以規(guī)范電子檔案管理工作。其中領(lǐng)導(dǎo)要起到帶頭作用，嚴(yán)肅對待電子檔案管理工作，保證其權(quán)威性，讓管理人眼嚴(yán)格按照相關(guān)程序來進(jìn)行電子檔案管理工作。同時可建立一些合適的激勵機(jī)制，以激發(fā)工作人員的興趣和積極性。完善的規(guī)章制度可以使工作人員在工作時有據(jù)可依，有條不紊的開展電子檔案管理工作。如果院校規(guī)模比較大、電子檔案比較多，可以找專人管理電子檔案，以提高其管理質(zhì)量和管理水平。

2.2提高電子檔案管理水平，加大其安全性和實(shí)用性

對電子檔案的儲存載體要做好防潮、防霉以及防擠壓等措施，避免他們遭到損壞，同時做好備份和轉(zhuǎn)載工作，經(jīng)常對這些載體進(jìn)行抽查和檢驗(yàn)，做到早發(fā)現(xiàn)、早處理。管理人員要緊跟時代潮流，不斷更新儲存技術(shù)，同時建立計算機(jī)安全防護(hù)系統(tǒng)，嚴(yán)密管理工作人員對密碼和口令的設(shè)置與權(quán)限，從而提高電子檔案的真實(shí)和安全指數(shù)。各大院校應(yīng)樹立溝通、交流和資源共享的觀念，對封閉式的管理模式進(jìn)行改革創(chuàng)新。在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與校園網(wǎng)連接的基礎(chǔ)上，架設(shè)高職院校電子檔案局域網(wǎng)，從而使內(nèi)部和外部的數(shù)據(jù)庫全程處于管理人員監(jiān)控和管理的狀態(tài)下。同時加強(qiáng)技術(shù)軟件的開發(fā)，以便構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)，其中包括數(shù)據(jù)儲存技術(shù)、加密技術(shù)以及安全技術(shù)等。教育部門也應(yīng)重視各高職院校電子檔案整合管理的發(fā)展，向各大高職院校下達(dá)指示，讓他們組建能制定政策、調(diào)配資源并協(xié)調(diào)院校的管理機(jī)構(gòu)，從而促進(jìn)高校間電子檔案的整合管理，同時讓具有檔案專業(yè)的高職院校在進(jìn)行檔案培訓(xùn)的同時，還具有召開和承辦院校檔案會議的權(quán)利，讓他成為調(diào)配和協(xié)調(diào)各院校電子檔案管理的中心，從而加強(qiáng)院校之間的溝通和交流，實(shí)現(xiàn)資源共享，為電子檔案使用者提供更好的服務(wù)。

三結(jié)語

綜上所述，電子檔案管理工作對院校師生參加各種社會活動以及該院校以后的發(fā)展都有著重要的影響。因此高校一定要重視電子檔案管理工作，做好電子檔案儲存載體的保護(hù)和安全工作，同時加大技術(shù)研發(fā)力度，提高各院校之間電子檔案整合管理的程度，從而實(shí)現(xiàn)資源交流與共享，加強(qiáng)電子檔案社會服務(wù)功能。