試論檔案管理在血站中的作用

摘要：血站檔案主要是記錄采供血民眾的基本信息或身體狀況等，也包括血站在教學(xué)、衛(wèi)生、科研等眾多活動的記載，記錄了血站的發(fā)展歷程，對于血站而言是極為重要的一部分。它的存在不僅為醫(yī)療界的工作提供了方便，也是血站穩(wěn)步向前發(fā)展的基石。但目前我國血站檔案管理工作尚存諸多問題，例如部分檔案管理人員身兼數(shù)職，專業(yè)知識匱乏，法律意識不強，以及血站未建立完善的檔案管理制度，這些漏洞使得檔案管理形同虛設(shè)。本文針對檔案管理中所存在的問題提供一系列的解決辦法，就檔案管理在血站工作中重要性展開綜述。

關(guān)鍵詞：電子檔案 血站 獻血事業(yè) 保管

中圖分類號： G271 文獻標識碼：A 文章編號1672-3791（2015）05（a）-0000-00

由于全國各地采供血業(yè)務(wù)量的不斷增加，在血站工作中記錄的檔案也就愈來愈多。以往書面形式的檔案在保管以及查找方面都已是極為不便，因此標準的現(xiàn)代化血站管理電腦軟件已經(jīng)被眾多血站所青睞。在日常采供血業(yè)務(wù)中所記錄的一系列的資料都是血液的質(zhì)量保證以及質(zhì)量控制的真實反應(yīng)。隨著醫(yī)學(xué)的不斷推進，獻血和輸血已然成為醫(yī)學(xué)界一個不可分割的重要組成部分，因而對于血站電子檔案管理的規(guī)范化和合理化是不容小覷的。長久以來血站對于電子檔案的管理方面有失偏頗，重視力度不夠，導(dǎo)致一些管理方面的漏洞，經(jīng)常有檔案漏填錯填使其完整性遭到破壞。本研究經(jīng)過大量調(diào)閱，根據(jù)我國目前的血站檔案管理方面需要的注意事項進行匯總。

1血站檔案的重要性及存在問題

血站檔案應(yīng)實時記錄采血及供血人員的基本信息，能夠做到準確無誤的記錄在案。對于獻血人員一定要記清楚其有無病史、體檢報告、各種檢測項目、血液初檢及復(fù)檢記錄、采血過程、血液保管等都需存入檔案。血液采取后的工作也要記錄詳盡。這包括血液的入庫、發(fā)放和保存記錄，采取血液樣品的工作環(huán)境是否消毒，采血設(shè)備的檢查， 采血器械的消毒，以及醫(yī)療廢棄物的后期處理等。這些信息的完整記錄能夠為日后的快速調(diào)閱提供基礎(chǔ)。

然而現(xiàn)今檔案管理仍舊存在諸多問題。

第一，法律意識淡薄，只在乎采血過程的專業(yè)操作而忽視了采血后的記錄工作。例如獻血者登記表中的基本信息不詳，身份證號碼等的漏填或者誤填，導(dǎo)致回訪或歸檔的難度加大。另外，獻血者登記表多處都需要獻血者的簽名，血站工作人員由于沒有敘述清楚或者未加指導(dǎo)而導(dǎo)致獻血者簽名錯誤或漏填簽名，造成記錄的不完整性和非真實性。其次部分工作人員沒有嚴格的時間觀念，經(jīng)常提前或延遲記錄獻血者信息，埋下了醫(yī)療事故的隱患。

第二，全國各地大多血站對采血人員的管理較為松散，體系不嚴謹，出現(xiàn)了很多工作人員身兼數(shù)職的情況，崗位劃分不明確，缺乏系統(tǒng)的血站檔案管理體系。因此選用一種規(guī)范化的檔案管理模式對血站的發(fā)展是刻不容緩的。

第三，缺乏專業(yè)的血站歸檔審查人員。由于非血站檔案管理的專業(yè)人員缺少檔案管理的理論知識和實踐能力，導(dǎo)致歸檔時審查不全面。部分質(zhì)量管理部門對歸檔的抽查范圍不夠廣泛，無法保證檔案質(zhì)量。

2血站檔案規(guī)范化管理的措施

2.1加強領(lǐng)導(dǎo)重視

不論哪一部門，領(lǐng)導(dǎo)對于工作的重視是員工的最好的榜樣，而對于血站來說也是這個道理。首先要加強血站領(lǐng)導(dǎo)對血站檔案工作的重視，要將《檔案法》中的相關(guān)法律規(guī)定通篇熟知，做到有理可依有法可循。爭取每年把檔案管理工作列入發(fā)展計劃范圍內(nèi)。要嚴格把關(guān)檔案科室人員的選拔，必須要有相關(guān)專業(yè)的證明，熱愛檔案管理工作，能夠做到認真負責。檔案科室的主任不僅需要過硬的專業(yè)知識，還要有領(lǐng)導(dǎo)能力和協(xié)調(diào)下屬之間關(guān)系的能力，能夠讓科室人員形成凝聚力，盡職盡責的做好自己份內(nèi)的事。血站需要成立垂直式的管理網(wǎng)絡(luò)，建立分級式的管理政策，要完全落實管理責任制度，并且擬定相關(guān)的獎懲條例、年度考核，嚴格遵照管理規(guī)定實施。

2.2 加強人員教育培訓(xùn)

在開展檔案管理工作之前，要先提高檔案管理人員的積極性，以及對血站檔案價值的充分認識。因此，首當其沖的是要做好血站內(nèi)部的宣傳教育工作。要領(lǐng)會貫通《檔案法》的各項條例，自己學(xué)習(xí)的效果固然沒有大家在一起討論要好，所以針對血站檔案管理工作的基層人員應(yīng)該開展必要的培訓(xùn)班、研討會、專題講座等，大家在學(xué)習(xí)檔案法的同時能夠做到集思廣益，互相交流心得，填補每一個檔案管理工作中可能存在的漏洞。這種定期的講座或者培訓(xùn)，不僅能夠加強檔案管理人員的檔案法律意識，而且促進了檔案工作者們之間的交流，為今后檔案管理工作的協(xié)同合作奠定基礎(chǔ)。另外，要加大力度對維護、開發(fā)、使用電子簽名的檔案管理人員進行相關(guān)法律知識的培訓(xùn)，讓其充分了解和意識到由于電子簽名失誤所造成的法律后果及所需承擔的責任。維護電子設(shè)備的人員專業(yè)知識要過硬，對于電子檔案的維護、傳輸、保存等能夠做到熟練掌握。

2.3 建立健全的檔案管理規(guī)定

檔案管理者需要認真落實檔案法的相關(guān)規(guī)定這是毋庸置疑的。但是針對每一個不同地域、不同團體組織、不同發(fā)展程度的血站來說需要制定一套符合自身情況的檔案管理制度。該制度中需要明確劃分各科室的工作內(nèi)容，歸檔的具體流程，

根據(jù)血站人員數(shù)量的多少制定歸檔周期。歸檔人員需要檢查檔案相關(guān)訊息是否錯填或者遺漏，銷毀檔案和檔案移交是否留有記錄，環(huán)環(huán)相扣真正做到每一步驟都能有檔可查。進一步實現(xiàn)規(guī)范化的血站管理制度。

2.4 實施兩套檔案方式管理

新興的便捷、快速、空間小、效率高的電子管理軟件已然被各個管理部門所認可并且廣泛應(yīng)用。而以往的紙質(zhì)檔案，其占地空間較大，查找檔案費時費力，保存方法較為困難，保存環(huán)境較為苛刻等眾多弊病已經(jīng)漸漸淡出全國大部分檔案管理科室。然而，電子文件這種管理模式并非都是優(yōu)點。網(wǎng)絡(luò)條件的不穩(wěn)定性，網(wǎng)絡(luò)黑客的侵襲等都會造成電子檔案一定的損失。因此，最佳的管理模式是紙質(zhì)檔案與電子檔案并存，這樣既實現(xiàn)了查找檔案的快速、方便等優(yōu)勢，又保留了檔案的原始真實性，雙管齊下，互補不足。

3結(jié) 語

無規(guī)矩不成方圓，檔案管理工作也是如此。優(yōu)質(zhì)的、現(xiàn)代化的檔案管理制度，它不單單提高了對血站信息量的處理能力，更是血站有序發(fā)展的前提。

參 考 文 獻

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