淺談加強(qiáng)公路檔案管理建設(shè)

檔案是歷史的原始記錄，是服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)的重要信息資源，由此可見(jiàn)，檔案在兩個(gè)文明建設(shè)中發(fā)揮著特殊而重要的作用，因此，搞好檔案工作，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和各項(xiàng)社會(huì)事業(yè)發(fā)展成為擺在大家面前的一個(gè)重要課題，筆者就做好檔案工作，促進(jìn)公路建設(shè)淺談以下幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)：

一、充分認(rèn)識(shí)做好檔案工作的重要意見(jiàn)

檔案工作是各項(xiàng)工作發(fā)展的一個(gè)重要基礎(chǔ)，是黨和國(guó)家制定路線、方針、政策的重要依據(jù)之一。檔案為機(jī)關(guān)工作起著重要的查考憑證的作用，它可以為機(jī)關(guān)開(kāi)展工作，領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)和咨詢(xún)材料。同時(shí)，檔案又是生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù)，尤其是科學(xué)技術(shù)檔案，是進(jìn)行現(xiàn)代化生產(chǎn)管理和科學(xué)技術(shù)活動(dòng)的重要條件。另外，檔案還是進(jìn)行宣傳教育的生動(dòng)素材。利用檔案寫(xiě)回憶錄、進(jìn)行文藝創(chuàng)作，舉辦各種展覽等宣傳教育活動(dòng)，都具有較強(qiáng)的說(shuō)服力和感染力。

二、領(lǐng)導(dǎo)重視，制度健全

為確保檔案管理工作達(dá)到高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量的要求，單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作非常重視，把檔案工作列入機(jī)關(guān)工作的議事日程，由局長(zhǎng)具體分管，配備了專(zhuān)職檔案員，各業(yè)務(wù)科室有兼職檔案員，建立了檔案工作網(wǎng)絡(luò)，自上而下形成了齊抓共管的檔案體系，為檔案的收集整理以及管理使用建立了系統(tǒng)完備的組織機(jī)構(gòu)。

按照檔案管理的要求，我們從抓制度入手，逐步建立健全了文件材料歸檔制度、檔案保管、查閱利用、資料保密、檔案鑒定、銷(xiāo)毀等十七項(xiàng)制度，以制度督查促檔案工作的開(kāi)展，嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，尤其是對(duì)檔案資料收集人員的工作，實(shí)行每月一次檢查指導(dǎo)，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，限期改正，達(dá)到檔案管理規(guī)范化的要求。由于制度健全，措施得力，案卷質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求。

三、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，采取有效措施加強(qiáng)業(yè)務(wù)工作

自建檔案室以來(lái)，我局不斷加大投入力度，先后配備了防磁柜、微機(jī)、溫濕度計(jì)、滅火器、吸塵器、去濕機(jī)、錄像機(jī)等設(shè)施。

對(duì)各種門(mén)類(lèi)，各種載體檔案及時(shí)歸檔，并確保案卷質(zhì)量，對(duì)本局所形成的文件，實(shí)行兩套制，印刷并裝訂成冊(cè)。業(yè)務(wù)口移交檔案時(shí)，督促業(yè)務(wù)口按照移交材料，保質(zhì)保量歸檔，并履行交接手續(xù)。對(duì)收集歸檔的文件材料按排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，做到不漏編、不重號(hào)。結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際制定了保管期限表，詳細(xì)的分類(lèi)方案，卷內(nèi)文件材料區(qū)別不同情況進(jìn)行了排列，密不可分的材料依序排列在一起，卷皮、卷內(nèi)目錄符合要求，裝訂整齊，不壓字，不漏頁(yè)。定期對(duì)所存檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，采取措施予以解決。

四、培養(yǎng)高素質(zhì)管理人員，為做好檔案工作打基礎(chǔ)

為管理使用好檔案，我們通過(guò)多種形式，提高管理人員的素質(zhì)，為做好檔案工作知識(shí)打基礎(chǔ)。一是加強(qiáng)對(duì)全局干部職工檔案法律法規(guī)和理論知識(shí)的宣傳教育，廣泛開(kāi)展檔案掃盲活動(dòng)，提高了干部職工對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，真正使大家了解、關(guān)心、支持、參與檔案工作；二是選調(diào)業(yè)務(wù)扎實(shí)、責(zé)任心強(qiáng)的同志做這項(xiàng)工作。局檔案室有專(zhuān)職檔案管理員，在各個(gè)科室有兼職檔案員，為檔案的收集、整理以及管理使用建立了組織機(jī)構(gòu)；三是注重對(duì)專(zhuān)、兼職檔案員的督促指導(dǎo)，每月一次學(xué)習(xí)例會(huì)，半年一次總結(jié)講評(píng)，對(duì)責(zé)任心強(qiáng)、工作扎實(shí)的人員進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)，鼓勵(lì)先進(jìn)、鞭策后進(jìn)；四是加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)，先后組織管理人員到有關(guān)檔案部門(mén)和濱州、東營(yíng)等地先進(jìn)單位學(xué)習(xí)，培訓(xùn)多次，通過(guò)學(xué)習(xí)使管理人員的業(yè)務(wù)水平不斷加強(qiáng)，各類(lèi)案卷合格率在98%以上。

五、檔案管理需要提高規(guī)范化，現(xiàn)代化的管理水平

從檔案工作本身來(lái)說(shuō)，它屬于一門(mén)科學(xué)，檔案工作是一項(xiàng)專(zhuān)門(mén)的檔案事業(yè)，面對(duì)的各種載體和各項(xiàng)內(nèi)容的檔案事物，檔案工作者需要規(guī)范化、現(xiàn)代化管理。要在對(duì)檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行認(rèn)真的研究的基礎(chǔ)上進(jìn)行，按科學(xué)的方法，采取科常學(xué)的理論原則和技術(shù)手段使檔案達(dá)到系統(tǒng)化、規(guī)范化、并采取科學(xué)的保護(hù)措施，建立電子計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)和管理系統(tǒng)，隨著現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展，也迫切要求檔案工作應(yīng)由經(jīng)驗(yàn)管理和手工管理轉(zhuǎn)移到科學(xué)的方法和現(xiàn)代管理手段上來(lái)，為適應(yīng)新時(shí)期檔案管理的需要，縣公路局就購(gòu)置了計(jì)算機(jī)一臺(tái)，安裝了升級(jí)后的LWD2.0文檔管理系統(tǒng)，將所有的文書(shū)檔案全部輸入微機(jī)。2005年又更新世紀(jì)科怡檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化的管理，同時(shí)編制了全宗介紹，案卷目錄、專(zhuān)題目錄、文號(hào)索引、人名索引、歸檔文件目錄等多種檢索工具，不但便于查詢(xún)，還省時(shí)省力，提高工作效率。

六、加強(qiáng)檔案管理，推動(dòng)公路建設(shè)上水平

翻閱史志，從本世紀(jì)七十年代初，縣公路部門(mén)就對(duì)檔案工作引起重視，建立了有關(guān)檔案制度，到了八十年代初，隨著各項(xiàng)業(yè)務(wù)建設(shè)的為斷擴(kuò)大，各門(mén)類(lèi)的檔案不斷增多，為了全面系統(tǒng)整理好所存檔案，他們先后對(duì)檔案進(jìn)行了較為系統(tǒng)的整理，增加了門(mén)類(lèi)，管理?xiàng)l件也得到較大的改善，到了一九九三年，縣公路局又對(duì)各科室形成的不同門(mén)類(lèi)的檔案進(jìn)行了全面系統(tǒng)的規(guī)范整理，使各種門(mén)類(lèi)的檔案均符合規(guī)范化要求，真正建立起了制度完善、門(mén)類(lèi)齊全、設(shè)備先進(jìn)，管理科學(xué)的高標(biāo)準(zhǔn)綜合檔案室。在創(chuàng)建文明建設(shè)過(guò)程中，我局高度重視檔案工作，將檔案目標(biāo)管理工作納入年度工作計(jì)劃，明確工作任務(wù)，落實(shí)崗位責(zé)任，實(shí)行規(guī)范化目標(biāo)管理，健全規(guī)章制度，認(rèn)真執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》、《山東省檔案條例》。在市局及當(dāng)?shù)貦n案部門(mén)的指導(dǎo)幫助下，我局檔案工作逐步走上正規(guī)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理軌道。1993、1994年先后被省、市檔案局評(píng)為機(jī)關(guān)檔案工作先進(jìn)單位；1996年被市公路局評(píng)為全市公路系統(tǒng)檔案工作先進(jìn)單位；1996年被省檔案局評(píng)為全省機(jī)關(guān)檔案工作省級(jí)先進(jìn)單位；2001年達(dá)到機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范目標(biāo)管理省一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，2002年達(dá)到了科技事業(yè)單位檔案目標(biāo)管理國(guó)家二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)。2004年、2005年，連續(xù)兩年在檔案管理考核中獲得省一級(jí)稱(chēng)號(hào)。