影響海洋科研文件材料歸檔工作的幾個(gè)問(wèn)題

薛惠芬，孫濤

（國(guó)家海洋信息中心 天津市 300171）

影響海洋科研文件材料歸檔工作的幾個(gè)問(wèn)題

薛惠芬，孫濤

（國(guó)家海洋信息中心 天津市 300171）

結(jié)合《海洋科學(xué)技術(shù)研究檔案業(yè)務(wù)規(guī)范》（HY/T 056—2010）的頒發(fā)實(shí)施，針對(duì)海洋科研文件材料歸檔工作實(shí)際，詮釋海洋科研文件材料的概念，提出確定歸檔文件材料范圍的基本方法和要求，闡述海洋科研文件材料的歸檔原則。

海洋檔案 科研文件 歸檔

“十一五”期間，在全國(guó)省際間海域勘界、西北太平洋海洋環(huán)境調(diào)查、我國(guó)近海海洋環(huán)境綜合調(diào)查等國(guó)家海洋專項(xiàng)檔案建設(shè)的推動(dòng)下，海洋檔案工作“四同步”管理得到了進(jìn)一步的落實(shí)，海洋科研文件材料歸檔工作成為海洋科研工作中不可忽視的一部分。為了更好地適應(yīng)海洋科研工作的需要，國(guó)家海洋局組織實(shí)施了對(duì)《海洋科學(xué)技術(shù)研究檔案業(yè)務(wù)規(guī)范》（HY/T 056—2001）的修訂工作，修訂后的《海洋科學(xué)技術(shù)研究檔案業(yè)務(wù)規(guī)范》（HY/T 056—2010）于2010年10月1日正式實(shí)施。新規(guī)范中的第五章、第六章、第七章分別對(duì)海洋科研文件材料歸檔工作提出了要求，并占據(jù)正文近 1／2 的篇幅，其中附錄 A 和附錄B.1 都是與歸檔工作直接相關(guān)的內(nèi)容。但規(guī)范畢竟不是操作手冊(cè)，覆蓋內(nèi)容的面雖廣，不夠具體化。因此，科研檔案工作人員須結(jié)合本單位科研業(yè)務(wù)工作和科研檔案的工作實(shí)際，發(fā)現(xiàn)并解決影響科研文件歸檔工作中的問(wèn)題，與科研業(yè)務(wù)人員共同實(shí)施科研文件材料的歸檔。

1 海洋科研文件材料

正確理解和認(rèn)識(shí)海洋科研文件材料是實(shí)施歸檔工作的首要條件。海洋科研文件材料是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在海洋科學(xué)與技術(shù)研究活動(dòng)中形成的各種形式的信息記錄[1]，表現(xiàn)在記錄內(nèi)容、記錄形式和記錄載體3個(gè)方面。記錄內(nèi)容由海洋科研業(yè)務(wù)工作內(nèi)容和方式?jīng)Q定，如項(xiàng)目申請(qǐng)活動(dòng)中形成的申請(qǐng)記錄，海洋數(shù)據(jù)處理中產(chǎn)生的處理記錄，系統(tǒng)測(cè)試中形成的測(cè)試記錄等。相同工作內(nèi)容可以用不同的方式來(lái)完成，由此也出現(xiàn)不同的記錄方式，形成不同的文件材料，如確定科研任務(wù)可以通過(guò)簽訂合同書(shū)、協(xié)議書(shū)、委托書(shū)等來(lái)完成，也可以通過(guò)一份函、一個(gè)通知或者一個(gè)電話、一份電子郵件來(lái)完成。同一事件記錄中有不同的表現(xiàn)形式，如會(huì)議活動(dòng)產(chǎn)生通知、會(huì)議日程、會(huì)議紀(jì)要等文字材料，也會(huì)產(chǎn)生錄音、錄像和照片等音像材料；外業(yè)調(diào)查除形成調(diào)查報(bào)告、原始記錄報(bào)表等文字材料外，還有通過(guò)各種手段直接獲取的海洋調(diào)查數(shù)據(jù)、海洋樣品樣本等；科學(xué)研究形成研究報(bào)告、圖件、論文等，也形成電子形態(tài)的海洋數(shù)據(jù)產(chǎn)品、數(shù)學(xué)模型、運(yùn)行軟件等。同一事件同一形式的記錄也可以存儲(chǔ)在不同的載體上，一般有紙張、膠片和各種電子文件存儲(chǔ)設(shè)備。

在理解和認(rèn)識(shí)海洋科研文件材料時(shí)，不僅要從記錄方式、記錄形式和存儲(chǔ)載體等多方面來(lái)考慮，更要將記錄形成范圍貫穿于海洋科研工作的整個(gè)周期內(nèi)，一般有申請(qǐng)立項(xiàng)、組織實(shí)施、總結(jié)驗(yàn)收、成果應(yīng)用和鑒定報(bào)獎(jiǎng)等5個(gè)環(huán)節(jié)。當(dāng)然，由于科研工作要求和習(xí)慣的問(wèn)題，并非科研工作中的任何一件事情都會(huì)產(chǎn)生有形的或有效的記錄，也并不是所有科研工作都經(jīng)過(guò)每個(gè)環(huán)節(jié)。因此，在科研工作過(guò)程中，一方面要注意收集積累各種形式、各種載體的信息記錄；另一方面要加強(qiáng)重要環(huán)節(jié)和關(guān)鍵環(huán)節(jié)科研文件材料的形成，實(shí)施“前端控制”。

2 海洋科研文件材料歸檔范圍

在海洋科研工作中，只有直接形成的且具有價(jià)值的文件材料才能歸檔并作為檔案得以保管和利用，這些文件材料稱之為歸檔文件材料。因此，海洋科研工作中需要一個(gè)規(guī)定，明確科研文件材料歸檔范圍。《海洋科學(xué)技術(shù)研究檔案業(yè)務(wù)規(guī)范》（HY/T 056—2010）提出了累計(jì) 130 條的歸檔類目名稱和內(nèi)容，但仍不能列出具體的文件材料名稱?？蒲袠I(yè)務(wù)人員應(yīng)結(jié)合科研工作具體情況，確定應(yīng)歸檔的科研文件材料，安排專、兼職檔案人員做好相關(guān)輔助工作。

確定科研文件材料歸檔范圍可分3個(gè)步驟。首先，按照科研工作的規(guī)律，將科研工作過(guò)程和結(jié)果“文件化”，用文件形式記錄科研工作的過(guò)程和成果。第二，結(jié)合文件材料的內(nèi)容和形式，對(duì)科研文件材料進(jìn)行“列表化”，列出科研工作中形成的文件材料名稱及其表現(xiàn)形式。第三，根據(jù)相關(guān)管理規(guī)定和規(guī)范，實(shí)施科研文件材料“價(jià)值化”，確定列出的科研文件材料是否應(yīng)歸檔以及歸檔文件材料的保管期限。決定科研文件價(jià)值的因素有兩個(gè)：一是科研工作的重要性，通常分為重大、重要和一般3個(gè)級(jí)別，由科研業(yè)務(wù)管理部門組織相關(guān)人員給予確認(rèn)；二是科研文件材料自身在科研工作中的重要性，一般技術(shù)成果文件、海洋原始數(shù)據(jù)文件和科研工作依據(jù)性文件的價(jià)值要高于其他文件，具體確定時(shí)可參考《海洋科學(xué)技術(shù)研究檔案業(yè)務(wù)規(guī)范》（HY/T 056—2010）。

確定科研文件材料歸檔范圍要把握好“直接形成的”和“有價(jià)值的”兩個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，同時(shí)要注意科研文件材料是否歸檔與文件材料是否保密無(wú)關(guān)，科研文件材料形成的時(shí)間和人員也不是歸檔和不歸檔的決定因素；要掌握科研工作規(guī)律，了解科研工作過(guò)程中可能或應(yīng)該形成的文件材料；要注意科研文件材料之間的依賴關(guān)系和海洋科研工作的特殊性，對(duì)科研工作成果有影響或起決定因素的收集的資料，應(yīng)給予歸檔?？蒲袡n案管理部門可采取由小到大、由細(xì)到粗的方式，對(duì)各項(xiàng)、各類科研工作的文件材料歸檔范圍進(jìn)行歸納和總結(jié)，如標(biāo)準(zhǔn)規(guī)劃類、方法研究類、調(diào)查研究類、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)類、系統(tǒng)建設(shè)類、報(bào)告公報(bào)類、編輯出版類等，形成較為通用的并符合本單位實(shí)際的科研文件材料歸檔范圍和保管期限。

3 海洋科研文件材料歸檔制度

歸檔是辦理完畢且具有保存價(jià)值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存的過(guò)程[2]，歸檔是文件處理的終點(diǎn)，更是檔案管理的起點(diǎn)。同時(shí)，“先歸檔，后驗(yàn)收”的檔案工作制度更加凸顯了歸檔工作在科研業(yè)務(wù)工作中的重要性。因此，海洋科研文件材料歸檔制度是否合理，不僅直接影響海洋科研檔案工作的可持續(xù)發(fā)展，還會(huì)影響到海洋科研業(yè)務(wù)工作。海洋科研文件材料歸檔制度應(yīng)遵守以下幾個(gè)原則：

3.1 堅(jiān)持以人為本

由于專職檔案員的數(shù)量及其所掌握的知識(shí)結(jié)構(gòu)的限制，海洋科研文件歸檔工作一般由科研業(yè)務(wù)人員完成。因此，應(yīng)簡(jiǎn)化歸檔文件整理要求，重視科研文件材料的形成、積累和收集，將“整理規(guī)范性”目標(biāo)轉(zhuǎn)向“文件齊全性”目標(biāo)。同時(shí)，積極推進(jìn)科研文件整理工作改革，要淡化“卷”的概念，推行“件”的操作，讓科研業(yè)務(wù)人員遠(yuǎn)離繁瑣的整理工作，發(fā)揮專、兼職檔案員的支撐服務(wù)作用。

3.2 遵循海洋科研工作規(guī)律

首先，歸檔科研文件材料必須與科研工作實(shí)際形成保持一致，不能為“歸檔”而偽造文件材料，尤其是要尊重有些科研文件材料未形成的事實(shí)，對(duì)投入使用的、不能移交實(shí)體的科研成果應(yīng)采用元數(shù)據(jù)歸檔方式。其次，要把握好歸檔時(shí)間，不能簡(jiǎn)單地將歸檔時(shí)間控制在科研項(xiàng)目驗(yàn)收前，對(duì)被中止的、業(yè)務(wù)化運(yùn)行的、臨時(shí)性的等一些不發(fā)生常規(guī)驗(yàn)收環(huán)節(jié)的科研工作的文件材料應(yīng)給予及時(shí)歸檔，對(duì)運(yùn)行周期較長(zhǎng)（一般為2年以上）的科研工作，應(yīng)采用階段歸檔制度，避免因人員變動(dòng)而帶來(lái)科研文件材料積累和不銜接的問(wèn)題。

3.3 與業(yè)務(wù)管理工作協(xié)調(diào)同步

一方面要將科研文件材料歸檔工作與科研業(yè)務(wù)工作同時(shí)布置、落實(shí)和檢查，強(qiáng)化“四同步”管理；另一方面要?jiǎng)澐趾脷w檔整理單元，明確科研文件材料整理歸檔責(zé)任人。歸檔整理單元?jiǎng)澐诌^(guò)小，容易造成歸檔文件材料重復(fù)，并影響科研檔案的系統(tǒng)性；歸檔整理單元過(guò)大，必然加大歸檔文件材料整理強(qiáng)度，容易忽略過(guò)程性文件材料，從而影響科研檔案的完整性和真實(shí)性。一般來(lái)說(shuō)，歸檔整理單元應(yīng)與本單位科研業(yè)務(wù)管理部門下達(dá)的任務(wù)單元保持一致。其中，非常規(guī)性的科研工作以獨(dú)立分解的任務(wù)所形成的歸檔文件作為一個(gè)整理單元，常規(guī)性的科研工作以年度所形成的文件為一個(gè)整理單元[1]。

4 結(jié)語(yǔ)

正確理解和認(rèn)識(shí)海洋科研文件材料，明確海洋科研文件材料的歸檔范圍，建立合理的海洋科研文件材料歸檔制度，是解決海洋科研文件材料歸檔工作中問(wèn)題的基本方法，而海洋科研檔案利用則是影響海洋科研文件材料歸檔工作的關(guān)鍵問(wèn)題。在維護(hù)國(guó)家利益和集體利益的同時(shí)，應(yīng)充分尊重科研人員的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，給予科研人員利用其自身產(chǎn)出科研成果的最大權(quán)限和快捷途徑，并向科研人員定期公布科研檔案目錄和科研檔案利用情況，對(duì)利用效果好、價(jià)值高的科研檔案給予充分的肯定，激發(fā)科研人員歸檔工作積極性。逐步將檔案工作“四同步”管理下的被動(dòng)行為逐步轉(zhuǎn)化為自覺(jué)行為，從而促進(jìn)海洋科研檔案工作的健康發(fā)展，保障科研軌跡及其成果的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。

[1]海·洋科學(xué)技術(shù)研究檔案業(yè)務(wù)規(guī)范[S]. HY/T 056—2010.國(guó)家海洋局，2010-10-01.

[2]檔案工作基本術(shù)語(yǔ)[S]. DA/T1-2000.中華人民共和國(guó)國(guó)家檔案局，2001-01-01.

2011年1月25日