曾建根:“四式手法”練好內(nèi)功

竇彥莉

曾建根:

“四式手法”練好內(nèi)功

企業(yè)信息化建設(shè),就像一個(gè)人學(xué)功夫,需要內(nèi)功與武功招式兼修。管理水平就是企業(yè)的武功招式,信息系統(tǒng)好比內(nèi)功,只有內(nèi)功修好的人,武功招式才能真正發(fā)揮威力,否則也只是花架子。

企業(yè)進(jìn)行信息化建設(shè)是在修煉內(nèi)功,只有這個(gè)內(nèi)功修好了,企業(yè)的管理才能真正落到實(shí)處,才能使管理層更好地做出決策,為企業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)勁的助力,使企業(yè)在正確的軌道上迅猛發(fā)展。美豐農(nóng)化有限公司(以下簡(jiǎn)稱美豐)信息中心主任曾建根,根據(jù)自己多年的企業(yè)信息化經(jīng)歷,總結(jié)出了如何修煉企業(yè)信息化內(nèi)功的獨(dú)門經(jīng)驗(yàn)。

他認(rèn)為,練武功都講究循序漸進(jìn),分階段達(dá)成武功修行,強(qiáng)調(diào)一個(gè)“細(xì)與靜”。這一點(diǎn),跟企業(yè)信息化十分相似:搞信息化不但要分步分階段實(shí)施,更需要細(xì)心、細(xì)致和細(xì)化。所以曾建根以類比的手法,介紹了如何從細(xì)處著手修煉企業(yè)信息化內(nèi)功的“四式手法”:起手式、立陣式、臨陣式、破陣式。

起手式打好基礎(chǔ)

曾建根說,練武講究打坐站樁,起手式很重要。企業(yè)信息化也需要起手式,這個(gè)起手式不但要做好,還要做細(xì),把信息化的“地基”打好。

很多企業(yè)上信息系統(tǒng)很迫切,但是卻沒真正弄明白企業(yè)搞信息化是要解決什么問題,要提升哪方面的管理,所以導(dǎo)致上了信息系統(tǒng)后,慢慢發(fā)現(xiàn)管理上出現(xiàn)的問題沒有解決,達(dá)不到提升企業(yè)管理的目的。

剛進(jìn)入美豐的時(shí)候,曾建根面臨的任務(wù)是使企業(yè)做到辦公自動(dòng)化,迅速實(shí)現(xiàn)各辦事處的業(yè)務(wù)報(bào)表的上報(bào)及各種報(bào)告和銷售政策的上傳和下達(dá)。因?yàn)閯傔M(jìn)企業(yè)不久,曾建根剛開始并不十分了解企業(yè)現(xiàn)狀,但通過多次與總經(jīng)理的交談后,發(fā)現(xiàn)他最頭痛的是各辦事處銷售報(bào)表數(shù)據(jù)不準(zhǔn)、各種產(chǎn)品銷售情況混亂。曾建根并沒有急于尋求辦公自動(dòng)化的解決之道,而是把總經(jīng)理所講的各種管理上的問題記錄并匯總起來,然后按業(yè)務(wù)模塊的方式分成行政管理、財(cái)務(wù)、倉庫、銷售、采購等幾大類,把這些問題依據(jù)其體現(xiàn)出來的業(yè)務(wù)形式填到各業(yè)務(wù)模塊當(dāng)中。填完后他發(fā)現(xiàn),有80%的問題是反映在銷售模塊上,他明白了企業(yè)真正需要的不是辦公自動(dòng)化,而是銷售管理信息化。有了這個(gè)發(fā)現(xiàn)后,曾建根決定把業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)一起實(shí)施,從整體上實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,解決各業(yè)務(wù)部門各自為政、信息不暢的問題。至此,企業(yè)信息化的核心內(nèi)容也確定了下來。

信息化核心內(nèi)容定下來后,CIO需要多方位考察信息化成功企業(yè),為管理層注入信心與決心。曾建根的做法就是請(qǐng)管理層去上海、江蘇等地的知名企業(yè)考察,通過別人的演示,極大地增強(qiáng)了管理層的信心,為后續(xù)的信息系統(tǒng)實(shí)施掃除了心理障礙。

統(tǒng)一了思想后,就要確立選型方式。曾建根認(rèn)為,只要真正弄明白了企業(yè)信息化的核心需要,選型一般通過招標(biāo)的形式來進(jìn)行就可以了。

立陣式關(guān)注細(xì)節(jié)

古之習(xí)武者,多為陣前立功,名垂青史。一招立陣式,可以視作攻擊的前奏。曾建根認(rèn)為,企業(yè)搞信息化,是企業(yè)內(nèi)部的一次重大的變革,也是一場(chǎng)沒有硝煙的戰(zhàn)爭(zhēng)。企業(yè)要打贏這場(chǎng)硬仗,可能有很多種方式,但最有效最快捷的方式,仍是把工作做到細(xì)處,盡可能細(xì)化信息化工作中的每一項(xiàng)任務(wù)。

首先要開好動(dòng)員大會(huì),為信息化項(xiàng)目確立基調(diào)。動(dòng)員大會(huì)既然是要發(fā)動(dòng)全員的一次大會(huì),當(dāng)然就需要企業(yè)的最高領(lǐng)導(dǎo)在場(chǎng),而很多CIO卻忽略這一點(diǎn)。曾建根說:“在企業(yè),最高領(lǐng)導(dǎo)的話語才是最有說服力的,即使企業(yè)賦予CIO較大的話語權(quán),但真正能決定一件事情發(fā)展方向和最終決定權(quán)的,仍是企業(yè)的一把手,所以如果沒有企業(yè)一把手參與的動(dòng)員大會(huì),不開也罷?！眲?dòng)員大會(huì)的目的是讓全體員工有了參與的意識(shí)并參與進(jìn)來,信息化項(xiàng)目的支持面越廣,阻力就越小。

其次,要組建合理的團(tuán)隊(duì),細(xì)研業(yè)務(wù)需求。曾建根認(rèn)為,信息化團(tuán)隊(duì)的組建很關(guān)鍵,這個(gè)團(tuán)隊(duì)一定要為滿足企業(yè)信息化項(xiàng)目實(shí)施的需要而構(gòu)建。團(tuán)隊(duì)確定以后,就要開展對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)需求的細(xì)化分析。需求調(diào)研由三方人員組成:軟件廠商的實(shí)施顧問、業(yè)務(wù)部門主要業(yè)務(wù)人員及團(tuán)隊(duì)指派的調(diào)研跟進(jìn)員。

第三,要核準(zhǔn)盤點(diǎn)數(shù)據(jù),保障階段性目標(biāo)順利完成。信息系統(tǒng)都是以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的,這個(gè)基礎(chǔ)一定要準(zhǔn)確,否則,出來的任何結(jié)果都是錯(cuò)誤的,不但實(shí)現(xiàn)不了信息系統(tǒng)的價(jià)值,可能還會(huì)誤導(dǎo)企業(yè)做出錯(cuò)誤的決策。所以核準(zhǔn)各種盤點(diǎn)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性是重中之重,來不得半點(diǎn)馬虎。

臨陣式把握三招

不入虎穴焉得虎子,要破陣,就要進(jìn)入陣內(nèi)翻江倒海一番,臨陣式因此而出。企業(yè)信息化出好如下三招,陣當(dāng)可破。

第一,制訂詳細(xì)的實(shí)施計(jì)劃,達(dá)成階段性目標(biāo)。曾建根說:“做項(xiàng)目,計(jì)劃控制最重要,企業(yè)信息化項(xiàng)目尤其如此。因?yàn)轫?xiàng)目大小和跨度不同,各企業(yè)自身管理特性也不盡相同,所以計(jì)劃的制訂也是因地制宜的。但有一點(diǎn)不變,計(jì)劃越細(xì)越好,越詳細(xì)越容易達(dá)到目標(biāo)?！?/p>

第二,強(qiáng)調(diào)協(xié)同,求同存異。企業(yè)信息化建設(shè),阻力最大的還是來自于人,因?yàn)樾畔⒒ぷ麝P(guān)系到部門利益、工作量及責(zé)權(quán)等種種問題,各業(yè)務(wù)部門在項(xiàng)目遇到難題時(shí),往往會(huì)相互推諉。曾建根說,作為項(xiàng)目主導(dǎo)人的CIO,這個(gè)時(shí)候一定要保持冷靜,出現(xiàn)問題的時(shí)候,要把團(tuán)隊(duì)成員集合起來開會(huì),并且要明確會(huì)議主題:這個(gè)會(huì)不是來追究大家責(zé)任的,是要尋求問題的解決辦法。

第三,明確分工,按時(shí)保質(zhì)完成工作。曾建根認(rèn)為,做信息化項(xiàng)目,工作分配一定要明確,只有明確了每個(gè)人員的具體職責(zé),并輔以一些適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲措施,信息化項(xiàng)目進(jìn)展就會(huì)更順利,出現(xiàn)問題或難題也可以追溯原因,并及時(shí)糾正問題,保證項(xiàng)目可以按時(shí)保質(zhì)實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。

破陣式關(guān)注兩點(diǎn)

練武之人閉關(guān)修煉,全為突破自己武功的最后一個(gè)屏障,以達(dá)到修為的最高境界。企業(yè)搞信息化系統(tǒng),最終的目標(biāo)是要使系統(tǒng)能帶給企業(yè)管理上的提升,實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源的最優(yōu)化組合,實(shí)現(xiàn)利益最大化。曾建根認(rèn)為,企業(yè)信息化的破陣式,只有集中搞好兩點(diǎn),才能取得圓滿的效果。

第一,集中精力解決項(xiàng)目難點(diǎn)問題,保證項(xiàng)目順利上線。企業(yè)在實(shí)施信息化的過程中,難免會(huì)遇到一些一時(shí)難于解決的問題,是徹底解決了難題后再繼續(xù)往下走,還是暫時(shí)尋求別的途徑繞過去,回頭再解決問題?這讓很多CIO頭痛不已,也是很多項(xiàng)目最后嚴(yán)重超過計(jì)劃期限或?qū)е率〉母驹?。曾建根的做法是避開“攔路虎”,先尋求別的途徑代替這個(gè)環(huán)節(jié),繼續(xù)把項(xiàng)目的其它工作進(jìn)行下去,以免耽擱項(xiàng)目的進(jìn)程,最后出一個(gè)合理的解決方案,使系統(tǒng)順利上線。

第二,犒賞團(tuán)隊(duì)成員,平衡利益分配。曾建根說:“美豐的信息系統(tǒng)于2006年12月18日正式上線運(yùn)行,因?yàn)轫?xiàng)目取得的效果令總經(jīng)理很滿意,所以在開年度總結(jié)大會(huì)的時(shí)候,公司對(duì)信息化管理團(tuán)隊(duì)的所有成員進(jìn)行了表揚(yáng),設(shè)置了各種獎(jiǎng)項(xiàng),表彰了先進(jìn),體現(xiàn)了公司對(duì)信息化工作的支持和認(rèn)可,也為后續(xù)的信息化項(xiàng)目打下了堅(jiān)實(shí)的群眾基礎(chǔ)。所以我認(rèn)為論功行賞在信息化項(xiàng)目中也是一個(gè)不可忽視的推動(dòng)力量,是最有效的信息化推動(dòng)手段和激勵(lì)措施?！?/p>

在“四式手法”的指引下,曾建根把美豐的信息化做得有聲有色。當(dāng)然,信息化建設(shè)并不是真正的武學(xué)研究,這里只是借武學(xué)研究的幾個(gè)招式形象地標(biāo)示出企業(yè)信息化的不同階段。而做好每一個(gè)階段的工作,完成階段性目標(biāo)是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵,要像練習(xí)功夫一樣,CIO必須一招一式有承有啟,細(xì)心走好每一步,才能讓企業(yè)信息化建設(shè)取得成功。