芻議人事檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題與對(duì)策

山西焦煤汾西礦業(yè)集團(tuán)發(fā)電廠人勞科

摘要：隨著高新技術(shù)時(shí)代的到來(lái)，人事檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為人事檔案管理工作的主要目標(biāo)之一。因此，本文就將如何加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理的信息化建設(shè)提出建議，以不斷促進(jìn)企業(yè)管理的現(xiàn)代化建設(shè)，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；人事檔案信息化；建設(shè)

正文：

一、企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)的意義

首先，信息化企業(yè)人事檔案管理有利于促進(jìn)企業(yè)人事檔案管理水平提升。隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的企業(yè)人事檔案管理已逐漸被信息化的管理手段所取代，實(shí)現(xiàn)了人事檔案管理與現(xiàn)代自動(dòng)化企業(yè)管理系統(tǒng)的一致。因此，不斷提高自身的信息化水平可以更好的滿足于現(xiàn)代企業(yè)人事檔案信息化管理的發(fā)展要求。

其次，實(shí)施人事檔案信息化管理符合企業(yè)發(fā)展的時(shí)代要求。作為現(xiàn)代企業(yè)管理工作的一個(gè)重要組成部分，實(shí)施信息化、自動(dòng)化人事檔案信息管理工作，對(duì)提升企業(yè)管理工作水平、功過(guò)效率及信息資料的利用率具有劃時(shí)代的意義?，F(xiàn)如今，信息化已成為人們生產(chǎn)生活中所不可或缺的一項(xiàng)技術(shù)支撐，伴隨著人們對(duì)時(shí)效性強(qiáng)、價(jià)值性高的信息的需求度逐步加大，計(jì)算機(jī)信息化管理已成為當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的一項(xiàng)必然趨勢(shì)。在這種形式之下，企業(yè)人事檔案信息化管理模式是現(xiàn)代企業(yè)體制改革與發(fā)展的一個(gè)必然選擇。

二、現(xiàn)階段企業(yè)信息人事檔案信息化建設(shè)存在的主要問(wèn)題

（一）對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)的不重視

在當(dāng)前我國(guó)的企業(yè)管理工作中，其單位的高層領(lǐng)導(dǎo)并未意識(shí)到建設(shè)人事檔案管理信息化的重要性。也正是因?yàn)槿绱耍髽I(yè)人事檔案管理中，不僅不重視人事檔案信息化建設(shè)，還在建設(shè)企業(yè)人事檔案管理信息化中投入甚少，導(dǎo)致單位的人事檔案室設(shè)施不齊全全，極易造成企業(yè)人事檔案資料不完整的弊端，從而影響企業(yè)自身的發(fā)展。

（二）人事檔案材料不齊全

一些年度考核表、履歷表短缺或雖有表但未蓋公章。還有一些如學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱、獎(jiǎng)懲等材料，仍在個(gè)人手中未能及時(shí)收集歸檔。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數(shù)職，有時(shí)只是將人事檔案材料作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時(shí)歸檔，也是導(dǎo)致個(gè)人人事檔案中材料不齊全的一個(gè)重要因素。

（三）人事檔案管理方式和手段相對(duì)落后

管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。人事檔案管理需要專人管理，單獨(dú)存放。但現(xiàn)在大多數(shù)事業(yè)單位的從事人事檔案管理的人員往往身兼數(shù)職，且大部分靠手工操作，未使用干部人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，效率低。

（四）缺乏必要的人事檔案信息內(nèi)容安全的措施

企業(yè)中的有此人事檔案資料是與普通的人事檔案資料是不一樣的，可能會(huì)涉及到很多的國(guó)家機(jī)密信息，因此在進(jìn)行信息化處理時(shí)要注意文件資料的安全。各個(gè)企業(yè)在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，要首先切實(shí)保證涉密資料的安全。但是在日常工作時(shí)，有此企業(yè)很容易的忽視這個(gè)問(wèn)題，從而威脅了涉密資料的信息安全。企業(yè)要嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定對(duì)企業(yè)的人事檔案進(jìn)行管理與公開，做到確保機(jī)密資料的安全。

三、加強(qiáng)企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理信息化的重視

在我國(guó)煤炭企業(yè)的人事檔案管理中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要提高對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)的重視，首先，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理人事檔案方式為現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)人事檔案管理，以便可以為企業(yè)營(yíng)造出良好的人事檔案管理信息化建設(shè)環(huán)境。其次，企業(yè)還應(yīng)該做好建設(shè)人事檔案管理信息化平臺(tái)的推廣宣傳工作，要提高全體人事檔案管理人員的工作熱情，打開企業(yè)人事檔案管理信息化的新局面，使企業(yè)人事檔案管理工作越做越好。

（二）注重人事檔案材料收集。

提高人事檔案管理質(zhì)量。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)，隨著政治經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來(lái)了新的要求。人事檔案管理人員必須及時(shí)收集與人事檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)。對(duì)不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進(jìn)行補(bǔ)辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

（三）加速企業(yè)人事檔案管理信息化基礎(chǔ)建設(shè)進(jìn)程

人事檔案是人才信息資源庫(kù)，合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長(zhǎng)人事檔案壽命的目的。實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，是人事檔案服務(wù)于工作、制度改革與發(fā)展的需要，是我國(guó)整個(gè)社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個(gè)具體組成部分，也是適應(yīng)社會(huì)對(duì)人事檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求。這就要求人事檔案管理部門進(jìn)一步提高工作效率，準(zhǔn)確、及時(shí)地傳輸信息，提高信息管理的時(shí)效性。要提高工作效率，就需要對(duì)人事檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將人事檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，通過(guò)屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。同時(shí)要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，可以實(shí)行不屬于保密范圍的人事檔案信息的社會(huì)共享，向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的人才人事檔案信息服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質(zhì)量，并大大提高人事檔案的利用效率。

（四）完善企業(yè)人事檔案管理制度

企業(yè)要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，發(fā)展多元化信息化管理制度的建立，要結(jié)合人事檔案上作實(shí)際制訂科學(xué)的人事檔案管理制度，轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理的職能，完善企業(yè)人事檔案管理實(shí)施辦法，嚴(yán)格按照企業(yè)人事檔案歸檔整理原則開展上作：在收集、歸檔過(guò)程，加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)人事檔案保管和人事檔案信息綜合開發(fā)制度的建立和完善，使人事檔案工作做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)整理有序、分類合理、查詢方便，保證企業(yè)人事檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，促進(jìn)人事檔案管理上作的健康、持續(xù)發(fā)展。

（五）加強(qiáng)人事檔案管理工作人員的綜合管理

在企業(yè)的人事檔案管理工作中，工作人員的素質(zhì)水平直接決定了人事檔案管理工作質(zhì)量的好壞和工作效率的高低，因此，在人事檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程中，企業(yè)要從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展著手，不斷提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)和職業(yè)道德意識(shí)。首先，要求人事檔案管理員要具備人事檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，能夠根據(jù)現(xiàn)代化人事檔案管理的特點(diǎn)展開相應(yīng)的工作，不斷豐富人事檔案信息化管理的實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)，提高對(duì)人事檔案管理工作變化的適應(yīng)性，能夠?qū)θ耸聶n案管理的變化的靈活工作。其次，企業(yè)也要加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，在實(shí)際工作中要加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等方面的基礎(chǔ)培訓(xùn)，以不斷提高管理人員的人事檔案管理水平。再次，要加強(qiáng)管理人員的信息安全教育和職業(yè)道德教育，提高管理人員對(duì)信息安全管理的意識(shí)，保障企業(yè)的資源安全和利益，同時(shí)也要教育人事檔案管理人員要熱愛本職上作，積極深入臨床一線進(jìn)行調(diào)查研究其對(duì)人事檔案信息的需求，小斷總結(jié)人事檔案管理上作，推動(dòng)管理水平的提高。豐富的決定了人事檔案信息化管理的水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]周建芝.淺議企業(yè)人事檔案管理信息化[J].山西科技，2006，（5）：56-57.DOI：10.3969/j.issn.1004-6429.2006.05.025.

[2]鐘素英.淺析企業(yè)人事檔案管理信息化[J].蘭臺(tái)世界，2012，（z1）：55.