淺談施工企業(yè)項(xiàng)目管理組織形式與合同管理

1山東省青島市中國(guó)石油集團(tuán)海洋工程有限公司 266520；

2中國(guó)石油集團(tuán)海洋工程有限公司 266520

摘要：合同管理的重要性受到了普遍的關(guān)注和重視。對(duì)于施工企業(yè)來(lái)說(shuō)合同管理工作直接決定了企業(yè)的盈利能力。而合同管理目標(biāo)能否實(shí)現(xiàn)受項(xiàng)目管理組織的影響和制約。組織的目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)程度受組織組織的構(gòu)形式的影響。而合適的組織結(jié)構(gòu)形式的選擇取決于組織要完成的目標(biāo)的性質(zhì)。合同管理是一項(xiàng)復(fù)雜的動(dòng)態(tài)管理工作。因此，要確保合同管理的效率，必須使現(xiàn)有的項(xiàng)目管理組織形式適合于合同管理工作的需要。

關(guān)鍵詞：施工企業(yè)；合同管理；效率；組織結(jié)構(gòu)形式

現(xiàn)在施工企業(yè)對(duì)合同管理的重要性有越來(lái)越深刻的認(rèn)識(shí)。合同管理對(duì)于施工企業(yè)來(lái)說(shuō)是成本控制的關(guān)鍵。合同管理的質(zhì)量和效果直接影響到企業(yè)的盈利能力。合同管理也是一個(gè)涉及施工企業(yè)各個(gè)部門(mén)的一項(xiàng)管理任務(wù)。需要各個(gè)部門(mén)的協(xié)調(diào)和配合。而管理組織則規(guī)定了各個(gè)部門(mén)的分工合作和協(xié)調(diào)關(guān)系，直接影響到?jīng)Q策的程序和效率。因此管理組織對(duì)合同管理的效率和效果有很大的影響。但是在實(shí)際工作中管理組織的組織形式對(duì)合同管理的影響卻被忽視了。在現(xiàn)實(shí)中即使其他合同管理的條件都完全具備了，如果合同管理的組織和決策形式不同，合同管理效率和效果也會(huì)有很大的區(qū)別。

1 組織結(jié)構(gòu)

組織結(jié)構(gòu)規(guī)定了對(duì)工作任務(wù)如何進(jìn)行分工，分組和協(xié)調(diào)合作。合理的組織結(jié)構(gòu)形式取決于組織的戰(zhàn)略目標(biāo)，組織的規(guī)模以及組織完成目標(biāo)所使用的技術(shù)，和組織的運(yùn)行環(huán)境。組織結(jié)構(gòu)形式?jīng)Q定了各個(gè)部門(mén)之間的任務(wù)分工和協(xié)作關(guān)系，也決定了各個(gè)部門(mén)的責(zé)任和義務(wù)的界限。組織的戰(zhàn)略任務(wù)的性質(zhì)決定了最優(yōu)的組織形式。如果組織的任務(wù)是完成具有確定性結(jié)果的任務(wù)，則對(duì)于組織決策的效率沒(méi)有很高的要求。為了確保組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，必須使組織結(jié)構(gòu)形式和組織的任務(wù)相適應(yīng)。

2 施工企業(yè)合同管理的特點(diǎn)

合同管理是一個(gè)復(fù)雜的動(dòng)態(tài)的管理過(guò)程，時(shí)間上從施工企業(yè)作出參加投標(biāo)的決定開(kāi)始直到項(xiàng)目交付使用或者質(zhì)量保證期到期為止。在整個(gè)合同期間，不僅需要施工企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)之間的合作，而且需要項(xiàng)目相關(guān)各方之間協(xié)調(diào)合作。為了實(shí)施一個(gè)施工項(xiàng)目，施工企業(yè)需要與各方簽訂合同，這些合同組成一個(gè)復(fù)雜的合同體系。它們之間相互聯(lián)系，相互制約。

（1）合同管理需要企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)之間協(xié)調(diào)合作

在施工企業(yè)合同管理過(guò)程中，要特別注意各部門(mén)之間的合作。首先在投標(biāo)階段，需要施工，技術(shù)，營(yíng)業(yè)等部門(mén)的積極配合。由技術(shù)部門(mén)提供相關(guān)的技術(shù)支持，特別是對(duì)于設(shè)計(jì)施工承包合同，設(shè)計(jì)直接影響能否中標(biāo)，以及項(xiàng)目的盈利水平；由營(yíng)業(yè)部門(mén)進(jìn)行招標(biāo)文件詳細(xì)分析和制定投標(biāo)策略；由工程部門(mén)提供施工組織設(shè)計(jì)。只有這些部門(mén)積極配合才能提供一個(gè)高質(zhì)量的投標(biāo)文件，提高中標(biāo)的機(jī)會(huì)。

（2）合同管理需要項(xiàng)目相關(guān)各方之間協(xié)調(diào)合作

合同是施工企業(yè)完成項(xiàng)目得到支付的重要依據(jù)。合同明確地規(guī)定了合同雙方的責(zé)權(quán)利關(guān)系。施工企業(yè)與業(yè)主的主合同規(guī)定了項(xiàng)目的范圍，質(zhì)量等。但是在合同實(shí)施的過(guò)程中業(yè)主經(jīng)常會(huì)做出這樣那樣的變更指令，這些都需要施工企業(yè)與業(yè)主協(xié)調(diào)決定。

（3）合同管理需要?jiǎng)討B(tài)管理

由于施工合同是一種不完備的合同，在合同中不可能就施工過(guò)程中可能出現(xiàn)的所有問(wèn)題做出具體的規(guī)定，需要根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的具體情況協(xié)調(diào)項(xiàng)目相關(guān)各方，對(duì)合同作出必要的修改和補(bǔ)充，因此合同管理是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)的管理工作。

3 常用的施工項(xiàng)目管理組織

我國(guó)施工企業(yè)項(xiàng)目常用的組織結(jié)構(gòu)形式有直線式組織結(jié)構(gòu)和矩陣組織等結(jié)構(gòu)形式。

（1）直線式組織具有決策快，責(zé)權(quán)利關(guān)系清楚等優(yōu)點(diǎn)。在直線式組織中組織的效率直接取決于位于頂部的項(xiàng)目經(jīng)理的能力。在這種組織中，位于中間的各部門(mén)之間往往由于權(quán)利之爭(zhēng)而導(dǎo)致合作困難。因此這種組織結(jié)構(gòu)形式一般適用于小型的項(xiàng)目。采用這種管理組織形式的項(xiàng)目，在進(jìn)行合同管理的時(shí)候，合同管理的效率取決于項(xiàng)目經(jīng)理的能力。

（2）矩陣式組織富有彈性，有自我調(diào)節(jié)的功能，能更好地適合于動(dòng)態(tài)管理和優(yōu)化組合；能在保證項(xiàng)目盡力對(duì)項(xiàng)目最有力的控制前提下，充分發(fā)揮各專業(yè)職能部門(mén)的作用，具有較短的協(xié)調(diào)，信息和指令途徑。但是這種組織具有雙重領(lǐng)導(dǎo)，雙重職能，雙重的信息流，工作流和指令，容易產(chǎn)生職能爭(zhēng)執(zhí)，形成對(duì)抗。這種組織形式適合于特大型項(xiàng)目，或者能分解為許多小項(xiàng)目的工程。采用這種管理組織形式的項(xiàng)目，在進(jìn)行合同管理的時(shí)候，由于合同管理人員既要接受合同管理部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)和指令，又要接受分項(xiàng)目經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)和指令，如果雙方指令存在分歧，則容易產(chǎn)生混亂，延誤合同管理決策的最佳時(shí)機(jī)。

4 項(xiàng)目管理組織形式的改進(jìn)

由于合同管理的效率和效果直接影響到施工企業(yè)在該項(xiàng)目的盈利能力。為了彌補(bǔ)目前的項(xiàng)目管理組織形式的缺點(diǎn)，充分發(fā)揮它的優(yōu)點(diǎn)，我們需要對(duì)目前的項(xiàng)目管理組織形式作出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整使之適合于合同管理工作的需要。

（1）直線式組織

對(duì)于直線式組織可以通過(guò)對(duì)合同管理部門(mén)經(jīng)理授權(quán)的方式，提高合同管理部門(mén)經(jīng)理在組織中的位置。在施工過(guò)程中，可以授予合同管理部門(mén)經(jīng)理協(xié)調(diào)各部門(mén)確保合同順利實(shí)施的權(quán)利，也就是說(shuō)，合同管理部門(mén)經(jīng)理位于項(xiàng)目經(jīng)理之下，對(duì)于合同管理相關(guān)事件具有對(duì)其他各部門(mén)發(fā)出協(xié)調(diào)配合指令的權(quán)利。在項(xiàng)目管理組織中，合同管理部門(mén)經(jīng)理位于項(xiàng)目經(jīng)理之下，但高于其他各部門(mén)經(jīng)理。這樣才能夠確保一旦合同事件發(fā)生的時(shí)候，項(xiàng)目經(jīng)理能在第一時(shí)間決策，同時(shí)確保各部門(mén)積極配合，保證合同的順利實(shí)施。

（2）矩陣式組織

特大型項(xiàng)目，或者能分解為許多小項(xiàng)目的工程采用矩陣式項(xiàng)目管理組織時(shí)，合同管理的工作被分解為若干小項(xiàng)目的合同管理工作，由分項(xiàng)目管理組織中的合同管理部門(mén)完成。這樣的管理方式由于條塊分割，容易造成各個(gè)分項(xiàng)目的合同管理與整個(gè)項(xiàng)目的合同管理脫節(jié)。各個(gè)分項(xiàng)目之間由于資源的競(jìng)爭(zhēng)造成沖突。在這種組織中，可以建立一個(gè)合同管理的團(tuán)隊(duì)。該團(tuán)隊(duì)由各個(gè)分項(xiàng)目的合同管理人組成。通過(guò)團(tuán)隊(duì)的分工合作理念，確保各個(gè)分項(xiàng)目之間協(xié)調(diào)共進(jìn)，提高合同管理的效率。

5 結(jié)論

合同管理不僅影響到合同能否順利實(shí)施，而且決定了施工企業(yè)的盈利能力。合同管理的效率取決于項(xiàng)目管理的組織形式。而合適的組織形式的選擇取決于組織的目標(biāo)和任務(wù)。合同管理是一項(xiàng)復(fù)雜的動(dòng)態(tài)管理工作。為了提高合同管理的效率就必須對(duì)項(xiàng)目管理組織形式進(jìn)行改進(jìn)，使之適合合同管理的需要。對(duì)于直線式項(xiàng)目管理組織要確保其合同管理的效率，可以通過(guò)對(duì)合同管理部門(mén)經(jīng)理的授權(quán)來(lái)實(shí)現(xiàn)。對(duì)于矩陣式組織，可以通過(guò)建立合同管理團(tuán)隊(duì)來(lái)綜合協(xié)調(diào)各個(gè)分項(xiàng)目的管理工作，進(jìn)而保證整個(gè)項(xiàng)目的合同管理的效率。

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作者簡(jiǎn)介：

羅猛，（1986-），男，漢族，河南省商丘市人，職稱：助理工程師，學(xué)歷：本科學(xué)歷，單位：中國(guó)石油集團(tuán)海洋工程有限公司，研究方向：招標(biāo)采購(gòu)。