基于BPI理論的自研自用設(shè)備研制流程改進優(yōu)化

孫 釗 李躍宇 田 濤

（1.中國工程物理研究院材料研究所，四川 綿陽 621700；2.四川大學(xué)商學(xué)院，四川 成都 610065）

0 引言

自研自用設(shè)備是指單位為了滿足特定的需求，由單位自主設(shè)計，適當(dāng)購買外部成品件制造的，交付單位使用的設(shè)備。一般來說，只有當(dāng)外部無類似設(shè)備可供采購或有類似設(shè)備但無法獲取時，單位才會開展設(shè)備的自研工作。在當(dāng)前美國等技術(shù)先進國家不斷加強對我國出口限制及單位生產(chǎn)任務(wù)逐年加重的雙重影響下，為了突破限制，提升效率，單位近年來自研自用設(shè)備研發(fā)項目數(shù)量也隨之提升。在上述背景下，自研自用設(shè)備的研制管理日趨重要。通過對單位已有自研自用設(shè)備研制流程的分析，采用流程優(yōu)化（Business Process Improving）理論，可以實現(xiàn)對研制管理工作的優(yōu)化，提高自研自用設(shè)備研制過程的規(guī)范性，進而提升設(shè)備研制的實際績效[1]。

1 BPI理論簡介

業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（BPI）是基于業(yè)務(wù)流程再造（BPR）的基礎(chǔ)建立的。1993年美國著名企業(yè)管理大師院教授邁克爾·漢默提出業(yè)務(wù)流程重組（BPR Business Process Reengineering）理論，其理論的核心為企業(yè)為適應(yīng)內(nèi)外部環(huán)境的變化，應(yīng)該分析流程，并重新進行設(shè)計，使各項指標有突破的進展。該理論提出后，IBM、科達、通用和福特等許多世界知名的企業(yè)先后通過采用BPR實現(xiàn)了企業(yè)的巨大飛躍。但是，受管理水平、組織架構(gòu)和企業(yè)文化等因素的影響，也有不少企業(yè)在推行BPR的過程中因失敗而退出市場。在此背景下，BPI理論應(yīng)運而生。與BPR不同的是，BPI理論并不是試圖通過巨大而徹底的變革來改變現(xiàn)有流程，其更加強調(diào)的是對各個業(yè)務(wù)進行漸進的、持續(xù)的優(yōu)化和改善，從而使業(yè)務(wù)流程更好地為企業(yè)的目標服務(wù)[2]。

2 原非標設(shè)備研制流程描述與問題分析

2.1 原流程描述

因前期單位自研自用設(shè)備研制項目較少，單位在設(shè)備管理文件中建立了自研自用設(shè)備研制管理流程并明確了相關(guān)要求。具體過程分為6個步驟：1） 編制自研自用設(shè)備研制任務(wù)書。設(shè)備需求單位編寫包括總體要求、技術(shù)標準、驗收標準和完工日期等內(nèi)容在內(nèi)的自研自用設(shè)備研制任務(wù)書。2） 審簽自研自用設(shè)備研制任務(wù)書。研制任務(wù)主管部門視情組織質(zhì)量、安全管理部門及單位行政、技術(shù)領(lǐng)導(dǎo)等對自研自用設(shè)備研制任務(wù)書進行審查簽署。3） 編制自研自用設(shè)備研制方案。研制單位根據(jù)審簽后的自研自用設(shè)備研制任務(wù)書，編制包括研制依據(jù)、研制目標、技術(shù)指標、技術(shù)路線、時間進度、預(yù)期成果以及費用預(yù)算等內(nèi)容的自研自用設(shè)備研制方案。4） 審簽自研自用設(shè)備研制方案。研制任務(wù)主管部門視情組織質(zhì)量、安全、財務(wù)管理部門及單位行政、技術(shù)領(lǐng)導(dǎo)等對自研自用設(shè)備研制方案進行審簽。5） 自研自用設(shè)備研制。研制單位根據(jù)審簽后的自研自用設(shè)備研制方案進行設(shè)備研制。6） 自研自用設(shè)備驗收。研制任務(wù)主管部門組織使用單位、質(zhì)量、安全、財務(wù)管理部門及情報室等單位對自研自用設(shè)備進行驗收。

2.2 存在的問題

上述流程建立后在單位運行了一段時間，在實際過程中發(fā)現(xiàn)存在一些問題，采用WBS、5W1H等方法對流程進行分析后，可以將問題總結(jié)為以下4個方面。

2.2.1 缺乏對研制活動啟動條件的明確要求

單位前期按照該流程開展研制工作主要是固定資產(chǎn)投資項目中上級機關(guān)批復(fù)為“非標自研”的設(shè)備，其研制活動已經(jīng)具備了明確的輸入啟動條件。后期隨著國際形勢的變化和單位業(yè)務(wù)的發(fā)展，需要開展更多的非固定資產(chǎn)投資項目類的自研自用設(shè)備研制工作，該類項目在實施過程中存在的問題就是需求單位和業(yè)務(wù)主管機關(guān)部門積極推動開展具體的研制活動，往往忽略了項目在單位內(nèi)的立項批復(fù)，導(dǎo)致在實施過程中存在經(jīng)費、協(xié)作等方面的問題。

2.2.2 研制過程沒有充分考慮質(zhì)量、安全問題

前期流程雖然在任務(wù)書審簽及研制方案審簽2個環(huán)節(jié)考慮了邀請質(zhì)量、安全管理部門對任務(wù)書及方案進行專業(yè)性審查，但是任務(wù)書及方案編寫階段，并未要求在任務(wù)書和方案中對質(zhì)量、安全事宜有明確的要求，實際導(dǎo)致任務(wù)書及方案中對設(shè)備質(zhì)量、安全沒有要求或要求不明確，導(dǎo)致管理部門一方面對設(shè)備的質(zhì)量、安全相關(guān)工作方案進行審查，另一方面也無法對研制過程的重要節(jié)點進行監(jiān)督驗證。

2.2.3 缺乏變更控制及設(shè)備驗證環(huán)節(jié)

在實際過程中，經(jīng)常發(fā)生外購成品件或原材料無法獲取導(dǎo)致的研制變更事宜，該類變更不僅涉及技術(shù)問題，還涉及財務(wù)、質(zhì)量和安全等方面，之前的流程沒有對變更有明確的成文要求，隨意性較大，導(dǎo)致最終設(shè)備驗收及項目結(jié)題存在很大風(fēng)險。另一方面，在研制結(jié)束后，沒有要求對研制的設(shè)備進行驗證，設(shè)備的技術(shù)可靠性、穩(wěn)定性和安全性等問題難以回答，從而給驗收工作和后續(xù)使用帶來較大挑戰(zhàn)。

2.2.4 研制過程文檔的審簽進行分類管理

在已經(jīng)實施的項目中，經(jīng)常發(fā)生等待簽署方案以開展具體工作的情況，按照之前的要求，不論何種方案，都要經(jīng)過項目組、部門、單位技術(shù)、單位行政審簽，耗時通常在半個月左右。該過程不僅浪費了大量的時間，而且對單位行政資源的消耗也比較明顯。

3 流程優(yōu)化研究

3.1 流程優(yōu)化的基本方法

考慮到單位的實際情況，在既有管理模式的約束下，針對上述分析的問題，采用較為緩和的BPI理論，按照“補缺項、提效率”的思路，對自研自用非標設(shè)備研制流程進行優(yōu)化就顯得比較適宜，且優(yōu)化結(jié)果也更容易被接受。

3.2 流程優(yōu)化方案

3.2.1 明確啟動流程的必要條件要求

設(shè)備研制要求正式的、明確的研制任務(wù)輸入。財政支持的項目，應(yīng)以上級機關(guān)的項目批復(fù)為準，自有資金開支的項目，應(yīng)按照單位自有資金使用審批管理要求，編制研制立項論證報告并履行立項審批。

3.2.2 將質(zhì)量、安全管理融入整個研制過程

在研制的立項論證階段即要求明確設(shè)備的電氣安全、輻射安全等安全管理要求，同時明確研制過程設(shè)備質(zhì)量管控要點，在后續(xù)階段中，針對上述要求，在方案中進行響應(yīng)，在過程中進行把關(guān)，在考核中進行驗證，從而將質(zhì)量、安全管理貫穿研制整個過程。

3.2.3 增加了變更控制過程

按照變更是否涉及研制資源需求變化以及變更是否需要向上級管理部門報備或報批，對不同的變更類型分別制定了不同的變更控制措施，并明確了每一類變更的辦理要求，整個變更實施過程清晰完整。

3.2.4 明確了設(shè)備驗證管理要求

要求根據(jù)研制任務(wù)書及研制方案編制驗證方案，方案中明確驗證事項、驗證程序、合格判據(jù)等關(guān)鍵要素，驗證結(jié)束后，還應(yīng)對編制驗證總結(jié)，對驗證結(jié)果進行分析和評定，并給出驗證結(jié)論。

3.2.5 對文檔審簽進行分類管理

圖1 優(yōu)化后的自研自用設(shè)備立項決策流程

圖2 優(yōu)化后的自研自用設(shè)備方案設(shè)計流程

按照文檔是否涉及新增資源需求對文檔審簽進行分類管理，明確研制過程中不涉及資源需求變化的技術(shù)性文檔在項目組、部門簽署后，只需要技術(shù)領(lǐng)導(dǎo)審簽即可，以此進一步減少研制過程中的等待時間。

4 優(yōu)化后的流程

按照前述方案，結(jié)合實際情況，將研制過程分為立項決策（A）、方案設(shè)計（B）、制造驗證（C）以及研制總結(jié)（D）4個階段。各個階段的具體流程采用IDEF0方法分別如圖1～圖4所示。采用IDEF0方法可以清晰地表示整個研制過程中各個活動的輸入、輸出、控制及機制，從而使得整個流程更易被理解和操作[3]。

圖3 優(yōu)化后的自研自用設(shè)備制造驗證流程

圖4 優(yōu)化后的自研自用設(shè)備研制總結(jié)流程

5 結(jié)語

目前，上述流程優(yōu)化的研究成果已固化為單位的自研自用非標設(shè)備研制管理細則，單位正在實施的裝配系統(tǒng)、充氣系統(tǒng)及量熱儀的研制工作中都按照上述管理細則開展，從實際項目的實施情況來看，在研制過程中各方職責(zé)清晰，業(yè)務(wù)流程銜接合理，執(zhí)行過程運轉(zhuǎn)順暢，整個研發(fā)工作更加規(guī)范高效。可以看出，該文所述流程優(yōu)化工作在單位的自研自用非標設(shè)備研制管理中取得了較好的效果。

需要注意的是，流程優(yōu)化是1個循環(huán)往復(fù)的過程，只有不斷地完善該流程，即持續(xù)運用BPI的思想，才能不斷地適應(yīng)變化的形勢和管理要求，才可以大幅提高管理效率和效果。筆者將根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境變化適時對自研自用非標設(shè)備研制業(yè)務(wù)流程進行優(yōu)化，形成“優(yōu)化——實施——反饋——優(yōu)化”的循環(huán)，不斷提升單位自研自用非標設(shè)備研制管理工作質(zhì)量與工作效率，有效促進單位研制生產(chǎn)工作的順利開展。