日語(yǔ)商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作的注意點(diǎn)及技巧

【摘 要】隨著中日經(jīng)濟(jì)交流的不斷擴(kuò)大，以語(yǔ)言、文化、文學(xué)為中心的傳統(tǒng)日語(yǔ)教學(xué)模式所培養(yǎng)的人才已經(jīng)不能滿(mǎn)足市場(chǎng)對(duì)日語(yǔ)人才的需求，既有扎實(shí)的日語(yǔ)基礎(chǔ)又熟悉日本的商務(wù)習(xí)慣的應(yīng)用型日語(yǔ)人才就業(yè)前景越來(lái)越好。日語(yǔ)商務(wù)文書(shū)的寫(xiě)作能力是有意愿進(jìn)日系企業(yè)從事商務(wù)工作的學(xué)生必須具備的重要能力之一。

【關(guān)鍵詞】應(yīng)用型日語(yǔ)人才 商務(wù)文書(shū) 寫(xiě)作 注意點(diǎn) 技巧

【中圖分類(lèi)號(hào)】H36 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-4810（2015）34-0074-02

中國(guó)的日語(yǔ)專(zhuān)業(yè)學(xué)生畢業(yè)后的一個(gè)主要去向是到日系企業(yè)或者與日系企業(yè)有業(yè)務(wù)往來(lái)的公司就職。所以，對(duì)于日語(yǔ)專(zhuān)業(yè)的學(xué)生來(lái)說(shuō)，認(rèn)真學(xué)習(xí)和練習(xí)商務(wù)文書(shū)的寫(xiě)作對(duì)今后的工作是有很大幫助的。但是，很多學(xué)生對(duì)日語(yǔ)商務(wù)文書(shū)的印象是“格式太復(fù)雜了”“敬語(yǔ)太難了”“不知道怎么著手”，覺(jué)得很麻煩。筆者碩士研究生畢業(yè)于日本武藏野大學(xué)的商務(wù)日語(yǔ)專(zhuān)業(yè)，自2011年在大學(xué)任教以來(lái)，一直承擔(dān)日語(yǔ)專(zhuān)業(yè)本科四年級(jí)的外貿(mào)函電（現(xiàn)改為商務(wù)日語(yǔ)應(yīng)用文）課程的教學(xué)任務(wù)，并在此過(guò)程中發(fā)現(xiàn)學(xué)生在日語(yǔ)商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作的學(xué)習(xí)和練習(xí)中存在的諸多問(wèn)題。本文擬簡(jiǎn)單探討日語(yǔ)商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作中的注意點(diǎn)和技巧。

一 格式方面的注意點(diǎn)

日語(yǔ)的各類(lèi)商務(wù)文書(shū)都有固定格式。所以教師在授課時(shí)應(yīng)該告訴學(xué)生要注意遵守這些格式方面的規(guī)則。

1.公司名稱(chēng)的書(shū)寫(xiě)格式

在日語(yǔ)的商務(wù)文章中，經(jīng)常見(jiàn)到類(lèi)似“東洋商事（株）”之類(lèi)的表述。“東洋商事（株）”是“東洋商事株式會(huì)社”的簡(jiǎn)略說(shuō)法，在非正式的日語(yǔ)文章中經(jīng)常出現(xiàn)。但是在正式的商務(wù)文書(shū)中，公司要寫(xiě)正式的名稱(chēng)，且要完整書(shū)寫(xiě)，不能省略。也就是說(shuō)“東洋商事（株）”必須寫(xiě)成“東洋商事株式會(huì)社”，否則會(huì)顯得對(duì)對(duì)方公司不尊重。

另外，在日本還有“前株”和“后株”的區(qū)別?！扒爸辍敝傅氖前选爸晔綍?huì)社”放在公司名稱(chēng)的前面，寫(xiě)作“（株）ABC”，即“株式會(huì)社ABC”；“后株”指的是把“株式會(huì)社”放在公司名稱(chēng)的后面，寫(xiě)作“ABC（株）”，即“ABC株式會(huì)社”。因?yàn)樵谌毡?，正式的公司名稱(chēng)是公司在法務(wù)局進(jìn)行法人登記的名稱(chēng)，“株式會(huì)社”的位置不是自由填寫(xiě)的，而是按照先后順序記錄的。所以，“（株）”在公司名稱(chēng)前面的公司和“（株）”在公司名稱(chēng)后面的公司就不是同一個(gè)公司了。也就是說(shuō)“東洋商事（株）”和“（株）東洋商事”不是同一個(gè)公司，所以在書(shū)寫(xiě)商務(wù)文書(shū)的時(shí)候一定要正確書(shū)寫(xiě)“東洋商事株式會(huì)社”和“株式會(huì)社東洋商事”。如果書(shū)寫(xiě)錯(cuò)誤的話(huà)，就和錯(cuò)誤稱(chēng)呼別人的名字一樣，是很失禮的。不僅如此，還有可能導(dǎo)致開(kāi)錯(cuò)發(fā)票等更嚴(yán)重的后果。

2.收件公司及收件人的書(shū)寫(xiě)格式

在寫(xiě)給商務(wù)伙伴的商務(wù)文書(shū)中，必須要寫(xiě)清楚對(duì)方的公司名稱(chēng)、部門(mén)名稱(chēng)、收件人職務(wù)和姓名后面的敬稱(chēng)。需要注意的是，姓名必須寫(xiě)全名，并在姓名后面加敬稱(chēng)。例如，寫(xiě)給東洋商事株式會(huì)社營(yíng)業(yè)部田中俊二部長(zhǎng)的文書(shū)，收件人應(yīng)該頂格寫(xiě)為：

東洋商事株式會(huì)社

営業(yè)部長(zhǎng) 田中俊二様

而不能寫(xiě)成“田中俊二営業(yè)部長(zhǎng)様”，也就是說(shuō)，職位后面不能寫(xiě)敬稱(chēng)。

如果收件人沒(méi)有具體的職務(wù)，一般寫(xiě)此人所屬的部門(mén)就可以了。例如，寫(xiě)給東洋商事株式會(huì)社營(yíng)業(yè)部職員鈴木太郎的文書(shū)，收件人的地方應(yīng)該頂格寫(xiě)為：

東洋商事株式會(huì)社

営業(yè)部 鈴木太郎様

如果不是特定寫(xiě)給某個(gè)收件人而是寫(xiě)給某個(gè)公司或者團(tuán)體的公函，一般在公司或團(tuán)體的正式名稱(chēng)后面加敬稱(chēng)“御中”。例如，寫(xiě)給“東洋商事株式會(huì)社”的公函，收件人處應(yīng)該頂格寫(xiě)為：

東洋商事株式會(huì)社御中

如果是寫(xiě)給多個(gè)收件人，一般在收件人的共同特征后面加“各位”。例如，發(fā)給營(yíng)業(yè)部所有員工的文書(shū)，收件人處可以寫(xiě)成“営業(yè)部各位”。需要注意的是，“各位”本身就是敬稱(chēng)，所以沒(méi)有“各位様”的說(shuō)法。

3.發(fā)件公司及發(fā)件人的書(shū)寫(xiě)格式

在發(fā)給商業(yè)伙伴的正式商務(wù)文書(shū)中，要在發(fā)件人姓名旁邊蓋章，除了發(fā)信人的姓名，一般也需要注明公司名、公司地址、電話(huà)號(hào)碼。如果是在公司上司或者部門(mén)負(fù)責(zé)人的指示下由部下書(shū)寫(xiě)的文書(shū)，發(fā)件人一般寫(xiě)上司或者負(fù)責(zé)人的名字。另外，如果收信人擔(dān)任一定的職位，發(fā)信人應(yīng)盡量寫(xiě)和收信人職位等同的人的姓名以示尊重。

4.回復(fù)性文書(shū)的書(shū)寫(xiě)格式

對(duì)商業(yè)伙伴的請(qǐng)求、交涉、詢(xún)問(wèn)等給予回復(fù)的文書(shū)稱(chēng)作回復(fù)性文書(shū)?；貜?fù)性文書(shū)根據(jù)內(nèi)容可分為同意、拒絕、讓步等。無(wú)論是哪一類(lèi)，只要是對(duì)對(duì)方發(fā)來(lái)的文書(shū)進(jìn)行回復(fù)的，開(kāi)頭語(yǔ)一概用“拝復(fù)”。

二 細(xì)節(jié)方面的注意點(diǎn)

第一，以前的日語(yǔ)商務(wù)文書(shū)使用豎寫(xiě)格式，現(xiàn)在為了和國(guó)際接軌，日系公司的商務(wù)文書(shū)基本上都用A4紙橫寫(xiě)。第二，一般情況下，一份文書(shū)只寫(xiě)一件事情，文書(shū)內(nèi)容要簡(jiǎn)潔明確。第三，商務(wù)文書(shū)在寫(xiě)完之后一定要仔細(xì)檢查，確認(rèn)是否有錯(cuò)字或者漏字，特別需要注意同音異義字，防止鍵盤(pán)輸入時(shí)的選擇錯(cuò)誤。如果發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤，即使只有一個(gè)字錯(cuò)了，也要改正之后重新打印。第四，不要跨行書(shū)寫(xiě)人名、地名、商品名稱(chēng)、數(shù)字、復(fù)合詞等，以免引起誤解。

三 開(kāi)頭語(yǔ)和結(jié)束語(yǔ)的書(shū)寫(xiě)技巧

日語(yǔ)的商務(wù)文書(shū)有固定的格式，發(fā)給商業(yè)伙伴的社外文書(shū)一般都要寫(xiě)開(kāi)頭語(yǔ)（拝啓/謹(jǐn)啓/拝復(fù)/急啓/前略等）、季節(jié)寒暄語(yǔ)（初春の候/晩秋の候/厳しい寒さが続いておりますが/今年もわずかとなりましたが等）、問(wèn)候寒暄語(yǔ)（貴社ますますご清栄/ご発展/ご繁栄のこととお喜び申し上げます等）、感謝寒暄語(yǔ)（平素は格別のお引き立て/ご厚情を賜り/ 厚く御禮申し上げます等）、結(jié)束語(yǔ)（敬具/敬白等）。剛開(kāi)始學(xué)習(xí)日語(yǔ)商務(wù)文書(shū)時(shí)，學(xué)生們都覺(jué)得這類(lèi)表達(dá)太難記，因此不喜歡商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作。其實(shí)，這類(lèi)表達(dá)是不需要死記硬背的，只要能夠根據(jù)實(shí)際情況正確選擇就行了。我們?cè)跁?shū)寫(xiě)日語(yǔ)商務(wù)文書(shū)時(shí)，一般都使用Word文檔，在Word文檔中輸入開(kāi)頭語(yǔ)“拝啓”或者“拝復(fù)”后按一下enter鍵，頁(yè)面會(huì)自動(dòng)在下一行跳出結(jié)束語(yǔ)“敬具”，同時(shí)跳出日語(yǔ)問(wèn)候語(yǔ)供選擇。寫(xiě)作時(shí)可以根據(jù)時(shí)間選擇合適的季節(jié)寒暄語(yǔ)，根據(jù)自己公司和對(duì)方公司的實(shí)際情況和平時(shí)的業(yè)務(wù)交往情況選擇合適的問(wèn)候寒暄語(yǔ)和感謝寒暄語(yǔ)。比如，11月初書(shū)寫(xiě)一份打算發(fā)給一個(gè)經(jīng)常有業(yè)務(wù)往來(lái)的商業(yè)伙伴的文書(shū)就可以選擇“晩秋の候/貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます/平素は格別のご高配を賜り/厚く御禮申し上げます”等。這樣一來(lái)就減少了機(jī)械記憶的部分，增加了學(xué)習(xí)的樂(lè)趣。另外，文書(shū)寫(xiě)作時(shí)經(jīng)常需要分條書(shū)寫(xiě)，分條書(shū)寫(xiě)之前要居中寫(xiě)“記”，落款要書(shū)寫(xiě)“以上”，這個(gè)在Word上書(shū)寫(xiě)也比較方便，只要輸入“記”之后按一下enter鍵，就會(huì)在文章最后自動(dòng)出現(xiàn)“以上”字樣，只要按照需要直接分條書(shū)寫(xiě)就行了。

四 正文內(nèi)容的書(shū)寫(xiě)技巧

1.抓住“6W2H”

因?yàn)樯虅?wù)文書(shū)大多和公司的業(yè)務(wù)有關(guān)，所以?xún)?nèi)容必須準(zhǔn)確無(wú)誤。因此，書(shū)寫(xiě)的時(shí)候要抓住“6W2H”，即“When﹙何時(shí)﹚”“Where﹙何地﹚”“Who﹙誰(shuí)﹚”“Why﹙為什么﹚”“What﹙干什么﹚”“Who﹙對(duì)象﹚”“How much﹙價(jià)格﹚”“How many﹙數(shù)量﹚”，這8個(gè)要素考慮到了，內(nèi)容就準(zhǔn)確了。

需要注意的是“How much/many”所表示的期限、期間、數(shù)量等，盡量用年、月、日、時(shí)等具體的數(shù)字來(lái)表示，避免使用曖昧模糊的表達(dá)。比如說(shuō)，“至急ご回答ください”最好寫(xiě)成“今日中にご回答ください”，“若干名”最好寫(xiě)成“2～3名”，“相當(dāng)時(shí)間かかります”最好寫(xiě)成“三年ほどかかります”，“昨年並みの業(yè)績(jī)”最好寫(xiě)成“昨年比1%増”，“莫大な費(fèi)用”最好具體量化為“○○萬(wàn)円”等。

2.書(shū)寫(xiě)簡(jiǎn)潔

商務(wù)文書(shū)最重要的一點(diǎn)就是要內(nèi)容簡(jiǎn)潔明了。因此需要注意以下幾個(gè)方面：（1）要點(diǎn)要分條書(shū)寫(xiě)，避免出現(xiàn)長(zhǎng)段落。（2）盡量使用簡(jiǎn)短的單句，避免使用結(jié)構(gòu)復(fù)雜的復(fù)句。（3）用語(yǔ)言描述起來(lái)比較復(fù)雜的內(nèi)容盡量有效利用圖解或圖表。（4）盡量不要使用艱澀難懂的語(yǔ)言、片假名、雙重否定等表達(dá)方式。（5）根據(jù)文書(shū)的內(nèi)容，將文體統(tǒng)一為“です·ます體”或者“だ·である體”。（6）盡量不要使用“～と考えられる”“～と思われる”“～のではないだろうか”“～かもしれない”等曖昧模糊的說(shuō)法。

總之，書(shū)寫(xiě)商務(wù)文書(shū)時(shí)，必須格式規(guī)范、措辭正確。社內(nèi)文書(shū)大多情況是送呈上司閱讀，寫(xiě)得不好的話(huà)會(huì)影響上司對(duì)自己的印象和評(píng)價(jià)，進(jìn)而影響自己的前途。社外文書(shū)一般用于與商務(wù)伙伴之間的商務(wù)往來(lái)，如果犯了有錯(cuò)字漏字、使用錯(cuò)誤的敬語(yǔ)、沒(méi)有遵守格式等錯(cuò)誤的話(huà)，會(huì)讓商務(wù)伙伴覺(jué)得“那個(gè)公司的員工連商務(wù)文書(shū)都不會(huì)書(shū)寫(xiě)”，從而有損公司的形象，嚴(yán)重的話(huà)還會(huì)影響商務(wù)活動(dòng)的順利進(jìn)行。所以在書(shū)寫(xiě)商務(wù)文書(shū)，特別是社外文書(shū)的時(shí)候，必須要有強(qiáng)烈的責(zé)任感，明白自己是代表公司在寫(xiě)。

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〔責(zé)任編輯：林勁、李婷婷〕