體校照片檔案的管理與運(yùn)用

【摘 要】為了更好地運(yùn)用體校體育照片檔案，必須對照片資料進(jìn)行分類、收集、整理和編輯，建立體校體育照片檔案，用時(shí)則取之，不用則存之。

【關(guān)鍵詞】體校 照片檔案 管理 運(yùn)用

【中圖分類號(hào)】G47 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-4810（2015）02-0178-02

照片檔案是體校檔案中的一個(gè)重要組成部分，照片檔案包括照片、底片和說明三部分。照片檔案與文字檔案一樣，都是體校檔案的重要組成部分，但其形象直觀的圖像載體使之比文字檔案具有更強(qiáng)的感染力和說服力。照片檔案管理最主要、最根本的目的是能獲得方便、快捷、有效的利用。它以獨(dú)特的影像形式來反映體校某一事件、某項(xiàng)成果、重大體育活動(dòng)等過程，它能直觀、真實(shí)、明了地再現(xiàn)體校事務(wù)，具有不可替代的真實(shí)性和感染力。但是照片檔案比較“嬌氣”，不利于保管，存放易散失，管理復(fù)雜而且成本費(fèi)用高。

一 體校照片檔案存在的問題

第一，存放分散。目前體校檔案館是以全宗為一個(gè)保管單位，對全宗內(nèi)的檔案進(jìn)行有序排列，而不是按檔案的類型（文書檔案、人事檔案、聲像檔案等）或載體進(jìn)行分類。這樣分類的最大好處是便于利用者使用檔案，但在檔案的保管上存在一定的難度，有時(shí)不同載體的檔案雖然是一個(gè)全宗的，但也可能存在分別保管的情況，照片檔案也就按其形成單位的不同，分別在不同的全宗中保管。體校目前保管照片檔案共1.8萬張，分別保存在30個(gè)全宗、80個(gè)目錄中。

第二，整理方法不一。照片檔案由于形成的時(shí)間不同，整理的方法也就不盡相同。有的照片檔案是夾在文書卷中的，而有的照片檔案是單獨(dú)裝訂成冊的。另外，照片固定在芯頁上的方法也不一樣，有用膠水固定的、有用乳膠固定的，近兩年接收的檔案也有用國標(biāo)照片冊的。

第三，保存不完整。絕大多數(shù)照片有照片無底片、無文字說明等項(xiàng)。照片檔案的這種狀況，直接影響到照片檔案數(shù)字化工作的開展。因此，體校在對照片檔案進(jìn)行數(shù)字化載體轉(zhuǎn)換前，對照片檔案進(jìn)行了重新整理，針對以上問題分別采取了措施。

二 體校體育照片檔案的內(nèi)容

體校體育照片檔案的內(nèi)容多且廣泛，主要包括以下幾方面：（1）記錄體校每年舉辦的各類競賽的照片，如田徑運(yùn)動(dòng)會(huì)、廣播操比賽、球類比賽、長跑比賽、跳繩等的照片；（2）領(lǐng)導(dǎo)人和社會(huì)知名人物參加與體校體育有關(guān)的重大活動(dòng)的照片；（3）體校組織或個(gè)人參加的校外重要體育活動(dòng)的照片；（4）體校其他具有保存價(jià)值的體育照片。

三 體校體育照片檔案的整理

第一，規(guī)范整理，便于保管和提供利用。按照《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821—2002）進(jìn)行。

第二，體校體育照片的分類。應(yīng)在全宗內(nèi)按保管期限—年度—問題分類，跨年度且不可分割的照片，也可按保管期限—問題—年度分類。

第三，體校體育照片的排列。在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)，按問題結(jié)合時(shí)間進(jìn)行。

例：保管期限—年度—問題。

永久—2006年—萊州市競技體育體校檔案工作會(huì)議（1～12張）、萊州市重點(diǎn)體校檔案工作會(huì)議（13～25張）。

保管期限—問題—年度。

永久—××案件—2006年（1～10張）、2007年（11～29張）。

第四，照片檔案的編號(hào)。照片號(hào)是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼。

格式一：全宗號(hào)—保管期限代碼—冊號(hào)—張?zhí)枴?/p>

格式二：全宗號(hào)—保管期限代碼—張?zhí)枴?/p>

第五，底片的編號(hào)。與照片分別編號(hào)法、與照片合一編號(hào)法。

第六，底片編號(hào)格式。全宗號(hào)—保管期限代碼—張?zhí)?。?）全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代碼；（2）保管期限代碼：分別用“1、2、3”或“Y、C、D”對應(yīng)代表“永久、長期、短期”；（3）張?zhí)枺焊袷揭恢械膹執(zhí)柺侵冈趦詢?nèi)的排列從“1”開始的順序編號(hào)。格式二中是指在保管期限內(nèi)照片的排列從“1”開始的順序編號(hào)。

第七，大幅照片說明。可另紙書寫。一組聯(lián)系密切的照片中的大幅照片，應(yīng)隨該組照片一同在冊內(nèi)編號(hào)，填寫單張照片說明，并注明存放位置。對于照片冊放置不下的大幅照片，可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中。

第八，編組聯(lián)符號(hào)。組聯(lián)符號(hào)：同組中的每一張照片均應(yīng)在單張照片的左上角或右上角標(biāo)出組聯(lián)符號(hào)。組聯(lián)符號(hào)按組依次采用“①”“②”…

例：1—①、2—①、3—①、4、5、6—②。

組聯(lián)符號(hào)不宜越冊。

第九，組合照片說明。一組（若干張）聯(lián)系密切的照片按順序排列后，可擬寫組合照片說明，其單張照片說明可以從簡。

組合照片說明：組合照片說明應(yīng)概括揭示該組照片所反映的全部信息內(nèi)容及其他需要說明的事項(xiàng)；應(yīng)在組合照片說明中指出所含照片的起止張?zhí)柡蛿?shù)量；組合照片說明可放在第一張照片的上方，也可放在所有照片之前。

四 建立體育照片檔案應(yīng)注意的問題

第一，體校體育教學(xué)是體校教育工作的一個(gè)重要部分，

牽涉的內(nèi)容廣、影響面大，體育照片檔案工作更是一項(xiàng)細(xì)致、復(fù)雜的工作。在收集、整理建檔的過程中，體校要堅(jiān)持長期性、整體性、有序性、創(chuàng)造性的原則。

第二，照片檔案建立后，需加強(qiáng)管理，最好建立檔案櫥，將資料分類放置檔案盒子內(nèi)，記錄所存檔案的類別、目錄及時(shí)間。

第三，合理使用并及時(shí)更新或充實(shí)內(nèi)容。對有時(shí)限的或不再適合當(dāng)前教學(xué)形式的照片內(nèi)容應(yīng)及時(shí)裝訂成冊，歸案入檔案（加編號(hào)），以便日后檢查或其他用途備用。

第四，保存照片檔案要規(guī)范。通常體校體育照片檔案的目錄等，要依照檔案法要求，規(guī)范、清晰，可避免不必要的重復(fù)，也有利于查找和收集、整理。

五 運(yùn)用體育照片檔案應(yīng)注意的問題

第一，要及時(shí)、經(jīng)常性地把收集、整理的照片進(jìn)行科學(xué)分析，并建成檔案，運(yùn)用時(shí)要結(jié)合教學(xué)、訓(xùn)練等，以參考為主，以推動(dòng)為目標(biāo)。

第二，要以檔案為準(zhǔn)繩，規(guī)范體校體育工作，全面深入地推動(dòng)體校體育工作的開展。

第三，要把體校體育工作照片檔案作為指導(dǎo)體校體育工作、督促體育教師不斷提高業(yè)務(wù)能力的工具，不要把它當(dāng)作一種擺設(shè)或作為應(yīng)付上級(jí)部門檢查的內(nèi)容。

〔責(zé)任編輯：龐遠(yuǎn)燕〕