抄送郵件的正確姿勢

讓我們先來模擬一個場景：在一個x派對上，你正在和同事Dave聊天，話題可能是你們的工作，可能是下周舉行的壘球賽，也可能是某道菜的味道。

聊著聊著，Dave突然扭身走到Susan旁邊，但眼睛還是看著你，話也還是沖著你說的。他拍拍Susan的肩膀，把她的注意力吸引到了你們的談話上。于是現(xiàn)在參與談話的就是你、Dave和Susan三個人了。可Dave卻顯得好像Susan并不在場一樣，大聲談?wù)摰囊廊皇荢usan過來之前你們在聊的那些東西，哪怕你們談?wù)摰恼荢usan本人。而Susan也只是一言不發(fā)地站在一旁發(fā)愣。

如果將使用郵件抄送（Carbon Copy，簡稱CC）的過程場景化，大概就是這個樣子。而這正是郵件抄送的典型用例——低調(diào)抄送（discreet-insertion CC）。發(fā)件人沒有任何表示就突然加了一個名字到抄送欄，搞得收件人一頭霧水：為什么要抄送給這個人？他是干什么的？他們（即發(fā)件人和抄送人）有什么打算？為什么招呼都不打一個就抄送了？真是莫名其妙，不知所謂。

和這種抄送方式形成對比的則是“高調(diào)抄送”（overt-insertion CC），會提前告知郵件中已添加抄送方。場景大致和低調(diào)抄送一樣，不過這種情況下Dave會告訴你他要邀請Susan加入談話。雖然還是讓人感覺不太舒服，但要好得多。

再有是“減責(zé)抄送”（responsibility-minimization CC）。采用這種方式的發(fā)件人，其心理一般是：“萬一搞砸了，多一個人知道這件事我就能少擔(dān)一點責(zé)任。”減責(zé)抄送的受排斥程度大概介于前兩種方式之間。

最富攻擊性的是“戒備型抄送”（defensive CC）。它傳達出的意思是：“別想得太美。這個人（指抄送人）一來，你再想占便宜可就沒那么容易了?！倍谶@種情況下，讓收件人心里不舒服還在其次，關(guān)鍵是它會讓人覺得自己被敵視了。

至于給人印象最差的，則是“盲抄送”（blind CC），或稱“密件抄送”。坦白說，這時的抄送人其實就是發(fā)件人派出的間諜?！罢镜侥切┫渥雍筮叺戎?。對方一會兒就過來，我要和他們談點事兒。你能聽到所有人說話，但除了我沒人知道你能聽見?！?/p>

也許發(fā)件人是想借此向抄送人示好：“我相信你不會泄密。比起那些被蒙在鼓里的家伙，你才是我更信賴的人?！钡珕栴}在于，這種做法未免有失光明正大。而在商業(yè)帝國有這樣一條法則：欺人者，人恒欺之。你密送的郵件也很可能在你無知無覺的情況下被轉(zhuǎn)發(fā)給其他人。

抄送人會有什么感覺？

有時，我們會充當(dāng)Susan的角色，被強行拉入某個對話。如果你在郵件相關(guān)者中的排序僅次于發(fā)件人和收件人，你首先應(yīng)該感謝對方給了你參與溝通的機會。而如果你想知道對方讓你加入的原因或者有其他類似的問題，你同樣也應(yīng)該問清自己可以提供哪些幫助。這么做是很有意義的。首先這是向有關(guān)人士表明你希望能幫到他們，但如果你幫不上忙，加上發(fā)起抄送的人動機不純，下次還是請他們好好想想再決定要不要抄送你。二來這也是一種變相的警告：“隨便把我加到抄送名單里可不是個好主意，因為你得費很多工夫向我解釋為什么要這么做。既然你讓我覺得不痛快，我也不會讓你太好過?！?/p>

強迫別人交流好比是把人硬推上舞臺讓他跳個舞，或者是在他跳舞的時候又叫來其他人一起看。很明顯這屬于社交道德問題：你未經(jīng)對方允許就改變了溝通場景。

抄送不僅剝奪了收件人自主選擇的權(quán)利，也降低了發(fā)件人的重要性，同時也給抄送人添了麻煩，迫使他們不得不去考慮一些原本和他們沒什么關(guān)系的問題。

然后？

無論從短期還是長遠來看，抄送對交流產(chǎn)生的影響都遠比使用抄送的原因重要得多。這種行為傳遞出的信息是，你并不那么信任收件人。（當(dāng)然其實你并不是不信任對方。）

保有適度的懷疑是一種重要的商業(yè)素質(zhì)，但用抄送這種形式暴露你對對方的懷疑會搞砸整個溝通過程，好像是在提醒對方“你和我都做不了主”，或是“我不會讓你自作主張”。如果我看到有人在給我發(fā)郵件的同時還抄送了別人，我會馬上喪失對他開誠布公的熱情。在我看來，抄送是對彼此關(guān)系的侮辱。

抄送會讓你的辦公室變成用來審查和制衡的場所。盡管辦公室本來就是這樣的地方，但這是它的隱藏屬性，不可堂而皇之。人們總是把通過抄送擴展的聯(lián)系網(wǎng)當(dāng)成交流中的一種掩飾。對于那些不熟悉郵件主旨的人來說，被抄送“點名”意味著他們不得不抽出時間盡快掌握相關(guān)內(nèi)容。而對于發(fā)件人來說，抄送實在是一個“惰性養(yǎng)成”利器，自己只管抄送，不用專門和對方溝通，也不理會對方能否真正了解問題所在。這實在讓人惱火，同時也顯得很消極——后者尤為讓人擔(dān)憂。 "譯 | Ying

關(guān)于抄送的TIPS

抄送本身就是一種表態(tài)，相當(dāng)于告訴收件人：我認為你和我沒法獨立做好這件事。

如果你在使用郵件溝通了一段時間后才引入抄送人，切記要通知收件人并告知抄送人的身份。

永遠不要將抄送當(dāng)成間接要挾對方的籌碼。

永遠不要將抄送當(dāng)成博取支持的途徑。

永遠不要將抄送當(dāng)成拉幫結(jié)伙的工具。

只在對方“有必要知情”時才抄送對方。

抄送使用法則：真正“有必要知情”的人，其實沒有你以為的那么多。

密件抄送是一種作惡的工具。它片面強調(diào)了對發(fā)件人的“便利”，卻踐踏了收件人和被抄送人的感受。

抄送人數(shù)：偶爾可以有2位，極少數(shù)情況可以有3位，4位就太多了。10位（10cc）？你說的是20世紀70年代那只英國藝術(shù)搖滾樂隊嗎？