排課過程中教務(wù)秘書的職責(zé)

【摘""要】課表是高校落實教學(xué)計劃的依據(jù)，課表編排的水平不僅體現(xiàn)了學(xué)校教學(xué)管理的水平，也體現(xiàn)了學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量。目前，高校排課主要是教務(wù)處和二級學(xué)院共同排課，也就是所謂的二級排課。在整個排課過程中，二級學(xué)院的教務(wù)秘書起到了重要的作用。

【關(guān)鍵詞】課表""二級排課""教務(wù)秘書

【中圖分類號】G647""""""""【文獻標(biāo)識碼】A"""""""""【文章編號】1674-4810（2015）16-0132-02

教學(xué)管理是整個學(xué)校事務(wù)中最核心的部分，而課表又是教學(xué)管理中最重要也較繁雜的管理體系。合理編排課表不僅可以使教師教授課程達到事半功倍的效果，還可以合理有序地執(zhí)行教學(xué)計劃。課表的編排需要兼顧很多因素，比如師生、課程時間、班級、教學(xué)場地、教學(xué)設(shè)備等等，良好的課表可以使教學(xué)資源合理化，教學(xué)效率最大化。所以，合理編排課表已經(jīng)成了教務(wù)相關(guān)人員研究的重要內(nèi)容。

隨著近年來教學(xué)改革的深入、學(xué)生結(jié)構(gòu)的變化，高校原來由學(xué)校統(tǒng)一排課（一級排課）的缺點越來越凸顯，最近幾年高?；韭^渡到了二級排課階段。在二級排課的過程中，學(xué)校教務(wù)處和二級學(xué)院共同進行排課。排課人員涉及到教務(wù)處的教務(wù)運行人員、二級學(xué)院教務(wù)秘書、系部教學(xué)主任、教研室主任、專業(yè)負責(zé)人等人員。其中教務(wù)秘書起到了上傳下達、銜接的重要作用，教務(wù)秘書具體在排課中要有以下職責(zé)。

一"檢查改錯

在整個排課中，第一步是系部專業(yè)負責(zé)人要將教學(xué)計劃和教學(xué)任務(wù)輸入教務(wù)系統(tǒng)。目前，教學(xué)計劃基本上是年年要改，以適應(yīng)每年的教學(xué)需要。而教學(xué)計劃對于每學(xué)期的科目，公共課和專業(yè)課的設(shè)置等有著明確的要求，特別是公共課，專業(yè)負責(zé)人一般并不是很熟悉，比較容易出錯。所以，當(dāng)專業(yè)負責(zé)人輸入教學(xué)計劃以后，教務(wù)秘書要詳細認真地進行核對，包括每個學(xué)期的課程、學(xué)分、起止周、教材等等信息，做到?jīng)]有遺漏。

教學(xué)計劃輸入系統(tǒng)只是第一步，第二步是輸入教學(xué)任務(wù)，這一步一般只需要本學(xué)院開課的信息即可，涉及到學(xué)時、合班情況、任課教師、起止周、教室要求等等，教務(wù)秘書需要細心核對，遇到有錯誤或者是有沖突的地方，要及時反映給專業(yè)負責(zé)人，以便及時修改。

二"溝通協(xié)調(diào)

確定好下學(xué)期的教學(xué)任務(wù)以后，還要進行溝通協(xié)調(diào)。比如說，某種專業(yè)課教室，很多專業(yè)都需要這類教室，導(dǎo)致這類教室不夠用，又比如，一些教學(xué)設(shè)備需求量比較大，導(dǎo)致設(shè)備供應(yīng)緊張。這種情況很常見，遇到這類情況，就需要教務(wù)秘書進行協(xié)調(diào)。

教務(wù)秘書隸屬于二級學(xué)院，他與教務(wù)處的排課人員不一樣，對于自己系部的專業(yè)課程信息比較熟悉。首先，他需要和學(xué)校來商量有沖突的教室或者設(shè)備如何進行分配，確定好自己系部的份額以后，再進行協(xié)調(diào)。教務(wù)秘書上報給系部教學(xué)主任，還要對涉及的課程進行評估，分出優(yōu)先級，看涉及的課程能否用其他教室或者設(shè)備代替，要擬出一個合適計劃來解決問題。召集專業(yè)負責(zé)人進行溝通，最終得出一個妥善的解決方案。

三"收集資料

排課的過程中，涉及方方面面的信息。如了解并熟悉教學(xué)計劃的內(nèi)容，掌握所在系部每個專業(yè)所開設(shè)的課程信息，包括課程性質(zhì)、學(xué)分、周課時、開課學(xué)期等，還要了解前序課程、實驗環(huán)節(jié)等情況。還有教室情況，包括教室的校區(qū)、位置、容量、類型、設(shè)備、機房、多媒體教室等信息都要有所了解。除了這些因素之外，人為的因素變動最大。教務(wù)秘書需要了解校內(nèi)教師和外聘教師的信息，不僅僅是他們的職稱、專業(yè)、專長等，更重要的還有教師個性化要求，如有些需要外出進修、有些不能排在早上的特殊要求，這些在排課時是很有用的。除了教師的信息，還有學(xué)生的信息也需要掌握，特別是有一些特殊情況的班級。

四"輔助參謀

教務(wù)秘書的職責(zé)中，輔助參謀是重要的一項。排課的過程中，教務(wù)秘書輔助參謀也是必不可少的。專業(yè)負責(zé)人從制定教學(xué)計劃開始，教務(wù)秘書就要參與其中。專業(yè)負責(zé)人設(shè)置新的課程，教務(wù)秘書需要制定課程代碼;教務(wù)秘書還要檢查教學(xué)計劃，除了查錯以外，更重要的是針對每學(xué)期專業(yè)課、公共課的搭配，理論課和實踐課的過渡等等方面提出自己的意見，教務(wù)秘書雖然在專業(yè)水平方面不及專業(yè)負責(zé)人，但是他對于公共課信息、教學(xué)資源信息掌握比較全面。

在安排教學(xué)任務(wù)時，教務(wù)秘書需要輔助教學(xué)主任安排課表的周課時、教室、任課教師、每門課程的上課時間等等。教務(wù)秘書在準(zhǔn)備好種種信息的情況下，在教學(xué)主任總體安排課表的時候，輔助執(zhí)行。安排每個班級課表的時候，教務(wù)秘書根據(jù)相對全面的信息，提出自己的合理化建議。

五"統(tǒng)籌安排

排課的時候要考慮非常全面，而且制約的因素非常多，常常會出現(xiàn)沖突的情況，這時候就需要教務(wù)秘書的統(tǒng)籌安排。比如，各專業(yè)的教學(xué)任務(wù)輸入系統(tǒng)以后，教務(wù)秘書就要匯總檢查，因為專業(yè)教室和教學(xué)資源有一些不協(xié)調(diào)，如果自己系部各專業(yè)安排的時候出現(xiàn)沖突，這樣就會造成矛盾，需要教務(wù)秘書統(tǒng)籌安排，拿出方案和專業(yè)負責(zé)人、教學(xué)主任反復(fù)協(xié)商。

安排各種合班課程的時候，特別是公共課（如體育、馬列、外語等）的合班，也需要教務(wù)秘書統(tǒng)籌安排。系部教務(wù)秘書對于專業(yè)信息、公共課信息了解比較清楚，各個班級如何安排上下午的公共課程，進行合理的分配。

實際上排課的難點就在于需要處理各種的沖突，還包括教師由于個性化要求產(chǎn)生時間上的沖突，系部和學(xué)校資源之間的沖突等等，都需要教務(wù)秘書的統(tǒng)籌。

就目前來講，除去種種客觀因素之外，教務(wù)秘書的作用往往不能最大效果地發(fā)揮，但這也是由多種的因素所決定的。目前，二級學(xué)院的教務(wù)秘書大多是由其他崗位的教職工調(diào)任或者兼任，即使是專職人員，也往往良莠不齊，這也導(dǎo)致了教務(wù)秘書這一崗位職能不能最大限度地發(fā)揮作用。還有教務(wù)秘書本身工作任務(wù)比較繁重，發(fā)展空間也比較小，上升機會不大，平時學(xué)校對其重視不夠，種種原因?qū)е陆虅?wù)秘書職能的局限性。

想要解決此現(xiàn)狀，需要學(xué)校與自身兩方面的努力。

第一，學(xué)校需加強管理：（1）學(xué)校需要發(fā)正式的文件，明確教務(wù)秘書的崗位職責(zé)。這樣可幫助教務(wù)秘書整理好自己的事務(wù)，明確職責(zé)，更好地工作。（2）學(xué)校要關(guān)心隊伍的發(fā)展，關(guān)心教務(wù)秘書的工作，讓教務(wù)秘書感覺到教務(wù)秘書這個崗位是被關(guān)注的，這有助于崗位的穩(wěn)定性。

第二，教務(wù)秘書必須加強自己的學(xué)習(xí)：（1）要加強自己思想素質(zhì)的學(xué)習(xí)。學(xué)校教學(xué)的實施，實際上也是對黨的教育方針的落實，學(xué)校教學(xué)計劃能否貫徹執(zhí)行，課表的安排能否到位，教務(wù)秘書個人的素質(zhì)在其中起到一定的作用，同時這也就要求教務(wù)秘書的思想覺悟的提高，信仰的堅定，政治水平要高。（2）要努力提高自己的專業(yè)素質(zhì)。教學(xué)管理工作需要了解方方面面的信息，各專業(yè)的情況。每個系有每個系獨特的學(xué)科和專業(yè)。教務(wù)秘書應(yīng)該對其有一個詳細的了解和宏觀的把握，對于每個專業(yè)的知識體系和教學(xué)計劃要有所掌握，這樣才能在進行教學(xué)管理工作時做到心中有數(shù)。（3）要提高自己的組織能力。學(xué)校、系部經(jīng)常會有各種教學(xué)活動，需要教務(wù)秘書的協(xié)助和組織，如期初的補考和重修工作，期中的檢查和座談會，期末的考試等工作。（4）要提高自己的應(yīng)變能力。學(xué)校的教學(xué)管理工作時刻有著各種的變化，教師、學(xué)生、教學(xué)活動等經(jīng)常有變動，教學(xué)管理工作本身也經(jīng)常有變動，教務(wù)秘書需要努力適應(yīng)新的變化，才能更好地為教學(xué)服務(wù)。（5）要提高自己的協(xié)調(diào)能力。教務(wù)秘書做的工作常常需要上傳下達，相當(dāng)于橋梁的作用。如果協(xié)調(diào)工作做得不到位，領(lǐng)導(dǎo)與專業(yè)老師的溝通就不順暢。（6）要提高自己的文字能力。教務(wù)秘書需要努力提高自己的文字功底，不僅可以更加準(zhǔn)確地表達自己的思想給專業(yè)教師和學(xué)生，也能撰寫各種文件。（7）要提高自己管理檔案的能力。作為教學(xué)秘書，應(yīng)高度重視檔案的建設(shè)與管理，及時、認真、細致地進行整理、分類、立卷、歸檔、保管，建立健全各種檔案，凡是做過的工作都要有記載，使教學(xué)管理更加規(guī)范化。

排課是一個非常復(fù)雜的工作，涉及方方面面的情況，在這個龐大的網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，教務(wù)秘書處于承上啟下的樞紐作用。教務(wù)秘書要隨時掌握排課的工作動態(tài)，將排課中出現(xiàn)的問題隨時反映、協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌，為提高教學(xué)質(zhì)量做出自己的貢獻。因此，教學(xué)秘書要有強烈的事業(yè)心和責(zé)任感，工作上不計較個人得失，樂于奉獻，任勞任怨，樹立全心全意為教學(xué)服務(wù)、為教師服務(wù)、為學(xué)生服務(wù)的思想，樹立質(zhì)量管理意識，積極、有效地參與管理。

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〔責(zé)任編輯：龐遠燕〕