高校人事檔案管理工作中存在的問題及對(duì)策

李慧敏

（蘇州工藝美術(shù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 江蘇蘇州 215104）

高校人事檔案管理工作中存在的問題及對(duì)策

李慧敏

（蘇州工藝美術(shù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 江蘇蘇州 215104）

由于人事檔案管理的長(zhǎng)期形成的認(rèn)識(shí)誤區(qū)、管理缺陷、執(zhí)行力不足等歷史頑疾，嚴(yán)重影響了干部人事檔案工作的順利開展，針對(duì)實(shí)際工作中存在的亟待解決的問題，結(jié)合本次學(xué)院干部人事檔案清查整理工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，提出解決問題的方法、策略。

干部人事檔案；高校；管理

高校干部人事檔案是高校人才信息的重要載體，檔案工作是高?？蒲?、職稱評(píng)定、提拔任用干部的重要依據(jù)，人事檔案管理的質(zhì)量直接影響高校干部人事制度的改革及組織人事工作的開展。本文結(jié)合我院干部人事檔案材料清查整理工作，針對(duì)干部人事檔案工作中存在的問題進(jìn)行分析，并提出符合實(shí)踐工作的問題解決策略，以促進(jìn)干部人事檔案工作的順利開展，提高人事檔案的利用價(jià)值。

一 、干部人事檔案工作中的突出問題

1.意識(shí)認(rèn)識(shí)“無(wú)足輕重”

干部人事檔案工作普遍存在領(lǐng)導(dǎo)不重視及個(gè)人不在乎的現(xiàn)象。鑒于干部人事檔案工作的績(jī)效性與價(jià)值性得不到體現(xiàn)，領(lǐng)導(dǎo)往往容易忽視此項(xiàng)工作；作為干部人事檔案被記錄的當(dāng)事人由于見不到自己的檔案，不清楚檔案中存放材料的內(nèi)容，往往認(rèn)為“事不關(guān)己、搞搞掛起” 此情況導(dǎo)致個(gè)人角度生成的應(yīng)歸檔材料不能按時(shí)歸檔，更難以理解干部人事檔案工作對(duì)其本身的重要性；工作人員對(duì)干部人事檔案工作人員的工作存在偏差和誤區(qū)，普遍認(rèn)為人事檔案材料就是簡(jiǎn)單的材料整理、裝訂和保管等事務(wù)，進(jìn)而直接影響高校人事檔案工作人員的積極性和創(chuàng)造性。

2.規(guī)章制度“美中不足”

干部人事檔案工作規(guī)章制度存在問題突出表現(xiàn)為缺失與完善方面。現(xiàn)有的規(guī)章制度主要針對(duì)干部材料收集、整理、裝訂，審核工作及檔案報(bào)送等上級(jí)制定的相關(guān)文件規(guī)定。制度內(nèi)容對(duì)象主要指向干部檔案從業(yè)人員，制度內(nèi)容適合對(duì)象片面，缺少針對(duì)本院教職工特點(diǎn)的相關(guān)干部檔案管理規(guī)章制度，尤其是缺失對(duì)檔案材料生成部門、領(lǐng)導(dǎo)及個(gè)人進(jìn)行相應(yīng)的約束條文規(guī)定，例如：出現(xiàn)教職工缺少年度考核登記表現(xiàn)象時(shí)，因沒有相應(yīng)的規(guī)章制度去制約其行為，導(dǎo)致缺少的材料，檔案工作人員需要花大量的時(shí)間去催交，經(jīng)常出現(xiàn)扯皮、踢皮球現(xiàn)象、甚至激發(fā)矛盾；檔案清查后缺少結(jié)果登記和記錄，導(dǎo)致因人員變動(dòng)問題，檔案工作重新再清查、審核浪費(fèi)大量人力、精力、時(shí)間。高校人事檔案材料收集、借(查)閱及審核、流轉(zhuǎn)等規(guī)章制的相應(yīng)詳細(xì)度待完善，制度細(xì)化程度決定著檔案工作嚴(yán)謹(jǐn)度、規(guī)范性，現(xiàn)有的相關(guān)文件制度內(nèi)容過于提綱挈領(lǐng)，偏重指導(dǎo)性，針對(duì)不同材料內(nèi)容、查(借)閱情況，轉(zhuǎn)遞對(duì)象區(qū)別對(duì)待制定詳細(xì)的符合一線工作的工作手冊(cè)，杜絕照單接受、見人就給查(借)、復(fù)印，有需求就轉(zhuǎn)遞等現(xiàn)象的發(fā)生。基于干部人事檔案工作中制度、管理和落實(shí)等環(huán)節(jié)問題，嚴(yán)重影響著檔案工作的制度化建設(shè)、規(guī)范化管理、持續(xù)性發(fā)展。

3.材料歸檔“雜亂無(wú)章、一團(tuán)亂麻”

人事檔案材料及時(shí)有效的匯總、整理、裝訂才能將正確的信息反饋給組織人事部門，以便更好的為組織人事部門管好人、用好人提供充分依據(jù)。干部人事檔案材料收集存在如下現(xiàn)象：移交材料不及時(shí)，移交的材料填寫不規(guī)范、出現(xiàn)涂改、缺少公章、審核不全等問題；移交不到位到或者丟失材料現(xiàn)象，相關(guān)工作人員不清楚材料是否已移交或者收到以后亂丟亂放現(xiàn)象導(dǎo)致材料丟失；溝通不暢，材料形成相關(guān)人員對(duì)移交材料規(guī)范性和實(shí)效性缺乏重視，甚至不清楚需要移交什么材料；多頭管理、分工不明，人事檔案收集的材料范圍分屬，人事部門、組織部門、科研部門等不同的部門，導(dǎo)致材料收集長(zhǎng)期存于無(wú)序混亂狀態(tài)；崗位變動(dòng)，導(dǎo)致的材料移交斷檔問題。隨著高校人事制度的改革，教職工崗位變動(dòng)頻繁，新崗位帶來(lái)的業(yè)務(wù)不熟悉現(xiàn)象，導(dǎo)致材料移交斷檔現(xiàn)象；人事檔案不一致問題，數(shù)量不一致，檔案與人對(duì)應(yīng)不起來(lái)，該管的人事檔案找不到、不該管的人事檔案卻在管，人走人事檔案不走等“人檔脫節(jié)”現(xiàn)象；身份不一致，有副教授待遇沒有相應(yīng)的職稱評(píng)審文件、有黨員身份很多年卻沒有入黨材料，尤其是其他黨派身份的教職工黨派材料缺失較嚴(yán)重，有學(xué)歷、學(xué)位卻沒有相應(yīng)的學(xué)歷、學(xué)位獲得材料，尤其是在職學(xué)歷、學(xué)位材料缺失較多。

4.管理手段“不敢茍同”

目前人事檔案管理工作仍然以紙質(zhì)檔案的建立和保管為主，管理的重心仍是手工操作管理，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代化管理手段的不斷進(jìn)步，手工操作嚴(yán)重制約檔案工作的深度開展。檔案室建設(shè)人力、財(cái)力投入與人事檔案工作的實(shí)際需求脫節(jié)，檔案室設(shè)備建設(shè)嚴(yán)重落后，檔案室電腦、打印機(jī)、切紙刀等工具嚴(yán)重陳舊；檔案室建設(shè)滯后現(xiàn)代化辦公手段，人事檔案管理軟件僅用于目錄的生成和打印，無(wú)法進(jìn)行人事信息的查詢、檢索，更無(wú)法實(shí)現(xiàn)人事信息的篩選、排序、分類、匯總。上述原因?qū)е氯耸虏块T各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表依賴手工完成，既造成浪費(fèi)人力資源又導(dǎo)致工作效率低下。

5.人員素質(zhì)“五花八門”

隨著高校的發(fā)展師資隊(duì)伍不斷壯大，教職工人事檔案管理不論從數(shù)量上、還是個(gè)人材料進(jìn)檔案材料以及檔案管理任務(wù)日漸繁重，但由于人事檔案工作長(zhǎng)期處于被忽略的地位，加至人事檔案管理人員配備失衡，兼職人事檔案室管理人員沒有足夠的時(shí)間和精力管理人事檔案；專職人事檔案管理人員又業(yè)務(wù)知識(shí)匱乏，人事檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)差強(qiáng)人意，絕大部分人員不具備系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)和應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段的技術(shù)能力；缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，從業(yè)人員沒有進(jìn)行系統(tǒng)的檔案知識(shí)和業(yè)務(wù)能力、現(xiàn)代化管理手段技術(shù)層面的專業(yè)培訓(xùn)；人事檔案管理人員素質(zhì)“缺陷”嚴(yán)重影響著高校人事檔案建設(shè)步伐，檔案管理工作在低層次循環(huán)，這些因素都制約著高校人事檔案管理工作的發(fā)展改革。

二、干部人事檔案工作中問題解決對(duì)策

1.強(qiáng)化理論宣傳

教育，多層面提高干部人事檔案工作的認(rèn)識(shí)度。人事檔案管理部門應(yīng)先從基層層面加強(qiáng)宣傳力度，真正從思想上引導(dǎo)檔案當(dāng)事人、教職工對(duì)人事檔案工作的高度重視和大力支持；領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)做到運(yùn)籌帷幄與“接地氣”兼顧，親力親為的體驗(yàn)檔案工作實(shí)際情況和了解檔案工作存在的問題；同時(shí)應(yīng)保證組織和制度建設(shè)，提供扎實(shí)的人、物、財(cái)?shù)任镔|(zhì)保障，促使人事檔案管理工作順利開展；制作人事檔案管理指導(dǎo)手冊(cè)，通過指導(dǎo)手冊(cè)，揭開人事檔案的“神秘面紗”，滿足教職工適度的知情權(quán)，提高教職工對(duì)人事檔案工作的認(rèn)識(shí)度，同時(shí)也適度的提醒教職工何種材料需要入人事檔案，起到督促和警示作用。

2.完善、落實(shí)人事檔案管理相關(guān)規(guī)章制度使檔案管理工作有法可依、有章可循

面對(duì)當(dāng)前人事檔案管理工作中存在的問題及要求，依據(jù)《干部檔案工作條例》的文件精神，結(jié)合人事檔案管理工作的實(shí)際，對(duì)人事檔案管理工作的規(guī)章制度詳細(xì)條目逐條分析、針對(duì)人事檔案的接收、傳遞、保管、查閱、檔案材料的收集、審核、整理等環(huán)節(jié)的具體操作細(xì)節(jié)，制定切合實(shí)際工作情況的詳細(xì)操作規(guī)定。首先，制定具體的人事檔案材料歸檔范圍、時(shí)間和質(zhì)量。豐富內(nèi)容、嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)、限定時(shí)間是保證檔案工作及時(shí)補(bǔ)充的充分條件。其次，制定檔案材料移交責(zé)任追究制度，針對(duì)檔案材料收集的范圍、指定相關(guān)部門和工作人員按照材料收集相關(guān)要求及時(shí)、準(zhǔn)確的做好移交手續(xù)，對(duì)出現(xiàn)材料遺失、遺漏、不符合歸檔要求的移交人員進(jìn)行相應(yīng)的責(zé)任追究。再次，制定檔案工作人員考核細(xì)則，獎(jiǎng)懲分明，進(jìn)而鞭策人事檔案管理人員。

3.建立材料移交詳細(xì)條目、加強(qiáng)溝通、合理安排、重新全面清查

根據(jù)材料生成的具體時(shí)間和歸檔要求制定材料移交期限、材料移交質(zhì)量等細(xì)則，建立材料移交登記簿，指定材料移交責(zé)任人、明確責(zé)任主體，全面清查人事檔案、完善人事部門相關(guān)數(shù)據(jù)材料。

(1)建立教職工基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表，針對(duì)人事高級(jí)報(bào)表中經(jīng)常使用的數(shù)據(jù)(工作時(shí)間、教齡時(shí)間、進(jìn)校時(shí)間、職稱、學(xué)歷、入黨時(shí)間等)，不斷進(jìn)行充實(shí)和完善，針對(duì)有異議材料重點(diǎn)清查和核實(shí)登記，為人事工作及師資隊(duì)伍建設(shè)提供準(zhǔn)確、詳實(shí)的憑據(jù)。(2)建立人事檔案材料清查反饋登記表，放備考表以便后續(xù)檔案管理人員備查，從而減少數(shù)據(jù)反復(fù)查找、進(jìn)而減輕檔案工作人員工作量。

4.物質(zhì)基礎(chǔ)和人員配備保障

結(jié)合實(shí)際工作需要，不斷改進(jìn)措施，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投資力度，按照檔案管理要求配備、配齊檔案工作必要的相關(guān)設(shè)備，為人事檔案完好保存提供齊全的物質(zhì)基礎(chǔ)。針對(duì)電腦、打印機(jī)性能落后、切紙刀生銹的等設(shè)備嚴(yán)重滯后現(xiàn)象，購(gòu)置符合現(xiàn)代工作和管理手段的相關(guān)設(shè)備、提升設(shè)備的工作性能和運(yùn)行速度，進(jìn)而提高檔案工作人員的工作效率。安裝性能穩(wěn)定、功能強(qiáng)大、操作方便的人事檔案管理軟件，、減少檔案工作中的簡(jiǎn)單性、重復(fù)性操作，提高檔案工作的效率、減少工作人員工作量、降低人事檔案工作的人力、精力的投入，讓檔案工作人員從繁瑣的手工工作解放出來(lái)，用等多的精力用在工作的創(chuàng)新研究上。

5.提高管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)、政治覺悟

針對(duì)干部人事檔案從業(yè)人員素質(zhì)不高、業(yè)務(wù)不精等問題，采取業(yè)務(wù)知識(shí)和技術(shù)能力培訓(xùn)并重，管理能力和服務(wù)意識(shí)增強(qiáng)同步，加強(qiáng)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)、注重提高管理能力、增強(qiáng)培養(yǎng)服務(wù)意識(shí)和適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲措施。

第一，提高檔案管理人員的現(xiàn)代化管理水平和能力，加快高校人事檔案信息化建設(shè)，加強(qiáng)檔案工作人員的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)培訓(xùn)，重點(diǎn)訓(xùn)練人事檔案管理工作人員熟練操作檔案管理軟件的技能，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理。進(jìn)一步建立人事檔案信息查詢系統(tǒng)，對(duì)相關(guān)管理部門和個(gè)人設(shè)置訪問權(quán)限，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)了解人事檔案信息，在一定范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)人事檔案信息公開化，這樣不僅可以使人事檔案管理人員從繁雜的檔案收集、整理、保管、檢索工作中解放出來(lái)，而且可以更快捷、更準(zhǔn)確地為人事工作提供全方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

第二，加強(qiáng)檔案管理人員檔案知識(shí)的系統(tǒng)培訓(xùn)；督促干部人事檔案管理工作相關(guān)文件和規(guī)章制度的學(xué)習(xí)、落實(shí)；組織人事檔案管理人員相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)；組織校際檔案管理人員工作交流、甚至到檔案工作扎實(shí)的院校頂崗學(xué)習(xí)，增加跨界檔案工作交流與學(xué)習(xí)。

第三，提高服務(wù)意識(shí)，人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，敢于奉獻(xiàn)精神，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、細(xì)致周到、條理清晰、檔案工作無(wú)小事，耐心接待每個(gè)人、認(rèn)真對(duì)待每份材料。不斷的學(xué)習(xí)和提高工作效率，時(shí)刻保持進(jìn)取精神，工作不斷完善和創(chuàng)新，積極主動(dòng)地開發(fā)人事信息的深層次內(nèi)涵，為決策、應(yīng)用提供具有實(shí)際參考意義的數(shù)據(jù)，轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案部門工作重心、提高人事檔案的社會(huì)服務(wù)能力。第四，鑒于人事檔案工作的專業(yè)性、保密性，人事檔案管理人員應(yīng)時(shí)刻牢記檔案工作紀(jì)律，不斷提高自身的政治素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力和職業(yè)道德修養(yǎng)，不斷豐富自身業(yè)務(wù)知識(shí)，充分利用現(xiàn)代化管理手段來(lái)推進(jìn)人事檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展。第五，合理的工作安排及適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲措施，工作比較突出的檔案工作人員給予充分的鼓勵(lì)和表?yè)P(yáng)，使檔案工作人員不再是默默無(wú)聞的老黃牛，針對(duì)工作失誤及變現(xiàn)突出的員工制定合理的懲罰機(jī)制，獎(jiǎng)懲得當(dāng)有利于提高檔案管理人員工作的積極性。

隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，干部人事檔案工作面臨著新問題、新挑戰(zhàn)，干部人事檔案工作如何實(shí)現(xiàn)管理的現(xiàn)代化進(jìn)而順應(yīng)時(shí)代變化？如何解決檔案管理工作從手工操作型向現(xiàn)代管理型轉(zhuǎn)變，從紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變、從保管型向應(yīng)用型轉(zhuǎn)變、檔案管理者向信息管理者轉(zhuǎn)變問題是目前高校人事檔案工作改革亟待解決的問題。

[1]浦文紅.高校人事檔案管理工作.2008,3.

[2]黃偉新.論高學(xué)歷人才人事檔案管理中的問題及改革設(shè)想[J].蘭臺(tái)世界,2008,8.

The problems existing in the university personnel file management and countermeasures

Li Hui-min
(Suzhou Art and Design Technology Institute, Suzhou Jiangsu, 215104, China)

Due to long-term formation of the misunderstanding of the personnel file management, defect management, lack of execution, such as historical ills, serious impact on the smooth development of the cadre and personnel archives work, aiming at existing problems to be solved in the practical work, combined with the practice of the colleges of the cadre and personnel records inventory finishing work experience, puts forward the methods and strategies to solve the problem.

the cadre and personnel files; colleges and universities; management

G258.6

A

1000-9795（2014）08-000342-02

［責(zé)任編輯：周 天］

李慧敏(1978-)，女，河南太康人，本科，講師，研究方向：高職教育管理，檔案管理，軟件課程教學(xué)。