關(guān)于Word模板的那些事

仲勇

相信大多數(shù)人對模板并不陌生，用好模板可以讓文檔處理更便捷。不過對于Word模板，不少用戶是忽視的，認(rèn)為其無堪大用，其實這是對Word模板不了解。Word模板是包含固定格式和版式設(shè)置的文檔，用于幫助我們快速生成特定類型的Word文檔，例如，書法、證書、獎狀、名片、簡歷等特定模板。借助這些模板，就能快速創(chuàng)建出專業(yè)的Word文檔。

一、初識Word模板

默認(rèn)情況下Word模板位于系統(tǒng)盤中（如，Windows7中位于X：＼Users＼Administrator＼AppData＼Roaming＼Microsoft＼Templates， 其中X表示系統(tǒng)盤符，Administrator是系統(tǒng)用戶名），模板的擴展名為*.dotx（見圖1）。

打開Word2013，選擇菜單“文件→新建”彈出對話框（見圖2），在這里可以看到大量的模板，選擇后會彈出模板介紹及縮略圖，單擊“創(chuàng)建”按鈕即可創(chuàng)建出新文檔。

如果沒有合適的模板，在確保聯(lián)網(wǎng)的情況下，在搜索框中輸入模板關(guān)鍵字，如，報告（見圖3），單擊“搜索”按鈕即會列出所有的相關(guān)模板，右擊所需模板選擇“創(chuàng)建”按鈕即可建立新文檔。這樣只要對模板進(jìn)行簡單修改，就可以輕松建立所需文檔。

二、自定義模版庫

對于自己常用的文檔版式，可以將其保存到個人模板庫中，這樣使用時會比較方便。打開常用的文檔，選擇菜單“文件→另存為”命令，單擊“瀏覽”按鈕彈出對話框（見圖4），選擇“保存類型”為“Word模板”，此時會自動切換到“我的文檔”文件夾中，將個人模板保存在“自定義Office模板”文件夾中。

以后如果要使用自己的的模板，則可以選擇菜單“文件→新建”彈出對話框，單擊“個人”按鈕會列出自己的常用文檔模板（見圖5），單擊后即可使用。

默認(rèn)情況下自定義模板均保存在“我的文檔”中的“自定義Office模板”文件夾，我們可以將“自定義Office模板”定期備份，已備重裝系統(tǒng)后也能正常使用模板。也可以直接修改個人模板的保存位置，選擇菜單“文件→選項”彈出對話框（圖6），切換到“保存”選項，勾選“默認(rèn)情況下保存到計算機”選項，在“默認(rèn)個人模板位置”中可以重新設(shè)置模板的默認(rèn)保存位置。

三、修改默認(rèn)模板

默認(rèn)情況下打開Word后，會自動啟用默認(rèn)模板，此模板也可以修改成指定的模板，這樣啟動Word即可使用指定模板。

創(chuàng)建個人模板后，選擇菜單“文件→另存為”彈出對話框（見圖7），選擇“保存類型”為“啟用宏的Word模板*.dotm”，文件名為Normal，保存后復(fù)制該文件。關(guān)閉Word后，打開模板文件夾（X：＼Users＼用戶名＼AppData＼Roaming＼Microsoft＼Templates，X代表系統(tǒng)盤符），如果找不到該文件夾，可搜索“Normal.dotm”這個文件，就能找到模板文件夾。將自己的模板復(fù)制粘貼到該文件夾中，此時會提示是否覆蓋原文件，選擇“是”即可。這樣以后打開Word就會自動啟用個人模板。

有時我們啟動Word時，會遇到不能啟動或生成文檔出現(xiàn)異常，可以嘗試刪除默認(rèn)模板文件——Normal.dotm，然后重新打開Word，此時會自動生成一個全新的Normal.dotm模板。

四、加密特殊模板

對于Word中的模板，我們也可以像加密文檔一樣對模板進(jìn)行加密，在保存模板文件時，單擊“保存”對話框中的“工具”按鈕，選擇“常規(guī)選項”彈出對話框（見圖8），輸入打開文件的密碼，這樣保存的模板就被加密了。下次使用該模版時，就必須輸入密碼。

六、文檔中應(yīng)用模板

對于已經(jīng)創(chuàng)建了的文檔，如果要使用指定的模板，該怎么辦呢？也就是說創(chuàng)建文檔時沒有選擇模板，現(xiàn)在文檔完成了，可否直接應(yīng)用某個模板？

打開文檔后，選擇菜單“文件→選項”彈出Word選項對話框，選擇“加載項”（見圖9），然后單擊“管理”選擇“模板”，再單擊“轉(zhuǎn)到”按鈕彈出對話框，在“模板”下單擊“選用”按鈕選擇所要應(yīng)用的模板，勾選“自動更新文檔樣式”，最后單擊“確定”按鈕即可將選中模板中的各種樣式應(yīng)用到已有文檔中。

七、樣式復(fù)制成模板

我們還可以將文檔中的樣式復(fù)制成一個新模板，或者將樣式復(fù)制到一個已存在的模板中去。

打開文檔后，選擇菜單“文件→選項”打開Word選項對話框，選擇“加載項”，單擊“管理”選擇“模板”，單擊“轉(zhuǎn)到”按鈕后單擊“管理器”彈出對話框（見圖10），然后就可以將“樣式”列表中的各種樣式復(fù)制到后面的模板中。

八、用模板做臺歷

為了便于查看日期，很多人喜歡在臺板下壓一張日歷，這種單頁的臺歷，不能太大，最好能根據(jù)需要控制尺寸。打開Word2013，選擇菜單“文件→新建”，在搜索框中輸入：2015年日歷，然后選擇所需類型的日歷，單擊“創(chuàng)建”按鈕即可生成日歷，默認(rèn)情況下是A4尺寸，如果想將日歷打印的小一些，可以在“打印”對話框中，使用縮放打印將其打印到更小的紙張上（見圖11）。