高校院系信息化管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)及應(yīng)用*

◆吳健康

作者：吳健康，江蘇科技大學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)與工程學(xué)院助理研究員，研究方向高等教育改革（212003）。

伴隨著大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的來臨，信息化管理成為勢(shì)在必行的一場(chǎng)管理手段的革命，并迅速滲入了社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域和階層[1-2]。中國(guó)高校正處于信息化建設(shè)過程中，各個(gè)學(xué)校都在引進(jìn)或開發(fā)滿足單一功能或者多項(xiàng)功能的信息系統(tǒng)，但總體而言還沒有形成非常成熟的體系，均有或多或少的瑕疵，信息化建設(shè)的投入沒有達(dá)到預(yù)期效果。高校在日常辦公、科研、教學(xué)、學(xué)生管理、后勤管理等板塊均有各自獨(dú)立的信息化管理系統(tǒng)，但目前這些系統(tǒng)多表現(xiàn)為多樣化、系統(tǒng)不兼容、操作復(fù)雜等形態(tài)，對(duì)信息化支持高校辦學(xué)的職能發(fā)揮不夠，不能有效地、全面地為師生提供服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)。而高校院系在推行信息化管理進(jìn)程中，在認(rèn)識(shí)、措施和保障方面更為滯后，幾乎沒有專門的信息管理系統(tǒng)進(jìn)行工作支撐。

1 高校院系信息化管理的意義

伴隨我國(guó)高等教育改革的推進(jìn)，高校合并之后，學(xué)院規(guī)模體量逐漸擴(kuò)展，學(xué)院內(nèi)部的交流、學(xué)院之間的溝通、學(xué)院與外界的溝通愈加頻繁。如果學(xué)院的信息傳遞仍然停留在原有的書面?zhèn)魉偷膶用嫔?，必然帶來低效運(yùn)行，影響信息交互流通。因此有必要建立安全、高效的信息化辦公系統(tǒng)。通過對(duì)信息化辦公系統(tǒng)的研究，把握其發(fā)展方向和趨勢(shì)，構(gòu)建高效的辦公環(huán)境。

二級(jí)學(xué)院信息化管理的主要實(shí)際意義和應(yīng)用價(jià)值表現(xiàn)如下。

1）優(yōu)化整體資源：運(yùn)用信息技術(shù)手段，建立一個(gè)綜合性的信息平臺(tái)，將學(xué)院的勞資、科研、通告、日常辦公等工作進(jìn)行整合，改變相對(duì)分離的狀態(tài)，提高運(yùn)行效率。

2）加速信息流通：實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)交流的多元優(yōu)勢(shì)，滿足通知、文件、任務(wù)等實(shí)現(xiàn)“零環(huán)節(jié)傳達(dá)”。對(duì)學(xué)院各項(xiàng)事宜及時(shí)傳達(dá)，反映學(xué)院的動(dòng)態(tài)發(fā)展，即便是身在外地的師生也可以通過網(wǎng)絡(luò)及時(shí)關(guān)注，并處理相關(guān)事務(wù)。

3）規(guī)范管理流程：營(yíng)造一個(gè)輕松、簡(jiǎn)便、順暢的溝通管理模式，規(guī)范學(xué)院的辦公流程，工作更加有序，從而提高執(zhí)行力；根據(jù)各種模塊和權(quán)限分配，管理者明確責(zé)權(quán)，便于督查督辦，責(zé)任到人；使用者可根據(jù)設(shè)定流程辦事，提高辦事規(guī)范程度。

4）提高辦事效率：二級(jí)學(xué)院信息系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)是各項(xiàng)工作的有效銜接、高效協(xié)作辦公、降低時(shí)間成本，提高師生的應(yīng)急能力。

5）節(jié)約辦公資源：完全實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，可以最大限度發(fā)揮現(xiàn)有設(shè)備資源的使用、共享，同時(shí)從物質(zhì)上節(jié)約了辦事成本和資金，杜絕浪費(fèi)。

2 高校院系信息化管理需求分析

圖2 計(jì)算機(jī)學(xué)院自動(dòng)化平臺(tái)系統(tǒng)架構(gòu)圖

院系區(qū)別于校級(jí)信息系統(tǒng)的廣覆蓋、分級(jí)管理，它強(qiáng)調(diào)更多的是精細(xì)化和系統(tǒng)性。該系統(tǒng)要求涵蓋院系的各項(xiàng)具體工作，包括行政、黨務(wù)、科研、教學(xué)、學(xué)工、財(cái)務(wù)、人事、后勤等方方面面。其設(shè)計(jì)要求具有全面、系統(tǒng)、可操作性強(qiáng)、數(shù)據(jù)交換傳遞提取簡(jiǎn)單易得、保密性能強(qiáng)等特點(diǎn)。

簡(jiǎn)捷易操作的登錄和工作流程根據(jù)使用和服務(wù)對(duì)象，院系信息化系統(tǒng)一般分為教師和學(xué)生兩個(gè)群組，在進(jìn)行登陸設(shè)計(jì)時(shí)考慮其具體服務(wù)內(nèi)容，進(jìn)行服務(wù)板塊的限定，保證服務(wù)的重點(diǎn)和高效化，簡(jiǎn)化操作步驟，見圖1。

工作流程的設(shè)計(jì)相對(duì)復(fù)雜，它依賴于院系部門的制度化建設(shè)。院系首先要對(duì)各項(xiàng)工作有明確的制度規(guī)定，并且要有責(zé)權(quán)利的明確界定，有嚴(yán)密的操作流程和審批制度，這是工作流程設(shè)計(jì)得以進(jìn)行的基礎(chǔ)條件。信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)者根據(jù)工作流程建構(gòu)操作系統(tǒng)，除了體現(xiàn)各項(xiàng)制度規(guī)定，還要考慮到使用者的使用習(xí)慣，做到簡(jiǎn)單易操作，盡量簡(jiǎn)化和合并操作步驟，為使用者提供便捷服務(wù)。

功能模塊設(shè)計(jì)全面、系統(tǒng)信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)應(yīng)力避工作模塊雜糅、煩瑣、不清晰或者服務(wù)不全面，使用者無法進(jìn)行簡(jiǎn)單操作。這就要求工作模塊的設(shè)計(jì)秉承系統(tǒng)、全面、簡(jiǎn)約的理念，進(jìn)行功能模塊的架構(gòu)。一般包含用戶信息、個(gè)人桌面、消息通知、科研、教學(xué)、學(xué)生管理各模塊，各模塊里又涵蓋相應(yīng)的工作內(nèi)容。

信息傳遞及時(shí)迅速信息傳遞是信息系統(tǒng)中一項(xiàng)重要、基本的服務(wù)功能。設(shè)計(jì)中要進(jìn)行消息提醒功能的設(shè)置，師生外出，可以通過網(wǎng)絡(luò)及時(shí)收到信息并處理日常事務(wù)，保障工作順暢進(jìn)行。

信息高度共享信息系統(tǒng)在使用過程中會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)和各類資源，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)的整理融合，有利于促進(jìn)資源和信息共享。系統(tǒng)管理者要將數(shù)據(jù)和信息管理納入工作議程，從而為使用者和管理者提供決策依據(jù)。

信息平臺(tái)的安全管理二級(jí)學(xué)院OA平臺(tái)信息系統(tǒng)安全管理是整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)作過程中一項(xiàng)重要工作，重點(diǎn)是用戶身份認(rèn)證、用戶訪問權(quán)限控制和網(wǎng)絡(luò)安全通信。安全性的完整實(shí)現(xiàn)又賴于制定和執(zhí)行嚴(yán)格的規(guī)章制度與管理制度。通?？梢詮姆纱胧⑿姓芾?、安全教育和技術(shù)措施等幾個(gè)方面去考慮。二級(jí)學(xué)院的辦公平臺(tái)雖然不及學(xué)校辦公平臺(tái)的信息資源量大，但是其內(nèi)部資料的保密性更為突出，系統(tǒng)的安全維護(hù)工作更應(yīng)予以高度重視。

3 高校院系信息化管理設(shè)計(jì)及實(shí)現(xiàn)——以江蘇科技大學(xué)計(jì)算機(jī)學(xué)院自動(dòng)化辦公系統(tǒng)為例

開發(fā)環(huán)境介紹本系統(tǒng)基于C/S模式，使用VS2008集成開發(fā)環(huán)境中的Visual C#為開發(fā)語言，SQL Server為后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)，采用數(shù)據(jù)庫(kù)的動(dòng)態(tài)連接，可根據(jù)需要連接至SQL Server2000或者SQL Server2005。C/S模式主要由客戶應(yīng)用程序、服務(wù)器管理程序和中間件三個(gè)部分組成。該開發(fā)模式具有交互性強(qiáng)、存取模式安全、數(shù)據(jù)處理便利等特點(diǎn)。

功能模塊建立如圖2所示，設(shè)計(jì)者根據(jù)學(xué)院用戶的使用需求和管理者要求，結(jié)合各種規(guī)章制度，在進(jìn)行充分調(diào)研、論證的基礎(chǔ)上進(jìn)行設(shè)計(jì)架構(gòu)，基本滿足各類型使用者的要求。

操作界面使用者可以通過有效信息進(jìn)行客戶端登錄，登錄之后進(jìn)行密碼修改個(gè)個(gè)人資料完善。根據(jù)模塊功能的定位，設(shè)計(jì)簡(jiǎn)單明了的操作界面設(shè)計(jì)。

安全設(shè)置

1）不同用戶類別的使用范圍：在本系統(tǒng)中，考慮到維護(hù)及安全等因素，對(duì)系統(tǒng)使用者進(jìn)行了不同的身份界定，并根據(jù)不同的用戶類別，預(yù)先在系統(tǒng)中設(shè)定好其查看和更改的范圍。

普通用戶，此類用戶只能對(duì)信息進(jìn)行查看和個(gè)人信息的修改，對(duì)其他用戶的信息不可訪問和修改；二級(jí)管理員，被系統(tǒng)根據(jù)子系統(tǒng)的分類共設(shè)定了四個(gè)二級(jí)管理員，分別對(duì)信息、人事、科研、財(cái)務(wù)工作進(jìn)行管理和相關(guān)信息的審批確認(rèn)發(fā)布；一級(jí)管理員可以對(duì)整個(gè)辦公系統(tǒng)進(jìn)行控制和修訂，其主要由學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)和系統(tǒng)管理員擔(dān)當(dāng)，如圖3所示。

2）密鑰管理：除了用戶登錄身份和用戶訪問權(quán)限的管理設(shè)置，在本系統(tǒng)中還運(yùn)用到了電子簽章等密鑰功能。具體如在財(cái)務(wù)審核過程中，財(cái)務(wù)主管通過密碼設(shè)定進(jìn)行電子簽章，這樣也能有效地進(jìn)行財(cái)務(wù)審批的加密管理。

該系統(tǒng)經(jīng)過一段時(shí)間的運(yùn)行，經(jīng)使用者和管理者的評(píng)價(jià)打分情況來看，系統(tǒng)設(shè)計(jì)相對(duì)合理，基本解決了OA平臺(tái)的工作需求。系統(tǒng)靈活、方便，安全性能強(qiáng)，開發(fā)、運(yùn)行、維護(hù)費(fèi)用較低。通過本系統(tǒng)的實(shí)施，學(xué)院提高了辦公效率，統(tǒng)一信息的獲取途徑；推動(dòng)了財(cái)務(wù)的預(yù)算決算，避免了財(cái)務(wù)管理不良行為；加強(qiáng)了科研事務(wù)管理和建設(shè)。其中不足之處是功能的完整性還有待提高，希望通過后期的不斷完善以及學(xué)生管理和教務(wù)管理內(nèi)容的新增，對(duì)學(xué)院的信息化辦公起到更大的促進(jìn)作用?！?/p>

[1]李彥婷.MIS支持企事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展的動(dòng)態(tài)過程研究[D].吉林大學(xué)，2009.

[2]胡佳辰.可配置辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].上海交通大學(xué)軟件學(xué)院，2009.