企業(yè)檔案社會管理模式探析

□文/祝亞英

（咸陽師范學(xué)院網(wǎng)絡(luò)與繼續(xù)教育學(xué)院 陜西·咸陽）

一、我國企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

（一）企業(yè)檔案管理對象發(fā)生顯著變化。自改革開放以后，我國由原來的國有制經(jīng)濟轉(zhuǎn)變?yōu)閲兄茷橹黧w多種所有制并存的形式，這個過程中，企業(yè)檔案的管理就發(fā)生了顯著的變化，原本的國有制經(jīng)濟中，僅僅包含國有企業(yè)這一種成分，企業(yè)的檔案自然是由國家政府來進行管理，然而，當經(jīng)濟體制發(fā)生變化之后，社會中的企業(yè)不僅僅有國有企業(yè)，更有私營企業(yè)、民營企業(yè)等多種企業(yè)，那么，對于企業(yè)的檔案管理，就不僅僅是政府與國有企業(yè)之間的事務(wù)，其管理對象也包含了國有企業(yè)檔案、民營企業(yè)檔案、私營企業(yè)檔案等多種。

（二）企業(yè)與政府之間的關(guān)系發(fā)生了變化。在以往的計劃經(jīng)濟時代，企業(yè)的生產(chǎn)目標都是由政府來制定，政府對于企業(yè)發(fā)揮著根本的指揮作用。然而，當我國進入市場經(jīng)濟時代之后，企業(yè)與政府之間的關(guān)系發(fā)生了極大的變化，在這個時期，政府與企業(yè)之間是一種財產(chǎn)關(guān)系，國家不再直接干預(yù)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動，企業(yè)需要對自身盈虧負責(zé)。一方面為企業(yè)的自我管理提供了一個相對較為寬松的環(huán)境，一方面政府的職能也發(fā)生了變化，由原來的領(lǐng)導(dǎo)者變?yōu)榱朔?wù)者，企業(yè)在經(jīng)營中的作用被凸顯出來。

二、企業(yè)檔案社會管理模式的意義

（一）改善政府職能失靈的問題。當市場自我調(diào)節(jié)能力失靈，無法處理經(jīng)濟發(fā)展中的問題時，政府就為調(diào)節(jié)該問題而出現(xiàn)，恰當?shù)靥幚砗霉彩聞?wù)，恢復(fù)市場的秩序。然而，如同市場一樣，政府也可能會出現(xiàn)職能失靈的問題，這將會導(dǎo)致企業(yè)檔案管理的一系列問題。為了改善這種問題，實施企業(yè)檔案社會管理模式，能夠有效地發(fā)揮企業(yè)管理的個性化，使企業(yè)獲得期望中的管理服務(wù)，避免因不同類型企業(yè)之間差異造成的管理不恰當?shù)膯栴}，讓企業(yè)都能夠得到公平的發(fā)展機會。

（二）增強檔案行政管理部門的實際管理能力。在企業(yè)檔案社會管理模式之下，檔案行政管理部門能夠?qū)⒁恍┘氈碌?、具體的檔案管理工作轉(zhuǎn)移給檔案中介機構(gòu)，如此一來，檔案行政管理部門就不必再將大量的人力、物力放在那些繁重、簡單、效率低下的檔案管理工作中，而是能夠?qū)⒏嗟木D(zhuǎn)移到對市場經(jīng)濟發(fā)展的宏觀調(diào)控中，更好地發(fā)揮自身的依法監(jiān)督市場、服務(wù)市場的職能，從而運用更少的精力、資金投入，提供更好的服務(wù)，為社會經(jīng)濟的發(fā)展發(fā)揮更大的作用。

（三）有利于制定科學(xué)、合理的檔案管理政策。在以往的企業(yè)檔案管理模式之下，檔案行政管理部門主要是依靠自身多年的管理經(jīng)驗，結(jié)合國家與當?shù)氐墓芾韺嶋H情況，來制定檔案管理制度，他們的出發(fā)點主要是方便于自身的管理工作，卻很少征求企業(yè)的意見，難以反映出企業(yè)對于檔案管理工作的需求。而實施企業(yè)檔案社會管理模式，則能夠協(xié)調(diào)政府部門與企業(yè)在檔案管理工作中關(guān)系，從而充分發(fā)揮檔案管理人員的作用，結(jié)合企業(yè)發(fā)展的需求與政府部門管理工作的實際，制定出符合市場發(fā)展規(guī)律、能夠促進企業(yè)進步的檔案管理策略。

（四）激發(fā)社會的自我管理能力。企業(yè)檔案社會管理模式中，檔案中介機構(gòu)的出現(xiàn)，為激發(fā)社會的自我管理能力發(fā)揮了重要的作用。企業(yè)能夠根據(jù)國家企業(yè)檔案管理工作的相關(guān)法律法規(guī)，根據(jù)本企業(yè)的經(jīng)營方式、生產(chǎn)技術(shù)、企業(yè)管理等進行自我檔案管理，從而獲得更大的發(fā)展動力，將企業(yè)在檔案管理工作中由被動變?yōu)橹鲃?，為企業(yè)的管理工作注入更多的活力。

（五）有利于實現(xiàn)檔案資源社會化。企業(yè)檔案管理工作不僅是在為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)，同時也是在為社會服務(wù)。在以往的企業(yè)檔案管理模式之下，企業(yè)只向政府部門提交一些未涉及到企業(yè)核心機密的檔案，政府通過這些檔案的管理能夠為企業(yè)提供服務(wù)，然而，企業(yè)檔案管理卻未能為社會帶來任何效益。然而，實現(xiàn)企業(yè)檔案社會管理，則能夠?qū)⑵髽I(yè)檔案集中在一起，在不侵害企業(yè)利益的前提之下，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息的共享，為社會大眾提供更多的服務(wù)，從而使企業(yè)檔案能發(fā)揮更大的作用，實現(xiàn)檔案資源的社會化。

（六）有利于實現(xiàn)人力資源社會化。檔案管理工作需要具有專業(yè)知識的人員來進行，對管理人員素質(zhì)的高要求是造成檔案管理人才短缺的原因之一。而企業(yè)檔案社會管理模式則是將業(yè)務(wù)外包給一些檔案中介機構(gòu)，如此以來，就能夠使企業(yè)檔案得到更為專業(yè)人員的管理，而檔案行政管理部門則不需要再專門地招聘培訓(xùn)大量的檔案管理人才，這就使得檔案管理人才資源的配置更為靈活。檔案中介機構(gòu)中，具有多個方面的人才，如檔案部門相關(guān)工作人員、檔案管理專家等，將檔案管理工作轉(zhuǎn)交給檔案中介部門，能夠使這些專業(yè)人員充分發(fā)揮自身的作用，為企業(yè)提供更為專業(yè)、全面的檔案管理服務(wù)。

三、企業(yè)檔案社會管理模式的可行性

（一）具備企業(yè)檔案社會管理模式實行的條件。改革開放以來，我國的經(jīng)濟體制由原來的計劃經(jīng)濟向著現(xiàn)如今特色的市場經(jīng)濟而轉(zhuǎn)變，形成了一種以國有制經(jīng)濟為主體、多種所有制經(jīng)濟共同發(fā)展的繁榮局面，在不同類型企業(yè)的相互競爭之下，促進了彼此的不斷發(fā)展。由于企業(yè)發(fā)展的需求，政府對于企業(yè)的管理模式也逐漸地發(fā)生了改變，政府不再發(fā)揮對企業(yè)絕對的領(lǐng)導(dǎo)作用，而是進行宏觀的調(diào)控，為企業(yè)提供財產(chǎn)、政策等方面的服務(wù)。隨著政府職能的轉(zhuǎn)變，檔案行政管理部門的作用也與之前不同，這為企業(yè)檔案社會管理模式提供了實行的條件。

（二）具有企業(yè)檔案社會管理模式實行的動力。社會經(jīng)濟的發(fā)展，是進行檔案管理社會化的主要動力。首先，由于我國經(jīng)濟體制的變革，各地逐步建立起了檔案中介機構(gòu)，并且規(guī)模不斷擴大、業(yè)務(wù)逐漸成熟，為實現(xiàn)企業(yè)檔案社會管理模式提供了先決條件。其次，政府對于企業(yè)的運作的干預(yù)能力逐步減弱，使得企業(yè)獲得了更多的自我管理的機會。再次，人們對于企業(yè)發(fā)展的觀念也逐漸地改變，市民與企業(yè)發(fā)展的直接接觸越來越多，管理意識越來越強烈。最后，政府管理體制的改革，為實現(xiàn)企業(yè)檔案社會管理模式提供了直接的動力。

（三）堅實的企業(yè)檔案社會管理模式實行基礎(chǔ)?，F(xiàn)如今，我國為社會發(fā)展所提供的服務(wù)主要是要實現(xiàn)公共服務(wù)的市場化、服務(wù)職能的轉(zhuǎn)變、政府部門的改革等，并且要在保障政府部門基礎(chǔ)職能的前提下，讓市場自身來為其發(fā)展提供相應(yīng)的服務(wù)，從而優(yōu)化公共資源配置。檔案中介機構(gòu)的出現(xiàn)就為政府職能的轉(zhuǎn)變提供了堅實的基礎(chǔ)，而檔案中介機構(gòu)則是可以利用自身專業(yè)化的人力資源、完善的服務(wù)來參與市場的競爭，為自身獲得效益的同時，也實現(xiàn)了企業(yè)檔案社會管理模式運行的可能性。

（四）極大的企業(yè)檔案社會管理模式實行可能性。在特色市場經(jīng)濟的環(huán)境之下，檔案中介機構(gòu)建立并不斷地發(fā)展著，檔案中介機構(gòu)的服務(wù)工作在很大程度上減少了檔案行政管理部門在企業(yè)檔案的管理、監(jiān)督、企業(yè)運營指導(dǎo)方面的重任，使得檔案行政部門的基本職能得以轉(zhuǎn)變，政府由原來的直接干預(yù)企業(yè)運營，變?yōu)闉槠髽I(yè)提供相應(yīng)的服務(wù)，其宏觀調(diào)控作用在市場經(jīng)濟發(fā)展中的重大貢獻也逐漸凸顯出來。在一些較為發(fā)達的城市，檔案中介機構(gòu)已經(jīng)總結(jié)出了許多可靠的檔案管理經(jīng)驗，能夠為其他檔案中介機構(gòu)的管理工作提供參考依據(jù)。

四、構(gòu)建企業(yè)檔案社會管理模式的方案

（一）構(gòu)建企業(yè)檔案社會管理模式應(yīng)當遵循的原則。一是遵循政府宏觀調(diào)控的原則。在企業(yè)檔案管理工作中，檔案行政管理部門應(yīng)當適當?shù)胤艡?quán)，將一些較為細致的、簡單的檔案管理工作，轉(zhuǎn)交給檔案中介機構(gòu)，充分利用其專業(yè)化的人力資源，而政府部門則是要將更多的精力放在宏觀調(diào)控方面，并且要加強對檔案管理工作的監(jiān)管，保證市場發(fā)展的正常秩序；二是遵循效益最大原則。對企業(yè)檔案進行管理的最終目的，就是為了能夠運用好企業(yè)檔案，使其獲得更多的發(fā)展機會。因此，對企業(yè)檔案的管理，不僅要考慮到政府部門在管理工作中所付出的成本，也要考慮企業(yè)的收益是否會受到影響，并且在這兩者之間尋找平衡點，使得其最終的收益最大化；三是遵循靈活管理的原則。企業(yè)檔案管理不僅要方式靈活，對不同類型的企業(yè)采取不同的管理方式，還要手段靈活，結(jié)合法律法規(guī)及企業(yè)發(fā)展情況，提供專業(yè)化、標準化的檔案管理服務(wù)，同時還要實現(xiàn)運行機制的靈活，建立起符合當?shù)仄髽I(yè)發(fā)展的運行機制，推動企業(yè)自我管理，實現(xiàn)政府、企業(yè)、中介共同為檔案管理而努力；四是遵循自主管理的原則。企業(yè)檔案關(guān)系到企業(yè)的切身利益，對于檔案的管理工作，離不開企業(yè)自身的作用。因此，政府部門在為企業(yè)提供檔案管理服務(wù)時，更應(yīng)當采取相應(yīng)的措施，鼓勵企業(yè)進行自主管理，這不僅能夠減輕政府部門的管理壓力，也能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)檔案管理的高效化；五是遵循創(chuàng)新性原則。企業(yè)檔案管理不能止步不前，而是應(yīng)當與時俱進，隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，企業(yè)的生產(chǎn)技術(shù)、管理模式、經(jīng)營方式都會發(fā)生變化，那么企業(yè)檔案管理也應(yīng)當不斷地進行創(chuàng)新，使其符合企業(yè)發(fā)展的需求，從而為企業(yè)的進步和經(jīng)濟的發(fā)展發(fā)揮更重要的作用。

（二）構(gòu)建企業(yè)檔案社會管理運行機制。企業(yè)檔案管理的內(nèi)部運行機制構(gòu)建，首先，要建立與企業(yè)發(fā)展相符合的檔案管理機構(gòu)，并聘用專業(yè)的人員，在科學(xué)合理的管理制度之下，進行檔案管理工作；其次，則是要做好檔案管理服務(wù)，凸顯檔案管理在企業(yè)運營中的重要作用，獲得企業(yè)管理者的認可，為檔案管理的進一步發(fā)展獲得更多機會；最后，則是要實現(xiàn)檔案管理與企業(yè)共同發(fā)展，為企業(yè)帶來更多的效益。

企業(yè)檔案管理的外部運行機制構(gòu)建，則需要企業(yè)、政府、中介、協(xié)會等多個方面共同努力，一是要轉(zhuǎn)變檔案管理意識，是領(lǐng)導(dǎo)者意識到檔案管理的重要性，重視檔案管理工作；二是要建立健全檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，運用法律，為企業(yè)檔案管理提供可靠的保證；三是要加強政府的行政職能，強化其依法監(jiān)督的能力，維護好企業(yè)的合法利益。

（三）構(gòu)建企業(yè)檔案社會管理模式應(yīng)注意的問題及相應(yīng)對策。檔案中介機構(gòu)受到檔案行政管理部門制約，其主要原因是檔案管理觀念落后、二者關(guān)系混亂、管理機制不合理等。要解決這一問題，首先，就要轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，認識到檔案中介機構(gòu)在企業(yè)檔案管理中的重要作用，肯定其專業(yè)能力，并給予其法律、政策等方面的支持；其次，則是要理清兩者之間的關(guān)系，認識到檔案中介機構(gòu)的主要職能，給予其應(yīng)有的檔案管理權(quán)力，同時也對其進行嚴格的監(jiān)督，保證其做好檔案管理服務(wù)工作；再次，則是要制定科學(xué)合理的檔案管理機制，使檔案中介機構(gòu)在公平的競爭中不斷進行自我優(yōu)化，為企業(yè)提供更高質(zhì)量的檔案管理服務(wù)。

明確檔案中介機構(gòu)的管理規(guī)范。檔案中介機構(gòu)的管理工作不嚴格的主要原因就是沒有嚴格的法律來進行約束。這就使得檔案中介機構(gòu)的管理工作帶有明顯的隨意性。要解決這一問題，就要建立健全我國的檔案管理法律法規(guī)。首先，國家應(yīng)當建立起一系列具體的、具有可行性的檔案管理法律法規(guī)，而不同的地區(qū)，則可以根據(jù)當?shù)仄髽I(yè)的類型、規(guī)模等實際情況，制定詳細的檔案管理制度，通過這些法律制度，對檔案中介機構(gòu)的管理行為進行嚴格的規(guī)范，使其檔案管理工作不斷趨于成熟，實現(xiàn)我國企業(yè)檔案的社會化管理。

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