基層海事人事檔案管理創(chuàng)新路徑初探

吳維揚(yáng)

摘要：人事檔案是記錄我們個(gè)人信息的重要憑證，它在我們的職業(yè)生涯規(guī)劃以及人生轉(zhuǎn)折過程中擔(dān)當(dāng)了重要的角色，是個(gè)人職務(wù)晉升、職稱評(píng)定、崗位聘用、退休審核的重要依據(jù)。由于社會(huì)的不斷進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，海事基層人事檔案在使用管理中所表現(xiàn)出來的弊端愈加明顯。基層海事人事檔案的使用管理必須要從海事新時(shí)期的發(fā)展方向出發(fā)，根據(jù)時(shí)代的發(fā)展潮流制定出符合當(dāng)今海事發(fā)展的人事檔案使用管理制度。通過分析海事基層人事檔案管理目前存在的問題來說明海事基層人事檔案管理創(chuàng)新的必要性與緊迫性。

關(guān)鍵詞：人事檔案 管理 創(chuàng)新

目前海事基層人事檔案存在的問題

在基層海事現(xiàn)有的人事檔案資料中，關(guān)于個(gè)人工資變動(dòng)、年度考核等方面的內(nèi)容記載較多， 而對(duì)于個(gè)人所學(xué)專業(yè)、職稱晉升、加入黨組織等方面的信息內(nèi)容記載比較少。除此以外，檔案材料的收集不全面，舊材料記錄不完整，新材料到位不及時(shí)，不能夠真正反映出個(gè)人的現(xiàn)實(shí)面貌等問題屢見不鮮。具體來說，目前的海事基層人事檔案管理有以下缺點(diǎn)：

1、人事檔案內(nèi)容失真

人事檔案具有憑證作用，它可以具體而準(zhǔn)確地反映一個(gè)人在以往學(xué)習(xí)工作生活中的情形，不過前提是這份人事檔案一定要具有真實(shí)性，因此真實(shí)性是人事檔案的核心價(jià)值所在，不過在我們現(xiàn)實(shí)中，由于種種原因使得人事檔案缺乏它應(yīng)有的真實(shí)性。

2、人事檔案的資料不全

在一個(gè)人的人事檔案中應(yīng)該包括以下材料：履歷表、年度考核表、學(xué)歷、職稱、工資材料等，有些單位管理檔案的人員變更頻繁，由于他們對(duì)于檔案的知識(shí)了解不是很豐富，或是一時(shí)粗心大意，所以在收集檔案資料時(shí)會(huì)把一些重要的檔案材料忽略遺失或把那些不需要?dú)w檔的普通文獻(xiàn)當(dāng)成人事檔案來收集，由此造成檔案中經(jīng)常出現(xiàn)材料不全的現(xiàn)象。

3、人事檔案的管理規(guī)范性不足

人事檔案在管理中缺乏規(guī)范性主要表現(xiàn)為，對(duì)于一些檔案的收集整理工作做得不準(zhǔn)確，不全面。一些單位對(duì)于人事檔案資料填寫的十分簡單草率，沒有嚴(yán)格按照人事檔案的規(guī)范性來填寫，它們不管是在評(píng)價(jià)考核的內(nèi)容方面還是在形式方面，都十分籠統(tǒng)，不能從這些人事檔案中反應(yīng)某個(gè)人的素質(zhì)和經(jīng)歷，這樣直接導(dǎo)致了職工在崗位變動(dòng)、職務(wù)提升時(shí)，不能通過他們所提供的個(gè)人檔案來進(jìn)行準(zhǔn)確的評(píng)判，或許正是由于這樣的一個(gè)問題的存在使得單位錯(cuò)過了一個(gè)優(yōu)秀的人才，或是使得一個(gè)人才錯(cuò)失了一個(gè)施展個(gè)人才能的機(jī)會(huì)。

4、人事檔案在社會(huì)服務(wù)方面途徑狹小

人事檔案管理工作的目的是為人所服務(wù)。我國的人事檔案管理工作注重人事檔案的保密性，要做到嚴(yán)格要求，不公開，不泄密，正是由于這些的規(guī)定使得人事檔案在社會(huì)服務(wù)方面的途徑十分的狹小。人事檔案的利用率十分低下，實(shí)用性不高，從而導(dǎo)致它不能適應(yīng)社會(huì)的需求。

5、人事檔案在管理方法和措施上技術(shù)落后

人事檔案關(guān)乎一個(gè)人的一生，因此對(duì)于它的管理也應(yīng)該是一項(xiàng)專業(yè)性和技術(shù)性都很強(qiáng)的工作。不過有的單位因?yàn)槿耸志o缺或是房間不足，為了節(jié)省人力物力的開支，就會(huì)常常把人事檔案跟其他材料混在一起進(jìn)行管理，因此就會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)人事檔案材料的不保密性和不完整性。更甚者由于保存環(huán)境不符合要求，常常會(huì)使得檔案材料變黃發(fā)霉，縮短了檔案的保存時(shí)間，嚴(yán)重阻礙了檔案的利用。

創(chuàng)新人事檔案管理工作對(duì)策

1、加強(qiáng)對(duì)基層海事人事檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)

人事部門要增強(qiáng)對(duì)檔案的領(lǐng)導(dǎo)力度和管理力度，還要提高對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)。要把人事檔案管理工作融入到平常的工作細(xì)節(jié)之中。在日常的管理中要處處細(xì)心，時(shí)時(shí)留心，對(duì)于在管理中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)該及時(shí)去解決，堅(jiān)決做到不拖拉，不遺留；硬件方面應(yīng)配備計(jì)算機(jī)和掃描儀等電子化產(chǎn)品，以使人事檔案實(shí)行電子化管理。對(duì)于人事檔案管理人員也應(yīng)該進(jìn)行定期培訓(xùn)，接受專業(yè)化學(xué)習(xí)，強(qiáng)化他們的思想認(rèn)識(shí)和專業(yè)素養(yǎng)，向他們傳遞檔案界最新動(dòng)態(tài)和發(fā)展，使他們能夠在思想和能力方面跟上時(shí)代的潮流氣息，讓人事檔案管理得到一定的創(chuàng)新。

2、建立科學(xué)的人事檔案管理制度

為了使人事檔案管理工作具有更高的規(guī)范性，為了維護(hù)人事檔案管理材料的完整性，為了便于借閱和查看人事檔案資料，必須要建立如下相關(guān)檔案管理制度：在傳遞利用中，應(yīng)嚴(yán)格遵循保密的制度，一般情況下自己不能查看自己的檔案；在查閱利用時(shí)，應(yīng)在專門設(shè)立的檔案閱讀室里進(jìn)行閱讀，只有相關(guān)工作人員由于工作方面確實(shí)有需求才可以到人事檔案管理部門查找所需檔案，其他人員如若要去查找人事檔案時(shí)，人事檔案管理人員要做好查閱的資格審查和登記制度；為了避免紙質(zhì)人事檔案在存放時(shí)發(fā)生紙張變質(zhì)的情況，人事檔案管理人員應(yīng)實(shí)施定期開窗采光的制度；為了進(jìn)行人事檔案的持續(xù)化管理，應(yīng)制定人事檔案保存期限的相關(guān)制度。

3、堅(jiān)持開發(fā)人力資源

創(chuàng)新人事檔案管理工作的目的說到底，是為了最終的指導(dǎo)人力資本的開發(fā)，為地方海事系統(tǒng)的革命化、正規(guī)化和現(xiàn)代化建設(shè)提供人才保障，人事檔案在進(jìn)行管理中，應(yīng)該認(rèn)真洞察人才動(dòng)態(tài)，深入挖掘人才信息的來源，找準(zhǔn)切入點(diǎn)進(jìn)行深層次的挖掘，提高人才培養(yǎng)水平和能力，做好基層海事人事檔案管理的創(chuàng)新工作。

人事檔案管理創(chuàng)新路徑

1、電子化

利用電子化管理不僅可以大大提高原先的工作效率，在基層海事部門中，從事人事檔案管理人員一般都是政工科工作人員兼職管理，為更有利于減輕人事檔案工作人員的工作壓力。它可以根據(jù)檔案管理者特定的需要在不同的文件之間建立起它們的多維關(guān)系，只需在某種專門檢索軟件中注明紙質(zhì)文件的存放地點(diǎn)，那便可以快速而準(zhǔn)確的查找出它所在的位置。利用電子化進(jìn)行人事檔案的管理，可以實(shí)現(xiàn)快速，便捷，多渠道的全文檢索人事檔案。

2、社會(huì)化

由于當(dāng)今人才市場環(huán)境的特點(diǎn)，人事檔案的社會(huì)化將成為一種趨勢。人事檔案社會(huì)化管理就是在進(jìn)行人事檔案管理的過程中以社會(huì)為舞臺(tái)，以公民為觀眾，讓這一管理的過程完全在社會(huì)中進(jìn)行，讓公民時(shí)刻進(jìn)行監(jiān)督，在政策法規(guī)的要求范圍內(nèi)，對(duì)社會(huì)開展工作，并為社會(huì)所利用。在我們傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中，不管是人事檔案的收集，整理，鑒定，還是提供利用等環(huán)節(jié)，往往都與單位的人事部門掛鉤，人事部門管理著本單位工作人員的個(gè)人檔案，而對(duì)于非本單位的人員，那么該單位則沒有其任何檔案資料，這就使得該單位的人事檔案來源范圍比較狹隘，內(nèi)容也不夠豐富。endprint

3、公開化

人事檔案是伴隨著我們每個(gè)人的生產(chǎn)活動(dòng)而產(chǎn)生的，因此它的產(chǎn)生主要是為了給個(gè)人，給社會(huì)提供服務(wù)的，而如果要真正做到這一點(diǎn)，就要使檔案的管理和利用更加的公開化，透明化。信息公開化使得海事與地方的關(guān)系更為的貼近，它是海事貼近民生，了解民意的主要方式。在如今社會(huì)，人們都呼吁信息的公開化，因?yàn)檫@可以讓他們更加的了解海事，使他們更能充分的享受權(quán)利。個(gè)人檔案作為伴隨人們一生的材料，它與我們的關(guān)系密不可分，可是作為當(dāng)事人的我們卻至始至終都沒法看到我們自己的檔案，而是由我們工作的單位或人才交流中心替我們保管，我們自身檔案內(nèi)容的好壞都只是由他們來替我們填寫，這很容易發(fā)生暗箱操作事件，所以人事檔案的公開化刻不容緩。中華人民共和國國務(wù)院在2007年1月17號(hào)已經(jīng)通過了《中華人民共和國政府信息公開條例》12的會(huì)議，并于次年5月1日起生效。該條例的實(shí)施，保障了公民的利益以及提高了政府的工作透明度，只有認(rèn)真貫徹落實(shí)該條例，才能建立人事檔案公開制度，才能使人事檔案更有效，更透明地發(fā)揮出它的作用。

4、法制化

要建立新型的基層海事人事檔案制度必須要有有效的法律法規(guī)和政策。建議國家有關(guān)部門，嚴(yán)格依據(jù)《人事檔案法》中的有關(guān)規(guī)定和社會(huì)的發(fā)展變化，從而制定出人事檔案管理方面的法律法規(guī)，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)政策，以便規(guī)范和約束新型人事檔案管理工作的運(yùn)行。首先，要大力宣傳國家法規(guī)，并認(rèn)真貫徹、落實(shí)，還要檢查其落實(shí)的具體情況。其次，必須自覺依法治檔，嚴(yán)格按照檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定。為了適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和人才流動(dòng)，近年來中央和地方在人事檔案的管理上，曾進(jìn)行了不少政策方面的調(diào)整和規(guī)定，對(duì)促進(jìn)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展起到了積極的作用。既然有了《人事檔案法》，那最重要的還是要嚴(yán)格依法管理，對(duì)于那些不遵循《人事檔案法》的單位，就要對(duì)其實(shí)施嚴(yán)厲的懲罰措施，真正做到人檔相符，反映人才的真實(shí)性。海事基層人事檔案管理部門還必須依法對(duì)單位人事檔案實(shí)施督促和檢查，強(qiáng)化管理職能。

總之，伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的突飛猛進(jìn)，人事檔案的重要性會(huì)越加明顯，我們只有跟上時(shí)代的潮流，在不斷的探索中尋求人事檔案管理的新路徑，新方法，才能讓人事檔案更好的為我們所服務(wù)。

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（作者單位：揚(yáng)州市地方海事局）endprint