獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書的職業(yè)困境及改善對(duì)策研究——以金城學(xué)院為例

張 敏

（南京航空航天大學(xué)金城學(xué)院管理系，江蘇 南京211156）

0 前言

在我國高等教育大眾化的進(jìn)程中，獨(dú)立學(xué)院已成為一支重要的辦學(xué)力量，目前全國共有獨(dú)立院校300多所，其辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，發(fā)展勢頭異常迅猛。我國獨(dú)立學(xué)院高等教育事業(yè)的發(fā)展，離不開一支高素質(zhì)教師隊(duì)伍，也離不開一支高素質(zhì)的教學(xué)管理隊(duì)伍，教學(xué)管理隊(duì)伍的管理水平直接關(guān)系到教育改革與發(fā)展的成敗。高校教學(xué)秘書是教學(xué)管理工作的直接參與者。加強(qiáng)教學(xué)管理，提高教學(xué)質(zhì)量，自然離不開一支擁有豐富的管理知識(shí)與技能的教學(xué)秘書隊(duì)伍，他們?cè)谕苿?dòng)整個(gè)教學(xué)管理工作規(guī)范化和科學(xué)化、激發(fā)創(chuàng)新和變革、增強(qiáng)高校競爭實(shí)力和提高人才培養(yǎng)質(zhì)量等方面都具有重要的作用。

教學(xué)秘書承擔(dān)著繁重的工作任務(wù)，工作性質(zhì)決定了教學(xué)秘書必須具備以下素質(zhì)：

（1）過硬的政治素質(zhì)；（2）優(yōu)良的道德素質(zhì)；（3）良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)，即具有與崗位相適應(yīng)的業(yè)務(wù)知識(shí)和能力；（4）良好的身體和心理素質(zhì)；（5）較強(qiáng)的能力素質(zhì)，主要包括政策理論水平、決策能力、組織協(xié)調(diào)能力、改革創(chuàng)新能力、預(yù)見性能力、應(yīng)變能力、學(xué)習(xí)能力等。

1 金城學(xué)院教學(xué)秘書的工作現(xiàn)狀分析

本次調(diào)查以金城學(xué)院教學(xué)秘書為研究對(duì)象，共計(jì)發(fā)放問卷29份，回收25份，回收率86%，調(diào)查有效，結(jié)果可靠。從調(diào)查結(jié)果可以看出，25位教學(xué)秘書中，有17位是兼職教學(xué)秘書，即由專職教師兼任教學(xué)秘書工作；教學(xué)秘書的學(xué)歷皆為本科以上，職稱為講師或助理研究員以下；年齡為40歲以下。

有15位教學(xué)秘書沒有參加過教學(xué)管理方面的崗位培訓(xùn)，同時(shí)有15位認(rèn)為教學(xué)秘書工作專業(yè)性強(qiáng)，需要不斷的專業(yè)知識(shí)技能培訓(xùn)，而目前學(xué)院培訓(xùn)機(jī)會(huì)少，培訓(xùn)沒有系統(tǒng)性；有17位教學(xué)秘書近3年來沒有教學(xué)管理方面的科研成果，占比68%；84%的教學(xué)秘書認(rèn)為參與教學(xué)管理方面的研究創(chuàng)新有利于提高教學(xué)管理水平，而56%的人認(rèn)為工作太忙，沒有時(shí)間和精力從事研究創(chuàng)新工作；64%的教學(xué)秘書覺得目前工作量偏大，報(bào)酬偏少。所有教學(xué)秘書中，僅有7位對(duì)自己的工作感到滿意，占比28%，對(duì)工作現(xiàn)狀感覺一般的占72%；12位教學(xué)秘書有改變職業(yè)的想法。

2 職業(yè)困境產(chǎn)生的原因

2.1 教學(xué)秘書工作繁瑣、強(qiáng)度高

從工作內(nèi)容上看，教學(xué)秘書的工作范圍幾乎涉及院系教學(xué)管理的各個(gè)方面。教學(xué)計(jì)劃制定、課程安排、教材訂購、學(xué)籍管理、考試管理、檔案管理、重修、調(diào)停課等日常教學(xué)管理、畢業(yè)資格審核、畢業(yè)證書學(xué)位證書的發(fā)放、畢業(yè)設(shè)計(jì)的管理等，每天解答老師和學(xué)生的咨詢、隨時(shí)處理各種突發(fā)事件，有很多隱性的工作是無法量化和績效評(píng)估的。

從工作對(duì)象上看，教學(xué)秘書的工作針對(duì)的是具體的人，獨(dú)立學(xué)院屬于企業(yè)性質(zhì)，自負(fù)盈虧，人少事多，各個(gè)院系一般有多個(gè)專業(yè)上千名學(xué)生，但只配備一到兩位教學(xué)秘書，而且有相當(dāng)一部分教學(xué)秘書由全職教師兼職擔(dān)任，面對(duì)的很多工作和師生的切身利益相關(guān)，有時(shí)難以照顧到所有人的利益，人際關(guān)系復(fù)雜糾結(jié)，處于風(fēng)口浪尖，工作易遭人誤解和埋怨，工作難度大，強(qiáng)度高。

2.2 崗前培訓(xùn)欠缺

獨(dú)立學(xué)院普遍重視專任教師的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)。對(duì)于教學(xué)秘書的崗位培訓(xùn)則基本沒有，教學(xué)秘書在被聘用后可直接上崗，工作內(nèi)容和工作方法都需要自己在進(jìn)入工作狀態(tài)后獨(dú)立摸索，理論知識(shí)和技能更是嚴(yán)重欠缺，其教學(xué)管理仍以經(jīng)驗(yàn)管理為主，工作缺乏科學(xué)化、規(guī)范化、專業(yè)化，不能適應(yīng)現(xiàn)代教育發(fā)展的需要。

2.3 教學(xué)秘書缺乏職業(yè)認(rèn)同感

教學(xué)秘書負(fù)責(zé)對(duì)教學(xué)工作的全盤管理，協(xié)調(diào)各種利害關(guān)系，是基層教學(xué)管理工作的執(zhí)行者和實(shí)施者，既要迎接主管部門的各項(xiàng)考核與檢查，也要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好本單位教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控，既要為出現(xiàn)的各種問題出謀劃策，也要千方百計(jì)杜絕教學(xué)事故。但是教學(xué)秘書工作屬于從屬性質(zhì)、服務(wù)性質(zhì)，這就決定了教學(xué)秘書只有服務(wù)的權(quán)力，而沒有管理的權(quán)力。教學(xué)秘書不能決定任何事情，是系部的“勤雜工”和“小蜜蜂”，相對(duì)于機(jī)關(guān)行政人員而言，教學(xué)秘書處于教學(xué)管理的最基層，是最徹底的執(zhí)行者，即要執(zhí)行系主任下達(dá)到任務(wù)，也要接受教務(wù)處的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，按要求完成教務(wù)處布置的工作?？梢?，教學(xué)秘書職業(yè)即勞心也勞力，更受制于人。所以教學(xué)秘書的職業(yè)很難廣泛地得到認(rèn)同。

2.4 心理壓力大、自我效能感低

教學(xué)秘書長期處于一種焦慮和緊張的狀態(tài)，究其根本原因還是因?yàn)楣ぷ髁看?、時(shí)間緊、責(zé)任重大。教學(xué)管理工作具有周期性和連續(xù)性，大量工作必須短時(shí)間完成，環(huán)環(huán)相扣，如果任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏，稍有不慎都會(huì)導(dǎo)致教學(xué)事故發(fā)生，給后續(xù)工作帶來麻煩，同時(shí)還會(huì)受到各方面的指責(zé)和批評(píng)，所以不求有功，但求無過，總是不斷擔(dān)心工作是否準(zhǔn)確無誤的落實(shí)，精神高度緊張，對(duì)每件“小事”總是不斷檢查核實(shí)，長期處于這種緊張壓抑的狀態(tài)會(huì)對(duì)心理健康造成損傷，同時(shí)容易造成教學(xué)秘書自我效能感降低，即主要是因?yàn)榭赡茉谌粘＝虒W(xué)管理工作上多次的失誤，導(dǎo)致對(duì)自身的能力評(píng)估下降，從而喪失工作的信心。

2.5 工資待遇低、晉升機(jī)會(huì)少

高校里重視一線教師，教學(xué)秘書沒有教師待遇好地位高，院系里屬教學(xué)秘書工資待遇最低，也不如實(shí)驗(yàn)員、輔導(dǎo)員受師生尊重，多勞少酬，費(fèi)力不討好。因?yàn)楣ぷ鞣泵?，專業(yè)知識(shí)荒廢，科研成果少，幾乎沒有參加培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，也沒有參加與自己本職工作直接相關(guān)的科研項(xiàng)目的機(jī)會(huì)，對(duì)學(xué)歷提升、職稱評(píng)定都不利，一直埋頭苦干，教學(xué)秘書前途渺茫，晉升困難，工作投入與回報(bào)的嚴(yán)重不平衡，個(gè)人職業(yè)發(fā)展的需要與努力工作只為他人做嫁衣的現(xiàn)實(shí)形成強(qiáng)烈反差。沒有一個(gè)有針對(duì)性的、自成一體的晉升制度，導(dǎo)致了教學(xué)秘書對(duì)自身的職業(yè)發(fā)展前景缺乏目標(biāo)，這也是很多教學(xué)秘書在工作中逐漸喪失積極性和主動(dòng)性的重要原因。

3 改善獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書職業(yè)困境的對(duì)策

3.1 正確認(rèn)識(shí)自我，提升職業(yè)價(jià)值觀

職業(yè)困境之所以產(chǎn)生，有部分原因在于個(gè)體期望與現(xiàn)實(shí)職業(yè)間的落差較大。對(duì)自己抱有較高的期望，則很容易產(chǎn)生職業(yè)倦怠，所以正確認(rèn)識(shí)自我，適當(dāng)降低對(duì)自身的期望，保持良好的心態(tài)，才能順利進(jìn)入職業(yè)角色。

教學(xué)秘書要形成正確的價(jià)值觀，需要個(gè)體主動(dòng)對(duì)自己做出評(píng)價(jià)，主動(dòng)參與與職業(yè)相關(guān)的活動(dòng)，尋找符合自己在職業(yè)發(fā)展中的合適位置，從中得到心靈的滿足，體驗(yàn)生命中的快樂，再通過一系列的自我反思、自我教育、自我發(fā)展、自我提高，最后升華得到正確的職業(yè)價(jià)值觀。

3.2 努力提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作

教學(xué)秘書屬于管理人員，應(yīng)該具有管理者相應(yīng)的計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)、控制等能力。在當(dāng)今的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，教學(xué)秘書要保持對(duì)新知識(shí)探索的興趣，以免無法適應(yīng)工作的變化而與工作脫節(jié)。

教學(xué)秘書要熟悉各個(gè)教學(xué)管理的環(huán)節(jié)，掌握教學(xué)管理的規(guī)律的同時(shí)，了解與學(xué)科專業(yè)相關(guān)的知識(shí)，及時(shí)關(guān)注該學(xué)科發(fā)展的動(dòng)態(tài)，特別是涉及與專業(yè)培養(yǎng)方案教學(xué)計(jì)劃相關(guān)的內(nèi)容，了解相關(guān)專業(yè)的教學(xué)目的和教學(xué)規(guī)律，做好教學(xué)管理工作以促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量的提高。同時(shí)要熟練使用各類現(xiàn)代化辦公設(shè)備，熟悉學(xué)校相關(guān)的教學(xué)管理和規(guī)定，嚴(yán)格按章辦事。

3.3 學(xué)院應(yīng)制定激勵(lì)性的薪酬管理制度和獎(jiǎng)評(píng)制度

獨(dú)立學(xué)院應(yīng)針對(duì)教學(xué)秘書這一職業(yè)特點(diǎn)，建立一套公平合理的薪酬管理制度是非常有必要的。將崗位補(bǔ)貼和績效工資聯(lián)合起來，對(duì)教學(xué)秘書崗位給予一定的崗位補(bǔ)貼，同時(shí)也根據(jù)教學(xué)秘書所在系部的教師和學(xué)生人數(shù)，即教學(xué)秘書的服務(wù)對(duì)象數(shù)量，給予一定的人數(shù)津貼。同時(shí)在教學(xué)秘書工作考評(píng)時(shí)，獲得各種獎(jiǎng)勵(lì)可以晉升、加獎(jiǎng)金，在這些激勵(lì)因素下，教學(xué)秘書就有工作的奮斗目標(biāo)，付出更多的努力而獲得更多的獎(jiǎng)評(píng)，從而調(diào)動(dòng)他們的工作積極性，減少他們職業(yè)困境的產(chǎn)生，提高教學(xué)管理的水平。

3.4 健全培訓(xùn)體系，完善教學(xué)秘書的職業(yè)晉升制度

獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書職業(yè)困境，主要在于獨(dú)立學(xué)院只要求教學(xué)秘書機(jī)械地完成工作，而忽略了教學(xué)秘書對(duì)培訓(xùn)學(xué)習(xí)的渴求。當(dāng)今社會(huì)，各個(gè)領(lǐng)域的知識(shí)更新?lián)Q代迅速，高等教育管理也不例外，教學(xué)秘書需要不斷學(xué)習(xí)以充實(shí)自己的專業(yè)知識(shí)，提高工作能力,才能跟得上高等教育快速發(fā)展下所帶來的教學(xué)管理模式和理論上的新要求。因此,獨(dú)立學(xué)院需要建立完善培訓(xùn)學(xué)習(xí)體系,保證崗前培訓(xùn)與在職培訓(xùn)活動(dòng)的開展，使得教學(xué)秘書能夠?qū)W習(xí)新的理念，新的思維，開闊視野,以飽滿的熱情投入到工作中，從而提高業(yè)務(wù)水平。

對(duì)教學(xué)秘書職業(yè)制定出合理的晉升制度，是獨(dú)立學(xué)院緩解教學(xué)秘書職業(yè)困境有重要途徑之一。獨(dú)立學(xué)院應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的特點(diǎn)，參考高等院校行政人員評(píng)職評(píng)審的相關(guān)文件政策，制定教學(xué)秘書相關(guān)的晉升政策，對(duì)教學(xué)秘書的職業(yè)發(fā)展給出明確的指引。國家或省級(jí)的評(píng)職評(píng)審，在條件要求上較高，獨(dú)立學(xué)院可針對(duì)教學(xué)秘書的職業(yè)特點(diǎn)，提供優(yōu)惠政策，制定校級(jí)的評(píng)審評(píng)職，校級(jí)的職稱評(píng)定與工資獎(jiǎng)評(píng)相掛鉤，使教學(xué)秘書作出適合自己的職業(yè)生涯管理規(guī)劃。

3.5 適當(dāng)減輕工作壓力，創(chuàng)造學(xué)習(xí)提升的機(jī)會(huì)

公立高校的教學(xué)秘書與學(xué)生的比例不高于1：200，而獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書與學(xué)生的比例往往是1：500甚至是更高。如此精簡的用人方式，致使教學(xué)秘書如長期緊繃的弦，隨時(shí)都有“斷裂”的可能。這不僅危害教學(xué)秘書個(gè)人的健康，還嚴(yán)重影響?yīng)毩W(xué)院的教學(xué)管理。學(xué)院可聘請(qǐng)多名教學(xué)秘書分擔(dān)工作，從而分解部分工作壓力，同時(shí)也可給教學(xué)秘書留下更多自我學(xué)習(xí)、提升的機(jī)會(huì)，留出更多的科研時(shí)間，從而有助于教學(xué)秘書更好地開展工作。

［1］伍婧.獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書職業(yè)困境的成因分析[J].科教導(dǎo)刊,2011(5)：174-175.

［2］衛(wèi)秋嬌.高校獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書職業(yè)倦怠及干預(yù)對(duì)策研究[D].吉林大學(xué)，2013.

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