對醫(yī)院檔案管理信息化的思考

陳衛(wèi)娟

摘 要：對于醫(yī)院來說，檔案里所記載的內(nèi)容是極其寶貴的信息資源，其管理工作也是十分重要。由于醫(yī)院檔案的特性，檔案管理也應(yīng)該有別于其他部門的管理工作。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會的進(jìn)步，信息技術(shù)的不斷變革，各行各業(yè)都面臨前所未有的信息革命。醫(yī)院檔案管理也不甘心落于人后，不斷推行建設(shè)信息化管理，信息化管理水平不斷提高。文章對醫(yī)院檔案管理信息化的相關(guān)問題進(jìn)行了探討，希望能夠促進(jìn)醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)全面信息化。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；信息化；措施

隨著世界范圍內(nèi)第三次科技革命的不斷推進(jìn)，信息技術(shù)不斷進(jìn)步和發(fā)展，并逐漸帶動其他行業(yè)進(jìn)行信息化革命。醫(yī)院檔案管理信息化是充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)對醫(yī)院檔案進(jìn)行科學(xué)管理的現(xiàn)代化管理手段。借助于信息化，醫(yī)院檔案管理開始走向制度化、規(guī)范化和科學(xué)化。此外，隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的改革不斷深化，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)該不斷與之相適應(yīng)，以醫(yī)院工作性質(zhì)為根本落腳點(diǎn)，提高醫(yī)院檔案管理的整體水平。

1 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的意義

1.1 實(shí)現(xiàn)對珍貴檔案原件的保護(hù)

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)能夠有助于實(shí)現(xiàn)對珍貴檔案原件的保護(hù)，有效減少因?yàn)槭褂么螖?shù)過多而導(dǎo)致珍貴檔案原件損壞甚至丟失的弊端。具體來說，將醫(yī)院發(fā)展過程中的文字資料和圖片資料進(jìn)行信息化處理，就可以實(shí)現(xiàn)對原件的永久保存，如果需要使用，完全可以利用電子文件，降低珍貴資料遺失或損壞的危險系數(shù)。另外，關(guān)于很多疑難雜癥病例中所記載的內(nèi)容也對醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展有著重要意義，研究價值和教學(xué)價值十分巨大，但是在實(shí)際操作中，我們不能一一利用原件來進(jìn)行研究。為此，利用電子文件來滿足醫(yī)療、研究等方面的需求，而將原件進(jìn)行妥善存檔是十分可行的選擇。

1.2 改善醫(yī)院文件的歸檔方式

在醫(yī)院的檔案部門管理實(shí)踐中，傳統(tǒng)意義上的文件記錄和歸檔工作量十分巨大，人工整理檔案所需要花費(fèi)的時間和精力都十分龐大，而且不可避免地會出現(xiàn)錯漏，改動工作也是牽一發(fā)而動全身。加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)，通過計(jì)算機(jī)軟件實(shí)現(xiàn)對檔案管理工作的改革和調(diào)整，使得工作條件大為改善，刪繁就簡，極大地提高了工作效率。利用統(tǒng)一的信息格式對醫(yī)院檔案文件進(jìn)行管理和歸檔，使得檔案信息的轉(zhuǎn)換和提取都十分便捷。而信息化的檔案管理，也可以幫助管理人員及時找到不符合歸檔條件的材料，并及時給出整改意見，使得檔案管理工作的規(guī)范性大為提高。

1.3 實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的整合和共享

醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案信息資源的整合和共享方面發(fā)揮著重要作用。利用計(jì)算機(jī)軟件對檔案信息資源進(jìn)行整合，是醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，其目的是促進(jìn)檔案信息實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、科學(xué)化和共享性，順應(yīng)信息化的發(fā)展潮流。通過對醫(yī)院各個部門的檔案信息整合，使得各個部門的信息能夠?qū)崿F(xiàn)互通有無，調(diào)閱過程更加簡化。在醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)體系中，電子檔案比檔案原件更加方便快捷，檔案的應(yīng)用范圍和程度不斷加深，檔案利用率的提高也必然會促進(jìn)醫(yī)院其他部門管理水平的提高。醫(yī)院檔案信息化的建設(shè)，有利于充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的強(qiáng)大優(yōu)勢，提高館藏檔案的利用率，資源共享程度也不斷加深。

1.4 使檔案檢索和使用不斷趨向便捷化

建設(shè)醫(yī)院檔案管理信息化之前，手工查詢檔案資料的方式往往十分耗費(fèi)人力和時間，而且也會因?yàn)檫@樣或那樣的原因，根本找不到想要的資料和檔案。但是通過醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，利用電子目錄以及電子文檔歸檔建立方便快捷的電子信息查詢系統(tǒng)，用戶通過查詢系統(tǒng)就可以找到符合需求的檔案了。而查詢時只需要輸入關(guān)鍵詞或者相關(guān)信息即可。信息化的檔案管理優(yōu)勢明顯，極快的速度、極高的效率、極廣的范圍等都是信息查詢系統(tǒng)的強(qiáng)大優(yōu)勢，同時通過加密技術(shù)也可以提高檔案的安全性。醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)，具有紙質(zhì)檔案管理無可比擬的優(yōu)勢。首先，在保存時間方面，電子檔案可以實(shí)現(xiàn)永久保存。其次，在使用便捷度方面，只需要一臺聯(lián)網(wǎng)的電腦即可獲得準(zhǔn)確無誤、系統(tǒng)完善的信息，省去了人工查詢的時間和精力。再次，利用網(wǎng)絡(luò)的強(qiáng)大優(yōu)勢可以實(shí)現(xiàn)全球范圍內(nèi)的資源共享。

2 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化的措施

2.1 加強(qiáng)醫(yī)院檔案軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

醫(yī)院對于信息資料的保存方式還是更加傾向于紙質(zhì)和照片，這種傳統(tǒng)的信息存儲方式對于存儲空間的溫度、通風(fēng)條件、防火條件等都有很高的要求。醫(yī)院檔案資料繁多，所需要的高標(biāo)準(zhǔn)的存儲空間也相對較大，但是具體到實(shí)際生活，很多醫(yī)院對于檔案存儲空間的建設(shè)都不能實(shí)現(xiàn)。更不用說建設(shè)指標(biāo)達(dá)到檔案保存要求的專業(yè)存儲庫房了。為此，為了完善醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，不斷提高檔案管理的整體水平，軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)應(yīng)該不斷得到強(qiáng)化。在軟件方面，用于長久保存檔案的管理軟件、調(diào)度軟件、數(shù)據(jù)庫軟件等應(yīng)該及時得到技術(shù)支持和維護(hù)。在硬件方面，除了要對珍貴的紙質(zhì)文檔資料進(jìn)行存檔之外，為了不斷完善檔案的信息化，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、存儲設(shè)備、多媒體設(shè)備等都應(yīng)該及時更新、強(qiáng)化、維護(hù)。

2.2 不斷推動醫(yī)院檔案數(shù)字化工程建設(shè)

隨著時間的流轉(zhuǎn)，很多醫(yī)院的發(fā)展歷史已然不短，甚至是幾十年、上百年。而醫(yī)院發(fā)展過程中所積累的檔案資料也由于當(dāng)時技術(shù)條件的限制而全部以紙質(zhì)載體呈現(xiàn)，十分不利于長久保存。而現(xiàn)在再去翻閱歷史檔案時，查詢難度大、反復(fù)利用難度大、防潮防火措施不當(dāng)?shù)榷际菣n案管理所面臨的重要問題。為此，建設(shè)醫(yī)院檔案數(shù)字化工程勢在必行。通過計(jì)算機(jī)將醫(yī)院的紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為電子文檔存儲下來，不僅有利于保護(hù)紙質(zhì)文檔，也為查詢歷史檔案提供了便捷的途徑。

2.3 建立檔案信息檢索體系，保證其科學(xué)性

建立檔案信息檢索體系，有利于提高檔案的利用率。為了保證檢索體系的科學(xué)性，一方面，應(yīng)該不斷加大對高效檢索工具的開發(fā)力度，不斷提高檔案檢索效率，完善多關(guān)鍵詞檢索，使得檢索體系的覆蓋率不斷提高，促進(jìn)檔案利用率的提高。另一方面，對互聯(lián)網(wǎng)檢索功能要充分利用，利用局域網(wǎng)對檔案信息進(jìn)行妥善保存，而醫(yī)院內(nèi)部可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文件資料的檢索和查閱，資源共享性得到充分保證。

2.4 對檔案管理人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)

隨著醫(yī)院檔案管理信息化的建設(shè)，醫(yī)院對檔案管理人員信息化水平的要求也不斷提高。為此，醫(yī)院在招聘檔案管理人員時應(yīng)該有意識地去招聘信息化素質(zhì)較高的員工。更重要的是，醫(yī)院應(yīng)該不斷加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，定期開展信息化知識和管理的學(xué)習(xí)，讓檔案管理人員不斷提高自己在計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)以及信息設(shè)備運(yùn)用方面的素養(yǎng)和能力，不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

3結(jié)束語

醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)是現(xiàn)代科技發(fā)展的必然趨勢。檔案管理信息化建設(shè)有很多好處，它有利于實(shí)現(xiàn)對珍貴檔案的保護(hù)、實(shí)現(xiàn)對檔案歸檔方式的變革、實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享，實(shí)現(xiàn)信息檢索的便捷化，最大限度地節(jié)約人力和時間在檔案管理上的用度。為此，醫(yī)院應(yīng)該積極采取措施加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。通過完善軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施、建設(shè)數(shù)字化工程、完善信息檢索體系、提高管理人員素質(zhì)等措施不斷完善檔案管理的信息化，提高檔案的利用效率，實(shí)現(xiàn)對檔案的永久保存，以便于更好地用經(jīng)驗(yàn)來開展教學(xué)和醫(yī)療研究。

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