淺談辦公自動(dòng)化環(huán)境下的檔案管理

畢春明?王新紅

摘 要：隨著社會(huì)的進(jìn)步，科技的發(fā)展，辦公的環(huán)境得以不斷地改善，辦公的設(shè)備也在不斷地更新。辦公自動(dòng)化是基于電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息處理技術(shù)、通訊技術(shù)之上的綜合應(yīng)用技術(shù)。在檔案管理方面，辦公自動(dòng)化已經(jīng)全面取代傳統(tǒng)的人工管理檔案的方式。辦公自動(dòng)化的應(yīng)用既順應(yīng)了時(shí)代發(fā)展的要求，也促進(jìn)檔案管理工作的高效、快速、準(zhǔn)確開(kāi)展。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；檔案管理；優(yōu)點(diǎn)；要求

隨著我國(guó)信息化的不斷加強(qiáng)，檔案管理已從過(guò)去管理的文書(shū)檔案不斷發(fā)展為當(dāng)前的綜合檔案，計(jì)算機(jī)及信息數(shù)字技術(shù)推動(dòng)了辦公自動(dòng)化的普及，辦公自動(dòng)化給檔案管理帶來(lái)巨大的便利，我們可以隨時(shí)進(jìn)行調(diào)用的重要資源。因此，實(shí)現(xiàn)合理、有效的辦公自動(dòng)化管理，已成為當(dāng)前檔案工作的重要部分。

一、辦公自動(dòng)化與檔案的關(guān)系

1.辦公自動(dòng)化是檔案形成的過(guò)程，檔案是辦公自動(dòng)化的結(jié)果。從檔案學(xué)角度看，文件實(shí)質(zhì)上是一種信息，且這種信息需具備真實(shí)性和可靠性。而目前的辦公自動(dòng)化技術(shù)，已經(jīng)可以在信息分散處理過(guò)程中，真實(shí)記錄和反映文件產(chǎn)生的整個(gè)過(guò)程，并準(zhǔn)確地將文件歸入相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。這些電子文件經(jīng)過(guò)檔案管理人員的整理核對(duì)，就形成了電子檔案。辦公與檔案管理自動(dòng)化，是以滿足機(jī)關(guān)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作需要為最終目的，以計(jì)算機(jī)高新技術(shù)的系統(tǒng)集成為手段，以安全保密為原則，以規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的有關(guān)條例為依據(jù)，以文件的運(yùn)行規(guī)律為導(dǎo)向，以文件、檔案信息一體化管理為主線，構(gòu)成了一個(gè)與機(jī)關(guān)傳統(tǒng)文件、檔案管理工作并存，外延基本吻合，內(nèi)涵有所擴(kuò)展，相互融合又相對(duì)獨(dú)立、完整的電子文件、檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)文件、檔案紙質(zhì)載體、特殊載體及其內(nèi)容信息的三重管理和利用。

2.辦公自動(dòng)化和檔案管理互為影響。辦公自動(dòng)化決定檔案的發(fā)展方向，反之，檔案管理也影響著辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的進(jìn)步，使越來(lái)越多的單位采用那些不僅能處理和存儲(chǔ)信息，而且能保證掌管文件的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。正是這些系統(tǒng)的應(yīng)用，使得機(jī)關(guān)的電子文件成為全部工作，而不是部分工作的準(zhǔn)確依據(jù)。確保電子檔案的完整性和真實(shí)性，以及歷史檔案的延續(xù)可讀性，也要求辦公自動(dòng)化技術(shù)必須不斷適應(yīng)檔案管理的發(fā)展要求。

二、辦公自動(dòng)化環(huán)境下的檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

1.辦公效率大幅提高。計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力也是正確運(yùn)用辦公自動(dòng)化的最大優(yōu)點(diǎn)。在以往的檔案管理工作中，工作人員過(guò)多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫(xiě)、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無(wú)誤，結(jié)果又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。在應(yīng)用了計(jì)算機(jī)軟件處理后，使文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無(wú)論是起草還是辦理傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。

2.文件和文字信息得到充分交流與共享。在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，了解其他檔案工作部門(mén)概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動(dòng)態(tài)。

3.電于文件保存的穩(wěn)定性。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長(zhǎng)得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過(guò)程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤(pán)，大容量的移動(dòng)硬盤(pán)等等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

4.提高了文件傳遞的速度和安全性。日常公文辦理過(guò)程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過(guò)程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時(shí)間受距離長(zhǎng)短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)工其進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)間性。

三、辦公自動(dòng)化對(duì)檔案管理的要求

1.對(duì)檔案工作規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化要求高。利用檔案工作的辦公自動(dòng)化，要求必須規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。只有標(biāo)準(zhǔn)的文件信息才能用計(jì)算機(jī)處理，共享公共網(wǎng)絡(luò)交換。因此，檔案管理的基本工作必須規(guī)范化、科學(xué)化。我國(guó)電子文檔的《規(guī)范》提出4項(xiàng)措施：（1）建立電子文件可靠的訪問(wèn)識(shí)別；（2）設(shè)置滿足運(yùn)行要求的安全日志，隨時(shí)自動(dòng)記錄操作人員、設(shè)備、項(xiàng)目、時(shí)間等；（3）通過(guò)標(biāo)記避免錯(cuò)誤和防止交換；（4）電子印章、數(shù)字簽名、數(shù)字加密等措施，都可以防止非法使用。

2.有助于實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。辦公自動(dòng)化公文處理與檔案管理，直接表現(xiàn)為一個(gè)連續(xù)的過(guò)程。如辦公處理所需的要求、報(bào)告、外文文獻(xiàn)。當(dāng)辦公室收到了一份文件，不僅要在計(jì)算機(jī)上對(duì)其的特征描述進(jìn)行著錄，而且對(duì)文件的內(nèi)容和主題進(jìn)行分析，確定內(nèi)容特征識(shí)別，完成了索引的過(guò)程，這就是文檔一體化。隨著電子檔案管理模式與以往年第二立卷歸檔，其做法大大降低了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，簡(jiǎn)化工作程序，提高工作效率和質(zhì)量，提高查全率和檔案信息的精準(zhǔn)度?？梢?jiàn)，辦公自動(dòng)化為文件和文件管理一體化提供了客觀條件。

3.對(duì)管理人員的素質(zhì)要求更高。辦公自動(dòng)化要求檔案管理人員不斷提高自身素質(zhì)及科學(xué)文化水平才能勝任本職工作。檔案管理人員憑借原有的管理和保護(hù)知識(shí)是管理不好新型載體檔案的，只要及時(shí)更新自己的知識(shí)體系，學(xué)習(xí)新知識(shí)、掌握新技術(shù)，了解和熟悉新設(shè)備的工作原理、特點(diǎn)、功能使用芳芳，提供自身的管理水平與業(yè)務(wù)能力，才能適應(yīng)現(xiàn)代管理工作和科學(xué)技術(shù)發(fā)展的需求。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)的進(jìn)步和科技的發(fā)展，辦公自動(dòng)化越來(lái)越得到更加廣泛的應(yīng)用。辦公自動(dòng)化的普遍應(yīng)用和巨大作用已被廣泛的接受，它不僅促進(jìn)了檔案管理的變革，還促使從事檔案管理的人員素質(zhì)不斷提高，越來(lái)越專業(yè)。辦公自動(dòng)化在檔案管理中應(yīng)用的巨大作用我們已經(jīng)看到，但是它的潛在作用還有待我們繼續(xù)探索和開(kāi)發(fā)。在不久的將來(lái)，檔案管理工作將會(huì)變得更加輕松、快捷、高效。

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