事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對(duì)策研究

阿提卡木

摘 要：事業(yè)單位是我國重要的政府機(jī)構(gòu)，其負(fù)責(zé)我國的公共事業(yè)項(xiàng)目，包含教育、民生、水利、社保等多項(xiàng)內(nèi)容，其中涉及到各類公共事務(wù)，其會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，強(qiáng)化對(duì)檔案的管理非常關(guān)鍵。檔案都是重要的資料文件，其主要表現(xiàn)為文本、影像、錄音等等多種形式，都是對(duì)公共項(xiàng)目的有效記錄，對(duì)事業(yè)單位工作的開展具有很大的聯(lián)系?，F(xiàn)階段，事業(yè)單位檔案管理中還存在著一系列的問題，本文就其存在的問題與對(duì)策予以分析與探究。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；問題

檔案對(duì)于任何單位、機(jī)構(gòu)或組織來說都非常重要，其記錄著重要的項(xiàng)目信息，對(duì)于事業(yè)單位工作的開展具有重要意義。由于事業(yè)單位所負(fù)責(zé)的項(xiàng)目成千上萬，其所產(chǎn)生的檔案資料繁多，做好檔案資料的分類與整理是關(guān)鍵。然而，目前事業(yè)單位檔案管理中問題層出不窮，檔案管理人員素質(zhì)不高、管理模式不完善、檔案管理重視程度不足等等，是當(dāng)前亟待解決的重要問題。

一、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1.對(duì)檔案管理的重視不夠

事業(yè)單位是重要的公共類項(xiàng)目服務(wù)機(jī)構(gòu)，其為社會(huì)發(fā)展提供所需的服務(wù)，進(jìn)而會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，檔案管理工作變得尤為重要。但是，針對(duì)檔案管理現(xiàn)狀來看，相關(guān)事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作重視程度不夠，認(rèn)為項(xiàng)目實(shí)施完畢就好，將工作的重心放在實(shí)施與執(zhí)行方面，對(duì)檔案管理工作比較懈怠，導(dǎo)致檔案資料歸檔不及時(shí)，檔案亂扔，管理相對(duì)混亂，當(dāng)需要相關(guān)的檔案資料時(shí)，卻無法快速的獲得，耽誤事業(yè)單位工作的順利開展。

2.檔案管理人員素質(zhì)不高

檔案管理人員是檔案管理工作開展的執(zhí)行者，其決定著檔案管理水平。針對(duì)當(dāng)前現(xiàn)狀，檔案管理人員素質(zhì)低下是一個(gè)尖銳性的問題，部分事業(yè)單位為了節(jié)省在檔案管理方面的開支，會(huì)選擇兼職類或非專業(yè)的檔案管理人員，這類人員在專業(yè)性方面有所缺失，對(duì)檔案的分類、整理、歸檔、記錄、登記、檢索等掌握不夠熟練，會(huì)影響檔案管理的質(zhì)量與效果，對(duì)檔案管理工作是一項(xiàng)重大的考驗(yàn)，為事業(yè)單位的正常運(yùn)行帶來制約。

3.檔案管理模式相對(duì)落后

檔案管理工作的開展，管理方法的運(yùn)用最為重要，其直接決定著檔案管理的質(zhì)量與效果。很多事業(yè)單位的檔案管理工作仍然使用傳統(tǒng)的方式，人工對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理與歸檔，工作效率大大下降，且檔案內(nèi)容較多，工作量較大，會(huì)對(duì)檔案工作產(chǎn)生嚴(yán)重的制約。檔案管理模式的落后，對(duì)檔案信息化建設(shè)認(rèn)知不足，是造成檔案管理落后的重要原因，是當(dāng)前亟待解決的關(guān)鍵問題。

二、事業(yè)單位檔案管理中存在問題的處理對(duì)策

1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視

事業(yè)單位應(yīng)意識(shí)到檔案管理的重要性，不可將工作重心一味的放置在檔案管理層面，在注重項(xiàng)目實(shí)施的同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視。檔案中含有大量的重要信息，如項(xiàng)目的設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)稿、施工合同、造價(jià)要求、質(zhì)量檢驗(yàn)證明等等重要的資料，其對(duì)于項(xiàng)目來說價(jià)值意義很高，強(qiáng)化對(duì)檔案的重視與管理非常關(guān)鍵。事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在相關(guān)例會(huì)上予以強(qiáng)調(diào)，并對(duì)檔案管理工作予以重視，給予檔案管理高度的重視，并加大在檔案管理上的資金投入，為檔案部門提供足夠的基礎(chǔ)設(shè)施，如檔案管理信息化系統(tǒng)、電子監(jiān)控設(shè)備等等，為檔案信息化管理工作的開展提供條件。

2.提高檔案管理人員素質(zhì)

為了提高檔案管理質(zhì)量，應(yīng)提高檔案管理人員的素質(zhì)與能力，為檔案管理工作的開展奠定基礎(chǔ)。事業(yè)單位是國家的重要政府組織，對(duì)檔案信息的收集、分類、整理與歸檔需要檔案管理人員來執(zhí)行，應(yīng)對(duì)檔案管理人員的行為、思想予以規(guī)范，以此來調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性與主動(dòng)性。首先，在檔案管理人員選拔階段，應(yīng)提升人員入職門檻，在具備專業(yè)檔案管理水平的基礎(chǔ)上還要具備足夠的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，為檔案管理的信息化建設(shè)提供專業(yè)性人才，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化與規(guī)范化。其次，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，強(qiáng)調(diào)檔案管理的實(shí)踐性考核，制定有效的檔案運(yùn)作計(jì)劃，加強(qiáng)對(duì)檔案人員的技術(shù)培訓(xùn)，及時(shí)聘請(qǐng)相關(guān)的專家或?qū)W者進(jìn)行培訓(xùn)，以提升檔案管理的專業(yè)性。工作人員應(yīng)熟知統(tǒng)計(jì)學(xué)、文史、心理學(xué)、情報(bào)學(xué)等相關(guān)的知識(shí)，利于信息的開發(fā)與編研，工作人員應(yīng)及時(shí)提升其職業(yè)道德素質(zhì)，以更為專業(yè)性、職業(yè)性的態(tài)度投入到檔案管理工作中去。

3.實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化

檔案管理工作的開展，若使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，其檔案資料的管理效率、質(zhì)量下降，會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間、人力等，不利于檔案管理工作的高效開展。信息化發(fā)展的大背景下，信息技術(shù)已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的代名詞，將信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為檔案管理的重要平臺(tái)，設(shè)立檔案信息化管理平臺(tái)，將各個(gè)項(xiàng)目的檔案資料進(jìn)行電子編號(hào)，不同的電子資料應(yīng)有其專屬的代碼，當(dāng)尋找相關(guān)資料時(shí)，只需在電子檔案系統(tǒng)中輸入相關(guān)的代碼信息即可，能迅速找到目標(biāo)文件，可大大提高了檔案的管理效率。借助電子平臺(tái)來管理檔案資料，資料的收集、分類以及整理等可在很短的時(shí)間內(nèi)即可解決，電子檔案系統(tǒng)的功能不容小覷，是現(xiàn)代檔案管理的進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)了檔案管理水平的不斷提升，對(duì)事業(yè)單位工作的開展具有重要意義。

三、結(jié)語

綜上所述，就目前事業(yè)單位檔案管理的整體情況來看，其在檔案管理方面還存在著多方面的不完善，應(yīng)將其問題作為突破點(diǎn)，提出針對(duì)性的應(yīng)對(duì)策略。由此可知，為了加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理工作，應(yīng)提高檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，完善檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理人員素質(zhì)，在具備檔案管理專業(yè)知識(shí)的同時(shí)，還要具備足夠的計(jì)算機(jī)操作能力，以提高事業(yè)單位的檔案管理水平。

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