信息化背景下高等中醫(yī)藥院校的人事檔案建設(shè)
——以江西中醫(yī)藥大學(xué)為例

孫 濤 李小貞 占電群

(江西中醫(yī)藥大學(xué)，江西 南昌 330004)

信息化背景下高等中醫(yī)藥院校的人事檔案建設(shè)
——以江西中醫(yī)藥大學(xué)為例

孫 濤 李小貞 占電群

(江西中醫(yī)藥大學(xué)，江西 南昌 330004)

為適應(yīng)國(guó)家信息化建設(shè)的需求，國(guó)家檔案局2002年頒布了《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，對(duì)信息化建設(shè)環(huán)境下的檔案管理提出了明確的建設(shè)目標(biāo)和建設(shè)任務(wù)。高等中醫(yī)藥院校人事檔案，作為檔案信息化建設(shè)的重要組成部分，其信息化程度將對(duì)高校教學(xué)科研人才隊(duì)伍建設(shè)，特別是高層次人才庫(kù)信息建設(shè)有著極其重要的意義，是學(xué)校人力資源管理信息平臺(tái)的基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理，將為學(xué)校的各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展發(fā)揮積極的作用。本文以江西中醫(yī)藥大學(xué)人事檔案信息化建設(shè)為例，闡述了本校人事檔案信息化建設(shè)的主要意義，主要做法以及啟發(fā)思考，為信息化背景下的中醫(yī)藥院校人事檔案建設(shè)提供參考意義。

信息化 高等中醫(yī)藥院校 人事檔案建設(shè) 江西中醫(yī)藥大學(xué)

隨著信息處理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷成熟和中醫(yī)藥高等院校改革的不斷深化，推進(jìn)高等中醫(yī)藥院校人事檔案建設(shè)信息化，是貫徹落實(shí)檔案事業(yè)信息化發(fā)展要求，進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，更好地為學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展服務(wù)。

一、高等中醫(yī)藥院校人事檔案信息化管理的必要性

實(shí)現(xiàn)高等中醫(yī)藥院校人事檔案信息化管理，將對(duì)學(xué)校教學(xué)、科研人才隊(duì)伍建設(shè)、醫(yī)療科研人才選拔有著重要的意義，同時(shí)也對(duì)高層次人才庫(kù)信息資源的建設(shè)和利用、共享有著極其重要的意義，為學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供決策依據(jù)。

(一)有利于深化高校人事檔案信息化管理的研究

人事檔案是記錄個(gè)人不同階段的發(fā)展經(jīng)歷，如實(shí)地反應(yīng)了個(gè)人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系、家庭狀況以及職務(wù)職稱等各方面的信息，是組織人事部門(mén)選拔考核的重要依據(jù)。相對(duì)于普通高等院校人事檔案，中醫(yī)藥院校更具特殊性，不僅包含各教學(xué)院(系、部)的人員，還包括其直屬、非直屬醫(yī)院，以及教學(xué)實(shí)習(xí)醫(yī)院人員，絕大部分人員既是教師，又是醫(yī)生；不僅需要承擔(dān)教學(xué)科研工作，還要從事臨床工作。面對(duì)這樣繁雜的各類(lèi)人事檔案信息資料，只有利用現(xiàn)代信息技術(shù)，才能最大限度客觀反映個(gè)人檔案信息，進(jìn)而達(dá)到人事檔案開(kāi)發(fā)利用的目的。

(二)有利于提高人事檔案使用效果

紙質(zhì)材料作為人事檔案的重要載體，同時(shí)也是原始的證據(jù)資料，這些資料在查詢時(shí)需要逐頁(yè)、逐人查找相關(guān)內(nèi)容，不斷地進(jìn)行翻閱及反復(fù)拆裝，很難避免紙質(zhì)檔案的損壞，不利于紙質(zhì)檔案的長(zhǎng)期保存。通過(guò)人事檔案信息化，建立個(gè)人電子檔案，引入專(zhuān)業(yè)的人事檔案管理軟件，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)輔助等管理手段，使得人事檔案的檢索、查詢都可以通過(guò)計(jì)算機(jī)完成，既有利于紙質(zhì)檔案的保存，又能通過(guò)信息檢索，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)共享，提高人事檔案信息資源的使用價(jià)值，增強(qiáng)人事檔案管理的科學(xué)性，不斷發(fā)揮人事檔案在中醫(yī)藥院校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展中的作用。

(三)有利于實(shí)現(xiàn)人才的優(yōu)化配置和合理利用

通過(guò)人事檔案的信息化建設(shè)，建立真正全面的人力資源電子信息檔案，利用計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)語(yǔ)言對(duì)中醫(yī)藥院校的人才隊(duì)伍進(jìn)行定性或定量的統(tǒng)計(jì)分析，把“冷冰冰”的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成“活生生”人才隊(duì)伍分析數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)人才效益的最大化，從而有力地推進(jìn)中醫(yī)藥院校的學(xué)科建設(shè)和高層次人才的隊(duì)伍建設(shè)，推進(jìn)中醫(yī)藥院校人才隊(duì)伍的整體提升。

二、江西中醫(yī)藥大學(xué)人事檔案信息化建設(shè)主要舉措

江西中醫(yī)藥大學(xué)校本部及直屬附屬醫(yī)院教職工累計(jì)達(dá)3000余人，本文主要以校本部教職工的干部人事檔案信息化建設(shè)為例，簡(jiǎn)要闡述我校人事檔案信息化建設(shè)的主要舉措。

(一)加強(qiáng)信息化建設(shè)的投入力度

為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)我校人事檔案管理的信息化，以中組部《關(guān)于做好文件改版涉及干部人事檔案有關(guān)工作的通知》等文件精神，選派相關(guān)人員進(jìn)行理論業(yè)務(wù)培訓(xùn)，設(shè)立專(zhuān)項(xiàng)資金對(duì)我校人事檔案進(jìn)行系統(tǒng)的整理。從軟硬件上有計(jì)劃、有步驟的加強(qiáng)投入力度，進(jìn)一步完善基礎(chǔ)設(shè)施，保證我校人事檔案信息化的順利實(shí)施。

(二)整體規(guī)劃，分布實(shí)施

人事檔案信息化建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期而繁復(fù)的工作，就檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀來(lái)看，最早的檔案信息化工作始于20世紀(jì)80年代中后期的美國(guó)，歷經(jīng)了研究介質(zhì)的保存、檔案數(shù)字化、建設(shè)檔案信息導(dǎo)航、網(wǎng)絡(luò)化等多個(gè)時(shí)期，實(shí)現(xiàn)了信息處理、永久性保存及數(shù)據(jù)挖掘。就高等中醫(yī)藥院校人事檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀來(lái)看，目前還沒(méi)有完全實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化。因此，鑒于人事檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和特點(diǎn)，我校采用整體規(guī)劃，分步實(shí)施的策略。

首先，推進(jìn)干部人事檔案規(guī)范化建設(shè)。根據(jù)中組部《關(guān)于做好文件改版涉及干部人事檔案有關(guān)工作的通知》(組通字[2012]28號(hào))和中共江西省委組織部《關(guān)于做好干部人事檔案改版工作的通知》(贛組字[2013]68號(hào))文件要求，嚴(yán)格按照規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)真做好我校干部人事檔案材料的收集、整理、審核工作，充實(shí)完善檔案內(nèi)容，確保干部檔案材料齊全完整，為檔案信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)保障。

其次，推進(jìn)人事檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。以規(guī)范化整理后的檔案為數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，以我校人力資源信息系統(tǒng)為平臺(tái)，建立人事檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)。初步實(shí)現(xiàn)個(gè)人信息、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、職稱職務(wù)信息以及履歷信息電子化，為學(xué)校人力資源管理及各項(xiàng)工作提供有力的人員基礎(chǔ)信息保障。

最后，推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)。利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和掃描技術(shù)，經(jīng)過(guò)相當(dāng)一段時(shí)間，將紙質(zhì)的干部人事檔案數(shù)字化，建立干部人事檔案數(shù)字化信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的高效利用、信息共享，為干部人事檔案管理研究提供平臺(tái)支持。

三、高等中醫(yī)藥院校人事檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

(一)建立可持續(xù)保障機(jī)制

人事檔案管理信息化是一個(gè)長(zhǎng)期復(fù)雜的系統(tǒng)建設(shè)工程，統(tǒng)一部署，合理規(guī)劃，建立一套人事管理信息化的可持續(xù)保障機(jī)制，是保障人事檔案信息化建設(shè)的有力保障。學(xué)校需要持續(xù)保障資金合理預(yù)算、投入，保障信息化建設(shè)所需的軟、硬件設(shè)備必要的添置、更新、維護(hù)，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展對(duì)人事檔案管理提出的要求。

(二)加強(qiáng)系統(tǒng)管理與維護(hù)

為保障人事檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，管理員必須不斷的加強(qiáng)學(xué)習(xí)，及時(shí)了解有關(guān)計(jì)算機(jī)和信息處理技術(shù)，遵守管理程序，對(duì)數(shù)據(jù)日常的管理與維護(hù)進(jìn)行規(guī)范操作，定期審核更新數(shù)據(jù)信息，增添新的人事檔案信息，及時(shí)修正錯(cuò)誤信息，對(duì)人事檔案材料的借用、查閱、接收、轉(zhuǎn)出等活動(dòng)都有翔實(shí)的記錄備案，做到后續(xù)工作有據(jù)可依、有案可查，實(shí)現(xiàn)檔案保存的信息化、檔案調(diào)取的信息化。

(三)建立信息化安全保障機(jī)制

人事檔案涉及諸多個(gè)人隱私，建立安全保密機(jī)制是信息化建設(shè)的重中之重。通過(guò)數(shù)據(jù)加密、分級(jí)授權(quán)、管理員身份識(shí)別、終端識(shí)別等措施來(lái)加強(qiáng)人事檔案管理信息系統(tǒng)的安全性。對(duì)相關(guān)管理部門(mén)和管理員設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限和密級(jí)保護(hù)，限制不同級(jí)別管理員的操作范圍，確保管理系統(tǒng)的安全性。同時(shí)，學(xué)校網(wǎng)絡(luò)技術(shù)中心要加強(qiáng)對(duì)學(xué)校校園網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)控，采用數(shù)字身份認(rèn)證、防火墻等安全技術(shù)，有效的對(duì)校園網(wǎng)和外網(wǎng)進(jìn)行物理隔離，從技術(shù)上保障系統(tǒng)的安全運(yùn)行。此外，采用數(shù)據(jù)雙備份，即雙數(shù)據(jù)庫(kù)備份機(jī)制。由于人事數(shù)據(jù)的重要性，收集整理的難度非常大，系統(tǒng)要求每天在現(xiàn)行的運(yùn)行系統(tǒng)中定時(shí)做數(shù)據(jù)備份，將備份數(shù)據(jù)及時(shí)導(dǎo)入備份數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)兩套數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)進(jìn)行物理分離，確保數(shù)據(jù)備份安全。

(四)加強(qiáng)人才隊(duì)伍培養(yǎng)

人事檔案管理信息化關(guān)鍵在于加強(qiáng)管理人才隊(duì)伍建設(shè)，不但要求管理人員熟悉人事檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，還要掌握現(xiàn)代信息處理技術(shù)和一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)。因此，要想做好人事檔案信息化建設(shè)，不斷的加強(qiáng)人才隊(duì)伍培養(yǎng)也尤為重要。一是加強(qiáng)引進(jìn)具有檔案管理信息化專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人才，二是加強(qiáng)信息化管理人員培訓(xùn)工作，定期選拔組織政治理論素質(zhì)強(qiáng)，業(yè)務(wù)能力過(guò)硬，具有一定信息技術(shù)知識(shí)和技能的人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，通過(guò)不斷學(xué)習(xí)培訓(xùn)，更新專(zhuān)業(yè)的管理知識(shí)，提高軟件系統(tǒng)管理能力和檔案管理業(yè)務(wù)水平，儲(chǔ)備檔案信息化建設(shè)人才，為中醫(yī)藥院校教學(xué)和科研工作提供更好的服務(wù)。

總之，高校人事檔案的信息化建設(shè)，是人事制度改革的必然趨勢(shì)，切實(shí)做好高等中醫(yī)藥院校人事檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)，為干部人事檔案管理提供更為有效便捷的信息支持和技術(shù)支撐，不僅提高檔案保管的完整性、增強(qiáng)檔案利用率，也是高等中醫(yī)藥院校的改革與發(fā)展升級(jí)，不斷發(fā)展的要求。

[1]張鷹.醫(yī)學(xué)院校人事檔案信息化管理淺析，管理觀察，2014-8.

[2]趙楨.淺析高校干部人事檔案信息化建設(shè)，信息技術(shù)應(yīng)用，2013-9.

[3]張翀.高校人事檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策，蘭臺(tái)世界，2013-17.

[4]汪水英，王文華.高校人事檔案數(shù)字化管理淺析，山西檔案，2014-4.

[5]孟慶霞.加快高校人事檔案管理信息化建設(shè)的思考，黑龍江科學(xué)，2014-8.

Personnel Files construction of Chinese Medcine Colleges Under the background of Informationization

SUN Tao LI Xiao-zhen ZHAN Dian-qun

(JiangxiUniversityoftraditionalChineseMedicine，JiangxiNanchang330004)

In order to meet the needs of national informationization construction，State Archives Bureau has publised in 2002，it has clarifies the objectives and tasks of informationization construction of files.informationization construction of personnel files in traditional Chinese medicine colleges is an extremely important significance for teaching and scientific research，especially for the informationization construction of high-level talent，it is the foundation of information platform of human resources management，and makes the information management of personnel files possible，it also will play an active role for the school’s development.This article took the informationization construction of personnel files in Jiangxi University of traditional Chinese medicine as an example，explained the significance of the informationization construction personnel files of this University，also the main practices and brought forward some thoughts for the informatization of higher institutions of Chinese medicine personnel files.

Information Colleges of Chinese traditional medicine construction of personnel files Jiangxi University of traditional Chinese medicine