基于項目總控的高速公路建設項目檔案管理信息化研究

■郭香花

（三明市高遠公路建設開發(fā)有限責任公司，三明 360007）

據(jù)《國家公路網(wǎng)規(guī)劃（2013 年～2030 年）》可知，2013～2030 年，國家公路網(wǎng)規(guī)劃總規(guī)模40.1 萬公里。大規(guī)模的高速公路建設項目在建設過程會產(chǎn)生數(shù)量巨大，種類繁多的檔案。筆者在三明永武高速公路公司從事多年的檔案工作，充分認識到：高速公路建設項目檔案管理信息化，是高速公路建設項目管理的重要組成部分，在項目建設過程中形成的檔案是項目管理的基礎數(shù)據(jù)，檔案管理的好壞直接關系到項目建設質(zhì)量的好壞和是否能為后期的運營、維護、改擴建服務提供重要保障。

1 高速公路建設項目檔案的特點

1.1 數(shù)量巨大

這是由高速公路建設項目實體和項目建設的復雜度決定的。高速公路建設項目各建設階段都會產(chǎn)生大量的文件材料，其中，施工階段產(chǎn)生文件最多。建設項目的工程實體劃分成不同的單位、分部、分項工程，按照路線走向整理組卷，路線長幾十公里的高速公路一般形成數(shù)千冊案卷，如果路線全長超過50 公里，沿線地形復雜、橋梁隧道構(gòu)造物較多的項目，形成的檔案數(shù)量甚至逾萬卷[1]。

1.2 形成時間跨度大

項目建設周期長直接造成項目檔案的形成時間跨度大。高速公路從立項開始，直至通車，一般需要3～5年，施工工期一般是2～3 年，如果加上一些客觀因素而耽誤工期，則周期更長。如永武高速公路三明段于2005 年6 月13 日由國家發(fā)展改革委批復立項，2010 年4 月10 日建成通車，2014 年7 月11 日通過竣工驗收，項目檔案形成時間跨度大，如不及時對檔案進行收集歸檔，容易造成文件材料的丟失，也加大了檔案整理的難度，更無法保障項目檔案的系統(tǒng)、完整和準確性。

1.3 種類繁多、文件間關系復雜

項目檔案數(shù)量、種類，以及文件之間的關系和高速公路建設項目管理密切相關。項目檔案種類多、文件間關系復雜直接反映了項目建設的程序、流轉(zhuǎn)、工序的多而雜。如果不及時對檔案進行收集歸檔，容易造成檔案組卷的錯亂，更是影響到檔案的后期利用。

除了以上三個特點，項目檔案還存在專業(yè)性強、立檔單位多、移交套數(shù)多等特征。

2 高速公路建設項目檔案管理信息化的問題

因為項目檔案存在著數(shù)量巨大、種類繁多、文件間關系復雜等特點，導致項目建設過程中形成的應歸檔的文件材料數(shù)量多，檔案管理的難度大，采用傳統(tǒng)的“手工管理”模式會存在各種各樣的問題：如文件材料歸檔不及時；檔案質(zhì)量差，系統(tǒng)性、完整性、準確性無法得到保證；對檔案人員的能力素質(zhì)要求高；不能發(fā)揮檔案原有的作用等等?？傊?，傳統(tǒng)的“手工管理”模式存在這樣那樣的問題，已經(jīng)不能適應高速公路建設的迅速發(fā)展和需要，為解決這些問題，項目檔案管理必須采用信息化的手段，實現(xiàn)同步管理、全過程管理、全生命周期管理。

高速公路建設項目檔案信息化，就是按照信息化管理標準規(guī)范，采用現(xiàn)代信息技術，通過檔案管理系統(tǒng)，借助網(wǎng)絡提供項目檔案信息資源服務利用。項目檔案信息化管理包括標準規(guī)范、基礎設施、檔案信息資源建設、檔案管理應用系統(tǒng)、人才隊伍和安全保障六個方面的內(nèi)容，其中，檔案信息資源建設是項目檔案管理信息化建設的核心和難點。目前，項目檔案管理信息化在信息資源建設方面存在的問題主要有：

（1）檔案信息資源建設“形式化”、“表層化”。不少單位為應付項目檔案驗收以及片面追求數(shù)字檔案資源的數(shù)量，而將目錄錄入、紙質(zhì)文件數(shù)字化加工掃描當成是檔案信息資源建設，即只注重傳統(tǒng)紙質(zhì)載體形態(tài)向數(shù)字檔案形態(tài)的形式轉(zhuǎn)變，而忽視了數(shù)字檔案信息的質(zhì)量和數(shù)字檔案資源利用環(huán)境的構(gòu)建。

（2）電子文件收集歸檔現(xiàn)狀堪憂?，F(xiàn)代項目建設過程，從立項審批、勘察設計、施工監(jiān)理直至項目交竣工，幾乎都采用計算機的軟硬件來輔助工程管理，而各種施工表格、監(jiān)理抽檢質(zhì)量評定表格都是從這些軟件中產(chǎn)生的，各單位往往注重打印紙質(zhì)表格，完善簽字蓋章手續(xù)，卻未收集相應的電子文件，而工程建設項目管理是基于各種表格與文件的填報、申請、核實、審批、簽認等過程，在相關單位之間上下傳遞而進行的，如不及時收集，甚至不注意電子文件的元數(shù)據(jù)收集保管，將導致大量原始數(shù)據(jù)的電子文件白白流失或因缺乏真實性、完整性、可靠性而無用。

（3）檔案管理系統(tǒng)實用性差。檔案管理系統(tǒng)也是關系項目檔案管理信息化成敗的關鍵。而現(xiàn)實中，能真正實現(xiàn)項目檔案文檔管理一體化的軟件極少。而大多數(shù)高速公路建設項目的參建單位僅僅利用后端的檔案管理系統(tǒng)，對紙質(zhì)文件材料數(shù)字化掃描，根本無法實現(xiàn)“三同步”。

鑒于現(xiàn)實項目檔案管理信息化存在的問題，我們需要探索一種新模式，能實現(xiàn)對項目檔案管理實現(xiàn)事前介入、事中控制，事后檢查的模式，真正實現(xiàn)項目檔案的文檔一體化管理、全過程管理、全生命周期管理等，保證項目檔案的系統(tǒng)、完整、準確。

3 借鑒項目總控的理念，實現(xiàn)高速公路建設項目檔案管理信息化

3.1 項目文檔總控管理

項目總控是以現(xiàn)代信息技術為手段，對大型建設工程信息進行收集、加工和傳輸，用經(jīng)過處理的信息流指導和控制項目建設的物質(zhì)流，支持項目最高決策者進行規(guī)劃、協(xié)調(diào)和控制的管理模式。項目總控是現(xiàn)代項目管理，特別是大型工程建設項目業(yè)主管理模式的發(fā)展方向。它既能保留業(yè)主的項目管理職能，又能提高業(yè)主的項目管理水平，能輕松實現(xiàn)項目全生命周期、全過程、全業(yè)務管理。項目文檔總控管理，就是對項目的文件檔案總體的控制和管理，它屬于項目總控管理的一個分支，它包括了項目總控的思想。文檔總控管理能實現(xiàn)文檔一體化管理、全過程管理、前端形成和終端利用控制等，它對業(yè)務文件管理設計、文件管理過程控制、文件信息化處理及檔案信息化利用等全面進行策劃與控制，從項目的全生命周期及全業(yè)務過程進行工程文件檔案的信息化管理。它包括對業(yè)主、監(jiān)理、施工等參建單位的各項業(yè)務的過程管理，以信息化方法和平臺為基礎，實現(xiàn)業(yè)務文檔的完全流程化控制。

3.2 項目文檔總控管理軟件

基于項目總控思想的項目文檔總控管理軟件是項目檔案管理信息化的必然選擇。住建部的姜中橋女士在第八屆中國智慧城市建設技術大會上介紹了城建檔案信息化的現(xiàn)狀和發(fā)展方向。她認為信息資源建設問題是檔案信息化建設的重中之重，而信息資源建設的關鍵在于要重視電子文件歸檔，對電子文件歸檔的重視要更勝于紙質(zhì)檔案的數(shù)字化。姜中橋女士提出當前要重點解決工程電子文件的歸檔問題。當前，工程電子文件歸檔的模式主要有四種：

（1）無軟件模式；如景德鎮(zhèn)、無錫市城建檔案館。優(yōu)點：簡便。缺點：沒有背景信息，不能前端控制，真實性、完整性、有效性不能保證；與檔案管理軟件對接困難；成本高；占用空間大。

（2）“歸檔軟件+掃描”模式；如天津、廣州市城建檔案館。優(yōu)點：與檔案軟件對接方便，一定程度上保證了真實性、完整性、有效性。缺點：成本高，占用空間大。

（3）“歸檔軟件+格式轉(zhuǎn)換+掃描”模式；如蘇州、昆山市城建檔案館。優(yōu)點：格式統(tǒng)一，便于保存和利用；節(jié)省掃描費用；節(jié)省存儲空間。缺點：仍不能取代一些文件的掃描。

（4）“資料文檔一體化軟件+格式轉(zhuǎn)換+掃描”模式；如珠海、大連、蕪湖市城建檔案館。這是一種最理想的模式。優(yōu)點：更方便建設、施工、設計、監(jiān)理單位（資料、檔案一體化）；缺點：需要協(xié)調(diào)，兩個軟件融合統(tǒng)一有難度。第四種模式是當前比較適合的模式，但是它距離實現(xiàn)文檔管理一體化還有一段距離。

4 永武高速公路項目總控檔案管理信息化

（1）永武高速公路三明段起自永安市吉山樞紐互通，經(jīng)永安燕西鎮(zhèn)、洪田鎮(zhèn)和小陶鎮(zhèn)，終于永安下湖口村，全長39.86km，概算總投資27.33 億元人民幣。項目采用雙向四車道高速公路標準建設，設計行車速度為80km/h；共有橋梁53 座、隧道12 座、涵洞88 道；設永安吉山樞紐、洪田、小陶三處互通立交，主線收費站2 處,服務區(qū)1 對?；陧椖靠偪厮枷氲捻椖课臋n總控管理軟件不僅能實現(xiàn)第四種歸檔模式進行工程電子文件的歸檔，能真正實現(xiàn)文檔管理一體化，還能實現(xiàn)電子文件的前端控制和全過程管理，永武公司選擇了福州閩通信息技術有限公司研發(fā)的高速公路建設項目總控平臺軟件系統(tǒng)，通過總控平臺系統(tǒng)軟件系統(tǒng)實現(xiàn)項目建設檔案管理全過程管控，實現(xiàn)檔案信息化，目前共形成7846 卷工程檔案。

（2）總控平臺系統(tǒng)以現(xiàn)代化信息技術為手段，對公路建設項目過程中的文檔形成實現(xiàn)全面管控并對文檔管理信息進行收集、加工、傳輸和分析，將業(yè)主、設計、監(jiān)理、施工、試驗檢測等各參建方通過統(tǒng)一的網(wǎng)絡平臺、統(tǒng)一的數(shù)據(jù)模塊、統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接入結(jié)合在一起，解決工程管理中長期受困擾的“信息孤島”問題。平臺將工程質(zhì)量、試驗檢測幾個模塊相結(jié)合，為竣工資料的規(guī)范和整理做基礎，為計量支付提供有力的保障。實現(xiàn)了永武高速公路建設項目文檔的全過程、全生命周期、全業(yè)務、全組織的精細化管控，全面提高了建設項目精細化管理水平和文檔管控水平。

（3）總控平臺系統(tǒng)根據(jù)工程進度計劃，由施工單位填報文件表格，通過網(wǎng)絡發(fā)給監(jiān)理、業(yè)主審查，監(jiān)理、業(yè)主登錄系統(tǒng)進行簽字等操作對文件、報表等過程進行審批。實現(xiàn)建設單位、監(jiān)理和施工三方業(yè)務網(wǎng)絡化、規(guī)范化、信息化。

基于項目總控思想的項目文檔總控管理軟件實現(xiàn)了高速公路工程文檔管理一體化，確實保證了電子文件的真實、完整、可靠，確保了電子文件的證據(jù)性。總控平臺系統(tǒng)采用了現(xiàn)代信息技術，依據(jù)了項目管理、文件檔案管理的最新標準規(guī)范，梳理了項目管理和文件檔案管理的所有過程、業(yè)務，真正做到實現(xiàn)文件檔案管理的規(guī)范化、標準化、信息化。

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