高校學(xué)生學(xué)籍狀態(tài)監(jiān)控體系的建設(shè)

陸毅華，沈雄威，吳 良

(東華大學(xué) 教務(wù)處，上海 201620)

學(xué)籍管理是高校重要的基礎(chǔ)工作之一。近年來(lái)，高校的規(guī)模擴(kuò)大、校區(qū)增多、專業(yè)數(shù)增加，全日制在校本科生達(dá)數(shù)萬(wàn)人的高校也為數(shù)不少，這給學(xué)校教務(wù)部門(mén)的學(xué)籍管理工作帶來(lái)了新挑戰(zhàn)，一是學(xué)生注冊(cè)情況難以全面掌握，二是學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)信息難以全盤(pán)厘清，三是學(xué)生學(xué)業(yè)狀況難以全程跟蹤。面對(duì)這種局面，我校(東華大學(xué))教務(wù)處審時(shí)度勢(shì)，以學(xué)?，F(xiàn)有教務(wù)管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)，通過(guò)信息化建設(shè)，創(chuàng)新學(xué)籍管理模式，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的積累和信息共享，開(kāi)發(fā)了“學(xué)生電子注冊(cè)系統(tǒng)”“學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)管理系統(tǒng)”“學(xué)生學(xué)業(yè)預(yù)警幫扶系統(tǒng)”，建立起學(xué)生學(xué)籍狀態(tài)監(jiān)控體系，成功應(yīng)對(duì)由于辦學(xué)規(guī)模擴(kuò)大給學(xué)籍管理帶來(lái)的新挑戰(zhàn)，為學(xué)校的教學(xué)管理提供了可靠依據(jù)，在人才培養(yǎng)中發(fā)揮了顯著的作用。

一、“學(xué)生電子注冊(cè)系統(tǒng)”為創(chuàng)建新型注冊(cè)管理模式提供技術(shù)保障

高校學(xué)生必須通過(guò)辦理注冊(cè)手續(xù)來(lái)確認(rèn)學(xué)籍，注冊(cè)的核心要求是學(xué)生按時(shí)報(bào)到、按時(shí)繳納學(xué)費(fèi)。目前高校多校區(qū)、多層次、多學(xué)院、多專業(yè)的學(xué)生注冊(cè)工作，依靠傳統(tǒng)的手工注冊(cè)需耗時(shí)2～3個(gè)月，不利于學(xué)校及時(shí)掌握可靠信息。同時(shí)，大多數(shù)高校的教務(wù)和財(cái)務(wù)部門(mén)均擁有各自獨(dú)立的管理系統(tǒng)，但出于系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全性考慮，兩者缺乏數(shù)據(jù)互通。所以在學(xué)生注冊(cè)工作中，各校都是采取分開(kāi)操作的方式。先是進(jìn)行學(xué)生報(bào)到的登記，然后再根據(jù)財(cái)務(wù)處下發(fā)的收費(fèi)憑證一一核對(duì)加蓋注冊(cè)章，經(jīng)過(guò)多人多環(huán)節(jié)的操作，最終完成學(xué)生的注冊(cè)工作。這種注冊(cè)模式耗時(shí)費(fèi)力，給學(xué)生和管理人員帶來(lái)諸多不便。在此期間，如果學(xué)生急需使用加蓋注冊(cè)章的學(xué)生證，還要到學(xué)籍管理部門(mén)開(kāi)具紙質(zhì)“學(xué)籍證明”。

我校開(kāi)發(fā)的“學(xué)生電子注冊(cè)系統(tǒng)”，依托學(xué)校的教務(wù)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)，分別采集學(xué)生報(bào)到信息、繳費(fèi)信息，進(jìn)行信息互通和正確判斷，快速生成相關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)注冊(cè)工作一步到位。由于實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)系統(tǒng)和教務(wù)系統(tǒng)的信息共享，因此解決了以前財(cái)務(wù)人員手工操作所帶來(lái)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)困難、學(xué)生欠費(fèi)追繳難、學(xué)校管理部門(mén)無(wú)法對(duì)信息進(jìn)行實(shí)時(shí)查詢等老問(wèn)題。該系統(tǒng)同時(shí)規(guī)范了學(xué)生注冊(cè)、繳費(fèi)流程及學(xué)籍狀態(tài)管理流程，提高了工作效率和管理服務(wù)水平［1］。

“學(xué)生電子注冊(cè)系統(tǒng)”使注冊(cè)工作實(shí)現(xiàn)了從“耗時(shí)2～3個(gè)月”到“瞬間完成”的模式轉(zhuǎn)換。以我校2014—2015學(xué)年第一學(xué)期注冊(cè)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)為例，一次性催繳歷年累計(jì)拖欠的學(xué)費(fèi)近800萬(wàn)元，因家庭經(jīng)濟(jì)困難的學(xué)生貸款申請(qǐng)也大幅度提升，同時(shí)進(jìn)一步規(guī)范了貸款的過(guò)程管理。注冊(cè)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)為各學(xué)院提供了詳盡的未報(bào)到學(xué)生信息，為學(xué)院后續(xù)的學(xué)生管理工作提供了準(zhǔn)確信息。學(xué)校財(cái)務(wù)處將“學(xué)生電子注冊(cè)系統(tǒng)”作為子系統(tǒng)已納入財(cái)務(wù)信息化建設(shè)平臺(tái)。同時(shí)，“學(xué)生電子注冊(cè)工作”也被列為學(xué)校機(jī)關(guān)提高管理服務(wù)水平的實(shí)事工程之一。

二、“學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)管理系統(tǒng)”為規(guī)范學(xué)籍異動(dòng)處理過(guò)程、提高信息的準(zhǔn)確性提供保障

學(xué)籍異動(dòng)處理是學(xué)籍管理中不可避免的一個(gè)工作環(huán)節(jié)。每學(xué)期都有一些學(xué)生因生病(或心理問(wèn)題)、出國(guó)留學(xué)、境內(nèi)外交換學(xué)習(xí)、參軍、創(chuàng)業(yè)等各種原因產(chǎn)生“休學(xué)”“復(fù)學(xué)”“退學(xué)”“保留學(xué)籍”等學(xué)籍異動(dòng)情況，隨著學(xué)生規(guī)模的擴(kuò)大，這部分的信息量也在逐年上升。如果學(xué)生所在學(xué)院在學(xué)籍異動(dòng)處理過(guò)程中處置不規(guī)范，不按要求督促學(xué)生及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)，最終造成學(xué)籍異動(dòng)處理的滯后甚至不處理等后果，必將干擾學(xué)籍管理工作，使學(xué)籍管理部門(mén)很難及時(shí)掌握最新的學(xué)籍異動(dòng)信息而處于被動(dòng)的局面。

我校開(kāi)發(fā)的“學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)管理系統(tǒng)”，設(shè)置了學(xué)生“學(xué)籍異動(dòng)”申請(qǐng)功能，經(jīng)過(guò)學(xué)院、學(xué)籍管理部門(mén)有效審批后，系統(tǒng)為學(xué)生信息加注標(biāo)記(含有效時(shí)間段設(shè)置)，學(xué)籍管理部門(mén)、學(xué)生和學(xué)院的所有學(xué)籍異動(dòng)信息處理保持在同一平臺(tái)，形成一個(gè)閉環(huán)。系統(tǒng)根據(jù)標(biāo)注的各類(lèi)異動(dòng)信息的規(guī)定時(shí)限，自動(dòng)做出判斷，提醒學(xué)生和學(xué)院及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)，規(guī)范了學(xué)籍異動(dòng)處理過(guò)程，同時(shí)也保障了學(xué)籍異動(dòng)信息的準(zhǔn)確性。

三、“學(xué)生學(xué)業(yè)預(yù)警幫扶系統(tǒng)”為提高人才培養(yǎng)質(zhì)量保駕護(hù)航

在高校中，特別是實(shí)行學(xué)分制的高校中，學(xué)生對(duì)學(xué)業(yè)安排的自主性較大，但由于自身的各種原因，會(huì)造成一部分學(xué)生學(xué)業(yè)狀態(tài)不佳，甚至無(wú)法按常規(guī)年限畢業(yè)，需要通過(guò)延長(zhǎng)學(xué)習(xí)年限來(lái)繼續(xù)修讀培養(yǎng)方案規(guī)定的學(xué)分［2］。為加強(qiáng)對(duì)這部分學(xué)生的學(xué)業(yè)管理，落實(shí)教育部《高等教育專題規(guī)劃》［3］提出的“高校在提高人才培養(yǎng)質(zhì)量的任務(wù)中，要建立學(xué)習(xí)困難學(xué)生的幫扶機(jī)制”的要求，我校建立了學(xué)業(yè)預(yù)警和幫扶機(jī)制。

根據(jù)《東華大學(xué)本科學(xué)分制學(xué)籍管理規(guī)定》第十八條，一學(xué)期取得的學(xué)分?jǐn)?shù)少于15學(xué)分者，給予學(xué)業(yè)警告。各學(xué)院負(fù)責(zé)將學(xué)業(yè)警告通知學(xué)生家長(zhǎng)和本人。大四前，學(xué)生累計(jì)兩次受到學(xué)業(yè)警告者，給予退學(xué)警告。受到第三次學(xué)業(yè)警告者，勸其退學(xué)并通知學(xué)生家長(zhǎng)，不愿退學(xué)的，須與學(xué)校簽署試讀協(xié)議;在簽署試讀協(xié)議后再次受到學(xué)業(yè)警告者，予以退學(xué)。

我校開(kāi)發(fā)了“學(xué)生學(xué)業(yè)預(yù)警幫扶系統(tǒng)”，目的是對(duì)學(xué)生從注冊(cè)開(kāi)始就進(jìn)行學(xué)業(yè)狀態(tài)的全程關(guān)注，使《東華大學(xué)本科學(xué)分制學(xué)籍管理規(guī)定》中第十九條“凡上一學(xué)期受到學(xué)業(yè)警告者或者已進(jìn)入延長(zhǎng)學(xué)年學(xué)期者，將在預(yù)警系統(tǒng)中顯示。對(duì)進(jìn)入預(yù)警的學(xué)生，學(xué)院、任課教師應(yīng)加強(qiáng)指導(dǎo)和管理”的要求得以實(shí)現(xiàn)。

“學(xué)生學(xué)業(yè)預(yù)警幫扶系統(tǒng)”由基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理、學(xué)業(yè)預(yù)警學(xué)生管理、延長(zhǎng)學(xué)年學(xué)生管理、學(xué)生幫扶平臺(tái)、在線點(diǎn)名等環(huán)節(jié)構(gòu)成。系統(tǒng)通過(guò)設(shè)置預(yù)警的閾值條件，及時(shí)篩選出學(xué)業(yè)狀態(tài)不佳的學(xué)生，并采取有針對(duì)性的防范措施，通過(guò)學(xué)校、教師、學(xué)生和家長(zhǎng)之間的多渠道溝通與協(xié)作，來(lái)幫助學(xué)生克服困難，順利完成學(xué)業(yè)。利用系統(tǒng)對(duì)教務(wù)管理數(shù)據(jù)進(jìn)行的深入分析，并按照事先設(shè)置的預(yù)警閥值對(duì)學(xué)生數(shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)控、分析、反饋，并采取相應(yīng)的糾偏措施，最終形成合力來(lái)預(yù)防學(xué)生偏離正常的學(xué)業(yè)軌道。

建立學(xué)生學(xué)習(xí)困難預(yù)警幫扶機(jī)制，是我校提高人才培養(yǎng)質(zhì)量的一項(xiàng)重要措施。如何在學(xué)生出現(xiàn)學(xué)習(xí)困難的初期就能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并采取針對(duì)性措施進(jìn)行有效干預(yù)，預(yù)防學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間偏離正常的學(xué)業(yè)軌道，是目前高校教學(xué)管理的一項(xiàng)新任務(wù)。這一“學(xué)生學(xué)業(yè)預(yù)警幫扶系統(tǒng)”，是院系開(kāi)展有效的個(gè)性化幫扶工作的服務(wù)平臺(tái)，也是學(xué)校、學(xué)生和家長(zhǎng)信息互通的紐帶，為學(xué)習(xí)困難學(xué)生預(yù)警幫扶管理工作提供了有力的支持，為高校提高人才培養(yǎng)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)人人成才的目標(biāo)保駕護(hù)航。

四、創(chuàng)新學(xué)籍管理模式，構(gòu)建信息共享、全員育人的教育環(huán)境

我校教務(wù)處通過(guò)信息化建設(shè)，自主開(kāi)發(fā)的各管理系統(tǒng)均為院系和相關(guān)管理部門(mén)設(shè)置了二級(jí)管理平臺(tái)，并提供技術(shù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，創(chuàng)建了校院兩級(jí)共同參與管理的學(xué)籍管理模式，使學(xué)籍管理從過(guò)去的由教務(wù)處“獨(dú)家攬政”轉(zhuǎn)換成開(kāi)放的校院二級(jí)管理。這種新模式也順應(yīng)了高校去行政化、深化學(xué)院二級(jí)管理的發(fā)展趨勢(shì)。同時(shí)，學(xué)校一級(jí)的管理部門(mén)不只局限于教務(wù)處，財(cái)務(wù)處、學(xué)生處等相關(guān)部門(mén)都擁有相應(yīng)的管理權(quán)限，這樣的協(xié)同管理格局，更有利于構(gòu)建信息共享、全員育人的教育環(huán)境。

學(xué)校財(cái)務(wù)處高度重視學(xué)籍管理部門(mén)的注冊(cè)工作，將“學(xué)生電子注冊(cè)系統(tǒng)”納入財(cái)務(wù)信息化建設(shè)平臺(tái)，梳理和規(guī)范學(xué)生繳費(fèi)流程和途徑，積極協(xié)調(diào)相關(guān)銀行增加學(xué)生繳費(fèi)信息推送的服務(wù);協(xié)同學(xué)生處和相關(guān)銀行，規(guī)范學(xué)生貸款過(guò)程管理，對(duì)貸款到賬信息即時(shí)推送，為電子注冊(cè)系統(tǒng)及時(shí)提供有效數(shù)據(jù)，保障注冊(cè)工作順利進(jìn)行。

學(xué)院利用“學(xué)生電子注冊(cè)系統(tǒng)”提供的準(zhǔn)確信息，扭轉(zhuǎn)了對(duì)學(xué)生在籍情況“霧里看花”的被動(dòng)局面，主動(dòng)出擊，加強(qiáng)在籍學(xué)生的日常管理，對(duì)違反注冊(cè)規(guī)定的學(xué)生及時(shí)通告和有效處置。

學(xué)院利用“學(xué)生學(xué)業(yè)預(yù)警幫扶系統(tǒng)”，對(duì)剛進(jìn)入學(xué)業(yè)預(yù)警的學(xué)生給予及時(shí)關(guān)注，配備專人協(xié)調(diào)這些學(xué)生的學(xué)業(yè)幫扶工作，與學(xué)生、家長(zhǎng)和管理部門(mén)加強(qiáng)聯(lián)系與溝通，為學(xué)生提供個(gè)性化的幫扶方案和有效指導(dǎo);各任課教師認(rèn)真執(zhí)行課堂中對(duì)預(yù)警學(xué)生的上課點(diǎn)名制度，主動(dòng)關(guān)心他們的學(xué)習(xí)效果，加強(qiáng)輔導(dǎo)答疑工作;學(xué)生輔導(dǎo)員關(guān)心學(xué)生的生活，主動(dòng)聯(lián)系學(xué)校心理咨詢中心的教師為他們進(jìn)行個(gè)別咨詢和輔導(dǎo)，全員育人的理念得到充分體現(xiàn)。

建立在“學(xué)生電子注冊(cè)系統(tǒng)”基礎(chǔ)上的“學(xué)生學(xué)籍材料自主打印系統(tǒng)”，更是引入學(xué)生自主管理的模式，學(xué)生自主管理、自我服務(wù)。這種模式還在“學(xué)生學(xué)業(yè)預(yù)警幫扶系統(tǒng)”中得到推廣，有的學(xué)院委派有能力的學(xué)生作為學(xué)業(yè)困難學(xué)生幫扶協(xié)調(diào)員就是很好的事例。

學(xué)籍管理開(kāi)放的二級(jí)管理模式和學(xué)生自主管理、自我服務(wù)的模式改變了以前單一、封閉的管理過(guò)程，動(dòng)態(tài)的學(xué)籍狀態(tài)監(jiān)控體系使各項(xiàng)學(xué)籍管理工作運(yùn)行得更加順暢，效果顯而易見(jiàn)。

各管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行和不斷完善為學(xué)校各院系和行政管理部門(mén)提供了大量共享信息，每學(xué)期大量數(shù)據(jù)的積累也為學(xué)校的教學(xué)管理、建設(shè)和教學(xué)改革的決策提供了可靠依據(jù)，在人才培養(yǎng)中發(fā)揮出顯著的效果。

［1］沈雄威，陸毅華，劉冰，等.基于B/S模式的學(xué)生注冊(cè)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)［J］.紡織服裝教育，2013，28(4):279－281.

［2］張沖，孟萬(wàn)金.國(guó)外對(duì)學(xué)習(xí)困難大學(xué)生的教育和關(guān)注及啟示［J］.大學(xué):學(xué)術(shù)版，2011(8):23 －28.

［3］教育部.教育部關(guān)于印發(fā)《高等教育專題規(guī)劃》的通知［Z］.教高〔2012〕5號(hào)，2012－03－21.