普通高?；鶎咏虒W(xué)管理中教學(xué)秘書工作的認(rèn)識與體會

(吉林化工學(xué)院資源與環(huán)境工程學(xué)院，吉林吉林132022)

高等學(xué)校承擔(dān)著培養(yǎng)國家現(xiàn)代化建設(shè)所需人才的艱巨任務(wù)，教學(xué)工作是高校的中心工作?；鶎咏虒W(xué)管理者在普通高校的教育教學(xué)活動中起著承上啟下的作用，關(guān)乎教學(xué)系統(tǒng)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。尤其是高校擴(kuò)招后，每個教學(xué)院的專業(yè)數(shù)量和學(xué)生數(shù)量都翻了幾番，導(dǎo)致工作量猛增。在很多人看來，基層教學(xué)管理工作“地位低、待遇低”，因此，大多數(shù)人不愿意長期從事該方面的工作，總是抱著盡量回避的態(tài)度，不熱愛本職工作，但是如果領(lǐng)導(dǎo)安排了，就沒辦法只好硬著頭皮干一段時間，導(dǎo)致工作效率不高，影響教學(xué)體系的運(yùn)行［1］。某些211、985高校為了穩(wěn)定基層教學(xué)管理隊伍，承諾在基層教學(xué)崗位工作兩年后保送攻讀研究生。教學(xué)秘書負(fù)責(zé)基層教學(xué)單位的具體教學(xué)事務(wù)，是教學(xué)工作的重要參與者，是教學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，是教師、學(xué)生、管理人員之間的橋梁和紐帶［2-3］。本文結(jié)合自身十多年來的教學(xué)秘書工作，闡述了教學(xué)秘書崗位的重要作用，探討了做好教學(xué)秘書工作的方法與途徑。

一、教學(xué)秘書工作的基本性質(zhì)

教學(xué)秘書的工作內(nèi)容復(fù)雜、頭緒多，充分認(rèn)識自身工作性質(zhì)，有助于樹立良好服務(wù)意識，培養(yǎng)自身強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感［4-6］。

(一)服務(wù)性

服務(wù)是教學(xué)秘書工作的本質(zhì)所在，選擇了教學(xué)秘書這項工作，就要全心全意地為教育工作服務(wù)，使各項教學(xué)活動順利開展;積極穩(wěn)妥地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，使領(lǐng)導(dǎo)的意圖貫徹到位;任勞任怨地為師生服務(wù)，使教師、學(xué)生感到滿意。

(二)管理性

教學(xué)秘書作為學(xué)校教務(wù)管理系統(tǒng)中的一員，應(yīng)當(dāng)掌握必要的管理知識，具備一定的管理水平，擁有豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，并盡職盡責(zé)的完成各項工作，才能統(tǒng)籌協(xié)調(diào)教學(xué)資源、教師、學(xué)生、教學(xué)計劃的有機(jī)組合，做到條理清晰地解決問題。教學(xué)秘書要不斷提高自身管理能力，在工作中強(qiáng)化管理意識，時刻保持清醒的頭腦，對工作做到心中有數(shù)。

(三)保密性

教學(xué)秘書掌握著大量的信息和材料，除了一部分可以公開或半公開外，有相當(dāng)一部分，例如試卷、教務(wù)管理系統(tǒng)中用戶密碼等，是需要嚴(yán)格保密的，稍有不慎泄露出去，就有可能導(dǎo)致嚴(yán)重的后果。

(四)科學(xué)性

教學(xué)是高等學(xué)校的中心工作，其他方面活動歸根結(jié)底都是為教學(xué)服務(wù)，圍繞該中心，高等學(xué)校教學(xué)工作形成了一個多因素、多序列、多層次、多交叉的復(fù)雜動態(tài)系統(tǒng)。教學(xué)秘書作為該系統(tǒng)中的重要樞紐，需要在科學(xué)歸納、綜合、優(yōu)化各方面因素后，從系統(tǒng)工程角度開展工作，以取得事半功倍的效果。

(五)嚴(yán)謹(jǐn)性

教學(xué)秘書的工作是非常細(xì)致和繁雜的工作，稍有疏忽就會出現(xiàn)差錯，只有秉持縝密的工作態(tài)度，才能保證工作的準(zhǔn)確無誤。

二、教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)具有的基本素質(zhì)

素質(zhì)是各種能力的外在表現(xiàn)，教學(xué)秘書要出色地完成本職工作，總的來說，教學(xué)秘書需要具備以下基本素質(zhì)［7］。

(一)溝通協(xié)調(diào)能力

教學(xué)秘書是上傳下達(dá)各種教學(xué)信息的重要聯(lián)絡(luò)員，是學(xué)院與學(xué)校教務(wù)管理機(jī)構(gòu)之間以及教學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)與普通老師之間日常聯(lián)系的橋梁和紐帶，這必然對教學(xué)秘書的溝通協(xié)調(diào)能力提出了很高的要求。美國著名的人際關(guān)系專家卡耐基曾說過:“一個人的成功只有15%是依靠專業(yè)技術(shù)，而80%卻要靠人際交往、有效說話等軟本領(lǐng)”，此言道出了良好的溝通能力在工作中所起的重要作用。教學(xué)秘書每天都要面對不同年齡、不同性格、不同專業(yè)的教師，傳達(dá)各種教學(xué)信息，同時還要傾聽很多教師的個人想法，要想在尊重個人意愿的同時，有效地傳遞信息，良好的溝通協(xié)調(diào)能力顯得尤為重要。

(二)統(tǒng)籌兼顧能力

從表面上來看，教學(xué)秘書的日常工作基本上就是一個“按部就班”的過程，真實(shí)情況并非如此。教學(xué)辦公室是各方面教學(xué)工作的匯集點(diǎn)，同一時間段，往往會有多項工作需要及時完成，此時教學(xué)秘書要做到心中有數(shù)，有意識地運(yùn)用“統(tǒng)籌”的原理處理工作，不同的事情加以區(qū)別對待，區(qū)分難易、輕重、緩急，把最急迫、最重要的事情先完成，這樣才能做到有條不紊，在規(guī)定的時間內(nèi)把全部事情做好。另外，在高等教育大眾化帶來教學(xué)資源相對匱乏的大背景下，教學(xué)秘書在分配各種教學(xué)資源時，要兼顧各方面利益，緩和矛盾，營造和諧、友善的工作氛圍。

(三)變通創(chuàng)新能力

正常來說，教學(xué)秘書是需要坐班的，被稱作教學(xué)院教學(xué)活動的“總值班”。教師遇到一些突發(fā)性、偶發(fā)性事件時，通常首先會向教學(xué)秘書報告，如果一時無法向領(lǐng)導(dǎo)請示，就要根據(jù)當(dāng)時的情況，在不違背原則的情況下迅速想出靈活處理的辦法，如臨時調(diào)課、停課等。每學(xué)期一度的排課表、排期末考試是兩大耗時費(fèi)力“系統(tǒng)工程”，盡管有教務(wù)管理系統(tǒng)輔助，也要反復(fù)多次才能趨于合理，這就要求教學(xué)秘書充分發(fā)揮自己的主觀能動性，積極開動腦筋，創(chuàng)新工作方法，勇于融入新觀點(diǎn)、新視角，敢于突破常規(guī)思維的方框，科學(xué)合理地排兵布陣。

三、教學(xué)秘書需要掌握的基本技能

俗話說的好:“工欲善其事，必先利其器?！苯虒W(xué)秘書要在實(shí)踐中高效率地把工作做到位，以下三項技能是必不可少的［8］。

(一)良好的文字功底

在教育教學(xué)活動進(jìn)行過程中，教學(xué)秘書要經(jīng)常根據(jù)實(shí)際情況撰寫一些教學(xué)文書，如教學(xué)通知，教學(xué)記錄等等，這就要求具有一定的書面文字表達(dá)功底;在調(diào)整課表、處理學(xué)籍等事務(wù)時，需要和相關(guān)人士反復(fù)交流，尤其是每年一度向新生解讀學(xué)籍管理規(guī)定的有關(guān)內(nèi)容，這些都要良好的口頭文字表達(dá)能力，做到語言得體，表意清晰，簡明扼要。

(二)嫻熟的計算機(jī)操作

信息時代的教學(xué)管理很大一部分是借助于教學(xué)管理系統(tǒng)軟件、電子文件、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)上辦公等來完成的，便捷的同時也減輕了工作強(qiáng)度，提高了工作效率，減少了錯誤率。例如，不管是在教務(wù)系統(tǒng)上排課和排考，還是利用EXCEL計算學(xué)生學(xué)分績點(diǎn)，都十分方便。教學(xué)秘書要不斷加強(qiáng)計算機(jī)運(yùn)用能力的培養(yǎng)，把新型實(shí)用軟件引入到實(shí)際工作中，跟隨時代步伐前進(jìn)。

(三)細(xì)致的檔案整理歸納

教學(xué)檔案是教育教學(xué)過程中留下的印跡和憑證，包括教學(xué)管理文件、培養(yǎng)方案、教學(xué)大綱、教學(xué)日歷、成績單、成績分析、教學(xué)任務(wù)通知書、課堂教學(xué)質(zhì)量調(diào)查表等等，它們對于總結(jié)教學(xué)工作，提高教育質(zhì)量具有重要意義，同時也是各類教學(xué)評估時核查的基本資料，而且?guī)缀跛袡n案都要求長期保存，所以必須細(xì)致地做好教學(xué)檔案的收集保存工作，確保其完整性、系統(tǒng)性。另外，教學(xué)秘書要善于對教學(xué)檔案進(jìn)行科學(xué)歸納整理，為領(lǐng)導(dǎo)決策、改進(jìn)教學(xué)工作提供參考依據(jù)。

四、做好教學(xué)秘書工作的認(rèn)識與體會

(一)牢記服務(wù)宗旨，甘于默默奉獻(xiàn)

由于教師和學(xué)生是學(xué)校的主體，因此教學(xué)秘書的工作內(nèi)容就是為他們服務(wù)的，理解了這一點(diǎn)，就能在思想認(rèn)識上得到升華，心態(tài)上獲得平衡，也就能在教學(xué)活動中甘于當(dāng)配角。通常來說，成績單由教師打印簽字后交給系主任(專業(yè)負(fù)責(zé)人)審核，系主任將本系所承擔(dān)課程的所有課程成績單匯總后交給教學(xué)院教學(xué)秘書，教學(xué)秘書核對后再上交學(xué)校教務(wù)處，但總有因一時疏忽而出現(xiàn)的小錯誤，為了保證檔案的嚴(yán)肅性，需要返回專業(yè)系，由任課教師修改打印后重新上交，費(fèi)時還費(fèi)紙張，教學(xué)秘書可以將成績單逐一審核后打印，然后請專業(yè)系主任簽字，保證質(zhì)量的同時節(jié)省了專業(yè)教師的時間，還避免了紙張浪費(fèi)。選擇從事教學(xué)秘書工作，要把自己的全部熱情和主要精力都投入到為教學(xué)工作服務(wù)中去，堅持第一個上班，最后一個下班，想教師和學(xué)生之所想，急教師和學(xué)生之所所急，如果教師和學(xué)生真正有需要，休息日也要保證隨叫隨到，毫無怨言。

(二)明晰工作職責(zé)，做到不出紕漏

教學(xué)秘書的工作內(nèi)容非常繁雜，事無巨細(xì)，很容易忙中出錯。要把工作內(nèi)容熟記于心，按各項規(guī)定有章有法地完成，沒有十分把握的時候，一定要認(rèn)真反復(fù)核對。一般來說，一個教學(xué)院的專業(yè)數(shù)量通常在5個以內(nèi)，配備兩個教學(xué)秘書，一個主管教務(wù)，一個主管考務(wù)。有一段時間，本人所在的教學(xué)院有8個專業(yè)，一個人負(fù)責(zé)8個專業(yè)的教務(wù)和考務(wù)，工作量可想而知，根據(jù)多年工作經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)出一套策略，并把容易出問題的地方逐條寫在紙上，時刻提醒自己。尤其是排課和排考時，需要加班加點(diǎn)工作好多天才能完成，一般要核對三次，保證方方面面都合乎規(guī)定，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。此外上交的教學(xué)檔案基本上都是一次合格，極少出現(xiàn)修改情況。

(三)堅持進(jìn)修學(xué)習(xí)，提高自身能力

高等學(xué)校是高學(xué)歷人才匯集的場所。目前，高校中80%以上的教師都具有碩士學(xué)位，10%以上具有博士學(xué)位，服務(wù)對象的學(xué)歷層次有了明顯變化。在這種情況下，提升自身的綜合素質(zhì)有助于進(jìn)一步提高服務(wù)水平，而教學(xué)秘書平時工作非常忙，基本沒有時間學(xué)習(xí)，就要利用業(yè)余時間堅持進(jìn)修。本人于2010年參加了長春理工大學(xué)的工程碩士學(xué)習(xí)，課程都是在周末和假期修過的，尤其是周末，為了按時到學(xué)校上課，常常是早晨3點(diǎn)鐘起來坐車到長春。2013年，順利拿到了碩士學(xué)位證書，自己的思想境界、看問題的高度都有了明顯的進(jìn)步，激勵著自己以更加飽滿的熱情努力為師生服務(wù)。

五、結(jié) 語

本文首先討論了教學(xué)秘書工作的本質(zhì)屬性，闡述了應(yīng)當(dāng)具有的基本素質(zhì)，總結(jié)了需要掌握的基本技能，然后結(jié)合自身十余年教學(xué)秘書工作經(jīng)歷，從崇尚敬業(yè)精神、承擔(dān)工作職責(zé)、進(jìn)修提高三方面闡述了做好教學(xué)秘書工作的認(rèn)識與體會。

［1］ 李陽，孫德明，景財年，等．高校基層教學(xué)管理隊伍建設(shè)探究［J］．教育教學(xué)論壇，2013(5):17．

［2］ 別芳．淺談新時期高校教務(wù)秘書工作［J］．長春工業(yè)大學(xué)學(xué)報:高教研究版，2013，34(4):40-41．

［3］ 王學(xué)東．高校教學(xué)秘書工作實(shí)踐與交流［J］．教育教學(xué)論壇，2012(8):36-38．

［4］ 鐘天亮．新時期高校教學(xué)秘書應(yīng)具備的素質(zhì)和能力［J］．科技情報開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2010，20(1):191-192．

［5］ 劉宇．淺談新時期高校教學(xué)秘書工作創(chuàng)新的意義［J］．才智，2014(10):55-57．

［6］ 王楓．高校教學(xué)秘書工作職責(zé)與體會［J］．科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2009(2):205-206．

［7］ 劉燕華．論新形勢下對高校教學(xué)秘書素質(zhì)的要求及隊伍建設(shè)［J］．赤峰學(xué)院學(xué)報:自然科學(xué)版，2012，28(6):257-258．

［8］ 姜麗，易殿紅．初探如何做好高校教學(xué)秘書［J］．科技資訊，2011(30):210．