信息時代下加強(qiáng)環(huán)保電子檔案管理的思考

李敏仙

（浦城縣環(huán)境保護(hù)局）

信息時代下加強(qiáng)環(huán)保電子檔案管理的思考

李敏仙

（浦城縣環(huán)境保護(hù)局）

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息化時代的到來，環(huán)保檔案的管理也逐步從紙質(zhì)的向電子的轉(zhuǎn)變。在信息時代這個大的背景下，環(huán)保電子檔案的管理的優(yōu)越性，它會遇到什么樣的問題，以及如果解決這些問題將是本文敘述的重點(diǎn)。

信息時代；環(huán)保電子檔案；管理；問題

科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也得到的飛速的發(fā)展，給人們的生活，工作都提供的極大的便利。以前以紙質(zhì)為載體的環(huán)保檔案也逐漸向電子檔案轉(zhuǎn)變。電子檔案是信息社會發(fā)展的必然產(chǎn)物。在使用的過程中也出現(xiàn)了許多問題，因此加強(qiáng)對電子檔案的管理研究是環(huán)保檔案工作者的一項緊迫的任務(wù)。

1　環(huán)保電子檔案的優(yōu)越性

信息時代的到來，電子文檔的普遍，去除了以前紙質(zhì)文檔的繁雜，下面具體說說電子檔案的優(yōu)越性。

1.1方便快捷

電子檔案是一種虛擬的文檔，不像紙質(zhì)檔案那樣堆放在一塊或者擠在一起，他們之間不占空間；電子檔案的應(yīng)用減輕了檔案管理人員的勞動強(qiáng)度，提高工作效率?，F(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不但為歸檔提供了快捷的管理手段，為信息的查找提供了快捷途徑，檔案管理人員不再手工建檔，紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)化成電子檔案，這樣就可以將過去的集中立卷改為平時隨時整理立卷。這樣集中的工作量就變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁?，提高了立卷管理的水平，從而達(dá)到了檔案管理工作及時歸檔的目的，方便檢索利用。查閱方便，無需用手翻閱，只需在電腦上通過關(guān)鍵字搜索即可找到，而且還可以把檔案放在一個文件夾里通過網(wǎng)絡(luò)共享給別的部門或同事，不用人力遞送，即省時間又省力氣。

1.2環(huán)保節(jié)能

運(yùn)用電子檔案進(jìn)行檔案管理，真正實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公，不用再消耗紙張，減少對樹木的砍伐，也不會產(chǎn)生污染，而且目前大家為了健康，都在追求低碳，環(huán)保的生活方式。電子檔案虛擬事物，不消耗任何資源，最大程度的實(shí)現(xiàn)了節(jié)能環(huán)保。

1.3有利于提高工作質(zhì)量

對于環(huán)保電子檔案的管理最終的目的還是能夠以后更好的利用它。既然為以后提供可以利用的檔案，那么這些的卷宗都不僅質(zhì)量高而且水平還要求高。對于傳統(tǒng)的文書立卷，立卷人都是根據(jù)自己的理解情況進(jìn)行紙張立卷的，針對這些立卷的尺度根本都做不到統(tǒng)一，這樣肯定會影響以后的文檔利用情況。制約了管理人員的水平的提高。有了電子檔案，就可以把檔案人員從繁瑣的整理工作中解放出來，把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發(fā)利用起來，從而提高了檔案人員的工作質(zhì)量和利用效率，在提供服務(wù)時能更好的發(fā)揮實(shí)效價值。

2　環(huán)保電子檔案的開發(fā)利用管理的幾個要求

（1）針對開發(fā)平臺的要求。由于各環(huán)保單位可以利用分布式數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)這個平臺，來實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)，以達(dá)到共享數(shù)據(jù)的目的，同時還可以在各環(huán)保檔案單位所在地建立本地數(shù)據(jù)庫，這樣不僅可以節(jié)約經(jīng)費(fèi)又可以互訪數(shù)據(jù)。

（2）對硬件要求。這里的硬件也就是計算機(jī)。該計算機(jī)必須具備相應(yīng)的條件，因為計算機(jī)既要擔(dān)負(fù)處理檔案信息的使命，同時還要和各檔案單位之間進(jìn)行數(shù)據(jù)通信。

（3）對數(shù)據(jù)庫模式設(shè)計的要求。電子檔案數(shù)據(jù)繁多，對數(shù)據(jù)庫模式設(shè)計要求也很復(fù)雜，要求數(shù)據(jù)庫模式設(shè)計必須滿足當(dāng)前工作的需要，還要預(yù)見未來對他的需求，這就要求此數(shù)據(jù)庫模式不僅性能好，還要易于擴(kuò)充和修改，以滿足當(dāng)前和未來的需求。

（4）針對系統(tǒng)中的應(yīng)用程序，要包含數(shù)據(jù)的輸入的應(yīng)用，查詢的應(yīng)用，事務(wù)處理的應(yīng)用以及報表處理的應(yīng)用等等必要程序。

（5）眾所周知，環(huán)保檔案數(shù)據(jù)不論是以前還是現(xiàn)在都是非常重要的資源，是各項環(huán)保指數(shù)評估的依據(jù)，因此必須定期對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，方便數(shù)據(jù)信息破壞后的恢復(fù)。

（6）數(shù)據(jù)庫的安全性非常重要，一旦數(shù)據(jù)庫的安全遭到破壞，將會產(chǎn)生不可估量的后果。因此電子檔案安全性是建立在數(shù)據(jù)庫安全的前提下的，在保證數(shù)據(jù)庫安全的情況下，才能進(jìn)行電子檔案的利用。

3　信息時代環(huán)保電子檔案管理存在的問題

3.1電子檔案的存儲要求高

由于環(huán)保電子檔案載有重要的原始信息，不僅有企業(yè)的機(jī)密，也有企業(yè)法人和相關(guān)人員的個人信息，是保密性較強(qiáng)的文件。不能在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行傳輸，只能存放在一些電子存儲設(shè)備，比如從磁盤到光盤，或者是硬盤等等，但是這樣的存儲方式對存儲的環(huán)境比較苛刻，這些存儲工具的共同特點(diǎn)是都是有一種聚酯底基制成的，這種材料在高溫、潮濕、多塵和有空氣污染的情況下容易與磁粉分離，導(dǎo)致存儲的文檔無法讀取。同樣，在受到?jīng)_擊力、機(jī)械力和磁場干擾的情況下，也容易讓存儲工具失效。所以電子檔案的存放空間有嚴(yán)格的要求。

3.2電子檔案易失真

由于電子文件是虛擬的，很容易被改動，復(fù)制，或者是刪除，而且它不像紙質(zhì)檔案一樣刪除或者是改動后還可以被發(fā)現(xiàn)，電子文件，刪除或改動不留任何痕跡，根本就不容易被發(fā)現(xiàn)。而且也看不到文件的擬稿者的筆記，難以確定擬稿者的真?zhèn)巍?/p>

3.3電子檔案內(nèi)容的安全性和保密性

電子檔案存儲在電腦中時，如果用軟件進(jìn)行管理，可以實(shí)現(xiàn)多級互動，多人共享。但是如今網(wǎng)絡(luò)病毒的肆虐，電子檔案容易受到病毒攻擊，特別是一些涉密的檔案，更是成為黑客攻擊的對象，但是一旦網(wǎng)絡(luò)突然癱瘓或被毀，電子文件可能會在一瞬間同時消失，造成難以彌補(bǔ)的損失，也極易造成不良的社會影響。

3.4檔案管理軟件的統(tǒng)一性

計算機(jī)軟件研制大大落后于硬件的發(fā)展，遠(yuǎn)不適應(yīng)各方面存儲的需要。檔案系統(tǒng)各地區(qū)之間、單位之間不使用統(tǒng)一的軟件，勢必會影響到互相之間的利用以及全國的聯(lián)網(wǎng)，尤其是市、縣兩級環(huán)保部門的檔案工作由于受機(jī)制、資金、場地、人員、管理制度等方面的制約和影響，檔案管理軟件統(tǒng)一性差。

3.5環(huán)保電子檔案的管理缺乏專業(yè)人才

環(huán)保電子檔案管理需要專業(yè)的管理人員，不是隨隨便便的一個人員就可以的。它既要求管理人員掌握檔案管理業(yè)務(wù)，還要求掌握計算機(jī)技術(shù)。目前在環(huán)保系統(tǒng)中，電子檔案管理人員中，檔案專業(yè)畢業(yè)的可以說很少，那么這個既懂得計算機(jī)技術(shù)的知識，有掌握檔案管理的專業(yè)的知識的復(fù)合型人才更是少見。他們中間大都是計算機(jī)水平不高，只會一般的計算機(jī)操作的。這對環(huán)保電子檔案管理工作帶來壓力。

4　加強(qiáng)環(huán)保電子檔案管理的措施

4.1加大對專業(yè)人才的培養(yǎng)

目前各級檔案管理部門的重要任務(wù)之一就是培養(yǎng)一批精通計算機(jī)知識的檔案專業(yè)人才。對在職的檔案業(yè)務(wù)人員進(jìn)行計算機(jī)專業(yè)知識的培訓(xùn)。同時可以通過招考等多種渠道來選拔或培養(yǎng)具有計算機(jī)專業(yè)知識的應(yīng)用人才，使他們不僅具有計算機(jī)專業(yè)知識，還要熟悉檔案業(yè)務(wù)；不僅會操作程序還要會設(shè)計程序。

4.2建立健全相關(guān)法規(guī)，對電子檔案進(jìn)行依法管理

信息時代，網(wǎng)絡(luò)上存在著許多不安全因素，在電子檔案形成的那一刻起直至電子檔案的保存應(yīng)用等之間任一環(huán)節(jié)，電子檔案的信息都有可能被更改或丟失，因此建立和健全相應(yīng)的法規(guī)和管理制度，對保證電子檔案的原始性和真實(shí)性有著重要意義。通過法律的形式將對電子檔案的保管和應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定下來，各級檔案機(jī)關(guān)和外界人士能夠自覺的遵守這些規(guī)則，從而保證了電子檔案的安全性。

4.3環(huán)保檔案部門對電子檔案工作要制定科學(xué)合理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

目前環(huán)保檔案部門應(yīng)針對電子檔案工作制定一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。將電子文件從形成到保存方式等一系列工作利用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范確定下來，使其在形成的那一刻起就可以得到科學(xué)有序的管理。

4.4數(shù)據(jù)庫格式和檔案管理軟件要統(tǒng)一

數(shù)據(jù)庫格式和檔案管理軟件的統(tǒng)一有利于檔案系統(tǒng)內(nèi)部，各地檔案部門之間的信息的共享，資源的互相利用以及全國的聯(lián)網(wǎng)等，希望國家環(huán)保檔案有關(guān)部門能夠認(rèn)清此問題，并將此問題列為重點(diǎn)，采取有力措施。

5　結(jié)束語

環(huán)保電子檔案是信息時代的必然產(chǎn)物，因此作為環(huán)保檔案管理人員在工作中還要對電子檔案管理以及存在的問題上進(jìn)行深入的研究，找出更多的解決方法，從而實(shí)現(xiàn)對電子檔案更好的利用。

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2015-9-28