開(kāi)發(fā)區(qū)企業(yè)職工檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展

肖艷清

（三明高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開(kāi)發(fā)區(qū)金沙管委會(huì)　福建三明）

開(kāi)發(fā)區(qū)企業(yè)職工檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展

肖艷清

（三明高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開(kāi)發(fā)區(qū)金沙管委會(huì)福建三明）

企業(yè)職工檔案是人事管理等有關(guān)部門(mén)按照黨的政策，在工作中形成的記載記錄著職工錄用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)勵(lì)、選拔、任用、業(yè)務(wù)技能、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等過(guò)程中形成的信息資料，是企業(yè)發(fā)展和職工活動(dòng)的真實(shí)記錄，是國(guó)家檔案的重要組成部分。本文分析了開(kāi)發(fā)區(qū)企業(yè)職工檔案管理中存在的問(wèn)題并提出了對(duì)策。

企業(yè)；檔案管理；規(guī)范化

開(kāi)發(fā)區(qū)是率先建立社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制、啟動(dòng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的實(shí)驗(yàn)區(qū)。隨著開(kāi)發(fā)區(qū)企業(yè)日漸增多，規(guī)模不斷擴(kuò)大，企業(yè)職工人數(shù)也不斷增加，開(kāi)發(fā)區(qū)企業(yè)職工檔案工作便日漸凸顯出它的重要性。開(kāi)發(fā)區(qū)的檔案工作是伴隨著開(kāi)發(fā)區(qū)的建立而出現(xiàn)的新內(nèi)容。如何根據(jù)開(kāi)發(fā)區(qū)的特點(diǎn)去加強(qiáng)開(kāi)發(fā)區(qū)檔案管理和利用，有效地為開(kāi)發(fā)區(qū)的發(fā)展區(qū)加強(qiáng)檔案的管理和利用，更好地為開(kāi)發(fā)區(qū)建設(shè)發(fā)展服務(wù)，是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下檔案工作深化改革的重要內(nèi)容之一。

1　開(kāi)發(fā)區(qū)部分企業(yè)職工檔案管理的現(xiàn)狀

1.1不夠重視企業(yè)的人事檔案，拋檔現(xiàn)象較為嚴(yán)重

大部分的企業(yè)對(duì)檔案不夠重視，對(duì)于兩三頁(yè)的檔案很少會(huì)認(rèn)真仔細(xì)的去看，而對(duì)于較厚一摞的個(gè)人檔案，就更少會(huì)有人去認(rèn)真看，企業(yè)的招工單位與求職者達(dá)成協(xié)議一般是采用聘用的形式，對(duì)求職者的檔案也很少去看，企業(yè)對(duì)員工進(jìn)行考核一般是根據(jù)員工的實(shí)際工作業(yè)績(jī)來(lái)進(jìn)行的。有的企業(yè)為了使管理更加的方便，為員工辦理臨時(shí)檔案，對(duì)其在工作期間的工作業(yè)績(jī)進(jìn)行考察，對(duì)其能力和表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)估，但是對(duì)人事檔案進(jìn)行管理需要更多的管理成本，所以很多的企業(yè)單位都不愿意對(duì)員工建檔，不愿意接納員工的檔案。特別是一些規(guī)模較小，企業(yè)業(yè)主自身素質(zhì)不是太高的企業(yè)，本身不重視檔案工作，因此也就忽略了它的重要性。目前，開(kāi)發(fā)區(qū)企業(yè)已日漸增多，規(guī)模不斷擴(kuò)大，企業(yè)職工人數(shù)也不斷增加，由于多種原因，大部分的企業(yè)都沒(méi)有對(duì)職工檔案進(jìn)行建立，沒(méi)有記錄離職員工和新入職員工的資料，對(duì)其沒(méi)有進(jìn)行管理，導(dǎo)致員工不能享有養(yǎng)老醫(yī)療等福利。

1.2企業(yè)沒(méi)有規(guī)范的收集職工檔案資料

企業(yè)對(duì)職工檔案資料沒(méi)有進(jìn)行合理規(guī)范的收集主要存在的原因有四個(gè)方面：①在對(duì)職工進(jìn)行招用的時(shí)候，沒(méi)有進(jìn)行檔案建設(shè)，所以也沒(méi)有相關(guān)的招工登記表。②有的企業(yè)建立了檔案，卻沒(méi)有將職工的檔案資料進(jìn)行歸檔，導(dǎo)致很多職工的資料遺失。③有的企業(yè)沒(méi)有與職工簽訂勞動(dòng)合同，檔案中并沒(méi)有勞動(dòng)合同。④企業(yè)沒(méi)有進(jìn)行規(guī)范的檔案管理，很多檔案遺漏。

2　職工檔案管理中存在的主要問(wèn)題

（1）現(xiàn)代的檔案管理體制不適應(yīng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。企業(yè)對(duì)職工的檔案進(jìn)行管理，一般是由多個(gè)部門(mén)進(jìn)行管理的，這樣就很容易出現(xiàn)分工交叉重復(fù)的狀況。大學(xué)生畢業(yè)后的職工檔案一般是由當(dāng)?shù)氐娜瞬沤涣髦行倪M(jìn)行檔案管理，企業(yè)主要是對(duì)固定員工身份的職工檔案或者是合同制身份的職工檔案進(jìn)行管理，這樣的檔案管理方式，與我國(guó)要求實(shí)行的全員勞動(dòng)合同是不相符合的，對(duì)職工維護(hù)個(gè)人利益是非常不利的。

（2）企業(yè)檔案管理人員不具備較高的綜合素質(zhì)，不符合檔案管理工作的要求，無(wú)法滿足檔案工作發(fā)展的需要。很多的企業(yè)對(duì)檔案管理不重視，在填寫(xiě)職工檔案這方面并沒(méi)有認(rèn)真的進(jìn)行，導(dǎo)致會(huì)出現(xiàn)很多的錯(cuò)誤和遺漏，這就給勞動(dòng)保障部門(mén)的工作帶來(lái)了很大的困擾，在給職工辦理失業(yè)、退休、養(yǎng)老等手續(xù)的過(guò)程中就會(huì)更加的繁瑣和困難。基至有些企業(yè)連兼職檔案管理員都沒(méi)設(shè)。

（3）檔案保管沒(méi)有較好的環(huán)境，使檔案的安全得不到保證。檔案管理的軟件建設(shè)配備較差，檔案室達(dá)不到安全保管要求。檔案管理人員也是且過(guò)且過(guò)，責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，檔案業(yè)務(wù)不熟悉，年復(fù)一年，檔案管理形成了惡性循環(huán)，出現(xiàn)了檔案越管越差，越管越少的現(xiàn)象，隨著人才流動(dòng)性的增大，很大部分人的檔案并沒(méi)有隨之流動(dòng)，檔案存與原工作單位，由于人才的流出，檔案管理人員不再對(duì)此人的檔案進(jìn)行更新，流出后的工作經(jīng)歷一片空白。以致出現(xiàn)嚴(yán)重?cái)鄼n現(xiàn)象。

3　職工檔案規(guī)范化管理的有效措施

（1）依據(jù)相關(guān)法律進(jìn)行檔案管理，對(duì)企業(yè)的職工檔案要加大管理力度。對(duì)于地方的檔案行政部門(mén)，對(duì)企業(yè)的檔案管理要進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督，使企業(yè)檔案管理具有規(guī)范性和嚴(yán)肅性，并不斷的完善檔案管理法制建設(shè)，實(shí)現(xiàn)依法治檔。依法治檔是企業(yè)規(guī)范的全面的進(jìn)行職工檔案管理的重要保證。地方檔案行政部門(mén)要充分的利用其行政執(zhí)法的權(quán)利，促進(jìn)企業(yè)職工檔案管理早日步入規(guī)范化的正軌，地方行政部門(mén)對(duì)檔案執(zhí)法的監(jiān)督機(jī)制要不斷的完善，使依法治檔的水平不斷的提高。定期深入企業(yè)檢測(cè)指導(dǎo)檔案工作。對(duì)企業(yè)檔案法規(guī)不僅要不斷完善，還要加大對(duì)其進(jìn)行宣傳，提高人們的依法治檔意識(shí)，尤其是企業(yè)的中高層領(lǐng)導(dǎo)。地方檔案行政部門(mén)，要嚴(yán)格的以《檔案法》為依據(jù)，對(duì)企業(yè)職工建檔工作進(jìn)行規(guī)范，嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格執(zhí)法，嚴(yán)格監(jiān)督，杜絕當(dāng)老好人，堅(jiān)決反對(duì)應(yīng)付的態(tài)度和差不多就行的意識(shí)，不能使《檔案法》形同虛設(shè)。對(duì)檔案工作做的好的企業(yè)要加以表?xiàng)睿蔀闃?biāo)榜。

（2）建立現(xiàn)代的職工管理體制必須適應(yīng)現(xiàn)代的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。檔案管理的方式應(yīng)該根據(jù)企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行，并以勞動(dòng)力市場(chǎng)的發(fā)展需要為依據(jù)。很多企業(yè)進(jìn)行職工檔案管理逐漸從以前的多級(jí)分散管理向現(xiàn)在的集中統(tǒng)一管理過(guò)渡，有的企業(yè)具備一定的條件，獨(dú)立的對(duì)職工檔案進(jìn)行管理，有的企業(yè)還不具備一定的實(shí)力，需要借助當(dāng)?shù)氐膭趧?dòng)人事服務(wù)中心對(duì)其職工的檔案進(jìn)行管理。當(dāng)?shù)氐膭趧?dòng)人事服務(wù)中心還可以管理養(yǎng)老保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)等，使職工的個(gè)人利益得到保障，并且方便企業(yè)進(jìn)行職工檔案管理，還能夠防止出現(xiàn)不利于職工檔案保管的現(xiàn)象出現(xiàn)，使勞動(dòng)保障部門(mén)的職能得到充分的發(fā)揮，使工作效率得到提高。

（3）企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)性工作要做好。《檔案法》的相關(guān)規(guī)定需要企業(yè)嚴(yán)格的執(zhí)行，不斷的完善檔案管理制度，對(duì)職工檔案的記錄、整理要認(rèn)真進(jìn)行，并且還要保管好職工的檔案資料，并且要經(jīng)常的檢查，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)的整改，使檔案資料完整。檔案管理人員的素質(zhì)對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量非常重要，因此必須及對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，不僅要培訓(xùn)檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還要對(duì)其職業(yè)道德進(jìn)行教育，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使檔案管理人員能夠滿足企業(yè)對(duì)檔案管理的需求，能夠使企業(yè)檔案管理更加規(guī)范，更加專(zhuān)業(yè)。

（4）規(guī)范企業(yè)檔案管理流程，實(shí)現(xiàn)檔案管理的專(zhuān)業(yè)化、規(guī)范化，保障企業(yè)職工的合法利益。企業(yè)對(duì)職工的檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理，對(duì)促進(jìn)地方經(jīng)濟(jì)的發(fā)展有一定的作用，所以筆者認(rèn)為，地方的檔案行政部門(mén)和勞動(dòng)人事部門(mén)需要根據(jù)地方的實(shí)際發(fā)展情況，為地方企業(yè)進(jìn)行職工檔案管理制定合理的規(guī)定，企業(yè)的規(guī)模不管大小都要求建立職工檔案管理體系，這個(gè)體系必須統(tǒng)一和規(guī)范，對(duì)于資金實(shí)力較雄厚的企業(yè)可以采取信息化的管理。對(duì)企業(yè)的職工檔案管理要進(jìn)行抽查和監(jiān)督，對(duì)于沒(méi)有按照要求進(jìn)行檔案管理的企業(yè)，要以《檔案法》為依據(jù)進(jìn)行相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰。必須做到不手軟，不走過(guò)場(chǎng)，以法辦事。

管理流動(dòng)的職工檔案，筆者認(rèn)為，對(duì)于移交和保管檔案的方式主要有：①職工到新單位工作，與原單位結(jié)束勞動(dòng)合同，如果新單位可以接收檔案管理，職工可以將檔案轉(zhuǎn)移到新單位進(jìn)行保管，也可以把檔案轉(zhuǎn)移到當(dāng)?shù)氐膭趧?dòng)人事部門(mén)保管。②職工所在的新單位沒(méi)有條件進(jìn)行檔案管理，那么職工就需要將檔案轉(zhuǎn)移到當(dāng)?shù)氐膭趧?dòng)人事服務(wù)中心檔案室。

總之，開(kāi)發(fā)區(qū)企業(yè)職工檔案管理工作應(yīng)隨著開(kāi)發(fā)區(qū)的發(fā)展而完善，這要求企業(yè)業(yè)主要提高認(rèn)識(shí)，切實(shí)把檔案管理工作放在一個(gè)重要的位置。檔案管理員要注意把握原則：禁止在檔案上涂改，杜絕將檔案丟失。一旦發(fā)現(xiàn)檔案被涂改或者出現(xiàn)遺失的情況，要及時(shí)的向上級(jí)管理部門(mén)說(shuō)明情況，及時(shí)的采取措施，到有關(guān)部門(mén)補(bǔ)辦有關(guān)資料，并追究有關(guān)部門(mén)或當(dāng)事人的責(zé)任。

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1673-0038（2015）41-0117-02

2015-9-16